破解參考文獻著錄難題

參考文獻著錄是廣大著者、編校人員在編輯加工時經常會遇到的難點問題，極易出現差錯，導致著錄不規范，甚至還會引發學術不端問題。在編校實踐基礎上，基于《信息與文獻—參考文獻著錄規則》（GB/T 7714-2015）（以下簡稱《規則》）對參考文獻著錄易錯點進行歸納、解析，給出減少參考文獻著錄差錯的具體方法，旨在幫助廣大著者、編校人員提高參考文獻著錄規范性。針對現行參考文獻著錄規則中未明確的標準文獻主要責任者項及著錄用符號格式這兩個問題，提出自己的思考和建議，以期為將來參考文獻著錄規則的修訂者提供參考。

參考文獻著錄易錯點歸納總結

參考文獻著錄錯誤分為格式錯誤和內容錯誤兩大類。針對格式錯誤，廣大著者、編校人員應嚴格貫徹落實相關標準要求，精確到著錄符號的正確選用。針對內容錯誤，廣大著者、編校人員應嚴格按照實際引用文獻錄入。下面圍繞主要責任者項、題名項、版本項、出版者項、頁碼項五個科技論文參考文獻著錄關鍵項，進行易錯點匯總，并根據《規則》對各個易錯點進行解析，旨在提醒廣大著者、編校人員注意。

主要責任者項易錯點

主要責任者是指對信息資源的知識內容或藝術內容負主要責任的個人或者團體。在著錄時，“姓在前名在后”“姓全大寫”是《規則》的要求型條款，這是針對不同國家、不同民族、不同的姓名書寫習慣作出的統一規范。如果不滿足此要求，就要被計錯。主要責任者項的常見易錯點如下。

1.歐美作者名為中譯名，姓和名全部著錄

《規則》明確規定，若歐美著者的名為中譯名，只著錄姓即可。

2.歐美著者中譯名同姓不同名，只著錄姓

《規則》明確規定，為避免混淆，此情況除著錄姓，還需在其后著錄名的首字母。

3.歐美著者姓有前綴時，混淆不清

對于姓有前綴的歐美著者，到底是將前綴作為名的一部分著錄，還是將前綴作為姓的一部分著錄，需要進行具體分析。例如，對于德語國家著者，若冠有van、von、von der、von und zu前綴的姓名，其前綴作為名的一部分著錄，除此之外的前綴（如am、vom）均作為姓的一部分著錄。例如，“Peter von der Muhll”應著錄為“MUHLL P V D”，“August am Thym”應著錄為“AM THYM A”。對于英語國家著者，一律將前綴部分（如d'、de、du、de la、van、van der、von）作為姓的一部分著錄，采用全大寫字母，如“Augustus De Morgan”應著錄為“DE MORGAN A”。

4.悉數列出所有責任者

《規則》明確規定，當著作方式相同的責任者超過3個時，其后加“，等”或“， et al”。

5.將朝代、國籍列入主要責任者或其他責任者項

根據《規則》中的示例，不應將朝代、國籍列入主要責任者項。

題名項易錯點

題名項一般包括題名、其他題名信息、文獻類型標識。題名項著錄時，常見的易錯點包括題名中出現錯別字、缺字漏字、單詞拼寫錯誤、遺漏其他題名信息及文獻類型標識錯誤等。這些屬于內容方面的差錯，只要編校人員用心核對，很容易避免。下面主要歸納著錄題名項時在著錄形式上的常見易錯點。

1.西文題名的著錄形式不統一

對于西文題名的著錄，可以只將題名第一個單詞首字母大寫，也可以將題名中每個實詞的首字母均大寫。實際上，《規則》中并沒有給出明確要求。在實際著錄時，上述兩種著錄形式都不算錯，但全書需保持一致。為了減少出錯，建議西文題名的首字母大寫，其他單詞均小寫。但同時要注意，本該大寫的詞必須要保持大寫，如地名、人名等。

2.用破折號引出其他題名項

對于其他題名項，正確的做法是以“：”作為前置標識符引出。

3.文獻類型標識是否書寫不統一

《規則》中將文獻類型標識列為“任選”項，即可寫可不寫，但是一定要注意全書統一。在文獻類型比較單一時，可以省去文獻類型標識；反之，則建議正確寫出文獻類型標識。這里經常出現的錯誤包括文獻類型標識代碼寫錯及位置標錯，著錄時需多加注意。

版本項易錯點

版本項說明引用文獻版本情況，《規則》明確規定，版本項必須著錄，但是第1版不著錄。著錄時，版本用阿拉伯數字、序數縮寫形式或其他版本說明詞（如修訂版、明刻本等）表示。版本著錄時，經常會出現以下錯誤。

1.版本項與出版年對不上

對于版本項和對應的出版年，需要仔細核查校對，可通過國家版本數據中心（https：//pdc.capub.cn/）查看。

2.著錄形式不正確

例如，當版本項為第2版時，錯誤著錄為“第2版”或“2nd ed”。著錄版本項時，“第”字應當舍去不要，表序數的“nd”“rd”“th”等，要平排，不能排成上標。即當版本項為第2版時，正確的著錄形式應為“2版”或“2nd ed”。

