科研單位財務一體化信息管理系統建設的思考

隨著計算機、網絡及通訊技術的快速發展與應用，信息化管理在調整產業結構、優化資源配置、提高管理水平等方面發揮著越來越重要的作用。立足我國科研單位財務管理現狀，借助信息化技術來優化工作流程、提升管理效率是新時期科研財務管理工作一個重要的目標。本文以G研究院XT系統建設為例，分析了G研究院推進財務一體化信息管理系統建設的背景、意義及存在問題，并提出完善財務一體化信息管理系統建設的相關策略，以供參考。

為推動科技強國戰略，近年來我國政府對科研經費的投入一直保持穩步增長態勢，科研院所作為科技研發的主力軍，面對日漸龐大的項目數量和項目資金，在科研“放管服”背景下面臨諸多管理上的挑戰。盡管當前有眾多科研單位在信息化管理建設方面進行了一定的探索，但在實踐過程中依然存在許多問題，如系統構架不合理、模塊功能欠佳、數據缺乏準確性、審批權限不清晰、無法做到閉環管理等，離科學化、規范化、系統化管理目標還存在較大距離。探索構建更加高效、透明、智能的一體化信息管理系統，是順應改革創新發展要求、提高科研財務管理工作效率的重要目標。

本文以G研究院XT管理系統建設為研究案例，具體分析了G研究院推進財務一體化信息管理系統建設的背景、意義及存在的問題，并針對性地提出XT管理系統建設的有效策略。

一、G研究院推進財務一體化信息管理系統建設的背景及意義

（一）G研究院推進財務一體化信息管理系統建設的背景

G研究院作為省級科研院所，近幾年所承擔的國家、省級、市級科研項目大大小小已達一千多個，項目總經費已超過2.5億元。隨著人才數量、項目數量及項目經費的不斷增長，G研究院的財務工作量和核算壓力越來越大，特別是從2019年實行新政府會計制度后，平行記賬方式下的年底項目支出核算、報表編制需花費更多時間、精力。長期以來G研究院使用用友U8賬務系統進行收支核算，財務報銷采用線下審批、手工入賬方式，由于業務量大，財務人員在資金使用進度把控及數據處理時效性方面十分被動，這種狀況無法做到對科研項目進行精細化管理，也不利于項目的順利推進和資金的有效監管。

（二）G研究院推進財務一體化信息管理系統建設的意義

自2018年下半年開始，G研究院經過多地調研后決定開發一款適合本單位管理的財務一體化信息管理系統（即XT管理系統）來提升單位整體工作效率。經過兩年多時間的模塊搭建、數據遷移、功能測試和試用優化，2021年起XT管理系統已在單位正式運行。該系統集科研、人事、財務、辦公、資產管理多模塊于一體，在很大程度上扭轉了各部門傳統單一的管理模式，在創新工作方法、提高服務質量等方面具有一定的推廣意義。

首先，財務一體化信息管理系統的建設有助于實現科學管理。構建財務一體化信息管理系統后，G研究院各部門間能在同一平臺辦理業務，實現各部門業務流程再造，審批流程得到進一步精簡，辦事效率獲得較大提高。比如G研究院下屬各研究所采購或管轄的固定資產，可在系統資產管理模塊中完成資產采購、登記、報廢、處置、轉移申請、出入庫等全鏈條審批手續。財務報賬模塊則能與各項目實現預算數據銜接，經辦人員所錄入的每一筆支出數據，系統都會進行項目經濟科目的收支余額統計，若存在預算不足的情況，系統則會發出預警，有效從源頭實現對項目成本的事前控制，各項目負責人也能夠對項目的支出情況與完成進度做到心中有數。

其次，財務一體化信息管理系統的構建能切實推進“放管服”落地。財務一體化信息管理系統的構建，能夠打破財務手工業務繁重、數據處理滯后的弊端，將眾多分散的業務集中起來整合成一個信息循環體系，有效實現財務信息的高效集成、資金風險的有效管控以及項目的精細化管理。此外，從創新服務角度出發，這種信息化管理模式能夠為科研人員在報銷、簽字等環節節約大量時間與精力，科研人員還可以通過科研項目管理模塊清晰了解到各自項目的收支結余概況及資金完成進度等，對后期工作的開展能夠進行充足的計劃和準備。因此，該系統從“放管服”角度有效實現了“放寬管理權限、簡化流程管理、提供優質服務”。

