D公司內部控制問題研究

［摘 要］隨著國家對規模以上小型企業扶持力度的加大，規模以上小型企業進入加速發展階段，但規模以上小型企業普遍存在發展時間較短、不知如何發展等問題。其中原因較多，內部控制存在問題便是重要原因之一。基于此，文章結合D公司展開案例研究，首先介紹D公司概況，然后分析D公司內部控制存在的問題，最后提出D公司內部控制問題的解決策略，以期為其他相關企業的內部控制優化提供參考。

［關鍵詞］內部控制；小型企業；財務管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.08.008

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）08-00-03

1" " "D公司概況

1.1" "D公司簡介

D公司是一家小型制造業有限責任公司，成立于2002年，起初是作為大型國有農機企業總廠的一個分支。在20世紀90年代的國有企業改革中，該分支通過全體員工的共同努力和接納一些國有企業優秀員工得以繼續經營下去，最終轉為D公司。該公司占地面積23 000 m2，建筑面積5 300 m2，擁有齊全的加工設備和先進的技術，產品質量穩定可靠。D公司是ISO 9000質量體系認證的持有者，標志著其對產品質量和管理體系的高度關注。公司的產品范圍包括輪式瀝青混凝土攤鋪機、多功能履帶攤鋪機、全液壓超級輪式攤鋪機、高地隙噴藥機、玉米收割臺、全液壓半喂入水稻收割機以及大豆收割臺等。D公司的產品不僅受到黑龍江省政府和農墾系統的支持與推廣，還出口到俄羅斯和非洲國家。這些產品連續幾年被選為國家重點支持推廣的產品，入選國家補貼產品目錄，顯示出D公司在國內外市場上的競爭力和市場份額的穩步增長。

1.2" "D公司發展現狀

D公司是一家小型制造業企業，其經營模式表現出專注于核心業務的特點，主要集中于生產經營，避免了涉足其他領域，這種專注有助于公司集中資源提高生產效率和競爭力。此外，公司采用謹慎的經營態度，主要使用資金支持日常生產經營，幾乎沒有參與其他投資和資金運營活動，同時采用單一的方式，通過銀行貸款來滿足資金需求。籌資決策是由綜合業務部與管理層共同磋商，以確保貸款金額的合理性并使其與公司經營狀況相匹配。綜合業務部在D公司扮演著重要的角色，由3名財務人員組成，負責日常的生產工作和財務工作。盡管這些財務人員最初是半路改行，缺乏專業財務知識，但他們經過多年的經驗積累，了解公司的運營情況，成功管理了公司的財務事務，而且沒有發生重大錯誤。

2" " "D公司內部控制存在的問題

2.1" "信息傳遞不暢

D公司的信息傳遞不暢這一問題涉及采購決策、信息準確性、供應鏈管理和實時響應等多個方面。信息傳遞不暢的根本原因在于公司內部流程不清晰、責任分工模糊及信息系統協調不足。具體而言，采購部門往往難以充分了解銷售部門的銷售預測，同時生產部門也面臨難以及時獲得采購部門原材料需求信息的困境。這種信息傳遞不暢導致信息流通不順暢，進而對決策者獲取全面數據并制定決策產生了負面影響。采購部門難以準確預測原材料需求來應對價格波動，或未能全面了解市場趨勢來優化采購策略，從而導致采購決策不準確和額外成本增加。這一問題的具體表現是，當原材料價格發生波動時，采購部門難以及時獲得市場信息來指導采購決策的制定。這可能導致采購部門作出不正確的采購選擇，進而對公司的采購產生不利影響。

2.2" "流程不明確，監督跟蹤機制不完善

D公司在采購流程和供應鏈管理方面的問題源于兩個主要因素：流程不明確和監督跟蹤機制不完善。這些問題給公司的運營和決策帶來了很大的負面影響。首先，流程不明確和監督不足意味著供應物品的及時交付無法得到有效保障，從而可能導致生產中斷、訂單延誤以及客戶滿意度下降。其次，監督跟蹤機制不完善使得公司難以確保接收到的產品或原材料的質量和可靠性。公司還存在對少數供應商過度依賴的問題，供應商多樣性不足，這會引發單一風險，如價格波動或交貨延誤［1］。此外，由于流程不明確和監督跟蹤機制不完善，公司的庫存管理也存在問題，如過多占用資金或無法滿足市場需求，導致增加額外的成本。最為關鍵的是，監督跟蹤機制不完善導致了供應鏈不透明，使公司難以準確追蹤產品位置和庫存狀態，從而逐漸失去了市場競爭優勢。

