摘 要:在信息化時(shí)代背景下,數(shù)字化技術(shù)、人工智能和大數(shù)據(jù)等技術(shù)在教育、醫(yī)療等領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式,通過(guò)利用信息技術(shù)手段電子化處理、存儲(chǔ)、檢索與共享檔案,從而提高檔案管理的效率及質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足快速、高效和安全的管理需求,信息化建設(shè)則能夠提供更加便捷、可靠的檔案管理手段,為檔案管理的安全性、規(guī)范性和科學(xué)性帶來(lái)保障。文章從事業(yè)單位檔案管理的重要性出發(fā),結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì),以事業(yè)單位檔案管理實(shí)際需求為要素,針對(duì)性地提出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略,更好地提高檔案管理信息化建設(shè)水平,促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化以及可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)策略
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
信息時(shí)代的來(lái)臨,以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為核心,利用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)及文化展開(kāi)全面深入的變革與創(chuàng)新,隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、信息資源的快速增長(zhǎng)、信息傳播的高效便捷以及信息交流的全球化發(fā)展,計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)通信等技術(shù)得到了普及發(fā)展。在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下,各行各業(yè)都在積極探索信息化建設(shè)的途徑和方法,事業(yè)單位的檔案管理工作也在不斷加強(qiáng)信息化建設(shè),充分發(fā)揮云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),提高檔案管理效率、保護(hù)檔案安全、提升服務(wù)質(zhì)量。目前,許多事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始嘗試將檔案管理工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,采用電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展日常檔案管理、查詢。然而,由于事業(yè)單位的規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及信息化水平存在差異,導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)仍面臨著一系列的問(wèn)題。因此,需要進(jìn)一步深入研究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性及策略,推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展,提高工作效率與服務(wù)質(zhì)量。
一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存,確保檔案信息的完整性與可靠性,為事業(yè)單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。當(dāng)前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受到人為、環(huán)境等因素的影響,容易發(fā)生丟失、遺漏等問(wèn)題,影響檔案的安全性,而信息化的檔案管理借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的保存,避免檔案丟失,促進(jìn)檔案信息的永久保存,有效地提高檔案信息的安全性、穩(wěn)定性。信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ),將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件,通過(guò)數(shù)字化技術(shù)分類、索引、檢索和備份檔案,利用云存儲(chǔ)技術(shù),將檔案數(shù)據(jù)備份到多個(gè)地點(diǎn),防止數(shù)據(jù)丟失與損壞,實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存。此外,信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案信息的長(zhǎng)期保存,檔案數(shù)據(jù)能夠多次復(fù)制與備份,不受時(shí)間和空間的限制,提升了檔案管理的安全性。
2.有助于提高檔案管理的效率及質(zhì)量
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量,促進(jìn)檔案共享與協(xié)同,推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。首先,有助于提高檔案管理效率,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在查找、整理和歸檔等過(guò)程耗時(shí)費(fèi)力的問(wèn)題,容易出現(xiàn)文件遺失或錯(cuò)放的情況。而通過(guò)信息化建設(shè),能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的全生命周期管理,包括檔案的創(chuàng)建、錄入、存儲(chǔ)、檢索、傳遞和銷毀等環(huán)節(jié),大幅提高了檔案管理的效率;其次,有助于提升檔案管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理容易受濕度、溫度或蟲(chóng)蝕等因素的影響,容易導(dǎo)致檔案的損壞,而電子化的檔案管理方式有助于保證檔案的完整性,借助信息化建設(shè)提供更加全面、準(zhǔn)確的檔案統(tǒng)計(jì)與分析功能,有助于提升檔案管理的科學(xué)性。
3.有助于推動(dòng)檔案管理可持續(xù)發(fā)展
