《北京市檔案館接收檔案工作規范》主要修訂內容及實施思路

檔案接收是國家綜合檔案館的基本職能之一，也是檔案資源建設的重要途徑。2004年，《北京市檔案館接收檔案的規定》（以下簡稱《規定》）由中共北京市委辦公廳、北京市政府辦公廳聯合印發，該文件實施20年來對于保障首都檔案接收工作制度化、規范化，齊全完整保存國家珍貴的歷史記錄發揮了重要作用。隨著信息技術的快速發展和檔案管理數字化需求的日益增長，及時修訂檔案接收工作規范顯得尤為重要。2023年，北京市檔案館以實施《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）為契機，結合現階段檔案接收工作的新變化和新要求，對《規定》進行了修訂。2024年1月，《北京市檔案館接收檔案工作規范》（以下簡稱《規范》）由中共北京市委辦公廳、北京市政府辦公廳聯合印發，并于同月正式施行。《規范》明確了檔案部門和移交單位的工作職責，對檔案接收范圍、移交時限、質量標準和移交程序提出了具體要求，對于提高檔案接收工作的效率和質量、確保檔案的完整性和安全性，以及更加科學有序地開展檔案接收工作提供了有力的依據和指引。

一、主要修訂內容

在修訂過程中，北京市檔案館按照“銜接配套、需求優先、條理分明”的原則，以《檔案法》及相關標準規范為基本遵循，力爭做到科學、準確；通過查找背景依據、核對標準規范、推敲文字表述、嚴格審查，保證《規范》有據可依、覆蓋全面、條理清晰、用語準確。同時，北京市檔案館堅持拓寬思路、博采眾長，加強與檔案主管部門間的合作協商，面向行業專家、移交單位等各方征集意見，不斷提升《規范》的專業性和可操作性。

《規范》在2004年《規定》的基礎上，新增7條，刪除5條，共涉及64處修改。《規范》共4章24條，核心是第二章“接收檔案的范圍和期限”及第三章“接收檔案的質量要求和程序”，分別包含9條25款和7條16款。《規范》對檔案接收范圍、載體類型、整理標準、安全保密等方面作了調整與完善，以適應轉型期的工作機制，滿足新階段檔案接收工作需求。主要條款的調整和變化如下所述。

（一）修改文件名稱

根據《中國共產黨黨內法規制定條例》相關規定，“規定”屬于黨內法規，且按照新階段立法工作要求，一個單項的檔案業務層面的工作以法規性的名稱命名欠妥。因此，綜合名詞解釋、國家法律規定及檔案工作范疇等方面，將文件名稱由“規定”改為“規范”更為合理、貼切。

（二）調整正文部分

1.第一章“總則”。該章主要明確了檔案接收工作的目標、定義及原則，規范了機構名稱，明晰了各方職責，為順利開展檔案接收工作提供指導和依據。

（1）規范機構名稱。按照檔案工作統一領導、分級管理的原則，依據《檔案法》的表述，在《規范》全文中將“檔案行政管理部門”統一修改為“檔案主管部門”。

（2）明確機構職責。在該章第三條、第四條中明確北京市檔案主管部門和北京市檔案館在檔案接收工作中的任務與分工，特別強調了北京市檔案館承擔接收市屬單位在履職中形成的各種形式檔案的具體職能。為突出北京市檔案館的接收職責，避免產生對其全部職責定性的歧義，刪除了《規定》中關于“北京市檔案館是本市形成的黨和國家重要檔案的永久保管基地與愛國主義教育基地，以及面向社會提供檔案信息服務的中心”的表述。

2.第二章“接收檔案的范圍和期限”。依照《檔案法》及國家檔案局9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》的要求，檔案館必須依法確定檔案接收范圍，以保障法律法規的嚴格執行。《規范》通過明確檔案接收范圍，規范檔案移交行為，有助于豐富國家檔案資源，確保檔案的全面性、完整性和系統性。一般情況下，列入移交檔案名冊的市屬單位，自其檔案形成之日起滿20年向檔案館移交；電子檔案則按照國家有關規定的期限移交。

