信息技術視角下機關事業單位檔案管理探究

［摘 要］隨著信息技術的飛速發展，其在機關事業單位檔案管理中的應用日益廣泛。信息技術在檔案管理中的應用，能夠優化檔案工作流程、提升工作效率并保障信息安全，進而提高機關事業單位的檔案管理水平。文章首先闡述信息技術在機關事業單位檔案管理中的作用，然后分析機關事業單位檔案管理的現狀，最后從信息技術視角出發，提出機關事業單位檔案管理的優化策略，以提高機關事業單位的檔案管理效率。

［關鍵詞］信息技術；檔案管理；機關事業單位；信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.22.055

［中圖分類號］D630.1；G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）22-0-03

0" " "引 言

在信息化時代，信息技術的高速發展正在全面影響社會的各個領域，檔案管理也不例外。機關事業單位的檔案管理面臨著前所未有的改革機遇。目前，許多機關事業單位正在擺脫那些陳舊的紙質檔案管理方法，逐步向電子化、自動化管理轉變。將信息技術應用于檔案管理，不僅能大幅提高工作效率，還能增強檔案信息的安全性和可靠性。本文將聚焦于機關事業單位的檔案管理實踐，旨在推動機關事業單位檔案管理工作進一步科學化、規范化，使之更好地服務于機關事業單位的核心業務。

1" " "信息技術在機關事業單位檔案管理中的作用

1.1" "提高工作效率，確保檔案信息的準確性

在機關事業單位的檔案管理工作中，信息技術的應用能實現自動化處理，極大提高工作效率，確保檔案信息的準確性。檔案管理人員利用移動終端設備掃描或拍攝檔案文件，可以更加便捷、高效地收集檔案。計算機系統能夠自動識別文件內容、格式等元數據，進行智能分類和編目，操作簡便且準確可靠。檔案入庫存儲時，檔案管理人員借助大容量存儲設備存儲龐大的數字資源，無須消耗大量人力、物力來管理紙質檔案［1］。用戶需要查詢檢索時，可通過檢索系統迅速鎖定目標文件，避免傳統模式下逐一翻閱檔案資料的低效問題。此外，檔案管理系統能實現檔案復制的無損傳遞，確保檔案文本內容的完整性和真實性，而且自動化操作能最大限度減少人為干預，從而降低人為失誤導致的差錯率。檔案管理系統還能通過相關功能模塊自動核查數據，及時發現并糾正錯誤信息，保證檔案信息的準確性。

1.2" "增強信息的安全性與保密性

機關事業單位的檔案資料蘊含大量國家機密和商業秘密等敏感信息，保證其安全性和保密性至關重要。現代信息技術為檔案數字化管理提供了有力技術支持，可從多個層面增強檔案信息的安全性和保密性。例如，數據加密技術可防止檔案信息被竊取或非法獲取，機關事業單位通過先進的加密算法將檔案信息加密存儲，即使數據被截獲，攻擊者也無法破譯其內容，從而保護信息的機密性；數字簽名、數字水印等技術可確保檔案內容的真實性和不可抵賴性。另外，機關事業單位制定訪問控制機制能進一步明確不同人員對檔案的訪問權限，通過身份認證系統和基于角色的權限劃分，使只有經過授權的用戶才能訪問相應的檔案資料，有效避免內部人員泄密和非授權閱覽行為。檔案管理系統還有嚴格的操作日志記錄，可追蹤和審計每個用戶對檔案的所有行為。機關事業單位通過部署防火墻、入侵檢測等安全設施，可以及時發現并阻止非法訪問行為，確保網絡通信安全。

1.3" "促進資源共享與利用

機關事業單位在檔案管理過程中，基于信息技術構建檔案信息共享平臺，可有效避免傳統管理模式下的“信息孤島”問題，促進跨地區、跨部門、跨系統的數據共享和高效利用。統一的信息平臺匯聚了各單位的檔案元數據索引和全文信息，能實現數據資源的集中管理和高度共享，用戶無須直接登錄各單位系統就可以在平臺上便捷查詢所需資料，從而減少檢索成本和工作耗時。另外，檔案信息共享平臺構建過程中的數據整合和標準規范工作，有助于解決檔案信息異構分散的問題。機關事業單位通過制定統一的數據標準和格式，以及集成技術應用，能較好地解決數據存儲格式和編碼不統一的問題，消除跨平臺共享障礙。各單位無須重復建設同類系統，只需要對接共享平臺就可獲取所需數據，避免浪費資源。檔案信息共享平臺還具有靈活檢索功能，可快速鎖定目標信息，大大提高檔案資源利用率［2］。此外，機關事業單位持續推進檔案信息共享平臺建設，能逐步將更多異構數據納入其中，實現更大范圍的信息整合與共享，從而構建出高效的檔案管理新格局。

