檔案數字資源建設研究

摘 要：文章通過對大數據時代檔案數字資源的產生、來源渠道、資源類型、歸檔速度以及價值層面展開分析，提出檔案數字資源建設在智慧化管理中的感知能力、綜合處理能力以及協同合作能力等特征，并對檔案數字資源在數字檔案館中的數據收集、檢索、監督和服務實踐等方面開展了探討，強調應最終實現檔案信息資源社會共享的目標。

關鍵詞：檔案數字資源；智慧化管理；數字檔案館；實踐探討

一、大數據時代的檔案數字資源

伴隨信息化時代的發展，各地數字資源建設不斷推進，各種數字資源產生了大量的檔案數據，尤其是智慧城市的建設需求更是促進了檔案數字資源的快速增長。各地檔案主管部門都在探索使用云計算平臺、大數據技術、物聯網和數據挖掘等技術開展數據歸檔工作。檔案數字資源需要科學、嚴謹和規范的整理，新修訂的《檔案法》要求電子檔案來源可靠、程序規范和要素合規。同時，國家也出臺了大量行業標準及從業規范，特別是在檔案收集、管理、存儲和利用等方面都有明確的要求。

1.檔案數字資源的量能分析

根據IDC提供的信息顯示，其呈逐年增長趨勢，從2010年至2020年，數據容量從800EB增長到40ZB。分析數據源可以發現，數據來自數字檔案館、電子檔案、館藏檔案數字化、社會散存檔案、WEB信息、業務應用系統、廣播電視信息、智能化設備設施信息和移動終端等。例如，10年前一段15分鐘的視頻資源的電子檔案容量一般為450M大小，現在進入4K高清時代，是之前容量的13倍，目前可以達到6～8個G，數據容量呈爆發式增長態勢。

2.檔案數字資源的類型分析

在大數據主導的信息時代，數字資源類型變得更加寬泛，如果想要實現數字資源建設的智慧化管理，僅依靠單一的數據是遠遠不夠的。從目前的實踐過程來看，數字化資源包含計算機技術產生的電子文檔和電子檔案；多媒體技術產生的電子信息和數字檔案館產生的檔案數字化成果；通信技術下產生的數據庫信息以及電子期刊和電子圖書，還有各種網站信息、由專業檔案目錄及索引等檔案管理信息所構成的檔案內容信息以及系統開展數字資源采集時產生的歸檔工作信息等。例如，工作人員的操作記錄、歸檔的數據記錄以及檔案用戶產生的用戶行為信息，也包含館內外人員產生的人員信息以及由溫濕度信息、安保信息等構成的檔案館館庫信息等過程信息和日志信息等。

3.檔案數字資源的歸檔速度及價值分析

通過云計算技術等解決數字資源的歸檔速度問題。對于算法復雜、計算任務重的環節，如數字資源質量檢測、高級條件下的檢索機制以及OCR技術識別等，可以安排在云計算平臺實施。在大數據時代，數據模型構建是快速檢索結果的重要渠道，也是數字資源建設中的重要環節。在價值分析判斷方面，檔案實體信息一般都具有保存價值。但是，在大數據時代，由于各種網絡信息、電子信息的產生、傳遞和保存方法等十分容易實現，導致沒有保存價值的數字資源也容易進入檔案館。

二、檔案數字資源建設中實施智慧化管理的主要特征

1.感知能力

首先，通過RFID技術（射頻識別技術）的實現，能夠智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理檔案數字資源。通過RFID技術可以智能化識別某個檔案，確定其地點、位置，并實現跟蹤，跟蹤的作用是可以控制相關路線；其次，對電子檔案信息的感知，主要利用數據挖掘技術去實現，對檔案信息實施四個過程的處理，包括識別、提取、整理和利用過程；再次，對數字資源相關業務信息的感知，通過使用業務信息數據挖掘技術實現全場管控管理，在使用軟件系統過程中可以同步了解相關管理人員的個人績效、工作效率和工作質量的完成情況等；最后，就是對檔案數字資源利用過程的感知，主要通過管控檔案用戶利用檔案的行為信息，以實現對用戶利用檔案特點和趨勢的掌握。最終實現檔案業務滿足社會需求程度的預測和評價的目的。

2.綜合處理能力

綜合處理功能是指系統具有按照預案對感知的信息智能處置的過程，主要提供風險判斷、觸發預案、預警機制、過程控制機制、數據挖掘分析和決策參考等技術支持。

其一，檔案數字資源入館過程的處理。為把控工作進度，保證工作進程和完成度，在檔案數字資源利用過程中，感知工作中產生的管理人員的各種行為信息及數字檔案館的各種設備設施信息，使用數據模型對信息數據的合規性、相似度實施分析，對數據缺失、溢出和異常等情況自主判斷和決策，自動觸發處置預案，通過預置的工作流程，向設備設施發出指令，實行智能控制，并做出報警提示。