（1）接收范圍。《規范》新增第5條和第12條第7款，主要明確“市屬單位直接形成的對國家和社會具有永久保存價值的檔案，主要是指反映各單位組織沿革和主要職能活動，反映本市經濟發展、科研創新、生產經營等活動，以及反映本市社會歷史面貌、文化習俗、生態環境等各方面的檔案”和專業檔案均為接收進館范圍。第6條明確列出了檔案館接收市屬單位檔案的范圍，共涉及17類，包括四套班子、各民主黨派、市屬國有企業、“兩重”檔案、著名人物等形成的檔案資料。此外，第10條規定，凡列入移交檔案名冊的市屬單位還應當“將本單位公開出版和內部編印的各種報刊、史志、大事記、年鑒、專題材料匯編等反映本單位職能工作情況和歷史的各種資料”一并向北京市檔案館移交。這些條款更加明晰了檔案館“收什么”，移交單位“交什么”，從源頭上保證檔案的齊全完整，使檔案“應歸盡歸、應收盡收”得到有效落實。

（2）接收檔案載體。《規范》增加了傳統載體檔案數字化副本和電子檔案的接收規定。近年來，根據國家檔案局相繼出臺的系列規范標準，北京市檔案局于2021年先后印發《北京市檔案數字化副本移交與接收辦法》《北京市電子檔案移交與接收辦法》《北京市電子檔案元數據方案》等文件，進一步完善了北京市檔案數字資源管理制度規范體系建設，為電子檔案及數字化副本的移交和接收提供了規范與依據。

3.第三章“接收檔案的質量要求和程序”。檔案作為原始記錄憑證，其質量不可忽視。在長期的接收工作中發現，個別檔案形成單位在檔案移交時存在內容缺失、載體單一、目錄漏項等諸多問題。為此，加強檔案資源質量管控，建立進館檔案質量控制機制至關重要。《規范》細化了歸檔、移交與接收等業務流程的要求，以確保檔案資源齊全完整、整理規范和按時移交。

（1）通過規范檔案接收與移交管理，對每個業務流程均作出規定，同時強調各單位的歸檔責任和移交責任，明確提出檔案移交國家綜合檔案館的義務、期限。各單位要建立健全歸檔制度，進一步修訂完善檔案移交工作流程，確保本單位在履行職責過程中形成的各門類檔案應歸盡歸，明確各個環節的責任主體和操作流程，確保檔案接收工作的有序進行。

（2）重點強調檔案移交應滿足“收集齊全、整理規范”的要求。北京市檔案館要對應移交檔案進行檔案價值鑒定和質量檢查，嚴格開展檔案進館前的質量驗收；嚴把檔案分類、排列、編目等質量關，規范編制全宗介紹和解密劃控等，將檔案質量問題解決在進館之前。

（3）細化文書類、照片類、實物類等不同歸檔材料的整理要求，梳理和明確整理工作參照執行的主要規章與行業標準，如《全宗指南編制規范》《錄音錄像檔案管理規范》《國家檔案館檔案開放辦法》等，為移交單位提供工作指南。

（4）新增條款要求“涉及國家秘密、工作秘密檔案移交的方式方法和具體手段，應符合國家有關保密規定”，特別強調要確保檔案實體安全、信息安全，更好地保護國家和社會的利益。移交單位負責將檔案實體安全地送至北京市檔案館。關于電子檔案的移交，具備條件的單位，電子檔案應通過在線方式移交；不具備條件的，應當通過符合安全管理要求的存儲介質移交。移交前，應當采用技術手段先對加密的電子檔案解密。

4.第四章“附則”。《規范》規定了對檔案收集、移交等工作予以獎勵、追責的情形，文件的解釋權和施行時間。此外，根據現行黨內法規不再允許層層配套發文的要求，《規范》刪除了《規定》中區級檔案部門可參照本規定，依法制定本區檔案館接收檔案的內容。

（三）刪除附件部分

《規范》刪除了《規定》中的附件《北京市檔案館接收檔案單位名冊》（以下簡稱《名冊》）。因在實際工作中會根據機構改革變化進行移交單位范圍的補充或修改，為保證以兩辦名義發文的嚴肅性和長期執行力，《名冊》將另行發布。

