基于人工智能的智能報銷與財務審單聯動機制研究

摘 要：本文分析了基于人工智能的智能報銷與財務審單聯動的優勢，包括提高工作效率、降低錯誤率和提升用戶體驗。研究了財務智能審單機器人的設計，包括財務智能審單流程、基于規則引擎的智能審單機制。最后，分析了目前存在的問題，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：人工智能；智能報銷；財務審單

引言

在現代企業管理中，報銷與財務審單是日常運營的重要組成部分。傳統的人工報銷與審單流程繁瑣、效率低下，且容易出現錯誤。隨著人工智能技術的不斷進步，將AI應用于報銷與審單流程，可以顯著提高工作效率，降低錯誤率，提升用戶體驗。

一、基于人工智能的智能報銷與財務審單聯動的優勢

（一）提高工作效率

以人工智能為基礎，實現智能報銷和財務審單的聯動，在提升工作效率上顯示出明顯優勢。傳統報銷及財務審單一般都是靠手工操作來完成，不僅要消耗大量人力資源，而且程序繁瑣，審批時間長。人工智能技術在自動化數據錄入、發票和報銷項目智能匹配以及自動化審核方面的應用，使辦理時間大幅縮短。例如OCR（光學字符識別）技術能快速精確地抽取發票信息，機器學習算法能基于歷史數據與規則對異常報銷項目進行自動識別與處理，都顯著降低了人工干預對發票信息的要求[1]。該智能系統能夠全天候運行，處理效率得到進一步的提高。同時智能報銷系統也可以推送至財務共享平臺系統中，實時同步共享數據，避免不同系統間數據重復輸入及傳遞。

智能報銷系統的自動化和信息化特點，也使內部審計人員可以更快速地獲取所需信息，減少人工查閱憑證和報表的時間；同時，智能報銷系統為內部審計提供了更多的數據來源和分析工具，借助數據分析功能，能夠快速篩選出異常報銷數據，從而提高審計工作的效率。

（二）降低錯誤率

在減少錯誤率上，以人工智能為核心的智能報銷和財務審單聯動也顯示出重要優勢。在傳統手工報銷與審單工作中，難免因人工操作而導致數據輸入不正確、重復報銷、審批疏漏等種種失誤，這些誤差不僅使審計核查工作更加困難，而且還會造成財務數據失實。引入人工智能后，該系統可實現數據完整性與準確性的自動校驗，大大減少人為錯誤，同時，內部審計人員可以依賴系統生成的準確數據進行審計，降低了因數據錯誤導致審計結論不準確的風險。

（三）提升用戶體驗

以人工智能為核心的智能報銷及財務審單聯動對改善用戶體驗有著顯著優勢，特別適合財務人員及報銷申請人。傳統報銷流程一般比較繁瑣費時，報銷單據在編制、遞交、審核及追蹤等過程中費時費力，往往會造成職工滿意度降低。智能報銷系統以其自動化、智能化等特點使流程大為簡化。報銷申請人只要在手機或者電腦上對發票進行拍照上傳，系統就會立即使用OCR技術對發票進行信息提取，一鍵報銷生成報銷單據，減少人工輸入環節。該智能報銷系統還能對報銷進度進行實時更新，申請人可隨時觀察審批狀態，從而避免頻繁查詢與等候，大大提高用戶使用便利性與滿意度。

二、基于人工智能的智能報銷系統的設計

（一）基于移動端的報銷流程

基于移動端設計智能報銷系統，目的是最大限度地提高報銷流程的便捷性與效率。報銷人只要在智能手機或者平板電腦上就可以完成報銷提單過程。當員工在移動設備上進行發票及其相關附件資料的拍攝或上傳時，該系統會自動采用OCR（光學字符識別）技術來獲取發票上的核心數據，識別后將發票自動上傳至個人票夾。報銷人可通過移動端一鍵報銷自動生成報銷單據，支持查看、修改、增加必要備注等操作，進而實現一鍵提交。提交時系統將依據企業報銷政策對報銷單據進行初審，確定可能存在違規報銷項進行預警。提交完成后，系統自動將報銷單據發送至有關審批人審核[2]。相比PC端，審批人可在移動端對報銷單據進行快速的審批，能夠隨時隨地發起報銷與審批，大大提高報銷流程審批速度。