其二，對檔案數字資源的處理。為強化對海量檔案數字資源的管理，利用檔案信息形成的規律和檔案文件邏輯、語言和結構的規律，按照預設方案，采取數據模型分析、全文檢索、數據挖掘以及知識管理等技術，對檔案數字資源實行數據比對、數據檢索和語義分析等處理，以自動發現、抽取及加工信息，輔助檔案人員檢查歸檔，移交進館檔案齊全完整和質量情況，鑒定檔案價值，審查開放檔案，并生成摘要知識庫，經過信息提煉，可以得到挖掘、重組、新形態、新視角和新用途的增值信息。

3.協同合作處理能力

通過系統實現檔案數字資源信息、相關業務信息、電子文件及電子檔案保護過程、管理人員和管理目標的一體化管理，實現數字化檔案館事件、檔案數字資源與管理人員之間的高效協同，通過業務信息的采集和數據挖掘，實現人與人之間的高效協同。通過高效有序的業務整合與流程再造和組織再造，提高組織效率，促進檔案館和諧發展。以檔案數字資源盤點為例，庫房中的歸檔電子檔案都做RFID技術標識，發現相關電子檔案被刪除或移除，就會激發協同處理機制，出現盤點記錄比對過程，在檔案目錄數據庫查詢會發現目錄數據庫記錄出現有問題，也可以查看全文數據庫或修復數據庫，通過綜合性的處理，最終會給出一個建議報告，這就是協同合作處理數字資源的流程。

4.泛在服務能力

泛在服務是根據檔案業務工作的實際需求，通過強大的感知交互和計算能力，追求檔案系統內部檔案業務信息服務的最大化，使檔案專業人員可以方便地利用相關檔案業務信息，更好、更快捷地完成工作，也是未來技術發展的方向和趨勢。針對客戶的實際檔案利用需求，在可能的條件下最大限度地滿足用戶需求，使用戶能夠隨時隨地多方式、多途徑地利用信息。不同網絡的服務水平更高，包括局域網、政務網、互聯網、傳統的計算機網絡和移動新媒體，對館庫信息的感知，主要通過樓宇智能技術實現，以智能化監測、評價和處置檔案管理狀態；對人員信息的感知，主要通過RFID技術檢測館內人員行為，以防范安全風險。例如，工作人員有胸卡，可以感知低風險、中風險和高風險，通過RFID技術圈定不同的人進入不同的位置，可以感知區域差值，系統會及時報警，進而引發處置機制。

三、檔案數字資源建設中的智慧化管理及在數字檔案館中的實踐

1.檔案數字資源的收集、檢索

在收集檔案數字資源的過程中，針對不同的數據源，如數據智能采集工廠、數據導入、數據管道、程序接口和網頁爬蟲等，可以使用魔方適配器，破解各式各樣的數據源。在此之前，需要對數字資源做好前期調研工作，數字化掃描、音視頻采集和縮微膠片轉換屬于OCR數據采集；互聯網信息、廣播信息、電視節目、物聯網設備信息、局域網數據信息以及智能移動終端屬于檔案智慧采集。信息數據接收之后，通過對檢索結構的自動聚類，大量的檢索結果按照檔案之間的關聯性自動分成若干類，用戶可以選擇相應的類別，系統按照類別過濾，按照文件主題詞、文件類型、文件來源和建立時間等方式實施聚類。也可以通過訓練語料，系統實現全自動分類。例如，通過對代表性材料開展系統學習，包括政治、經濟、文化和商務等信息，學習之后，系統可以對陌生的東西自動實施分類或者通過人工預先制定的規則文件，為每一個文檔確定一個類別，實現基于規則的自動分類。還可以通過系統把一篇文章的主干部分抽出來，形成摘要，顯示在首頁上，可以直接判斷是不是用戶需要的，以滿足不同需求的用戶。甚至可以加入人工干預，在此階段，對于比較熟悉檔案資源的工作人員及時開展語義網絡維護也很重要。通過語義網絡把人物、建筑、組織機構、地名和資料等關聯起來，可以更深層次地挖掘檔案之間的關聯關系，豐富和維護人物、建筑、組織機構、地名和資料等語義網絡，從而提高檔案檢索結果。目的是實現檔案之間的關聯與互動，使檔案資源更加豐富、生動，可以多層次、多維度的呈現意想不到的檢索效果。例如，將不同領導人、不同時期視察同一地區的信息相關聯，可以直觀地感受該地區的變化，具有重要的歷史意義。此外，知識詞庫管理也很關鍵，通過建立豐富的詞庫，包括主題詞庫、近義詞庫、同義詞庫、形近詞庫、異體詞庫、虛擬人名庫和熱詞詞庫等，支持智慧化管理，通過詞庫開展一些換算，會帶來一些意想不到的東西。

