報社開展檔案管理工作法治化和規范化的分析

摘 要：檔案作為報社資料的重要記錄方式，其管理質量與管理人員能否依托工作經驗，制定完善的發展規劃存在著直接聯系。文章分析了報社檔案管理的不足，提出提高報社檔案管理水平，推動檔案管理朝著法治化、規范化方向發展的方法。基于報社檔案管理工作現狀，采用有效的方式提高報社檔案管理工作的法治化與規范化水平，助力報社高質量發展，并為相關行業提供借鑒。

關鍵詞：報社；檔案管理；法治化；規范化

報社檔案管理內容包括管理報社公務文書、文章、出版物以及影像資料等文件，與其他單位管理工作相比，報社檔案管理工作不僅需要開展報社內部的資料管理，還需要對刊發的出版物資料實施外部管理。從內部管理角度看，報社檔案管理重點在于人事檔案資料管理，此類資料不僅是報社人員的從業證明，還能為報社人員晉升、人員配置優化等工作提供資料支持；從外部資料管理角度看，在報社對外宣傳報道的出版物檔案資料中，不僅包含各時期黨和國家發展路線、方針政策的記錄，還包括當地經濟、文化和人文社科等方面的介紹與宣傳，加強報社檔案管理，可以為當地發展研究提供參考。

一、報社檔案管理工作中存在的問題

盡管在報社深化改革的過程中開展了檔案管理體系優化工作，但是在實踐活動中，受報社員工檔案管理意識偏低、檔案管理人才大量流失、檔案管理機制不夠完善、檔案管理環節硬件投入不足以及檔案安全管理水平偏低等問題的影響，報社檔案管理工作未能取得令人滿意的成效，這不僅阻礙了報社檔案管理工作的高質量發展，還給報社整體運營管理水平的整體提升造成了阻礙。

1.員工檔案管理意識偏低

在媒體行業競爭越發激烈的環境下，報社為了進一步強化自身的行業競爭力，將工作重點放在報刊內容優化、報社結構整改等方面，忽略了檔案管理工作的必要性，使得報社大部分員工未能將自身的工作與檔案管理工作有機結合到一起、導致報社檔案管理工作無法取得令人滿意的成效。同時，受部分檔案管理人員保密意識不夠強的影響，在檔案管理實踐環節，存在著將各部門調用的紙質資料堆放在一起、不能及時將其分類存放在相應的位置，在一定程度上增加了機密文件被泄露的可能性。

2.報社檔案管理人才大量流失

從外界環境看，在新媒體背景下，大量報社從業人員轉戰互聯網行業，使得報社的檔案管理人才不斷減少；從內部環境看，由于檔案管理工作內容相對枯燥，檔案管理人員的工作積極性普遍偏低，部分專業能力較強的檔案管理人員為獲取更好的發展前景，紛紛跳槽，留在報社的檔案管理人員普遍存在“養老”心態，使得報社檔案法治化與規范化管理工作無法順利落實。

3.檔案管理工作機制不夠完善

新媒體行業的飛速發展給報社的經營發展造成了極大的壓力，為了更好地應對這一壓力，大部分報社將工作重點放在宣傳渠道的組織經營方面，忽略了報社檔案管理工作的必要性，使得報社檔案管理機制較為落后，無法適應新時代檔案管理工作的需求。同時，在將信息技術引入檔案管理工作后，檔案管理工作的內容與傳統檔案管理機制間出現了一定的偏差，若報社無法及時開展檔案管理機制優化工作，那么報社的檔案管理工作必然會出現一些問題，檔案保存與使用質量無法得到保障。

4.對檔案管理硬件投入不夠

硬件設備設施是報社檔案管理工作正常開展的基礎，但受行業競爭激烈、報刊受眾規模不斷縮小等因素的影響，報社投入檔案硬件方面的資金不斷縮減，大部分報社檔案管理工作出現了場地不足、設備設施老舊、硬件條件落后等問題，這些問題的存在嚴重制約了檔案管理工作法治化與規范化開展。

5.檔案管理的信息化水平不高

在信息化時代背景下，檔案管理工作并不是單純地將檔案信息存儲于計算機當中，而是應用大數據與云計算等技術手段，挖掘檔案信息的價值。然而，受報社檔案管理工作信息化水平偏低的影響，檔案資料中的價值無法得到充分挖掘與利用，不僅降低了檔案管理工作的有效性，還阻礙了報社整體的信息化與現代化發展。

6.檔案安全管理水平偏低

隨著信息技術的不斷發展，信息化管理技術融入了報社檔案管理工作中，并提高了報社檔案管理工作的效率。但是，信息化檔案體系也提升了報社檔案安全的風險，出現黑客攻擊、網絡泄密等情況。上述情況的出現不僅給報社檔案管理工作的高質量推進造成了嚴重的威脅，還可能導致報社經濟受損失。

