智慧校園背景下高校檔案數字化建設研究

摘要：隨著互聯網技術的不斷發展，智慧校園已經成為高校建設的重要方向。在智慧校園的大背景下，高校檔案數字化建設成為一個重要課題。高校檔案作為學校的重要信息資源，其數字化建設具有保障檔案安全、提高學校檔案管理及利用效率，以及服務高等教育教學的重要意義。本文從智慧校園出發，對高校檔案數字化建設的現狀進行分析，提出建設性發展策略。

關鍵詞：智慧校園；高校檔案；數字化建設；信息技術；發展策略

一、引言

隨著互聯網技術的快速發展，智慧校園已經成為高校建設的重要方向之一。智慧校園以信息化、智能化和數字化為核心，以提高教學、科研、管理和服務效率為目標，致力于構建一個智能化、便捷化和安全化的校園環境。在智慧校園建設過程中，高校檔案作為學校的重要信息資源，其數字化建設對于提高檔案管理效率、保障檔案安全以及服務高等教育教學具有重要意義。智慧校園不僅是一種硬件設施的建設，更是一種信息化管理和服務的理念和模式。在智慧校園的背景下，高校檔案數字化建設成為一個重要課題。數字化檔案管理系統的構建和應用，對于提高高校檔案管理效率、優化服務質量及保障信息安全具有重要意義。本文將從高校檔案數字化建設的現狀出發，分析數字化檔案管理系統的構建和應用，探討數字化檔案管理對高校管理和服務的作用，最后提出智慧校園背景下高校檔案數字化建設的發展策略。

二、智慧校園與高校檔案數字化建設的涵義

智慧校園簡而言之就是智慧化的校園，是指按智慧化標準進行校園建設，《智慧校園總體框架》中對智慧校園的標準定義是：物理空間和信息空間的有機銜接，使任何人、任何時間、任何地點都能便捷地獲取資源和服務。

智慧校園通常由以傳感器網絡及智能硬件為核心的校園基礎設施和部署在數據中心內云端服務器上的智慧化軟件系統構成，常見功能可分為智慧教學環境、智慧教學資源、智慧校園管理和智慧校園服務四大板塊。

數字檔案館是大數據時代檔案館的發展方向。高校檔案館緊緊圍繞學校高等教育發展需要和師生校友的利用需求，將檔案數字化建設作為學校檔案工作的一項迫切任務和重要內容。一方面大力推進檔案管理新系統平臺建設，另一方面積極有序推進檔案數字化建設。

高校檔案數字化是一個龐大的系統工程。檔案館需要經過各相關高校實地多方調研走訪，與數字化技術成熟、經驗豐富的公司簽訂技術服務合同。在數字化前期，通過實地入庫考察和溝通交流，規劃制定一個科學的數字化流程。首先，在建立檔案管理新系統基礎上，按照檔案的利用率高低和查閱難易程度，采取分期、分批的方式進行檔案數字化加工。其次，對加工完成的成品數據進行整理，與對應的目錄數據在新系統進行批量掛接，最終達到精準定位和快速檢索的效果。檔案數字化是一個長期的過程，任重而道遠。需要在遵循整體規劃的基礎上循序漸進，逐年完成存量檔案和增量檔案的數字化。

高校館藏檔案是學校重要的知識和信息資源。館藏檔案數字化是現今高校檔案信息化管理工作的一項重要內容，也是高校檔案管理發展的必然趨勢和方向。

在建設智慧校園的背景下，要有效解決檔案服務數字化發展面臨的平臺安全、技術支持、人才支撐問題，在具體實踐過程中要積極搭建檔案服務數字化平臺，將檔案服務與智慧校園深度融合。擴大智慧校園影響力，為師生提供優質、高效的檔案信息服務。以檔案服務數字化發展助力校園升級，彰顯智慧校園的便利、安全、高效等顯著特征。

三、高校檔案數字化建設的現狀

（一）高校檔案管理現狀

高校作為重要的知識傳承、培養人才和創新研究的機構，在發展過程中產生大量的文字、聲像、實物等檔案資料。傳統的檔案管理方式存在著諸如信息檢索不便、檔案保管空間大及安全隱患等問題。另外，檔案管理制度不完善，檔案管理設施需要改造，檔案數字化程度較低，檔案管理人員素質也需要提升。因此，為了適應智慧校園建設，高校檔案數字化建設勢在必行。

（二）高校檔案數字化建設的現狀

目前，一些高校已經開始進行檔案數字化建設，通過掃描、數字化處理等技術手段，將紙質檔案轉化為電子檔案。但是，由于各高校的數字化建設水平不一，存在著檔案格式不統一，檢索系統不完善、信息安全隱患等問題（見圖1）。