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有助于保障檔案的安全性,促進(jìn)檔案資源共享,支持決策與管理,推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。首先,有助于增強(qiáng)檔案管理的安全性,電子檔案通過(guò)權(quán)限控制、加密技術(shù)等手段來(lái)保護(hù)檔案的安全性,避免非法獲取或篡改檔案信息,建立完善的檔案管理體系與安全機(jī)制,確保檔案的保密性和可控性;其次,信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和云存儲(chǔ),方便不同部門(mén)之間的檔案共享,提高工作的協(xié)同效率,方便了查詢、使用檔案信息,促進(jìn)了社會(huì)資源的共享利用。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略
1.加強(qiáng)信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)
在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中,相關(guān)設(shè)備設(shè)施是確保信息化建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。因此,需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè),通過(guò)更新和升級(jí)硬件設(shè)備、增加存儲(chǔ)容量、提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、引入專業(yè)的軟件系統(tǒng)以及加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施維護(hù)和管理等措施,為檔案管理信息化提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和支持。首先,及時(shí)更新升級(jí)硬件設(shè)備。事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)信息化建設(shè)的資金投入,定期更新、升級(jí)檔案管理信息化所需的硬件設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等,保證設(shè)備設(shè)施的性能與穩(wěn)定性,提高檔案管理的效率和質(zhì)量。隨著檔案信息的不斷增加,存儲(chǔ)容量的需求也在增加,事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,適時(shí)增加存儲(chǔ)設(shè)備的容量,選擇存儲(chǔ)容量大、信道質(zhì)量好的光盤(pán),確保檔案信息能夠得到充分的保存;其次,提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。建立穩(wěn)定和高速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,以支持檔案信息的傳輸共享,建立可靠的局域網(wǎng)和與互聯(lián)網(wǎng)的連接,通過(guò)建立安全的遠(yuǎn)程訪問(wèn)通道、提供移動(dòng)設(shè)備的支持,檔案管理人員能夠隨時(shí)隨地訪問(wèn)、處理檔案信息,提高工作效率;最后,引入專業(yè)的軟件系統(tǒng)。選擇適合自身需求的專業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化、數(shù)字化和自動(dòng)化管理,軟件系統(tǒng)應(yīng)具備良好的用戶界面、功能完善、易于操作和擴(kuò)展性強(qiáng)等特點(diǎn)。除此之外,加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)和管理,樹(shù)立創(chuàng)新的檔案管理理念,在日常工作中落實(shí)設(shè)備設(shè)施的維護(hù)行為,包括定期巡檢、故障排除、備份和恢復(fù)等,做好設(shè)備設(shè)施的規(guī)劃布局,合理配置資源,以提高設(shè)備設(shè)施的利用率。
2.優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)
信息系統(tǒng)是檔案管理信息化建設(shè)的必要內(nèi)容,通過(guò)合理的需求分析、模塊化設(shè)計(jì)、靈活的配置以及擴(kuò)展性、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、用戶界面設(shè)計(jì)等,打造出高效、安全和易用的檔案管理系統(tǒng),提高事業(yè)單位檔案管理水平。首先,加強(qiáng)設(shè)計(jì)需求分析。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之前,需要展開(kāi)詳細(xì)的需求分析,根據(jù)事業(yè)單位檔案管理需求,了解檔案管理系統(tǒng)的功能、性能需求,通過(guò)與檔案管理人員展開(kāi)深入的溝通調(diào)研,設(shè)計(jì)出符合實(shí)際工作需要的系統(tǒng)功能;其次,構(gòu)建模塊化設(shè)計(jì),將檔案管理系統(tǒng)劃分為多個(gè)模塊,每個(gè)模塊負(fù)責(zé)一個(gè)特定的功能或業(yè)務(wù)流程,使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更加清晰,便于維護(hù)升級(jí)。同時(shí),模塊之間需要有良好的接口與數(shù)據(jù)交互機(jī)制,以確保各模塊之間的協(xié)同工作和信息共享。并且,需要靈活的配置以及可擴(kuò)展性,設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮到后續(xù)的功能擴(kuò)展與升級(jí)需求,確保系統(tǒng)能夠滿足未來(lái)的發(fā)展需求,能夠方便地配置和定制。除此之外,還應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)功能優(yōu)化,將檔案管理工作與事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展相結(jié)合,構(gòu)建一體化系統(tǒng),在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案管理、檔案審批、錄入、更改及轉(zhuǎn)出等功能,確保各項(xiàng)功能的可操作性;最后,為了增強(qiáng)檔案管理的信息化體驗(yàn)感,需要加強(qiáng)用戶界面設(shè)計(jì)。采用直觀、簡(jiǎn)潔和易于操作的界面設(shè)計(jì),使用戶能夠方便地完成各項(xiàng)操作,根據(jù)用戶的角色權(quán)限設(shè)計(jì)不同的界面,以保證不同用戶能夠獲得符合其工作需求的界面展示。