二、提升報社檔案管理工作質量的方法

為切實提升報社檔案管理工作的質量水平，報社方面應當在明確當前檔案管理工作不足的基礎上，通過增強報社員工檔案管理理念、構建完善檔案人才管理機制、健全報社檔案管理機制、加大檔案管理硬件投入、提高檔案管理信息化水平以及完善報社安全管理體系等方式，切實將檔案管理工作融入報社員工的日常工作中，推動高質量檔案管理工作的常態化發展。

1.增強報社員工的檔案管理理念

首先，在信息化時代背景下，為提高報社檔案管理水平，應增強報社員工對檔案管理工作重要性的認識，確保報社全體員工均能為法治化、規范化開展檔案管理工作提供支持。具體來說，報社管理人員要對檔案管理工作的重要性有著全面認識，并將其納入報社整體發展戰略當中。報社領導層應結合報社內部改革工作現狀，正視檔案管理工作的作用與價值，并通過積極與檔案管理人員溝通的方式，提高對檔案管理工作必要性的認識，通過增加檔案管理工作資金投入、搭建信息化檔案管理工作平臺等方式，為法治化與規范化地開展檔案管理工作提供支持。

其次，為保證法制化、規范化開展檔案管理工作，報社各部門應樹立系統性與全面性的管理理念，了解檔案管理對報社長期發展的影響，并結合檔案管理工作規范，明確各崗位員工的檔案管理職責，通過將具體檔案管理權責落實到員工身上的方式，營造良好的檔案管理氛圍，充分發揮報社員工在檔案管理工作中的價值。

最后，為實現檔案管理工作網絡風險的源頭性管控，報社工作人員應具備靈活開放的思維方式，不斷將新的技術與方法引入檔案管理工作中，通過加大安全管理工作必要性的宣傳力度，將檔案安全管理責任落實到具體的檔案管理人員等方式，推動檔案管理工作的現代化與信息化開展。

2.構建完善的檔案人才管理機制

報社檔案管理人員的綜合素質與檔案管理工作的質量存在著直接的聯系，由于報社檔案管理工作內容較為復雜且工作量較大，為保證檔案管理工作能夠法制化與規范化地開展，報社應積極開展檔案管理隊伍的建設工作，并通過不斷提高檔案管理人員的專業水平、激發其努力奮進的方式，為檔案管理工作的有序開展提供專業化的人才支持。首先，為緩解報社檔案管理工作成員老齡化情況嚴重的問題，報社應結合檔案管理工作的需要，面向社會招聘具有豐富檔案管理經驗的人才，為檔案管理工作的開展注入新的活力；其次，報社在開展人力資源管理工作時，應定期組織檔案管理人員參加知識技能、職業道德修養培訓活動，并通過為檔案管理人員提供績效獎勵的方式，調動其自主開展相關知識學習的積極性，提高檔案管理隊伍的整體工作能力；再次，為降低檔案管理人才的流失率，報社應加強檔案管理人員與報社其他工作人員之間的交流，報社管理層應及時發現并解決檔案管理工作中存在的問題，為檔案管理工作的規范化與法治化開展營造良好的工作環境；最后，為進一步激發檔案管理人員積極主動參與檔案管理工作的熱情，報社不僅可以將檔案管理工作成效與員工績效相關聯，還可以通過為檔案管理人員設置專門的檔案管理指標，并將考核結果與檔案管理人員晉升情況相關聯的方式，增強檔案管理人才對報社的黏性，避免報社因專業化檔案管理人才大量流失而無法順利開展法治化與規范化管理體系改革的情況。

3.建立健全報社檔案管理機制

為使當前報社檔案管理工作能夠適應時代發展的需求，報社要及時轉變管理理念，借鑒最新的檔案管理經驗，結合本單位檔案管理需求開展報社檔案管理機制優化工作，為檔案管理人員相關工作的開展提供指引。具體來說，就是在信息化時代背景下，報社可以通過建立信息化檔案管理模式提高檔案收集、分析和歸類工作的效率，降低人為操作失誤給檔案管理工作帶來的不良影響。同時，為了更好地挖掘檔案資料的內在價值，報社應優化檔案資料的整理方式，構造多層次的庫藏檔案管理體系。在實踐活動中，檔案管理人員可以借助現代化技術手段與網絡資源，收集包括文字報道、音頻和視頻等多種形式、不同來源的檔案資料，并從多角度開展資料的收集、分類與整合工作，以滿足當前報刊受眾對多樣化信息的具體需求。此外，為實現檔案資料的科學分類與整理，報社可以依托信息技術手段建立清晰的資料索引與目錄系統，在降低資料管理人員開展資料分類存儲難度的同時，為后續資料分析工作的開展提供支持。

