行政事業單位支付業務內部控制研究

M局內部控制現狀

M局為某地級市市直行政機關單位，其經濟活動業務以收支業務為主，集中在財務處，財務處設有出納與會計主管兩個崗位；M局未設立內審處室，由外部監督，如巡察組、審計局審查、監察單位的經濟活動，內部控制制度參照《M局制度匯編》；M局執行收支兩條線制度，財政撥款均通過一體化系統直接匯入財政專戶，收入業務管控良好。但在支付業務層面，存在內部控制失效的現象。例如M局曾經發生的一起案件，介紹如下：

典型案例：2021年2月，M局辦公室工作人員收取職工年度伙食費，收款形式為現金，辦公室主任為安全起見，將收取的伙食款交給財務處出納王某，交代其存放保險箱代管。王某為M局聘用的編外人員，尋思賺點利息，將這筆錢存到自己銀行卡上，正是這個決定使其背離職業初心，埋下了禍根。王某此后花錢開始無節制，不久員工伙食款被揮霍一空，為按時還上每個月的員工伙食費，王某只能用工資填補漏洞，逐漸不堪重負。王某發現財務主管存放財務章的柜子從來不上鎖，便打起了竊取公款的主意。于是王某趁財務主管外出之時，登錄財政支付系統發起授權支付申請，再登錄會計主管的審核賬號與密碼，自行審核通過，然后填寫現金支票，私自拿取財務章蓋上，終成功提取現金2萬元。次月初，王某用修圖軟件PS對賬單，打印出來交給財務主管，主管未與財政系統收支明細及余額核對，未能發現異常。一次蒙混過關之后，王某從此一發不可收拾，財政公款成了她私人金庫。

2022年1月，財務主管登錄財政支付系統，查看上年度預算執行明細，發現端倪，至此，王某的罪行敗露。經查明，王某在接近一年的時間里，私自登錄財政支付系統審核授權賬號，違規提取現金18次，共計32萬元，通過財政直接支付小額轉賬至個人卡上6次，共計27萬元。該案例是典型的支付業務層面內部控制失效導致的違規行為案件，反映出M局在支付業務層面內部控制存在諸多問題。

M局支付業務內部控制失效問題分析

內部控制環境薄弱 M局財政支付系統賬號雖然分崗設置了密碼，但是會計人員風險意識不足，密碼公開，出納可以隨意登錄總賬會計的賬號，完成支付申請的審核，第一道防線失手。主管會計保管印章未做到人離柜鎖，出納很容易竊取到印章，蓋完支票再不動聲色的放回原位置，主管會計不會發現，又一道防線失手。由此可見M局的職責分離制度形同虛設，經濟活動流程中的執行與審批未分離，當執行與審批是同一個人的時候，互相牽制失效，風險無可避免。究其根本原因是單位層面的內控環境薄弱，尤其經濟活動關鍵崗位人員，缺失最基本的風險意識，給了出納王某鉆空子的機會。

關鍵崗位人員配備不當 首先，M局財務處的出納為臨聘人員，其犯錯成本相對于正式員工較低，從源頭上加大了違規風險，而正式在編人員，由于各方面成本付出較高，違規行為代價較大，所以犯錯概率相對較低；其次M局的主管會計業務水平較低，主管會計應于每個會計期間核對記賬憑證的原始憑證與附件，確保會計檔案的真實性，核對憑證與賬簿以及收支回單、盤點庫存現金，確保賬證相符、證證相符、賬實相符，是對會計人員最基本的稽核要求，需遵循的基本會計制度。M局主管會計并未履行主管會計崗位職責，財務工作管理混亂，不具備主管會計的專業素養。

內部監督缺位 M局未成立獨立的內審部門，也無內部監督小組，即無經濟活動的監督與評價部門。紀檢處室從黨風廉政建設角度出發對人的監察，范圍有限，達不到目的。只依靠外部單位審計與巡視組的監督，間隔時間較長，通常在一年以上，且外部監督無法監控經濟活動過程中的程序合規與否，并不能及時發現問題，及時糾錯。內部監督獨立于財務部門，承擔對單位內部的會計資料及其他有關經濟資料的審計職責，如果M局設立了內部監督部門，那么出納員的違規行為即使僥幸逃脫了主管會計一關，也可及時被內部監督關注到，違規行為無處遁形。

信息系統存在短板 財政支付系統未能識別到頻繁給同一個人轉賬的風險，公賬戶對私人賬戶的轉賬風險一直較高，財政支付系統針對此風險無相關的提示與監控，導致第三方財政審核人員也忽略了潛在的風險。登錄不同的賬戶僅依靠密碼設防，也存在短板，在工作人員內控風險意識薄弱的情況下，密碼公開，或者通過其他途徑竊取到密碼，那么通過密碼設防的設計則是失效的，如M局案例中情況。

M局支付業務層面內部控制優化建議

提升單位層面內控環境 單位層面的整體內控環境是基石，關系到各個業務層面的內部控制的建設與執行，而員工對內部控制的認知以及風險意識決定了整體內控環境的優劣， 所以加強員工對內部控制的認知教育尤為重要。通過宣傳、學習內部控制相關理論知識、普及內部控制的概念，改變人員在思想上對內部控制的淡漠；通過真實風險事件案例的學習，加深人員對內部控制重視，對風險的警覺。內部控制是一把手工程，上層領導者的態度直接傳導至下級，員工之間互相感染，整體環境便形成，所以領導層在內控環境中的角色至關重要，如果一個單位出現領導層凌駕于制度之上的情況，那么這個單位的內部控制則陷于惡劣的環境之中。

