事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)與對(duì)策

摘 要：隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，數(shù)字化、信息化建設(shè)已經(jīng)成為各領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案管理工作也在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但事業(yè)單位檔案管理工作中依然存在檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型認(rèn)知不足、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善以及數(shù)字化管理人才匱乏等問(wèn)題。因此，事業(yè)單位要想達(dá)到數(shù)字化科學(xué)建設(shè)要求，進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，必須加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的重視程度，并且不斷地完善數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)以及加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。文章分析了事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中所面臨的挑戰(zhàn)，并提出一些解決對(duì)策，以期能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作向數(shù)字化方向快速轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；事業(yè)單位；檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，同時(shí)也給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，信息技術(shù)也在事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用，并對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出新的要求。在此背景下，事業(yè)單位必須加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，促進(jìn)檔案管理工作向數(shù)字化方向發(fā)展。只有這樣，才能促進(jìn)檔案管理工作更加高效、科學(xué)、便捷和安全。在當(dāng)前信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的背景下，事業(yè)單位要想提高檔案管理工作水平，就必須加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型指的是創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式和工作方式，通過(guò)利用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等新興技術(shù)，提高傳統(tǒng)行業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，最終達(dá)到增加社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益、提高社會(huì)發(fā)展水平以及實(shí)現(xiàn)各行各業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目的。數(shù)字化轉(zhuǎn)型并不是某一個(gè)特定行業(yè)所特有的，它是在各行各業(yè)都廣泛應(yīng)用信息技術(shù)之后才產(chǎn)生的。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，如交通、城建、大學(xué)、銀行、教育、醫(yī)療和公共服務(wù)等領(lǐng)域廣泛應(yīng)用了信息技術(shù)。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及各行各業(yè)不斷進(jìn)步的必然產(chǎn)物，不僅能提高工作效率和質(zhì)量，還能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。

二、事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化管理工作的意義

1.簡(jiǎn)化檔案工作流程

在事業(yè)單位，涉及大量的檔案材料需要妥善管理和保存。傳統(tǒng)的人工管理方式往往效率較低，易出現(xiàn)文件遺失或信息混亂等問(wèn)題。因此，開展檔案數(shù)字化管理工作對(duì)于簡(jiǎn)化事業(yè)單位的工作流程至關(guān)重要。首先，檔案管理數(shù)字化能夠使得文件檢索更加便捷、高效。傳統(tǒng)的手工管理方式需要大量的人力、物力進(jìn)行文件的整理、存儲(chǔ)和檢索，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)則可以通過(guò)關(guān)鍵詞檢索、分類存儲(chǔ)等功能，迅速找到所需文件，節(jié)省大量的工作時(shí)間；其次，數(shù)字化檔案管理可以降低檔案管理的成本。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要購(gòu)買大量的文件柜、存儲(chǔ)設(shè)備以及耗費(fèi)人力進(jìn)行維護(hù)。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)則可以將文件數(shù)字化存儲(chǔ)在服務(wù)器上，節(jié)省大量的空間成本，同時(shí)也減少紙張、墨盒等耗材的使用，降低管理成本；最后，數(shù)字化檔案管理還可以提高工作的靈活性和效率。在傳統(tǒng)的手工管理方式下，檔案只能在固定的地點(diǎn)和時(shí)間被訪問(wèn)，而數(shù)字化檔案管理則可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地、跨部門共享的功能，工作人員可以更加靈活地處理檔案工作，提高檔案管理工作的效率。

2.拓寬檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往局限于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和管理，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)則為管理方式的拓寬提供了廣闊的空間。首先，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)使得管理方式更加靈活、多樣。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式受限于物理空間和時(shí)間，紙質(zhì)檔案只能在特定地點(diǎn)和時(shí)間內(nèi)被訪問(wèn)和管理。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)和共享，工作人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地訪問(wèn)和管理檔案，極大地提高檔案管理的靈活性和便利性；其次，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)增強(qiáng)了管理信息化的程度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備強(qiáng)大的信息處理和管理功能，可以對(duì)檔案信息展開數(shù)字化處理、智能化分析和統(tǒng)計(jì)，為檔案管理決策提供更加全面和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。例如，系統(tǒng)可以通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析歷史檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)工作中的潛在問(wèn)題和趨勢(shì)，為檔案管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)，進(jìn)一步提升檔案管理的精確性和效率。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)

1.檔案管理人員對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型認(rèn)知不足

事業(yè)單位檔案管理工作的重要性不言而喻，是檔案管理人員應(yīng)該重視的問(wèn)題。但是目前很多事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認(rèn)知不足，不知道該如何進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的效率低，并且增加了事業(yè)單位檔案管理工作的成本。有些事業(yè)單位檔案管理人員認(rèn)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型與自己并沒(méi)有關(guān)系，所以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)時(shí)，不主動(dòng)學(xué)習(xí)和研究紙質(zhì)檔案如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，甚至一些檔案管理人員認(rèn)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型是可有可無(wú)的事情，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地文件歸檔及整理。還有些檔案管理人員認(rèn)為在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)，會(huì)有很多工作人員和機(jī)器實(shí)施操作，而自己只需要整理相關(guān)資料就可以，檔案工作人員的積極性不高，從而嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