4.加大報社檔案管理的硬件投入

為保證檔案管理工作能夠取得令人滿意的成效，報社應適當增加在檔案管理硬件方面的資金投入。首先，報社可以通過為檔案管理工作配置專門的硬件和軟件系統，滿足信息化檔案管理工作的需求。其次，報社不僅需要配置專門的防盜儲存柜、檔案柜，還需要配置完善的監控系統和消防系統，保障檔案管理工作的安全。需要注意的是，在配置監控系統的過程中，報社不僅要保證監控系統能夠全方位監控檔案管理辦公室及周邊走廊的環境，還需要為其安排專門的監控管理人員，定期升級監控系統，保障監控系統的可靠性。同時，在構建消防系統時，一方面，要設置火災警報器，加強檔案室及其附近火災隱患的管理；另一方面，應配置滅火毯、沙箱和防毒面罩等消防器材，并加強消防器材的管控，降低火災發生和蔓延情況的概率；最后，由于報社部分工作人員在查詢使用某些檔案資料時，需要打印檔案管理系統的數字化檔案資料。因此，為滿足檔案信息的正常查詢和使用需求，報社需要配置充足的打印機、掃描儀等設備設施，并要定期開展設備設施的維護工作，保證檔案管理設備設施能夠正常運行。

5.提高報社檔案管理信息化水平

構建信息化的檔案管理體系是推動報社檔案管理工作法治化與規范化開展的必要舉措。首先，為優化檔案管理方式，提高檔案管理工作的效率，報社應建立電子化的檔案管理系統，通過將先進的電子管理技術引入檔案管理工作中，為檔案信息的數字化存儲、檢索與共享提供平臺支持。相較于傳統的紙質檔案管理模式，電子化檔案管理系統的構建可以有效簡化檔案管理流程，降低檔案管理工作的時間和人力等成本，提高檔案管理工作的效率；其次，為強化檔案信息的可訪問性，降低相應信息查詢分析的難度，報社可以利用人工智能技術對數字化檔案分類處理。具體來說，人工智能技術在應用過程中可以自動識別檔案的內容，并結合相關的分類規范，完成檔案信息的智能分類與標注工作。將該技術應用于報社檔案管理工作當中，可以有效減輕人工檔案信息處理工作的負擔，提高檔案信息查詢工作的效率。舉例來說，檔案管理人員可以利用自然語言處理技術處理檔案信息，自動提取檔案信息中的關鍵詞，并為檔案添加標簽，降低后續檔案檢索應用工作的復雜性；最后，在信息化時代背景下，需要管理的報社檔案總量不斷增加，為提高檔案管理工作效率，報社應合理應用大數據、云計算等技術，構建檔案更新機制，定期對檔案數據歸檔、更新處理，在保障檔案信息準確性與完整性的同時，將檔案信息備份到云存儲平臺，提升檔案管理工作的安全性。

6.完善報社的檔案管理安全體系

文書檔案、人事檔案和新聞檔案等檔案資料是報社發展過程中產生的財富，具有十分重要的文化和歷史價值。為充分挖掘檔案信息價值，報社檔案管理工作已經從過去的紙質檔案管理轉化為網上檔案管理，不僅降低了檔案管理工作的整體管控成本，還為我國信息化發展戰略的落實提供了助力。現階段，為保證報社檔案管理工作的安全性，降低網絡安全威脅給報社檔案管理工作帶來的損失，在構建信息化檔案管理體系時，應提高對檔案管理體系安全性的關注度。具體來說，在構建檔案管理體系時，報社應為其配置完善的安全防護軟件和計算機殺毒軟件，并建立可靠的安全防火墻，以保證信息化檔案管理系統在遭遇病毒入侵前，能夠及時加以攔截。在日常工作過程中，一方面，檔案管理人員需要定期利用殺毒軟件對數據庫中的檔案信息加以維護，盡可能地提高檔案管理工作的安全性。為避免因人為操作不當而出現檔案信息被泄露的問題，報社應加強員工的檔案安全管理意識；另一方面，報社應結合員工的具體崗位和權責等信息，為員工配置分級的檔案信息上傳、查詢和共享權限。此外，報社應為員工設置專有的安全登錄賬號與密碼，要求員工不能在打開檔案管理平臺時隨意點擊陌生鏈接，不能將任意移動端與計算機連接，保障檔案管理系統的安全運轉。

四、結論

總而言之，受新媒體行業的沖擊，報社等傳統紙媒單位在發展過程中遇到了諸多問題。為更好地應對行業的挑戰，更多的報社將關注點放在了改進運營管理模式、豐富報刊內容等方面，忽視了開展檔案管理工作的必要性，給報社的可持續發展造成了阻礙。為解決上述問題，報社需要提高對檔案管理工作的關注度，通過法治化、規范化地開展檔案管理工作，保證報社能夠在時代浪潮中穩健發展。

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作者單位：青島日報社

作者簡介：李妍妍（1984—），女，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：如何實現報社檔案管理的高質量發展。