概念、理論、實踐

摘 要：文章從文書檔案入手，采用案例分析法，對文書檔案管理方面出現定義與實際不完全相符的問題展開分析，認為造成這種情況的根源在于分類。一是源于以文種為主的分類邏輯，二是現行檔案門類劃分的局限性，并適時審查、優化規章與標準中有關文書檔案的定義和范圍，以提升檔案分類的科學性和準確性，是檔案工作科學化、標準化和規范化的基本要求。

關鍵詞：文書檔案；檔案法；檔案實體分類；定義

定義是對于一種事物的本質特征或一個概念的內涵和外延的確切而簡要的說明，或是透過一個事件或者一個物件的基本屬性來描述或規范一個詞或一個概念的意義。簡單來說，定義是一種人為的廣泛、通用的解釋意義。定義不清是最常見的邏輯錯誤。這種錯誤在檔案學研究中有，在檔案工作中也常有發生。檔案定義是思考和交流檔案問題的起點。同一事物不同場景下的不同定義，極易造成誤讀誤解，既不便于交流，也會在檔案管理實踐中造成誤判，導致失誤。

一、問題

文書檔案是檔案工作中出現較早，并為檔案人員所熟知的一類檔案。《檔案工作基本術語》中指出，文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。由此可知，文書檔案主要產生于國家的黨務、行政管理部門。關于文書檔案的范圍，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號，以下簡稱“8號令”）第七條明確規定：永久保管的文書檔案主要包括本機關制定的法規政策性文件，召開重要會議、舉辦重大活動形成的文件以及本機關職能活動中形成的重要文件材料等；第八條指出：定期保管的文書檔案主要包括本機關職能活動中形成的一般性業務文件，如機關召開會議、舉辦活動和人事管理工作形成的一般性文件材料以及一般性事務管理文件等。同時，在“8號令”的附件中明確了文書檔案的保管期限，即凡在該保管期限表中的檔案均屬文書檔案。該令對指導機關檔案人員準確判定本單位文書檔案的范圍起到了積極作用。

隨著檔案工作實踐的深入，文書檔案管理方面出現定義與實際不完全相符的問題，導致文書檔案的真正分類與定義不一致，即并非機關所有職能活動或一般性事務工作產生的檔案都是文書檔案。這一問題可能會給本單位檔案分類及整理工作帶來困擾。因此，弄清原因，重新審查其歸檔范圍，并將其中不適宜作為文書檔案的文件材料及時納入其他門類管理十分必要。

二、原因分析

1.以文種為主的分類方法是導致該問題的直接原因

陳民、靳秉強在《行政管理學》中指出，行政管理是國家行政機關依法行使法定行政權力，管理國家事務、社會公共事務和機關內部事務，維護公共利益，提供公共服務的活動。由該定義可知，行政管理的客體分為兩部分——外部行政和內部行政。外部行政主要包括國家事務和社會公共事務；內部行政則主要指機關內部事務。這就意味著行政機關開展的所有的工作都屬于行政管理活動，黨務機關情況與之類似。相應的，黨務和行政管理活動中相伴而生的所有檔案都應屬于文書檔案。但實際上機關的財務管理、人事管理及科學研究等工作中產生的檔案并未作為文書檔案管理，而是將其作為會計檔案、人事檔案等專業檔案實施管理。比如，“8號令”第九條明確規定：機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。言外之意，這幾類檔案與文書檔案有一定差異，在“8號令”中不再進一步規范。同時，《機關檔案管理規定》也體現出實際分類與定義的矛盾。“機關檔案是按專業類別劃分的”，也就是說，實際工作中并非把所有的行政管理活動檔案都作為文書檔案，而只是將其中通用類檔案作為文書檔案管理。這一解釋既明確指出了機關產生科技檔案、人事檔案、會計檔案以及專業檔案等應各自獨立成類，與文書檔案有所區別，又引申出二者之間差異的一個判斷標準。丁德勝在“《機關檔案管理規定》的十大看點——《機關檔案管理規定》解讀之一”一文中指出，為實現門類扁平化，壓縮門類級次，將機關檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案和專業檔案等。這一分類是按照“通用”和“專業”劃分的。“通用”的黨務、行政管理活動中產生的檔案才能作為文書檔案，“專業”的黨務和行政管理活動產生的檔案應劃為非文書檔案。由此帶來一個新問題，通用和專業的界限在哪里。即什么樣的業務屬通用業務，什么樣的業務屬專業業務？在檔案行業相關法律法規中似乎沒有明確界定。從一個單位的部門構成來說，一般由綜合部門與業務部門構成。是否可以認為綜合部門開展的業務屬于通用業務，專業部門開展的業務屬于專業業務，顯然這一假設也不盡合理，在實際工作中大量作為文書檔案保存的文件是由專業部門印發的，可能在文號上會體現為綜合部門。同時，即使作為綜合部門，如果分管本單位房建等工作，此類業務產生的檔案也需作為基建檔案而非文書檔案保存。因此，部門不是區分通用和專業的關鍵。而部門背后代表著各自的業務分工，不同部門產生的部分文件均可能成為文書檔案，意味著專業或者文件的內容也不是區分二者的關鍵。由此可知，文書檔案與其他類別檔案的區別可能更多地體現在形式上，從這個角度出發，筆者認為文種可能是一份文件成為文書檔案的關鍵。《黨政機關公文處理工作條例》中指出，黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書。主要包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、報告、請示、批復、議案、函和紀要等。從實際工作來看，文書檔案中的文件確實主要為上述文種的公文。當然，在其他類別的檔案中也有上述文種公文存在的情況，如國有單位保存的基建檔案前期文件中存在大量的文書檔案。這也意味著，關于文書檔案“通用”和“專業”的區分主要以文種為主，但又并非嚴格以文種作為一個涇渭分明的標準。而這一現象的存在，其根本原因在于檔案分類的歷史局限性。