重視關鍵崗位人員的任用與培養 （1）關鍵崗位人員，尤其財務人員應首選單位編制內人員。從三角論模型分析， “壓力”要素為員工違規行為的動機，來源于個人面臨的境況；“借口”要素即自我合理化，取決于員工自身職業道德水準以及對違規行為成本的考量；“機會”要素則與單位內部控制是否有效直接關聯。 以上三個要素中的“自我合理化”牽涉到員工個人對犯錯成本的衡量，顯然編制內人員為錯誤付出的代價會更大，取得編制工作所付出的努力都將付諸東流，所以在編人員的“借口”要素面臨著艱難的心理挑戰，難以自我合理化。由于違規行為的形成，三要素缺一不可，基于此，在“壓力”要素與“機會”要素同時存在的情況下，當“借口”要素缺失，那么違規行為只能停留在動機階段，不可能形成，所以關鍵崗位任用編制內人員可在一定程度上降低違規風險，反之，違規風險加大。

（2）關鍵崗位人員的任用應具備相當的專業素養。財務崗位具有一定的專業性及風險性，選拔的人員應符合會計崗位的硬性要求，例如須具備會計專業初、中級以上技術資格證書，技能水平與崗位相匹配，責任心符合主管會計崗位的要求才可聘用。

（3）定期舉辦關鍵崗位員工業務能力提升班。行政事業單位的財經法規、財務管理等政策法規，實時變化，財務人員須學習并掌握最新的法規政策，提升業務水平，規范會計核算行為，確保單位經濟活動運行合規、提高會計信息質量。

（4）加強對員工的思想道德建設與警示教育。思想道德與職業道德不可分割，道德準則是職業操守的根基，堅守道德底線，才能筑起拒腐防變的防線。單位可以通過道德講堂、觀看犯法人員懺悔紀錄片，參觀反腐倡廉教育基地等方式加強員工的道德感化與警示教育。典型案例中張某利欲熏心，走向深淵，究其根本原因就是道德缺失，摒棄職業操守，觸碰了法律紅線。

成立內部監督與評價部門 內部監督與評價是對內部控制的建立及實施的有效性進行監督并形成自我評價，是內控體系重要組成部分，可以是成立內審處或者從相關處室抽調人員組成內部控制監督小組，屬于對內的，獨立行使審計、監察職權的組織。內審人員履行對單位經濟活動內部控制的監督職責，并且定期出具評價報告，作為對內部控制實施情況的追責依據，及時調整內部控制建設方向，以加強對內部控制的管理水平。外部監察對經濟活動的審查范圍局限于對財務信息的靜態評價，對風險事件的察覺具有滯后性。由此可見，M局在紀檢監察及外部巡察監督的基礎上，應成立內部專職經濟監督部門，建立定期與不定期相結合的監督機制，形成常態化經濟監督模式，保障內部控制的有效實施，提升單位經濟活動各個環節的合規水平。

加強信息系統的安全管理 （1）建立信息系統管理制度。

明確員工對單位信息安全的保密義務以及泄密的責任追究，約束員工嚴格執行信息系統一人一賬戶一密碼的要求，不得互相透露信息系統登錄賬號與密碼，不得代替登錄操作信息統。通過追責制度對員工的約束，切斷“機會”要素，保障信息系統層面的內部控制有效性。

（2）優化財政支付系統。利用信息系統的智能化，避開復雜的人為操控，嚴格把控支付業務流程的風險線。變更賬戶登錄的驗證方式。在財務人員風險意識薄弱，登錄財政支付系統的賬號與密碼互相透露的情況下，系統的登錄安全設置成為風險防控的最后一道屏障。

M局采用的財政支付系統是通過賬號與密碼核驗的方式登錄，安全等級較低，改換成指紋識別或人臉識別的驗證登錄方式，安全等級則大大提高。后臺風險監控設計細致化。支付系統的設計應靈敏捕捉到支付環節高風險行為，識別的高風險行為可細致化，范圍可羅列的更廣泛。

支付業務操作環節一旦有被監控情形，則須財政審核人員多加一道審核關，一是在一定程度上加大違規者的心理壓力，迫其主動放棄違規行為；二是加強審核，要求支付單位提供詳細的支付憑證，拒絕可疑、高風險支付，減少違規行為發生的可能性。

行政事業單位內部控制的重點為財經紀律方面風險的防控，支付層面直接關系到財政資金的分配流向，該環節的風險防范尤為重要，任何防控節點的疏忽，都會導致支付業務層面內部控制形同虛設。優化支付業務層面內部控制，須改善單位層面整體內控環境，與業務層面、信息系統層面合力形成良好的內部控制體系，為關鍵崗位的授權、審批、執行、報告流程提供有力的支撐。以此保障權利運行制衡機制的穩妥運轉，從而提高內部控制有效性，提升風險防控水平，遏制違規違紀行為，深化國家廉潔高效型政府建設的要求。