最后，財務一體化信息管理系統的構建有利于促進業財融合。G研究院XT管理系統開發之前，單位的業財融合度較低，很多業務在辦理過程中會出現信息銜接不夠、審批進度較慢的情況。如大部分新入職的科研人員對單位的財務管理制度、報賬流程等不夠熟悉，在報賬環節時常會被指出存在錯誤，退單率很高，而財務人員對項目開展的環境與硬性要求缺乏專業性了解，從而對一些特殊業務難以進行判斷與把控。財務一體化信息管理系統的建設在一定程度上做到了制度與業務的相互嵌合，通過制度約束和過程管理打破信息壁壘，有力推動科研管理工作的順利開展。

二、G研究院財務一體化信息管理系統建設存在的問題

（一）系統建設缺乏整體規劃

從近3年G研究院XT管理系統的運行狀況看，該財務一體化管理系統有效提升了G研究院的工作效率，但由于系統建設缺乏整體規劃，在實際使用過程中，仍存在模塊銜接不成熟、功能輻射面窄的情況，不能充分發揮財務一體化信息管理系統的應用效能。如模塊的初始流程設置不合理，導致一些交叉業務、特殊業務不能通過一個審批程序完成。又如XT系統財務模塊與用友U8暫未實現數據對接共享，涉及部門間內轉和沖紅賬務XT系統無法進行數據錄入核算，導致兩個系統存在數據統計差異，財務人員年末雙系統對賬仍需要花費一定的時間和精力，并不能實現真正意義上的“松綁”。

（二）信息化意識不足，系統使用積極性不高

由于G研究院主要承擔科技研究工作，絕大部分工作人員的身份為科研人員，他們長期專注于課題研究和外業調查，對單位的報賬制度及財務專業知識缺乏全面了解，在XT管理系統正式運行前已習慣傳統手工填單報賬模式，面對新的一體化信息管理系統并沒有較高的使用熱情。絕大部分科研人員認為，采用線下手工報賬方式，若發現科目或項目錯誤，只需對單據進行手動重填簽字即可，而在財務一體化信息管理系統上線后，需要應付更多的手續，如面臨系統撤單、身份切換、再次審批等問題，導致重報的時間會拉長，因此存在信息化意識不足、線上報銷畏難心理。

（三）專業的信息化管理人才不足

財務一體化信息管理系統順暢運行需要有專業的信息化管理人才的支持，這類人才不僅要掌握足夠的財務知識，還應具備較強的信息化系統及信息化技術應用能力。G研究院XT管理系統自上線以來，專業的信息化管理人才配備不足，只有信息管理中心與財務部門指定的兩三個工作人員對接系統運行后續事宜，他們不僅要對新用戶進行模塊功能介紹、線上操作指導，還要針對各種系統問題與軟件開發商進行溝通、解決，有限的人力并不能提高XT管理系統的完善度和問題解決時效性。

（四）缺乏培訓和溝通機制

財務一體化信息管理系統作為單位運行的心臟，是一個龐大且復雜的應用體系，但軟件終究替代不了人腦，在使用過程中總會遇到一些特殊情況或難題，這就需要使用各方積極溝通、配合，才能對其進行完善、發揮出其最大效力。G研究院XT系統運行后，缺乏一個長期有效的溝通和培訓機制，時常會有科研人員在財務反饋系統操作方面存在問題，而且這些問題需要再次反饋給軟件開發商后才有答復和解決方案，很多系統使用者在填制基礎信息時對于格式、要求存在不一樣的理解和操作，在缺乏統一標準和操作規范的情況下難以形成管理約束，嚴重影響了系統的順暢運行。

（五）存在一定的系統安全隱患

自財務一體化信息管理系統運行后，G研究院有效實現了部門間業務的快捷辦理，但卻忽略了網絡安全和信息安全問題。盡管單位內部工作人員都有自己獨立的賬號密碼，但是還是存在一些科技人員私自授權高校實習生、聯培生登陸本人賬號進行單據填制、流程審批等情況，若存在不規范操作，極易引發基礎信息誤刪、數據被篡改等風險。