2" " "機關事業單位檔案管理工作現狀

2.1" "傳統管理方式具有局限性

目前，機關事業單位傳統的手工操作方式已經難以滿足檔案管理的需求，這種管理模式存在諸多弊端，制約了檔案資源的科學化、現代化管理。手工操作流程冗長、低效，給工作人員帶來沉重的工作負擔。從檔案的收集、整理到歸檔入庫，再到最終檢索利用，每一個環節都要耗費大量的人力和時間，操作效率極為低下。以檔案的整理歸檔為例，需要人工逐一查看、分類、編目，再將檔案一一裝訂成卷并排架入庫，耗時耗力。人為操作容易出現差錯，影響檔案信息的準確性。由于缺乏系統性的質量控制措施，檔案的搜集、整理、編目等環節都可能出現失誤，從而影響后續環節的準確性。一旦發生錯誤，想要追查更正就難上加難，甚至可能導致檔案信息遭到永久性損壞。傳統管理模式下，各機關事業單位自成體系來管理檔案，形成了“信息孤島”，制約了檔案資源的共享和利用。由于缺乏有效的數據交換機制，不同單位之間的檔案信息無法實現互通互聯，重復建設和資源閑置的情況時有發生，這嚴重制約了檔案資源的最大化利用，也加劇了各單位之間的信息壁壘現象。除此之外，紙質檔案的保管成本高、占用空間大、易遭自然損壞等問題，也是傳統管理模式中不可忽視的痛點，檔案館需要投入大量的人力與物力來維護和保養紙質檔案，且檔案館的館舍空間有限，難以無限擴建，制約了檔案管理工作的高效開展。

2.2" "檔案數字化進程緩慢

當前，檔案數字化進程緩慢的問題無疑影響了機關事業單位檔案管理工作的效率和檔案的可用性。首先，資金不足制約了檔案數字化工作的推進。數字化建設需要大量資金投入，包括購置掃描設備、存儲設備、軟硬件系統等，對于一些財力較為緊張的單位而言，無疑增加了其經濟負擔。其次，技術門檻阻礙了檔案數字化進程［3］。數字化技術涉及多學科知識，需要專業人才的參與，但目前機關事業單位從事檔案工作的人員技術水平參差不齊，導致難以啟動或推進檔案數字化項目。最后，人員培訓不到位導致檔案數字化操作困難。部分機關事業單位即便購置了先進設備，但缺乏系統的培訓，員工難以熟練運用新技術，勢必影響檔案數字化效率。

2.3" "存在信息安全與保密問題

信息安全與保密問題是機關事業單位檔案管理工作中不容忽視的問題。信息技術在檔案管理領域的廣泛應用雖然提高了工作效率，但也給信息安全帶來了巨大挑戰。首先，電子檔案面臨著被非法訪問的風險，未經授權的人員或系統有可能通過網絡入侵、病毒攻擊等手段，獲取機關事業單位的機密文件。這不僅涉及知識產權等領域，更有可能泄露國家機密，影響社會穩定。網絡攻擊手段層出不窮，病毒不斷更新，給機關事業單位電子檔案的保密性帶來巨大威脅。一旦檔案信息被非法獲取，后果將不堪設想。其次，電子檔案面臨被篡改的危險。不法分子利用系統漏洞或其他途徑，有可能對機關事業單位電子檔案的內容進行修改、刪除等操作，嚴重破壞檔案的真實性和完整性。電子檔案具有可編輯性，一旦被惡意篡改，將使檔案失去應有的法律效力和歷史價值。因此，機關事業單位必須采取有效措施，確保電子檔案在傳輸和存儲過程中不被非法修改。最后，電子檔案存在丟失的隱患。軟硬件故障、自然災害、人為疏忽等問題，有可能導致機關事業單位的電子檔案數據部分或全部丟失，造成不可挽回的損失。電子檔案的脆弱性決定了它比紙質檔案更容易受到損壞，一旦數據丟失，將難以復原。為此，機關事業單位必須制定完善的數據備份策略，并采取有效的容災措施，最大限度避免數據丟失。