2.信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

我國(guó)事業(yè)單位在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，從而導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作開展存在諸多困難。例如，檔案管理人員需要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案的收集與整理，在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案整理時(shí)，就需要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)支持。由于缺乏完善的數(shù)字化系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作開展存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，比如一些事業(yè)單位沒(méi)有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)、檔案管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制等，在開展檔案數(shù)字化工作時(shí)沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行約束與規(guī)范，阻礙了事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開展。

3.檔案數(shù)字化管理人才匱乏

近年來(lái)，我國(guó)檔案數(shù)字化管理人才匱乏，事業(yè)單位檔案管理人員大多是具備紙質(zhì)檔案管理豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，但是由于職業(yè)晉升空間較小，這些檔案管理人員普遍缺乏職業(yè)歸屬感。事業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)力度較小，無(wú)法為紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供充足的人才保障。另外，事業(yè)單位未能主動(dòng)培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字化技能，造成檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足。此外，由于事業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)字化管理人員缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，檔案管理人員缺乏工作的積極性和主動(dòng)性。因此，要想解決這一問(wèn)題就必須加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，建立科學(xué)、合理的激勵(lì)機(jī)制，從而使事業(yè)單位檔案管理工作能夠順利地向數(shù)字化方向發(fā)展。

四、事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的對(duì)策

1.健全檔案管理機(jī)制，提高數(shù)字化水平

要提高事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平，事業(yè)單位需要健全檔案管理機(jī)制。首先，事業(yè)單位需要建立完善的檔案管理制度和規(guī)章制度。這些制度應(yīng)當(dāng)包括檔案管理的基本原則、組織架構(gòu)、職責(zé)分工、工作流程、權(quán)限管理和安全保障等內(nèi)容，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和義務(wù)，規(guī)范檔案管理工作的開展。例如，制定檔案管理手冊(cè)、規(guī)范檔案管理流程，明確各部門的檔案管理職責(zé)和操作規(guī)范，提高檔案管理工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性。其次，事業(yè)單位需要建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)功能。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案管理的核心工具，應(yīng)當(dāng)具備便捷的存儲(chǔ)、檢索、分享和安全等功能，以滿足不同部門和人員的需求。例如，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持多種文件格式的存儲(chǔ)和檢索、權(quán)限控制、版本管理和數(shù)據(jù)備份等功能，保障檔案信息的安全性和完整性，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.建立有效的數(shù)據(jù)備份策略和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃

要確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，能持續(xù)提供服務(wù)并保障數(shù)據(jù)的完整性和可用性，建立一套高效的數(shù)據(jù)備份策略和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃至關(guān)重要。這不僅涉及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性問(wèn)題，還關(guān)乎業(yè)務(wù)連續(xù)性和數(shù)據(jù)恢復(fù)能力的提升。首先，在制定數(shù)據(jù)備份策略時(shí)，單位必須全面考慮各種不同類型的數(shù)據(jù)以及這些數(shù)據(jù)所承載的價(jià)值。這種策略應(yīng)包括對(duì)關(guān)鍵性數(shù)據(jù)和非關(guān)鍵性數(shù)據(jù)展開分類管理，明確哪些數(shù)據(jù)是最有價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先備份。無(wú)論是文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)還是電子郵件，都應(yīng)該被列入備份計(jì)劃中。對(duì)于那些極為重要且經(jīng)常更新的數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)報(bào)告或者客戶信息，定期進(jìn)行全量備份是必不可少的。而對(duì)于一些不太頻繁更新但又十分重要的數(shù)據(jù)，可以選擇增量備份的方式來(lái)節(jié)省資源。此外，備份策略還應(yīng)具備靈活性和可擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)不斷變化的數(shù)據(jù)需求和技術(shù)環(huán)境。除在本地服務(wù)器上執(zhí)行定期備份外，還可以利用云存儲(chǔ)服務(wù)進(jìn)行離線備份，這樣即便本地服務(wù)器出現(xiàn)故障或者遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，仍能通過(guò)云端存儲(chǔ)迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。為進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)的安全，備份數(shù)據(jù)應(yīng)采用版本控制技術(shù)，這樣即便數(shù)據(jù)遭遇意外丟失，也能通過(guò)回溯歷史版本來(lái)重建丟失的文件。同樣不可忽視的是，雖然定期的備份對(duì)于保障數(shù)據(jù)安全非常重要，但恢復(fù)測(cè)試則更為關(guān)鍵。它能幫助檢測(cè)出可能存在的潛在問(wèn)題。例如，誤操作導(dǎo)致的備份失敗或系統(tǒng)漏洞等，從而在需要真正恢復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)確保流程的暢通無(wú)阻。

3.涉密檔案數(shù)字化

在對(duì)涉密檔案實(shí)施數(shù)字化處理時(shí)，可以有效地提高保密工作的效率、保密程度，方便管理與分析涉密信息。

（1）電子保密信息接收系統(tǒng)。為接收、處理機(jī)密信息，應(yīng)建立電子保密信息接收系統(tǒng)。利用本系統(tǒng)，檔案管理人員可以在網(wǎng)上提交機(jī)密資料，并能自動(dòng)對(duì)所遞交的資料進(jìn)行核對(duì)，保證資料的完整與準(zhǔn)確。