三、G研究院財務一體化信息管理系統的優化策略

（一）深化系統功能開發與應用

財務一體化信息管理系統開發建設的成功與否，關鍵在于做好摸底和后期優化工作，摸底主要是指掌握單位各部門對系統的使用需求，以明確系統建設方向，掌握軟件開發公司的實際情況，以選出能力強、報價合理、經驗豐富的單位與之合作。后期優化則指在系統框架已定型、模塊功能已實現的狀態下，針對管理和使用需求對系統功能進行再次深挖與優化，從技術層面實現真正意義上的一體化管理。比如G研究院XT管理系統財務管理模塊中可采用系統兼容技術嵌入銀企直聯、影像掃描、賬務數據平移等功能進行財務數據關聯，最大程度實現財務全鏈條閉環管理，提高部門工作效率。

（二）加大內部宣傳，提高信息化應用意識

為有效改善G研究院員工信息化意識不足的局面，G研究院應做好以下工作以提升大家對財務一體化信息管理系統的適應性和使用的積極性。首先，管理部門要加大XT管理系統的宣傳，通過發布系統操作手冊、系統操作視頻或集中培訓等方式，向科研人員傳達信息化管理的便捷性和高效性，讓其對系統能夠慢慢熟悉與接納，消除系統應用抗拒心理。其次，要構建良好的信息化運行環境，如以配備科研財務助理為契機，加強對各部門科研財務助理的系統操作培訓，在其充分掌握操作流程后，帶動和幫助所管轄部門的信息化指導工作，以點帶面推進單位信息化建設。最后，G研究院應針對信息化運行過程中出現的問題，及時與軟件開發方做好服務對接，定期就系統問題進行答疑或者優化改進，以提升信息管理系統的應用效果。

（三）組建專業的財務信息化管理人才隊伍

人才是單位創新發展的重要資源，加強人才隊伍建設是推進單位各項工作行穩致遠的重要舉措。為有效保障財務一體化信息管理系統的建設和應用，G研究院應建立人才儲備和人才賦能機制，如加強人才隊伍建設，引進既掌握信息化技術又懂財務專業知識的復合型人才，為其提供良好的薪資待遇和培養機制，確保單位科研信息化管理工作順利開展。其次，每年給予信息化人才隊伍在信息化建設和財務管理方面的知識更新機會，同時加強與同類單位信息化管理工作的交流和調研，緊跟時代知識及技術的發展，以使單位財務信息化管理建設工作實現不斷超越。

（四）加強全員信息化應用能力培訓

信息化辦公是時代的產物也是改革的趨勢，在加強單位信息化系統建設的同時應同步進行信息化應用能力的培訓，二者相互作用相互協調，才能真正發揮出信息管理系統的應用價值。G研究院XT信息管理系統運行過程中所出現的眾多問題都可以歸結到操作人員對系統運用不熟練、系統應用能力差這方面，因此加強全員信息培訓、提升全員信息化應用能力是當前需要解決的問題。需要強調的是，XT管理系統作為一個綜合型財務管理系統，對財務人員的系統應用操作能力提出了更高的要求，因為作為系統主要維護管理方，財務人員會時常遇到一些特殊情況和復雜問題，只有經過系統培訓，積累一定經驗才能更好地推進工作。

（五）提高信息安全意識，維護系統安全

為確保財務一體化信息管理系統的有效運行，必須把系統安全建設擺在突出位置。G研究院作為純財政撥款事業單位，應明確自身屬性及單位職責，從資金、技術、數據安全等角度出發，加大對信息、網絡安全的重視程度。首先，G研究院應科學制定信息安全方面的相關制度，強化對系統安全的管理，除了定期對各部門安全員進行培訓、傳授信息安全知識外，還應從技術角度做好財務、科研數據的自動備份工作。其次，要建設和維護好網絡安全環境，明確數據安全管理要求，加強計算機防火墻防護措施，重點管控涉密數據，避免數據被非法獲取。最后，要強化員工信息安全意識，不能隨意授權本單位以外人員登陸和操作系統，登錄系統時應進行密碼、身份驗證，在安全認證的情況下才能訪問系統。

結語：

綜上所述，為更好推動單位財務一體化管理工作的開展，G研究院應充分借助信息化技術加強科研財務信息化建設，以創新管理模式為支點，構建科學完善的財務一體化信息管理體系，突出財務對業務的指導，強化業務與財務的融合，為科技創新、單位發展奠定良好基礎。