出版者項易錯點

出版者可以按照著錄信息源所載的形式著錄，也可以按照國際公認的簡化形式著錄，出版者項的常見易錯點如下。

1.沒有正式出版的會議論文集缺少出版者項

《規則》明確規定，出版者項非“任選”項，即為必須要著錄的項目。因此，對于沒有正式出版的會議論文集，如果出版者項缺省，應當計錯。實際上，可以將會議舉辦方列為出版者項。

2.同一個組織單位簡寫和全稱混用

《規則》明確規定，可以按照國際公認的簡化形式著錄出版者項，如“Intenational Rice Research Institute”可以著錄為“IRRI”，不計錯。但是對于同一機構，其書寫形式全書要保持一致。

頁碼項易錯點

參考文獻分為閱讀型參考文獻和引用參考文獻兩種。著錄頁碼時，閱讀型參考文獻的頁碼著錄為引用信息的起訖頁碼或起始頁碼，引用參考文獻只著錄引用信息所在頁碼即可，便于作者查找。對于專著型參考文獻，引自序言或扉頁題詞的頁碼，可按實際情況著錄。著錄頁碼時，經常會出現的錯誤如下。

1.未著錄頁碼項或者頁碼著錄錯誤

頁碼項為必須著錄項，不能缺省，除非整本書所有內容均屬于參考文獻內容。

2.著錄閱讀型參考文獻轉頁頁碼

實際上，對于閱讀型參考文獻，不必著錄轉頁頁碼，只需要著錄起訖頁碼或起始頁碼即可。只有在一種情況下需要著錄轉頁頁碼，即當參考文獻屬于引用參考文獻，且引用信息為轉頁所在頁的內容時，才標注轉頁頁碼。

減少參考文獻著錄差錯的方法路徑

深入學習標準，確保著錄格式正確

《規則》是編校人員在修改參考文獻著錄格式時需要經常查閱的標準，因此該標準適合成為編校人員重要的案頭文件。由于參考文獻類型及著錄項繁多，修改其著錄格式時難免會有遺忘或混淆的情況，一定要勤于查看。當然，對于編校工作，尤其是科技論文的編校工作，其參考文獻因數量多、類型豐富而稱得上是一塊非常難啃的“硬骨頭”，不僅耗時費力，稍不留意還特別容易出差錯。為了又快又好地完成參考文獻著錄核查工作，需要編校人員花時間深入學習《規則》內容，多總結，多看示例。尤其是對于現行《規則》中沒有明示的著錄要求，需要廣大編校人員通過總結《規則》中的示例及查閱上位標準明晰要求，避免犯錯，提升編校質量。

勤查會查，確保著錄內容正確

編校人員在審查參考文獻時，一定要做到勤查、會查。勤查是指，不要放過每一條參考文獻，要做到全面核查，要有求真務實的科學精神和不怕麻煩的工匠精神。會查是指，對于各種類型的參考文獻，要學會使用各種平臺查閱，如中國知網、國家版本數據中心、工標網等，避免著錄內容錯誤。例如，對于常見期刊中析出的參考文獻、會議錄、論文集、學位論文，建議使用中國知網校核各著錄項，使用起來較為方便。但使用該平臺時需注意，有時查詢頁面下方注明的頁碼不正確，一定要查找原文核對。建議直接單擊“原版閱讀”按鈕，進行原文在線閱讀，確認頁碼項。

關于現行《規則》修訂的兩點建議

2021年，《信息和文獻—信息資源參考書目和參考指南》（ISO 690：2021）正式發布，相信現行《規則》的修訂很快也會得到落實。在修訂過程中，建議修訂者除了對現行《規則》中存在的編校失誤進行修訂，還應當對未明確內容加以明示，方便使用者對照執行。結合現行《規則》使用過程中存在的一些指導缺失，提出兩點修訂建議，供標準修訂者參考，以期為《規則》的更加規范、全面、科學略盡綿薄之力。

增加對標準文獻主要責任者的確定

標準文獻主要責任者如何著錄，《規則》未做出明確規定，只在附錄A中給出了示例。《規則》中的標準文獻示例1，該標準的提出單位和歸口單位為同一家單位，著錄時以提出/歸口單位作為主要責任者；《規則》中的標準文獻示例2，該標準未列出提出單位，著錄時以歸口單位為主要責任者；《規則》中的標準文獻示例3，該標準未列出歸口單位，著錄時以提出單位作為主要責任者。如果遇到提出單位和歸口單位不相同且都列出的標準文獻，該如何著錄標準主要責任者呢？如果遇到提出單位和歸口單位均未列出的標準文獻，又該如何處理呢？既然現行《規則》中沒有明確標準文獻主要責任者的確定原則，我們就應該去與標準相關的更高級別的國家標準——《中華人民共和國標準化法》及其實施條例中尋找答案。