3.強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是關(guān)鍵的一環(huán)。應(yīng)根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)和需求,設(shè)計(jì)出合適的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)模型,考慮數(shù)據(jù)的安全性、完整性和一致性,應(yīng)確保數(shù)據(jù)能夠被正確地存儲(chǔ)、檢索與共享。首先,加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃設(shè)計(jì)。確定數(shù)據(jù)庫(kù)的整體架構(gòu),包括檔案信息的組織結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)字段的定義和關(guān)系等,考慮數(shù)據(jù)庫(kù)的容量與性能需求,根據(jù)事業(yè)單位的具體需求,選擇適合的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),常見(jiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)包括關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)(Oracle、MySQL)和非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)(MongoDB、Redis),根據(jù)需求評(píng)估各個(gè)系統(tǒng)的性能、穩(wěn)定性及可擴(kuò)展性等因素,選擇最適合的系統(tǒng);其次,制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)確保檔案信息的一致性,包括制定數(shù)據(jù)命名規(guī)范、字段定義和關(guān)系、編制檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)格式等方面的規(guī)定,通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化分類,實(shí)現(xiàn)檔案信息的一致性、可比性,方便用戶展開(kāi)檢索查詢。
4.構(gòu)建檔案信息化監(jiān)管機(jī)制
為了更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化管理,還需要構(gòu)建檔案信息化監(jiān)管機(jī)制,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化和高效化管理,提高檔案信息的管理水平與利用價(jià)值。首先,設(shè)立專門(mén)的檔案信息化監(jiān)管機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案信息化的相關(guān)政策、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)的檔案信息化工作。在檔案管理工作中,設(shè)置專門(mén)的信息化監(jiān)管崗位,實(shí)施崗位責(zé)任制,明確信息化監(jiān)管的具體職責(zé)、范圍等,進(jìn)一步落實(shí)對(duì)檔案信息化管理的監(jiān)督;其次,建立檔案信息化管理制度,規(guī)范檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、傳輸和利用等環(huán)節(jié),確保檔案信息的完整性。在監(jiān)管制度制定中,應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需求,確保監(jiān)管制度的可實(shí)施性,為規(guī)范檔案管理工作帶來(lái)保障。除此之外,還應(yīng)豐富檔案信息化監(jiān)管手段,開(kāi)展定期的安全審計(jì),檢查系統(tǒng)的安全漏洞和隱患,定期檢查和評(píng)估事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)情況,整改發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不規(guī)范行為,推動(dòng)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理。委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)評(píng)估審查檔案信息化的管理,從客觀、全面的角度監(jiān)管事業(yè)單位的檔案信息化管理工作;最后,嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)管激勵(lì)與懲罰機(jī)制。針對(duì)違規(guī)的檔案信息化管理行為給予相應(yīng)的懲罰措施,改善網(wǎng)絡(luò)管理的不良行為,避免對(duì)事業(yè)單位的檔案造成影響。
5.注重信息化安全保護(hù)管理
事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理,防止惡意攻擊、病毒感染和數(shù)據(jù)被泄露等安全威脅,包括建立防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和安全訪問(wèn)控制機(jī)制等技術(shù)手段,確保檔案管理的安全性。首先,加強(qiáng)局域網(wǎng)建設(shè)。根據(jù)事業(yè)單位的規(guī)模和需求,合理設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?、子網(wǎng)劃分及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置等,安全配置局域網(wǎng)中的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,包括路由器、交換機(jī)和防火墻等,限制非必要的端口開(kāi)放,并設(shè)置強(qiáng)密碼、訪問(wèn)控制策略,防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)攻擊。通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制技術(shù),如VLAN、ACL等,將局域網(wǎng)內(nèi)的設(shè)備和用戶按照安全級(jí)別劃分為不同的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域,并設(shè)定相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的隔離和訪問(wèn)控制。借助入侵檢測(cè)系統(tǒng)(IDS)和入侵防御系統(tǒng)(IPS)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)局域網(wǎng)中的網(wǎng)絡(luò)流量和事件,及時(shí)阻斷惡意行為,保障局域網(wǎng)的安全;其次,實(shí)施防火墻設(shè)計(jì)。采用防火墻、入侵檢測(cè)和防病毒等安全設(shè)備和軟件,保護(hù)檔案信息化系統(tǒng)免受網(wǎng)絡(luò)攻擊與惡意代碼的侵害,加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)更新,及時(shí)修補(bǔ)安全漏洞。