3" " "信息技術視角下機關事業單位檔案管理的優化策略

3.1" "建立健全信息化檔案管理體系

構建完善的信息化檔案管理體系是實現檔案資源信息化、現代化管理的基礎。第一，機關事業單位應當制定統一的管理規范，明確規則和標準。檔案管理規范需要涵蓋檔案數字化流程、元數據格式、存儲格式、系統架構等多個方面，為全流程信息化檔案管理奠定基礎。在規范的約束下，形成頂層設計和總體框架，使得各個環節的管理工作有據可依。第二，機關事業單位需要完善技術支持體系，采用先進的檔案數字化技術和網絡化管理系統，實現檔案全生命周期信息化管控［4］。檔案數字化技術可以高效地將紙質檔案轉化為數字資源，消除物理載體的限制；網絡化管理系統可以打通各管理環節，使得收集、整理、存儲、查詢等工作環環相扣，實現智能化、自動化處理。

3.2" "強化員工培訓與人才引進

檔案信息化管理離不開高素質人才隊伍的支撐和保障。要想確保檔案管理信息化建設順利推進，機關事業單位必須高度重視員工培訓與人才引進，將其作為一項長期的系統工程來持續投入和推進，使培訓工作具有系統性和延續性。機關事業單位需要制訂全面的培訓計劃，分階段、分層次進行有針對性的培訓。例如，對于基層的檔案管理人員，應當重點加強現代信息技術在檔案管理中的應用培訓，使他們熟練掌握數字化技術、網絡技術、信息系統的操作和使用，能夠熟練運用新技術、新工具開展日常工作。培訓內容可涵蓋文件掃描、數字化加工、數據庫建設、網絡傳輸、系統維護等多個方面。對于中高層管理人員，則應當加強信息化管理理念和管理方法的培訓，增強他們的信息化管理意識，提高他們的信息化管理水平。另外，機關事業單位要高度重視復合型人才的引進和培養。檔案管理信息化建設需要掌握檔案學、計算機技術等多學科專業知識的復合型人才。因此，機關事業單位可以從高校引進相關專業的應屆畢業生，也可以從在職人員中選拔出有潛力的新生力量，通過在職進修、深造的方式培養復合型人才。復合型人才將成為推動檔案管理信息化建設的生力軍，對新理論、新技術的運用和管理具有先天優勢，而復合型人才培養工作需要高校和用人單位的緊密合作［5］。

3.3" "加大投入力度，優化資源配置

將信息技術應用到檔案管理中，需要大量的資金投入作為支撐。財政部門應當加大對機關事業單位的財政資金投入力度，為機關事業單位提供必要的資金支持。機關事業單位也要加大對檔案管理信息化建設的資金投入力度，覆蓋硬件購置、軟件開發、系統集成、運維服務等多個層面，確保信息化建設需求得到滿足。除了財政資金投入，機關事業單位也需要積極探索其他資金獲取渠道，如通過社會資本投資等方式拓寬資金來源。與此同時，在具體的項目實施過程中，要合理配置軟硬件資源，避免重復建設和資源閑置，提高投資回報率［6］。一方面，機關事業單位要加強頂層設計，避免出現分散投資、系統雷同的情況；另一方面，要注重軟硬件的通用性和擴展性，盡量采用開放、標準化的解決方案，實現軟硬件資源的共享和重復利用［7-8］。除此之外，機關事業單位要通過優化資金的使用方式和資源配置策略，避免資源閑置和浪費，最大限度發揮其效用，從而為檔案信息化管理創造良好的資源條件，推動檔案管理工作的現代化、智能化進程。

4" " "結束語

信息技術的應用為機關事業單位的檔案管理提供了新的思路和方法。信息技術在機關事業單位檔案管理中的應用有助于提高工作效率，增強信息的安全性與保密性，促進資源共享與利用。本文闡述了信息技術在機關事業單位檔案管理中的作用，然后分析了機關事業單位檔案管理的現狀，并從信息技術視角提出了機關事業單位檔案管理的優化策略，以期推動機關事業單位實現檔案管理數字化轉型，提高檔案資源利用率。

主要參考文獻

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［4］羅飛.機關事業單位檔案管理工作存在的不足及對策研究［J］.內江科技，2021（9）：14，51.

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［7］羅曉蓉.數字化時代事業單位檔案管理的信息化建設策略［J］.鹿城學刊，2024（1）：69-71.

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