2.3" "客戶關系管理不到位

D公司的客戶關系管理存在一系列問題，主要表現為未能全面了解客戶的需求、偏好和期望。這導致公司難以提供定制的產品或服務來滿足客戶的具體需求，可能使客戶感到不滿意，甚至流失。客戶滿意度下降不僅影響公司的短期銷售，還可能使公司錯失潛在的業務拓展機會，對公司的收入和市場份額造成長期損害。此外，缺乏密切的客戶接觸使得公司無法及時了解客戶的財務狀況，從而難以準確預測客戶支付問題。這可能導致拖欠賬款的問題增加，引發公司資金流動性問題。另外，未能與客戶建立緊密的聯系，也會導致公司難以評估客戶的信用風險，使得公司無法采取預防措施以減少不良賬款和債務追討的風險，從而對公司的財務健康造成威脅。與客戶接觸不足也會威脅公司產品和服務的競爭力。因為公司未能及時獲取客戶反饋和市場趨勢信息，難以適應市場需求的變化，最終失去市場競爭優勢，影響公司的長期可持續發展［2］。

2.4" "財務人員能力不足

財務人員能力不足體現在多個方面，如缺乏深入的財務分析能力，因此很難全面理解財務報表中的數據、趨勢和關鍵性能指標。這一問題產生了多重負面影響：首先，財務人員難以及時發現潛在的財務問題或機會。這意味著公司可能錯失改善財務狀況的機會或未能防范潛在的風險，進而給公司未來發展帶來不利影響。其次，隨著技術的快速發展，數字化財務工具變得越來越重要，因為其可以提高財務管理的效率和準確性，然而，財務人員缺乏使用這些工具的經驗，可能導致數據輸入錯誤、財務流程延誤，以及財務數據的錯誤增加。這會影響公司決策制定和財務報告的質量。目前，D公司仍然依賴傳統的手工記賬方式，這意味著財務數據的錄入、分類和匯總都是手動完成的，容易產生人為錯誤，如數據輸入錯誤、遺漏或錯位等。這不僅降低了數據的準確性，還增加了合規風險。手工記賬方式通常需要大量時間和人力資源來處理財務數據，這會降低數據處理效率，還可能導致財務流程延誤和低效。D公司需要考慮采用自動化財務系統，以減少這些問題和風險。

3" " "D公司內部控制問題的解決策略

3.1" "整合信息化平臺，加強信息傳遞

為解決信息傳遞不暢的問題，D公司首先應全面審視內部信息傳遞流程，重新設計并優化這些流程，確保流程明晰、高效，并明確每個環節的責任和時間要求。明確責任分工，為每個信息傳遞步驟指定負責人，確保信息傳遞的人員及其職責清晰可查。其次，整合信息管理系統，將不同部門的信息系統整合到一個平臺上，確保數據流通無阻。同時，為全體員工提供培訓，使員工了解信息傳遞的重要性和最佳實踐方式，以確保信息能夠準確、及時傳遞。這些手段將有助于提高信息傳遞效率，減少信息傳遞不暢帶來的問題，從而提升公司的整體績效水平［3］。再次，D公司可以考慮引入協作工具，以幫助不同部門更好地共享和傳遞信息。這些工具可以提供實時通信和協作的平臺，加強部門之間的協同作業，促進信息及時傳遞和共享。從次，D公司還可以定期開展跨部門會議和信息共享會議，以促進部門間的溝通和交流，從而更好地了解各部門的需求和問題。最后，公司應鼓勵文化上的變革，將信息共享和傳遞視為全員的責任和優先事項。管理層應樹立榜樣，強調信息的重要性，并將其納入公司的價值觀和績效考核中。這將有助于建立一種信息優先的文化，使信息傳遞不僅成為一項任務，更成為一種習慣［4］。通過這些綜合對策，D公司可以有效解決信息傳遞不暢的問題，提高內部協作效率，優化決策制定流程，最終提升整體績效水平。

3.2" "優化采購流程，加強供應鏈管理

首先，D公司需要重新設計和優化采購流程，確保從采購需求的識別到供應商評估、合同管理和產品交付監控等各個環節都清晰。建立有效的監督和反饋機制，進行定期審查和性能評估，以確保對流程執行的有效跟蹤。其次，公司應增加供應商，減少對特定供應商的依賴，以降低風險。通過與多個供應商建立緊密的聯系，公司可以更好地應對價格波動和供應問題，提高供應鏈的韌性。同時，加強對供應物品的質量控制，建立質量標準和檢驗流程，以確保所采購的物品符合公司的要求。再次，D公司可以引入供應鏈管理工具和技術，以提高供應鏈的可視性和透明度。這包括使用物流追蹤系統、庫存管理軟件和供應鏈分析工具，使公司更好地了解庫存水平、訂單狀態和產品位置，從而更靈活地應對市場需求的變化。最后，D公司應通過內部培訓和招聘具備采購與供應鏈管理專業知識的員工，提高團隊的整體能力。同時，建立績效評估和改進機制，以定期審查和優化采購與供應鏈管理的流程，以此適應市場需求的變化。