2.檔案門類劃分的歷史局限性是其根本原因

馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學概論》（第二版）中認為，文書檔案、科技檔案與專門檔案是中國檔案界及社會上應用最為普遍的三個檔案種類概念。其中，文書檔案實際上是指行政管理檔案，即在社會的行政管理活動中直接形成的一個檔案門類，其實質突出強調了行政性或政治性檔案在檔案大家族中的主導地位。其與科技檔案和專門檔案并非一次劃分的結果，而是人們自然而然逐漸形成的三個概念，其在邏輯上劃分標準并非很一致、很嚴格。只是由于這三個概念被人們普遍使用，有較好的理論涵蓋功能而被保存并使用至今。對于科技檔案，由于在近現代檔案大家族中異軍突起，越來越重要，才在人們的觀念中形成“科技檔案”的概念。而專門檔案是機關從事某些專業性活動中為實現相關的職能目標而制作和使用、具有比較穩定的文種和記錄目的。雖然，此類檔案也有明顯的行政管理性質，但與主要由官方正式文件轉化而成的文書檔案相比，具有極強的自我獨立性和規律性，是一個由若干具體檔案種類構成的集合概念。由上述內容不難看出，檔案類別的劃分具有典型的時代特征和認識不斷深化的特點。從新中國成立至今，檔案工作發展逐步成熟，檔案分類也在不斷發展變化。當在科技工作中認識到所產生的文件與文書檔案的差異后，就新增了科技檔案門類；當在人事管理和財務管理等專業活動中發現所產生的文件與科技檔案和文書檔案的差異后，就再次新增了專業檔案門類，直至今天擴展出十多個門類，且還有繼續擴張之勢。

《機關檔案管理規定》第二十三條對機關檔案展開了詳細的門類設定，反映出人們對檔案分類認識的深化。但是，在門類不斷擴張的過程中，忽略了重新審視文書檔案的劃分邏輯和涵蓋范圍。雖然文書檔案門類出現最早，最為人們熟知，但同時也意味著文書檔案門類的劃分可能粒度最粗。該門類是在新中國檔案事業發展初期，在對檔案工作的規律、分類的邏輯沒有太多實踐成果的基礎上劃分出來的，其科學性、邏輯性必然缺少長時間的檢驗。因此，在檔案事業發展成熟、穩定的今天，有必要重新審視文書檔案分類的合理性和科學性。2021年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》頒布實施，是我國檔案法治建設的重要里程碑，是檔案工作走向依法治理、走向開放和走向現代化的重要標志。在為新時代檔案工作提供了政治和法治保障的同時，還需要及時審查檔案管理的制度和方法是否需同步改進。作為機關最為常見的文書檔案，其管理制度及方法的文文相符與文實相符性審查應囊括其中。

三、解決方法

一方面，適時修訂完善文書檔案的定義。文書檔案雖然存在科技與專業等門類的檔案分類邏輯不盡一致的情況，但考慮到實際工作中對歸屬文書檔案的文件劃分并無太大差錯，對工作亦無明顯影響。因此，適時對涉及文書檔案定義的相關規章標準加以修訂即可。例如，將《檔案工作基本術語》中文書檔案的定義“目前黨務、行政管理過程中產生的檔案”改為在“部分黨務、行政管理過程中產生的檔案”之類的表述，以體現出并非所有的黨務、行政管理工作產生的檔案都是文書檔案。

