醫院綜合檔案精細化管理探討

摘 要：醫院運營過程中產生的檔案數量龐大，這些檔案在疾病診斷、學科建設和經營管理等方面有重要的意義。隨著醫療事業的進步，各醫院應將綜合檔案的管理工作作為重點。但部分醫院在運營過程中更關注經濟效益，忽略了綜合檔案的管理工作，檔案管理理念及方法較為滯后。未來，各醫院應將綜合檔案的精細化管理作為重點，結合檔案的來源、數量，全面貫徹精細化思想?；诖耍恼轮攸c介紹了醫院綜合檔案精細化管理的相關措施，以期為實際工作提供參考與借鑒。

關鍵詞：醫院綜合檔案；精細化管理；創新

中圖分類號：R197.32；G271 文獻標識碼：A

近年來，我國的醫療體制改革持續推進，各醫院不僅要緊跟國家政策，不斷研究新的醫學技術，致力于打造特色專業，還需要注重檔案管理，通過精細化管理綜合檔案來挖掘其中的關鍵信息，為相關決策提供有效支持。正是因為綜合檔案管理對醫院各項工作的重要性，醫院應立足自身情況，加大在綜合檔案管理方面的投入。精細化管理作為一種新的管理思想，在綜合檔案管理中較為適用，有關人員需結合醫院的檔案情況，創新綜合檔案精細化管理路徑。

一、醫院綜合檔案精細化管理工作的具體要求

1.保證信息的可靠、真實

醫院的檔案量龐大，這些檔案不僅是各項工作流程、成果的反映和記錄，還能為醫院決策、經營等提供可靠依據?？傮w來看，綜合檔案是醫院不可或缺的要素，如醫院不重視綜合檔案的管理工作，將無法從這些檔案中提取關鍵信息，用于醫院的疾病診斷與治療、學科建設以及人才培養等。因此，精細化管理要求醫院的綜合檔案必須完整、準確，各崗位人員在工作中必須按時、按要求整理檔案。

2.保證檔案的專業專屬

醫院綜合檔案的來源、格式等各有不同。從精細化管理角度出發，專業管理人員必須做好檔案分類，準確把握每種檔案的特點，從檔案生成到歸檔的全過程都需要采取更有針對性的管理措施。為提高綜合檔案的利用價值，有關人員在精細化管理下應保障檔案的專業專屬，給每種檔案賦予一定的專業屬性，讓相關人員在后續能依據專業完成檔案分類及整理。

二、醫院綜合檔案的管理現狀

1.檔案管理制度方面

很多醫院雖然針對綜合檔案開展了一系列管理工作，但受固有思路的影響，綜合檔案管理效果不佳，存在檔案管理制度不完善等問題。因醫院在長期的工作中未構建完善的檔案管理制度，導致其綜合檔案管理工作較為混亂，各崗位人員在檔案工作中無法參考相應的制度來整理、保存以及調閱檔案，極易出現檔案丟失等問題，給醫院其他工作帶來了負面影響，各項工作的銜接性不足。比如在對患者會診時，一般需要調取患者的病歷資料，如果按照傳統、落后的檔案管理制度，需要經歷層層審核，影響患者的就診體驗。

2.檔案管理模式方面

為保障醫院綜合檔案管理的作用，醫院有關人員必須不斷探索，逐步構建完善的檔案管理模式。顯然，一些醫院并未建立先進的檔案管理模式，各種檔案隨意放置，存在檔案丟失、重復等情況。部分醫院檔案管理人員缺乏責任意識，未按照相應規定參與檔案管理工作。比如，在存放檔案時未嚴格執行相應的分類標準，導致檔案隨意被放置在檔案室內，未將紙質檔案轉化為電子檔案，或者紙質檔案在檔案室內隨意堆放，有關人員在查閱檔案后未第一時間歸位，有檔案遺漏、錯誤等情況。

3.檔案保管方面

在醫學事業現代化發展的過程中，大部分醫院意識到了紙質檔案向電子檔案轉化的重要性，陸續采取了相應的行動，配備了大量的電子檔案存儲裝置，實行了軟硬件的升級，為檔案保管創造了相對理想的前提條件。但是，一些醫院的綜合檔案在保管方面存在一系列問題，具體表現在以下方面：（1）封閉式管理檔案。大部分資料僅能院內人員使用，只允許院內人員查閱檔案，管理人員僅僅負責檔案的收集及分類，未嘗試利用大數據等技術來實現檔案的全面共享；（2）重管理輕保管。在檔案保管方面沒有開展一系列工作，如缺乏對紙質檔案的防潮通風工作，電子檔案方面缺乏安全防護。