（二）AI輔助報銷單據識別與填寫

在智能報銷系統的運作中，AI輔助報銷單據的正確識別和填寫成為提高工作效率和準確度的核心環節。該系統采用先進的人工智能技術，可以對報銷單據進行自動化處理，以降低報銷人員及財務人員負擔。這一技術可以精確地識別單據中的重要信息，并且把它們轉換成結構化的數據，如系統可對發票金額、日期、商戶名稱、稅號等主要信息進行標識，自動填入對應的報銷表單。另外還利用自然語言處理（NLP）來進一步完善單據的識別和填寫流程。NLP技術能夠對單據上備注信息進行解析，并保證所有有關信息得到正確的抽取與歸類。

三、基于人工智能的財務智能審單機器人

（一）財務智能審單流程

以人工智能為核心的財務智能審單機器人將財務智能審單過程劃分為數據采集、初步處理、智能審核以及反饋調整4個階段。首先利用OCR技術及API接口對系統在各種報銷單據上抽取出有關數據并對其進行了初步格式化、結構化處理。然后，通過運用自然語言處理（NLP）技術和機器學習算法，系統能夠對單據中的關鍵信息進行深入的解析和分類。機器人在智能審核階段根據企業預設財務規則及歷史數據對每筆報銷進行細致比對與核查，并自動識別可能存在的違規與異常。

（二）基于規則引擎的智能審單機制

以規則引擎為核心的智能審單機制是財務智能審單機器人的核心組成部分。規則引擎作為一個以預定義規則集為基礎的決策系統可以對海量財務數據進行快速有效的處理與分析。公司可在規則引擎上界定詳細審核規則，可涉及多種財務政策、費用標準和報銷限額。當流程走到機器人審核節點時，自動調用規則引擎比對并核查，確定是否滿足規則。智能審單機制不僅可以應對常規財務審核任務，還可以通過機器學習算法對規則庫進行動態優化與更新，能夠適應企業多變的財務管理需要[3]。通過該機制可以使財務人員實時獲取準確的審核結果，顯著提高了審核的精準性與效率，降低了人為誤判風險。

四、基于人工智能的智能報銷與財務審單的聯動機制

（一）報銷單據數據的推送與同步

在以人工智能為核心的智能報銷和財務審單的聯動機制下，報銷單據的數據共享和同步是其中至關重要的一環。該系統利用OCR技術及API接口對紙質及電子報銷單據上的數據進行自動抽取及數字化處理，構成結構化數據。然后將數據保存到中央數據庫，推送至財務共享平臺，實現報銷數據無縫傳遞，保證財務部門、審核人員及業務部門同步獲得最新報銷信息。該實時數據共享與同步既增加了報銷流程透明度又避免重復錄入及數據孤島。

（二）審單規則動態調整與優化

在智能報銷及財務審單聯動機制下，動態調整及優化審單規則是保證系統有效運行及適應財務管理的重要保證。借助機器學習與數據分析技術，該系統可以對歷史審核數據、報銷行為以及財務政策等變化趨勢進行持續的分析與學習。該系統能夠根據這些信息自動識別常見違規模式及異常報銷情況，及時對審單規則進行調整，提高了審核精準性及覆蓋面。同時設計了規則引擎，使財務人員可結合實際需求，人為地對新增審核規則進行調整增加，以保證系統能適應企業多變的財務管理要求。

（三）異常報銷行為的智能識別

在以人工智能為核心的智能報銷及財務審單的聯動機制下，智能識別異常報銷行為是提高財務審計準確性及效率的核心步驟。利用深度學習與機器學習算法相結合的方法，該系統可以分析海量歷史報銷數據，并構造模型來識別其中存在的異常行為。這些模型從數據多維特征出發，報銷金額、報銷頻率、報銷時間以及報銷項目類型，可以對不符合常規報銷請求進行自動檢測與預警。具體而言，該系統通過聚類分析及異常檢測算法確定了明顯背離常規模式的報銷行為如經常大額報銷以及報銷頻次異常。另外，智能報銷系統可以將OCR識別的發票信息與稅務平臺數據進行匹配，驗證發票是否真實有效，甄別是否存在虛假發票或者重復報銷等問題。對于人工錄入且不能與稅務平臺驗真的發票類型，必須結合審單機器人進行影像與發票信息的校驗，財務人員可依據機器人提示的異常進一步人工審核并介入，可以有效避免發票登記錯誤導致發票重復報銷行為，以保證每次報銷合法合理。該智能化異常識別不僅能顯著降低人工審核工作量與主觀誤判風險，而且可提升財務審計精準度與全面性。