另一方面，審查修訂文書檔案歸檔范圍。對不適宜作為文書檔案的文件材料重新分類，如行政執法檔案。

“8號令”中將行政執法類檔案作為文書檔案的組成部分，在其附件《文書檔案保管期限表》8.7中規定，行政執法檢查情況匯總、通報、整改通知以及20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證和資格證等審批和管理文件，重要的行政處罰、處分、復議以及國家賠償等工作中形成的文件需永久保管。對于此類檔案，筆者認為宜作為一類專業檔案實行管理。原因在于行政執法類檔案涉及行政檢查、行政許可、行政強制、行政處罰、行政復議和行政訴訟等內容。門類較多，且行政處罰后續可能涉及行政復議和行政訴訟等內容，導致一件案子辦理周期較長，與該案件相關的檔案生成周期也就較長。按照《歸檔文件整理規則》整理，不易體現文件之間的關聯性，破壞同一案件文件之間的有機聯系，且行政執法檔案中部分內容與《國家基本專業檔案目錄（第一批）》中人民法院訴訟檔案性質相同，針對這部分檔案，國家檔案局明確將其列入專業檔案范疇。因此，將行政執法類檔案作為一類專業檔案管理，更易于體現文件間的關聯性。此外，從文種角度來看，行政執法過程中產生的文件大多不屬于《條例》中的文種，而是有其自身的文件形式具有較強的獨立性。因此，也適于與文書檔案有所區分，單獨作為一類檔案展開管理。總之，通過上述兩種方式逐步優化文書檔案管理工作，將有助于檔案管理的科學性和規范性。

四、延展思考

從檔案工作實踐和實際出發，遵循從實踐中來到實踐中去的原則，在依據規范層、執行交流層和研究思考層三個層面，厘清法定定義、標準定義和學理定義，對類似問題全面系統地加以更新和完善。

1.依據規范層：完善法定定義

法定定義是依據層面的定義。所謂法定定義是指由國家法律法規規定定義與概念。法定定義具有法定性、準確性、普適性、規定性、權威性和穩定性特性。新《中華人民共和國檔案法》頒布后，全國檔案系統迅速掀起學習、宣傳、研究、貫徹新《中華人民共和國檔案法》的熱潮。隨之，全國檔案法律法規和規章進入全面修訂時期。在修訂過程中，重點關注各種法定定義的修改與完善，在明確內涵定義的前提下，尤其要劃清各個定義的外部邊界，以保證各檔案、檔案工作及檔案事業相關定義的準確和穩定。

2.執行交流層：充實標準定義

標準定義則是執行和行動層面的定義。標準定義是寫入國家標準或行業標準中的各個檔案定義概念，具有簡捷性、易懂性、通俗性、交流性和口語化特性。《檔案工作基本術語》是執行和行動層面的交流定義群。檔案術語是指檔案專業領域中使用的、具有單義性和單參照性的專門語言符號（詞或詞組）的總稱。檔案術語體系是指檔案領域使用的一套相互聯系、相互補充和相互印證的層次性詞匯概念結構。我國檔案術語基本上處于知曉度偏低、運用率不高、內容有缺失、長久未更新、俗語及學術概念相混雜的狀態。正是由于檔案術語的不普及，導致檔案界至今未能建立一整套檔案專業語境，致使專業層面交流溝通困難，交流成本增加，不僅嚴重影響專業交流的順暢，造成誤讀誤解，還影響了檔案工作標準的建立與解讀，影響檔案工作的正確決策與實施。因此，在新《中華人民共和國檔案法》系統完善法定定義的基礎上，充實標準定義時，最重要、最緊迫的是針對《檔案工作基本術語》標準的修改和充實。

3.研究思考層：慎用學理定義

學理定義是研究思考層面的定義。所謂學理定義是指理論界對檔案、檔案工作與檔案事業相關概念的學術表達，具有嚴謹性、繁縟性、個體性、多元性和新穎性的特性。所謂慎用學理定義，不是不用學理定義，而只是在檔案實踐工作中慎用學理定義。學理定義是檔案學研究基本要素，不可或缺。沒有對同一研究對象的不同定義，就無法開展學術研究與爭鳴，學術研究也就失去了動力和活力。但是，在實踐工作中，學術定義的上述特點卻不一定有益，甚至有“害”。輕者造成認知混亂，重者產生分歧，造成負面影響。因此，在越來越多科班出身的新人不斷大量進入檔案工作一線的形勢下，有必要提醒大家，注意定義使用的場合。在實際工作場合多用或只用法定定義和標準定義，慎用甚至不用學理定義。

五、結語

綜上，定義不清是實際工作和研究工作共同的“常見病、多發病”，十分有害，必須給予“治療”。從檔案工作實踐和實際出發，遵循從實踐中來到實踐中去的原則，在依據規范層、執行交流層和研究思考層三個層面，厘清法定定義、標準定義和學理定義，適時對規章、標準中有關檔案與檔案工作的相關定義、范圍展開審查和優化，以提升檔案定義的科學性和準確性或是一個值得嘗試的“治療方案”。

參考文獻：

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[4]陸國強.推動檔案事業在高質量發展軌道上邁出堅實步伐—在2020年全國檔案局長館長會議上的報告，[EB/OL].國家檔案局.[2021-01-07]（2020-08-06）.https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202101/2d00d00de2c54e9b87bd429843ba98b2.shtml.

作者單位：河南省南陽生態環境監測中心

作者簡介：沙柳（1983—），女，回族，河南鎮平人，文學碩士，館員，研究方向：檔案管理。