首先，技術設施滯后。部分高校檔案數字化建設的技術設施相對滯后，缺乏先進的檔案管理系統和設備，導致檔案數字化的進程緩慢。

其次，缺乏統一標準。高校檔案數字化建設缺乏統一的標準和規范，導致不同高校之間的數字化水平存在著較大差異，不利于信息共享和協作。

再次，安全保障不足。部分高校檔案數字化建設存在著安全保障不足的問題，缺乏完善的數據備份、權限管理和數據加密機制，容易受到信息泄露和攻擊。

最后，人員素質不高。部分高校檔案管理員的信息化素質相對較低，缺乏對信息技術的應用和管理能力，影響了數字化檔案管理的效率和質量。

四、數字化檔案管理系統的構建和應用

（一）構建數字化檔案管理系統

數字化檔案管理系統是高校檔案數字化建設的核心。該系統應當包括檔案掃描、數字化處理、信息存儲、檢索系統和安全保障等功能模塊。通過建立統一的數字化檔案管理系統，可以實現高校檔案信息的集中管理和統一檢索。

（二）數字化檔案管理系統的應用

數字化檔案管理系統的應用可以極大地提高高校檔案管理的效率和質量。教職工和學生可以通過系統快速查閱和下載所需檔案資料，檔案管理人員可以通過系統實時監控和管理檔案信息。此外，數字化檔案管理系統還可以提供數據分析和報告生成功能，為高校管理決策提供參考依據。

五、數字化檔案管理對高校管理和服務的作用

（一）更好地保護了檔案原件

通過檔案數字化，將傳統的檔案對象轉化為數字檔案信息，開拓了檔案數字化管理新形式，極大地減少了檔案原件的使用頻率，檔案原件得到了更大程度地保護。

（二）提高管理效率

紙質檔案需要大量的時間和人力進行檢索和整理，存在著管理效率低、工作量大、易出錯等問題。而檔案數字化建設可以通過信息技術手段實現檔案的電子化和網絡化管理，大大節省了時間和人力成本。數字化的檔案可以通過系統快速檢索和管理，減輕了檔案管理員的工作負擔，實現了高效檢索、儲存和閱讀電子檔案。極大地提高了檔案部門的服務效率、服務能力和檔案信息化管理水平。

（三）檔案館服務質量得到了優化

數字化檔案管理系統的應用可以提升高校檔案服務的質量。教職工和學生可以通過系統自助查詢和下載檔案資料，不再需要到檔案館進行人工查詢，極大節省人力，大大提高了服務的便利性和效率。

（四）進一步保障了檔案信息安全，更便于信息共享

數字化檔案管理系統可以有效保障高校檔案信息的安全性。系統可以對檔案信息進行加密和備份，避免了紙質檔案因災害和人為破壞而造成的信息丟失和泄露。數字化的檔案可以通過網絡進行共享，便于各部門之間的信息共享和協作，提高了工作效率和協同能力。

（五）便利檔案檢索和利用

數字化的檔案可以通過電子檢索工具進行快速檢索和利用，大大提高了檔案的利用價值和效率。

六、智慧校園背景下高校檔案數字化建設的發展策略

（一）加強技術設施建設及數字化技術應用

高校逐步加強數字化技術的應用，不斷提升數字化檔案管理系統的功能和性能。通過引入人工智能及大數據等技術手段，實現對檔案信息的智能化分析和管理。加強檔案數字化建設的技術設施建設，引進先進的檔案管理系統和設備，提升數字化檔案管理的水平（見圖2）。

（二）健全管理制度

高校應當建立健全數字化檔案管理制度，規范檔案管理流程和操作規范。同時，加強對檔案管理人員的培訓和管理，提升其數字化檔案管理水平和意識。

（三）加強信息安全保障

高校應當加強對數字化檔案信息安全的保障，建立完善的信息安全管理制度和技術防護措施。同時，加強對檔案信息的備份和恢復能力，確保檔案信息的完整性和可用性。

（四）建立統一標準

高校應建立統一的檔案數字化標準和規范，推動高校檔案數字化建設朝著規范化、標準化的方向發展，便于信息共享和協作。

（五）推動開放共享

高校應當推動數字化檔案信息的開放共享。通過建立數字化檔案信息共享平臺，實現高校之間檔案信息的互聯互通，促進資源共享和合作交流。

（六）加強安全保障

高校應加強檔案數字化建設的安全保障，建立完善的數據備份、權限管理和數據加密機制，保障檔案信息的安全性。

（七）提升人員素質

高校應加強檔案管理員的信息化培訓和教育，提升其信息化素質和管理能力，提高數字化檔案管理的效率和質量。

七、結束語

隨著智慧校園建設的不斷深入，高校檔案數字化建設也將不斷深入推進。數字化檔案管理與應用，對于提高高校檔案管理效率、優化服務質量及保障信息安全具有重要意義。通過加強數字化技術應用、健全管理制度、加強信息安全保障和推動開放共享等策略，可以促進高校檔案數字化建設的健康發展，為高校管理和服務提供更加有力的支持。目前高校檔案數字建設化存在著技術設施滯后、缺乏統一標準、安全保障不足以及人員素質不高等問題。為此，高校應加強技術設施建設、建立統一標準、加強安全保障、提升人員素質，以推動高校檔案數字化建設朝著規范化、標準化方向發展，本文以期為高校檔案數字建設提供一定的參考和借鑒。

作者單位：崔立影 吉林農業大學檔案館

崔樹成 航天信息股份有限公司北京航天金卡分公司

周宇新 吉林農業大學檔案館

參考文獻

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