三、醫院綜合檔案精細化管理的相關措施

1.制定完善的檔案管理制度

（1）建立健全檔案管理制度

醫院運行過程中為實現檔案的精細化管理目標，有關人員必須不斷總結檔案管理經驗，關注國家對醫院綜合檔案管理提出的新要求，遵守相應的法律法規等，建立適用于醫院的檔案管理制度，以制度形式規定檔案管理的目標、流程和責任劃分等。當構建了完善的制度體系后，有關部門還需要組織崗位人員學習制度體系的內容，使相關人員能夠在后續依照制度規定，開展標準化、規范化的綜合檔案管理工作。由于每一家醫院的實際情況各有不同，在建立檔案管理制度時有關人員需考慮醫院的特殊情況，使制度體系的內容更為適用，具有可執行性。比如，檔案管理制度中應包含檔案整理、歸檔和查閱等相關要求，還應該包含獎懲及責任機制。醫院相關部門需按照制度要求，階段性考察部門、崗位在檔案管理方面的表現，對于考核結果優異的部門或者崗位人員，應給予一定的獎勵，對于考核效果不佳的部門或者人員，應結合其情節嚴重程度，給予一定的懲罰。

（2）細化檔案管理標準

醫院綜合檔案管理的難度較大，常常涉及諸多復雜情況。為有效保障相關工作的高效開展，有關人員需針對醫院的檔案管理工作加強流程管理，在檔案管理制度體系中增加流程管理的內容，清晰規定各流程下的檔案管理標準，在整合檔案管理過程中有一定的參考，凸顯管理標準對實際工作的指導作用。比如，針對檔案保管，應有對應的保管標準；檔案歸檔、查閱等都需要有對應的標準，以通過各項工作標準的出臺來規范檔案管理步驟。

（3）細化檔案管理流程

當前條件下為實現醫院綜合檔案的精細化管理，檔案管理制度中還需要包含管理流程的內容，通過詳盡的流程劃分、不同流程之間的銜接關系，能對管理對象開展系統化管理。按照當前大部分醫院綜合檔案的情況，制度體系需細化檔案管理流程，明確每一流程的工作目標、任務，落實檔案管理責任。細化檔案管理流程時，不僅要處理好前后流程之間的關系，還需要形成相對順暢的管理鏈條。當然，有關人員在綜合檔案的精細化管理中需要具有高度的動態化意識，隨時掌握醫院綜合檔案的具體情況，在有需要的情況下調整管理流程，去除不必要的管理流程。

2.加強檔案資源的信息化建設

按照精細化思想，在醫院綜合檔案的管理過程中還需要推行信息化管理方式，以形成現代化管理模式，提高管理效率及效能。信息化管理下要求檔案人員在管理綜合檔案時應具有信息化意識，密切關注信息時代的技術趨勢，將人工智能、云計算等技術應用到綜合檔案管理方面。具體來說，在綜合檔案信息化建設中需要注意以下方面：第一，構建統一的檔案資源存儲標準。各部門、崗位人員在工作中將產生的各種檔案以電子化方式存儲，可通過專業掃描設備等將紙質檔案轉變為電子化形式。當然，在存放檔案時也需要利用數據庫、數據壓縮等新技術，使傳統檔案變為數字化檔案，存放于指定的數據庫；第二，建設醫院的電子病歷檔案。醫院綜合檔案中病歷檔案為一大構成，醫院的最終目的是為患者提供各種診療服務，只有建立了電子病歷，才可在為患者服務時快速調取患者的既往病史、就診時間及治療情況等，并快速綜合已有的病歷信息，為患者提供最具針對性的診療服務。從這一角度出發，醫院必須加大在電子病歷建設方面的資金及技術投入。2018年，國家衛健委出臺了《電子病歷系統功能應用水平分級評價方法及標準》，各醫院都需要從自身出發，針對該標準中的要求來確定電子病歷的建設目標和路徑，使醫院的各部門、各崗位之間能共享病歷；第三，檔案管理系統能重新界定醫院檔案管理信息系統與各職能部門的關系。在各科室的工作中自動采集、更改系統內的檔案，減少人工錄入信息的情況；第四，建設醫院大檔案管理系統。該系統應細分為若干模塊，在各模塊的相互配合下，提高綜合檔案管理的自動化水平。

3.加強檔案人才隊伍建設

檔案管理效率與效果在很大程度上與人才素質與能力有關。醫院雖然在思想上重視綜合檔案的精細化管理工作，但缺乏相應的人才支持，也很難完成管理任務。因此，醫院在現階段的條件下需要圍繞綜合檔案精細化管理方面的人才需求，做好人員培訓及引進工作。