3.3" "建立客戶評估體系，加強客戶關系管理

針對客戶關系管理問題，D公司可以從以下角度采取措施。首先，公司應著手建立一個有效的客戶關系管理（Customer Relationship Management，CRM）系統，以確保更頻繁和有針對性地與客戶接觸。這一系統將有助于跟蹤客戶的需求、偏好，從而更好地滿足其期望，為其提供個性化的產品和服務。其次，D公司可以與客戶建立更緊密的合作關系，積極了解客戶的需求，定制服務以滿足其具體需求。通過主動傾聽客戶的反饋和了解其痛點，公司可以更好地提供滿足客戶期望的解決方案，提高客戶滿意度，增加客戶忠誠度，同時挽留現有客戶并吸引新客戶。再次，建立客戶信用評估體系，使公司更好地應對和減少不良賬款風險。通過對客戶的信用狀況進行定期評估，公司可以預測和減少拖欠賬款的現象，維護資金流動性，降低經濟風險［5］。最后，D公司可以定期進行客戶滿意度調查，以獲取客戶的反饋和建議，改進產品和服務。這些調查將提供寶貴的信息，幫助公司了解客戶的需求和不滿，有針對性地改進業務，提高客戶的滿意度。通過這些綜合的對策，D公司可以改善與客戶的關系，提高客戶滿意度，并實現更好的業務績效。

3.4" "引入數字化財務工具，加強財務人員培訓

首先，引入數字化工具是關鍵。財務人員可以采用現代財務管理和報告工具，提高財務管理的效率和準確性。引入數字化工具將有助于降低手工輸入數據的錯誤率，提高數據的準確性，同時提高財務流程的效率，如賬目核對、發票處理和資金支付等。數字化工具還可以為財務人員提供強大的數據分析功能，有助于財務人員更好地理解財務數據和趨勢，為管理者制定決策提供更準確的數據。其次，D公司應著重培養和建設財務團隊，提供培訓和發展機會，以提升財務人員的數據分析能力和數字化工具應用技能。財務人員應具備深入分析數據和生成財務報告的能力，這將有助于公司作出明智的戰略決策，如投資決策、成本削減計劃或戰略規劃［6-7］。

4" " "結束語

針對D公司內部控制存在的問題，D公司亟須解決公司面臨的信息傳遞不暢問題、采購和供應鏈管理問題、客戶關系管理問題，以及財務人員能力不足問題，從而提高公司的整體績效水平和競爭力。通過重新設計內部流程、明確責任、整合信息管理系統和組織員工培訓，信息傳遞問題可以迎刃而解。解決采購和供應鏈管理問題需要優化采購流程、增加供應商、引入供應鏈管理工具和提高員工管理能力。解決客戶關系管理問題需要建立有效的CRM系統、與客戶建立合作關系、建立客戶信用評估體系和開展客戶滿意度調查。解決財務人員能力不足問題則需要引入數字化工具、培養和建設財務團隊。這些措施將有助于提高D公司的內部控制水平，降低潛在的風險，提升競爭力，實現長期可持續發展。

主要參考文獻

［1］茅媛婫.新時期中小企業財務風險管理研究［J］.商業觀察，2023（25）：89-92，96.

［2］李兵.中小企業財務內部控制制度存在的問題與對策研究［J］.中國集體經濟，2023（25）：135-138.

［3］殷紅，楊小雅.中小企業采購業務內部控制研究［J］.中國鄉鎮企業會計，2023（8）：137-139.

［4］吳勝鋒.經濟新常態下中小企業內部控制問題及對策［J］.中國中小企業，2023（7）：144-146.

［5］吳慧慧.中小企業的風險管理和內部控制探究［J］.中國中小企業，2023（6）：81-83.

［6］舒暢.風險視角下的中小企業內部控制問題研究［J］.現代商業，2022（33）：86-89.

［7］張秋杰.中小企業財務管理存在的問題及其對策探析［J］.老字號品牌營銷，2023（16）：140-142.

［作者簡介］王璐（1988— ），女，吉林長春人，博士，講師，主要研究方向：內部控制與風險管理（通信作者）。