（2）保密管理。在電子信訪制度下，檔案管理員必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的保密管理。包括加密傳輸、權(quán)限管理和訪問(wèn)控制等，確保保密信訪的機(jī)密性和安全性。

（3）保密信息分析和報(bào)告。利用該系統(tǒng)，可以方便地獲得機(jī)密文件，并對(duì)其進(jìn)行分析。該系統(tǒng)能對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行歸類、匯總和分析，且能根據(jù)需要作出相應(yīng)的決策。

（4）管理及儲(chǔ)存涉密資料文件。利用數(shù)字技術(shù)，構(gòu)建涉密文件管理模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)密文件、資料的存儲(chǔ)與管理。將紙質(zhì)資料以數(shù)字化的方式轉(zhuǎn)換成電子版，并對(duì)其進(jìn)行分類、索引和歸檔，使所需的資料能夠迅速地被檢索和查詢，降低紙質(zhì)文件的儲(chǔ)存與管理費(fèi)用。

4.督察督辦檔案數(shù)字化

督察督辦檔案的數(shù)字化能有效地提升監(jiān)察工作的效率、透明度和準(zhǔn)確性，便于信息的整理、分析與追蹤。

（1）檢查員負(fù)責(zé)日常工作。為完成督察工作的登記和跟蹤，開發(fā)一套數(shù)字化督察任務(wù)管理系統(tǒng)。利用本系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)督察工作文本材料的電子化輸入，并按類別、輕重緩急進(jìn)行分類。

（2）對(duì)問(wèn)題的處理。具體內(nèi)容包括來(lái)信舉報(bào)、網(wǎng)上投訴舉報(bào)和媒體報(bào)道等，將其輸入電子督察系統(tǒng)。

（3）督察信息整理。將所搜集到的問(wèn)題線索及督察交辦的資料進(jìn)行歸類整理；利用電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)ｉT的督察工具，對(duì)資料進(jìn)行歸類、標(biāo)注和存檔，便于快捷地查詢有關(guān)資料，為以后的信息分析與處理奠定堅(jiān)實(shí)的資料基礎(chǔ)。

（4）信息共享和協(xié)作。利用電子督察檔案系統(tǒng)，可以使督察檔案資料在各部門間實(shí)現(xiàn)共享與合作。巡查員可以通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行溝通、討論，并相互交流心得。

5.引入數(shù)字化人才，健全檔案管理隊(duì)伍

為提高事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平，引入數(shù)字化人才健全檔案管理隊(duì)伍至關(guān)重要。首先，事業(yè)單位可以通過(guò)檔案數(shù)字化專業(yè)人才引進(jìn)方式，引進(jìn)具備檔案數(shù)字化專業(yè)知識(shí)和技能的人才。這類人才應(yīng)當(dāng)具備良好的信息技術(shù)背景，熟悉數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作和應(yīng)用，了解數(shù)字化檔案管理的相關(guān)政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。他們能夠擔(dān)任數(shù)字化檔案管理的技術(shù)支持、系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)分析等職責(zé)，為事業(yè)單位提供專業(yè)的技術(shù)支持和服務(wù)保障，提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的使用效率和管理水平；其次，事業(yè)單位可以通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、外部合作等方式，提高現(xiàn)有檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理能力。針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，可以開展針對(duì)性地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其了解數(shù)字化檔案管理的基本概念、技術(shù)和方法，掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作技巧，提高其數(shù)字化檔案管理能力和水平。此外，還可以與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或高校合作，開展數(shù)字化檔案管理相關(guān)課程或研修班，提供更加系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的數(shù)字化能力；最后，事業(yè)單位應(yīng)該建立健全人才激勵(lì)機(jī)制和培養(yǎng)體系，為數(shù)字化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)提供持續(xù)的動(dòng)力和支持。可以通過(guò)提供良好的薪酬待遇、晉升機(jī)會(huì)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)和技術(shù)交流等方式，吸引和留住檔案數(shù)字化人才，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。同時(shí)，還應(yīng)該建立健全其職業(yè)發(fā)展通道和制訂人才培養(yǎng)計(jì)劃，為檔案數(shù)字化人才提供廣闊的發(fā)展空間和成長(zhǎng)平臺(tái)，使其在事業(yè)單位得到充分發(fā)展和提升。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，各行各業(yè)都在開展數(shù)字化建設(shè)。檔案作為信息時(shí)代的重要載體，也需要實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型。事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以有效提高檔案管理工作的效率，有利于提升事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在著諸多問(wèn)題，要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型就必須解決這些問(wèn)題。文章在分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型所面臨的挑戰(zhàn)后，提出幾點(diǎn)優(yōu)化事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略，希望能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開展，助力我國(guó)檔案管理工作向更好的方向發(fā)展。

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作者單位：濟(jì)南市渣土處置中心