《中華人民共和國標準化法》第十六條規定：“制定推薦性標準，應當組織由相關方組成的標準化技術委員會，承擔標準的起草、技術審查工作。制定強制性標準，可以委托相關標準化技術委員會承擔標準的起草、技術審查工作。未組成標準化技術委員會的，應當成立專家組承擔相關標準的起草、技術審查工作。標準化技術委員會和專家組的組成應當具有廣泛代表性。”《中華人民共和國標準化法實施條例》第十九條規定：“制定標準應當發揮行業協會、科學技術研究機構和學術團體的作用。制定國家標準、行業標準和地方標準的部門應當組織由用戶、生產單位、行業協會、科學技術研究機構、學術團體及有關部門的專家組成標準化技術委員會，負責標準草擬和參加標準草案的技術審查工作。未組成標準化技術委員會的，可以由標準化技術歸口單位負責標準草擬和參加標準草案的技術審查工作。”此外，《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規則》（GB/T 1.1-2020）第8.3條對歸口信息和提出信息要求的描述為“文件的提出信息（可省略）和歸口信息”。這表明，相較于標準提出單位，標準歸口單位更加重要，更應當對標準負主要責任。

總結以上三條法律法規可以得出兩個信號。一方面，從國家意志性層面看，無論是推薦性標準，還是強制性標準，都應當由“標準化技術委員會”承擔標準的起草、技術審查工作。由此可以看出，“標準化技術委員會”在國家標準的制定過程中承擔著非常重要的責任，是國家最信賴的標準主要責任者。另一方面，對于未組成“標準化技術委員會”的，標準歸口單位需要扛起重擔，要承擔標準的起草工作及參加標準的技術審查工作，對標準的草擬和技術審查工作負責。

綜上，針對標準文獻主要責任者的確定提出以下幾點修訂建議。

第一，凡是有“標準化技術委員會”參與的標準，無論其扮演的是提出單位角色，還是歸口單位角色，標準主要責任者都應為“標準化技術委員會”，這是《中華人民共和國標準化法》對“標準化技術委員會”提出的責任要求。

第二，對于沒有“標準化技術委員會”參與的標準，可按歸口單位、提出單位、主編單位（或編制單位）的順序確認標準的主要責任者。

第三，如果標準的歸口單位和提出單位均有“標準化技術委員會”參與，標準的歸口單位為主要責任者。

增加對著錄用符號格式的確認

現行《規則》中明確了9種著錄用符號，除了句點“.”明確用西文格式表示外，其他8種著錄用符號的格式都未明確。這導致使用者在使用著錄符號時，會出現格式著錄不統一的問題。有人在處理時采用的原則為中文文獻使用中文格式，西文文獻使用西文格式；有人則全部使用中文格式符號或全部使用西文格式符號。

《信息與文獻 資源描述》（GB/T 3792-2021）作為《規則》的上位標準，對《規則》內容的確定理應具有重大引領和參考意義。《信息與文獻 資源描述》第4.2.3條指出，“描述用標識符應在西文狀態下錄入或計算機按西文狀態字符輸出”“除了逗號（，）和句點（.）后面只有一個空格，規定標識符前后應各有一個空格”。注意，此處用了“應”“規定”字眼，表明前述內容屬于要求型條款，即無論引用文獻是中文還是西文，其標識符應該均以西文狀態錄入，且除了逗號和句點后面只有一個空格外，其他標識符前后應各有一個空格。對于此條款中規定的“計算機按西文狀態字符輸出”，《圖書在版編目數據》（GB/T 12451-2023）對此作了嚴格的執行。《圖書在版編目數據》第5.2條指出，“描述用標識符應在西文狀態下錄入或計算機按西文狀態字符輸出”，因此圖書在版編目數據中的標識符也是西文狀態。這樣一來，如果參考文獻著錄用符號用西文狀態錄入，就和圖書在版編目數據中的一致，真正做到了參考文獻與引用文獻的完全統一，畢竟連標識符號都做到了完全一致。從圖書文獻推廣到其他所有類型文獻，建議統一采取此種著錄符號錄入方式。

綜上，對于著錄用符號格式，建議如下。

第一，對于任何類型的參考文獻，均應在西文狀態下錄入。第二，除了逗號和句點后面只有一個空格，其他前置標識符前后均應各有一個空格。

參考文獻著錄對廣大著者、編校人員來說，是一個較為復雜、耗時的問題。廣大著者應當重視參考文獻的著錄規范性，確保科學研究的嚴謹性和科學性。編校人員只有深入學習標準，做到勤查會查，才能減少參考文獻著錄差錯，提升編校質量。本文基于《信息與文獻—參考文獻著錄規則》（GB/T 7714-2015），對編校實踐中遇到的參考文獻著錄易錯點進行歸納、解析，涉及主要責任者項、題名項、版本項、出版者項、頁碼項，同時給出減少參考文獻著錄差錯的具體方法路徑，旨在幫助廣大著者、編校人員避免出錯。對于現行《規則》中未明示的標準文獻主要責任者項及著錄用符號格式的確定，給出具體修訂建議，供現行《規則》修訂者參考。