人員培訓方面。醫院需要定期、不定期對檔案管理人員實施專業化培訓，向他們傳授精細化管理思想，使其在崗位上能夠準確把握綜合檔案管理的要求，在檔案管理的過程中全面滲透精細化理念。為保障培訓活動的有效性，醫院需制定完善的培訓制度，以制度形式規定培訓內容、方法及形式等，使有關部門在培訓檔案管理人員時可嚴格執行制度規定。需要注意的是，在綜合檔案精細化管理中，有關人員不僅要儲備大量的理論知識，還應該具備豐富的工作經驗，能夠在崗位上應用在培訓中學到的知識及技能解決實際問題。因此，培訓時不僅需要安排理論培訓內容，還需要圍繞理論內容安排實踐訓練?？紤]信息時代的技術發展趨勢，醫院需要堅持線上及線下培訓相結合，以豐富崗位人員的培訓體驗，使他們能夠積極參與到培訓活動中。每次培訓結束后，有關部門都需要根據培訓內容來設計嚴格的考核活動，依據考核結果來評估每個人的學習情況，據此安排崗位人員的工作。對未通過考核的人員，不得從事與檔案管理相關的工作，應繼續參與培訓，直到通過考核。

第二，人才引進方面。有關部門需要密切關注醫院綜合檔案精細化管理中對人才數量及素質的要求，從高校引進專業化人才，這些人才需要儲備大量的精細化管理知識及經驗，還能在崗位上嘗試檔案管理信息化建設，構建一支專業的檔案管理工作團隊。

4.創新檔案管理模式和服務手段

（1）檔案人員要轉變思想觀念

為改變醫院檔案管理現狀，有關人員必須轉變管理理念，在綜合檔案管理上更具主動性，并開展全過程管理。具體來說，檔案管理人員需要積極與醫院其他部門溝通協調，獲取醫院的檔案資源結構情況，在檔案的前身，即文件形成階段采取合理化的管理措施。比如，檔案管理人員可與醫務部、科教部及財務部等取得聯系，及時獲取這些部門在工作中所生成的檔案資料，并對檔案實行相應的歸類及整理，以形成完整、準確和高質量的檔案。對于暫時無法歸檔的檔案原件，應做好數字化歸檔。

（2）運用智能化管理系統

隨著時代的進步，醫院綜合檔案的精細化管理中不應停留在傳統的管理模式中，相關人員需要合理應用大數據、人工智能等技術建立智能化檔案管理系統，賦予該系統檔案歸檔、分類、存儲及查詢等功能。檔案管理人員需要與技術人員積極合作，開發檔案實體安全監控系統，給每一份檔案粘貼電子標簽，由系統提供的實時定位技術來追蹤檔案的位置。后續相關人員在查詢檔案時，可以快速、精確定位，一旦面臨非常規的檔案調取等情況，系統將會自動啟動預警。

（3）注重對檔案資源的深度開發

一些醫院針對綜合檔案開展了精細化管理探索，但其更多的工作集中在檔案整理、存儲等方面，對檔案資源的開發常常不夠重視。針對此情況，精細化管理下有關人員需注重檔案資源的開發與利用。也就是說，檔案管理人員需要通過聚類分析、知識提煉等手段從海量的綜合檔案中提取關鍵信息，將這些信息應用在其他方面。對于一些利用價值高、查閱頻率高的檔案，管理人員需具有超前的工作意識，圍繞醫院的戰略方向、重點任務等做好檔案整理、分析工作。

比如，管理人員還可依據醫院特色及優勢學科，基于臨床數據建立特殊病種的專病數據庫，實現該病種的重要病歷信息、案例總結、常用和經典方劑的共享及利用。當然，醫院也可根據患者的就診情況，通過手機報等向患者推送健康科普知識。

5.加強檔案管理的安全工作

醫院很多檔案都具有私密性，在綜合檔案精細化管理過程中，有關人員需要關注檔案的安全性，采取各種安全管理措施。但醫院檔案包含紙質檔案和電子檔案，在安全管理方面還需要做好區分。在紙質檔案的管理方面，專業人員需要根據綜合醫院檔案管理的規定，制定完善的檔案借閱、審查、調取及記錄等制度，使紙質檔案在借閱時做好登記，避免出現丟失、被盜等情況。同時，日常的工作中相關人員也需要做好紙質檔案的存儲、消防等工作，為紙質檔案的存放創造相對安全的條件，避免環境潮濕、通風不佳或火災等損毀紙質檔案。當然，為避免各種意外情況，相關人員還需要利用現代化技術備份紙質檔案，使紙質檔案轉化成電子化形式存儲。對于電子檔案，則需要通過優化數據庫結構、定期檢查軟硬件系統、采用防火墻技術、入侵檢測技術和數據加密技術等方式來保障電子檔案的存放、傳輸的安全性，以防止病毒、非法攻擊等對醫院檔案的竊取或篡改。比如，在使用U盤或移動硬盤等調取資料時，必須嚴格做好記錄與存檔，保障后續發生異常情況時，相關人員能調取這些資料，追溯相關行為是否合法合規。

四、結束語

綜合檔案管理是醫院的重點工作。各醫院在現代化發展趨勢下需將綜合檔案的精細化管理作為重點，立足自身的檔案管理現狀，將精細化思想滲透到檔案管理制度、技術和路徑等方面，構建完善的檔案精細化管理機制，助力醫院的良好發展。

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作者單位：南寧市第二人民醫院