2.檔案數字資源建設中的智慧化管理

在數字檔案館中實施檔案數字資源智慧化管理時，需要使用RFID技術，在各個管理節點設置可以隨時抓取的感應點。例如，在電子檔案加上RFID的標識，并給管理人員安裝帶有RFID的工牌，在電子文檔中心安裝立體部署，當外來人員通過系統查詢檔案數字資源時，會同時給電子庫房發出信號，通過電子通道導出電子檔案，在對應感應點，系統就會全面感知到電子檔案出庫了。在系統當中，出庫路線就是按照數據模型設定好的，一旦偏離路線就會激發報警裝置，如果電子檔案發生跳躍或逃離通道情況，會激發高級別的報警，信號會直接發給高級管理部門，該部門有及時攔截權限。同時，這也是一種管控機制，可以管理工作人員的工作目標、工作效率以及績效，還有安全問題等。

3.檔案數字資源建設在數字檔案館中的監督實踐

在實際檔案數字資源建設的監督實踐中，主要實現兩個方面的監督目標。一是對內監督的機制，主要是指對檔案館內部工作人員的監督過程。通過對各個部門預設一定的工作目標、工作任務和工作進度情況，監督實施過程及其完成情況。通過對每一個工作環節的管控，可以實現對每一位管理人員具體工作任務、工作目標的感知，最終實現對管理人員工作績效的管控目的；二是對外監督。也就是對進館轉檔的相關部門，可以通過建立云指導平臺實時管控檔案數字資源建設，發揮平臺的服務功能。例如，實施檔案數字資源監管，可以利用大數據技術監管各個部門的電子檔案歸檔情況，在本單位機器上可以顯示部門排名、檔案數字資源歸檔及時程度以及電子檔案的質量及存儲狀況，通過智慧挖掘、分析技術可以分析和排名，實現智慧化監督的關鍵是建立各種業務數據模型，包括檔案數字資源接收模型、檔案數字化模型、檔案數字資源鑒定模型、檔案數字資源利用模型及進館預測模型等。例如，通過分析某個部門歷年檔案數字資源，可以預測明年大概會進館多少檔案，如果各個部門匯總起來，就可以預測明年整個檔案館會進館的檔案數量，然后和檔案館的系統實施匹配，系統會提供一個預案，出現一個報告或建議文件。特別是通過推送相關的專題，對部門的工作查考會有幫助，可以同步提高檔案數字資源的治理能力和質量水平。

4.檔案數字資源建設在數字檔案館中的服務實踐

檔案利用的最大化是檔案數字資源建設的最終目的。檔案數字資源建設應依托“互聯網+”模式，在軟件方面，存量數字化，增量電子化，利用檔案網絡化的工作要求，全面推進數字化檔案館建設；在硬件方面，加大中心機房、數字化加工場所和數字檔案庫房的建設改造，為用戶提供更好的數字化體驗，提供智慧檢索幫助用戶查詢到更高層次的資源，一鍵式的百度式檢索及高級檢索可以使檢索的條件更加具體化。通過數據挖掘技術和數據自動聚類檢索結果，可以利用語義關系繼續檢索，通過提供個性化搜索，還有相似性推薦，相似度比較高的檔案會被羅列出來，借用以上手段，可以讓一次查詢變得更有價值、更有深度。

四、結束語

總之，新時代賦予新的契機，要準確把握信息技術發展前沿，積極探索檔案資源建設發展戰略，牢牢抓住發展機遇，加快全面數字化進程，持續深化智慧檔案館、智慧城市和數字政府等方面的應用。檔案部門應以檔案信息資源社會共享為最終目標，在檔案信息化領域深化探索和實踐，以數字檔案賦能數字城市建設，加強與其他檔案管理機構交流協作，共同打造檔案數字資源平臺建設，共享檔案篩選甄別和信息系統權限設置等準備工作，充分發揮檔案數字資源的價值，共同努力爭取和創造條件，完善檔案數字資源共享利用模式，使檔案數字資源最終實現跨區域、跨部門的共享功能，更好地服務社會。

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作者單位：山東建筑大學

作者簡介：董琳（1977—），女，漢族，山東濟南人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。