五、目前存在的問題

（一）數據的隱私與安全

由于該系統要對海量敏感財務數據進行處理，因此如何保證數據傳輸及存儲時的安全性，避免數據泄露及未經許可訪問也是應常態化考慮的，安全問題不僅包括數據安全，還包括網絡安全、系統安全[4]。

（二）OCR技術與機器學習模型

盡管系統智能化程度較高，但是在實踐中，仍然會存在OCR識別率未達到100%，導致正確數據被識別錯誤，錯誤的未能精準識別的情況，這種誤報漏報仍然需要人工再次核驗。機器學習模型精度取決于海量優質訓練數據，實際運行時數據質量與多樣性可能會有所欠缺，從而造成模型性能不夠穩定。

（三）報銷單據未全面電子化影響用戶使用體驗

隨著數電發票時代的到來，雖然許多發票被電子發票替代，但目前還有很大一部分的紙質發票存在，報銷流程依然需要打印發票并進行審核遞交財務歸檔，對于經常出差或外出的員工來說，這仍然是一個繁瑣的過程。

六、解決措施

（一）確保系統安全與穩定

為了確保財務數據在傳輸和存儲時的安全，我們應該在數據隱私和安全性上采納先進的加密方法，并實施多級的安全保護措施，除了數據傳輸的加密技術、數據的脫敏處理以及訪問控制等手段外，信息部門與軟件供應商還需不斷升級安全策略以提高系統的安全防護能力。

（二）建立長效的溝通反饋機制

目前智能報銷和審單的提升，基于OCR識別技術不斷優化升級，技術升級需要大量數據支撐和一定的時間支撐，但技術人員與用戶之間往往不能取得及時有效溝通，如手寫體的識別和印鑒識別技術目前仍然是OCR識別的難題，所以需建立長效的溝通反饋機制，用戶第一時間反饋發現的識別錯誤，技術人員獲取問題后優化算法，及時進行更新迭代，再由用戶進行數據驗證，由此提升OCR識別技術。為了促進機器學習模型精度的提高，要不斷采集與更新優質訓練數據、引入專家監督機制、定期對模型性能進行評價與優化以降低誤報與漏報。

（三）電子化檔案管理

逐步推動電子化檔案管理工作，電子檔案的長期保存需要解決技術問題，如數據可視化、數據分析挖掘等。企業應考慮如何將電子檔案與紙質檔案有效融合向全面電子化檔案推進，按照國家有關電子會計檔案管理的規定，建立和完善電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案的保管、統計、利用、鑒定、處置等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證電子會計檔案在傳遞及存儲過程中的真實性、完整性、可用性和安全性，加強電子會計資料歸檔和電子會計檔案管理。

（四）持續提升智能化水平

為不斷提升智能化水平，智能報銷系統可以對接各大商旅平臺，獲取發票后自動傳入個人票夾，本人只需對報銷的發票進行勾選，勾選后自動歸集到相應的成本費用，報銷人只需提交報銷至審批人，同時考慮到系統操作對不同用戶的難易程度差異，還可以在目前的基礎上開發出更多用戶友好界面及操作指南，經常性培訓及技術支持促進報銷人及財務人員操作技能及系統使用熟練度提升。在特殊或者復雜報銷情境的應對中，引入雙節點機器人審核機制，并結合AI智能審核和人工審核，發揮各自的優勢以保證審核流程全面準確[5]。

結束語

基于人工智能的智能報銷與財務審單聯動機制的研究，不僅能夠提高企業財務處理的效率和準確性，還能優化用戶體驗，降低運營成本。盡管目前在實施過程中還存在一些問題，如技術成熟度、員工適應性等，但通過不斷的技術創新和流程優化，這些問題將得到有效解決。未來，隨著AI技術的進一步發展和應用，智能報銷與財務審單聯動機制將更加完善，可以進一步推動企業數智化發展。

參考文獻：

[1]虞富榮，葉喜鳳.人工智能技術賦能集團企業報銷單據智能審單[J].財會通訊，2023（21）：133-138.

[2]岳茹菲.基于智能技術的A企業財務共享優化研究[D].南京：南京審計大學，2022.

[3]蔡靜.基于智能財務背景的企業財務管理優化研究[D].北京：對外經濟貿易大學，2021.

[4]陳魏偉.基于大數據智能化的H高校費用報銷流程優化研究[D].石家莊：河北地質大學，2020.

[5]蔣若晴.基于智能化視角的Z企業財務報銷系統優化研究[D].天津：河北工業大學，2019.