防火墻設(shè)計(jì)應(yīng)該采用多層次的防御體系,包括邊界防火墻、內(nèi)部防火墻和主機(jī)防火墻等。邊界防火墻用于保護(hù)局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)的連接,內(nèi)部防火墻用于隔離不同安全級(jí)別的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),主機(jī)防火墻則用于保護(hù)單個(gè)主機(jī)的安全。除此之外,還應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,根據(jù)事業(yè)單位檔案管理崗位的職責(zé),分配合理的系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限,實(shí)施最小權(quán)限原則,確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)、操作涉及檔案信息的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。例如,對(duì)普通用戶只需要提供訪問(wèn)、修改自己的文件權(quán)限,而不需要管理系統(tǒng)的權(quán)限。同時(shí),為了保護(hù)檔案信息的安全性和完整性,事業(yè)單位應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)加密保護(hù)檔案信息,確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和使用,保障檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中不被竊取或篡改,并建立密鑰管理機(jī)制,確保密鑰的安全性;最后,建立定期的數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制。確保檔案信息的安全性,應(yīng)制定備份策略,選擇合適的備份方式,如全量備份、增量備份,并定期測(cè)試驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的可用性,在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下,能夠及時(shí)恢復(fù)檔案信息。
6.提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)
檔案管理人員是確保檔案信息化建設(shè)的基本保障,在信息化建設(shè)中,不僅要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理基本知識(shí),還同時(shí)對(duì)人才的信息素養(yǎng)提出了更高的要求,確保能夠規(guī)范化地應(yīng)用信息技術(shù),更好地適應(yīng)并推動(dòng)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。首先,組織檔案人員參加信息化培訓(xùn)和學(xué)習(xí),提高他們對(duì)信息化技術(shù)的了解和應(yīng)用能力,邀請(qǐng)專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或?qū)<议_(kāi)展培訓(xùn),通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、知識(shí)分享等方式提升檔案人員的信息化素養(yǎng),培訓(xùn)內(nèi)容包含信息化系統(tǒng)、防火墻設(shè)計(jì)及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等內(nèi)容,采取多樣化的培訓(xùn)形式,提升信息化建設(shè)質(zhì)量;其次,成立專門(mén)的信息化團(tuán)隊(duì)。由具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員組成,負(fù)責(zé)檔案管理信息化的規(guī)劃、實(shí)施與運(yùn)維管理工作,團(tuán)隊(duì)人員應(yīng)具備信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理及數(shù)據(jù)分析等方面的知識(shí)技能,能夠熟練運(yùn)用相關(guān)軟件工具;再次,積極與其他領(lǐng)域的信息化專業(yè)人才展開(kāi)合作與學(xué)習(xí),借鑒其他行業(yè)或組織在信息化方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法,與IT企業(yè)、高校、研究機(jī)構(gòu)等建立合作關(guān)系,開(kāi)展技術(shù)交流與合作項(xiàng)目,共同推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè);最后,為檔案管理人員提供信息化經(jīng)驗(yàn)交流分享會(huì),鼓勵(lì)檔案人員之間相互學(xué)習(xí)借鑒,組織定期的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議、研討會(huì)等活動(dòng),以促進(jìn)檔案人員之間的溝通合作,提升他們?cè)谛畔⒒矫娴乃仞B(yǎng)。
三、結(jié)論
綜上所述,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化的重要舉措,能夠提高檔案管理效率、保障檔案安全和提升服務(wù)質(zhì)量,確保事業(yè)單位檔案管理符合新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。借助信息化技術(shù)支持,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理,提升檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性與便捷性。因此,事業(yè)單位需要通過(guò)加強(qiáng)信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)、優(yōu)化檔案管理信息化系統(tǒng)、強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、構(gòu)建檔案信息化監(jiān)管機(jī)制以及注重信息化安全保護(hù)管理、提高檔案人才信息化素養(yǎng)等策略,提高檔案管理現(xiàn)代化、信息化水平,為事業(yè)單位提供更高效、便捷的檔案管理服務(wù),促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
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作者單位:中共黑龍江省紀(jì)律檢查委員會(huì)