二、實施思路

盡管《規范》力求結構合理，內容緊扣需求、力求突破，但在具體工作中仍面臨著傳統載體檔案以“卷”或“件”整理方式并存、電子檔案離線接收與在線接收并存、電子數據標準不統一、對規范執行不到位等諸多問題。對此，建議采取如下措施。

第一，持續深化工作方案輔助《規范》有效實施。一是試點先行，查漏補缺。確定試點單位，積累經驗，查找問題，為在全市鋪開打下基礎。二是建立信息化背景下的前端質量控制機制。加強檔案資源質量管控，積極做好市屬單位檔案目錄提前審核反饋模塊建設，通過技術手段在系統中嵌入前端控制功能。目前已完成目錄提前審核系統的開發工作，實現了目錄在線上傳、接收、審核、格式篩選、質量檢測過濾等功能。三是探索人工智能輔助技術的應用。通過人工智能技術設定歸檔范圍和保管期限表等檢查條件，以實現工作質量標準的統一。四是及時更新、動態監控。受機構改革等因素變化的影響，北京市檔案館接收名冊需要根據實際情況不定期地動態調整并下發執行。五是成立“政策上門”專班。采取政策宣傳和上門服務相結合，一對一地上門宣講，幫助移交單位更好地理解工作要求和職責定位；針對性開展培訓，在實際操作方面適時組織檔案移交工作培訓班。

第二，密切關注實際工作中數字化轉型的進展。近年來，在《北京市“十四五”時期檔案事業發展規劃》的要求和實際工作推動下，部分單位正在積極籌建數字檔案室，但關于電子檔案移交工作，仍有諸多技術性問題亟待解決。從整體來看，盡管北京市檔案數字化轉型的框架結構正在逐步形成，但整體基礎底座還不牢固，電子文件形成、辦理、歸檔和電子檔案收集、利用、移交的全流程業務路徑還未搭建完成。數字檔案室的建設是一項復雜的系統工程，各單位需要做好基礎設施建設、應用系統開發、數字資源管理、服務功能拓展、信息技術更新換代等多方面的考量和準備。因此，在最終形成大批量成熟的電子檔案，實現進館電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規的工作目標之前，北京市檔案館需要在密切關注各單位數字化轉型進展的基礎上，靈活遵循和執行《規范》的相關內容。

第三，局館聯動指導各單位實際執行情況。法規制度的生命力在于實施與執行，北京市檔案館要以《規范》出臺為契機，進一步把貫徹落實《檔案法》和配套實施條例引向深入。而在實際工作中，不難發現，仍然存在文件下發后，各單位并沒能真正地執行起來的情況。面對這一困境，局館工作融合勢在必行，建議局館構建并完善全面性工作協同推進、階段性工作專班運作、專項性工作牽頭落實等工作機制，以此實現檔案局、檔案館密切協作。檔案局要根據《檔案法》和《檔案行政處罰程序規定》的要求，對檔案移交接收中的違法違規行為進行細化，配合相應的懲罰措施，形成可操作的制度文件，照章執行相關獎懲條例。

第四，堅持目標導向，全方位夯實檔案資源根基。列入移交檔案名冊的各移交單位是檔案形成的主體，其對檔案移交工作的重視程度直接影響著檔案資源的高質量發展。作為檔案前端的移交單位要明確工作方向，強化組織領導，建立有效的工作機制，嚴格執行相關規定，積極承擔相應的職責與義務。綜合檔案館也要堅持以質量為核心的管控機制，確定標準、動態指導、解決問題、及時驗收，和移交單位形成良性互動機制，共同為首都檔案事業的可持續發展奠定堅實基礎。

檔案資源是檔案事業的基礎。開展檔案接收工作規范性文件修訂有助于從源頭豐富檔案資源的類型和形式，優化檔案資源結構，提高檔案資源的質量和今后館藏檔案的可利用性、可研究性。此次《規范》修訂，既推動了北京市檔案館構建起系統完備、科學規范、可操作性強的檔案法規體系；又體現了檔案立法的有效性和及時性，引導首都檔案工作進一步走向依法治理，確保檔案工作與時俱進，滿足社會發展的需求。

作者單位：北京市檔案館