數字化背景下高校檔案利用服務的現實困囿與疏解路徑

摘要：數字化技術的發展與應用正在重塑高校檔案利用服務的模式，為高校檔案利用服務的發展帶來巨大機遇。通過文獻研究，結合調研歸納出高校檔案利用服務面臨著認知困境、質量困境、思維困境和文化功能缺失困境，系統分析數字化背景下高校檔案利用服務優化發展的必要性。在此基礎上提出，數字化背景下高校檔案利用服務應通過轉變管理模式、全流程質量管控、主動服務社會治理、吸引多元主體參與、提高資源開放水平等策略紓解困境，從而提升檔案利用服務水平，提高高校檔案治理效能。

關鍵詞：檔案利用服務；高校檔案；數字化背景；困囿

大數據、云計算、數字編碼與傳輸等前沿數字化技術的廣泛發展與應用顛覆了傳統的高校檔案利用服務模式，驅動高校檔案利用服務模式改革和創新。長期以來，國家始終重視數字技術、信息技術在檔案利用服務過程中的應用。《中華人民共和國檔案法實施條例》2024年3月1日施行，繼新修訂的《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》之后，再次強調人工智能、數字人文等在檔案利用中的應用。這凸顯了信息技術在現代化檔案利用模式中對于實現快速精準服務、遠程共享以及深層開發利用發揮著支撐性、關鍵性作用，信息技術的發展應用是高校檔案利用服務的現代化轉型的必要支持，同時也為高校檔案利用服務的變革性發展帶來新的契機。

一、高校檔案利用服務的現實困囿

建設服務型政府在2004年便被寫入政府工作報告，成為國家的改革目標。從管理型政府向服務型政府的轉變，體現了政府服務理念向公民本位的轉變。高校檔案機構作為服務部門，同樣面臨著以用戶為上的轉變要求。通過網絡調研、文獻研究等，結合筆者檔案工作實踐和實地調研發現，高校檔案利用服務存在著一定的現實困境。

（一）認知困境

1.主觀認識與館藏資源的偏差

隨著檔案數量的不斷攀升，依賴于人工的傳統檔案工作模式弊端日益顯現，久經年代的館藏檔案資源是什么、有多少成為當下的困惑，其問題表征為檔案人員難以準確把握館藏檔案資源的內容、數量，致使檔案利用過程受到檔案人員的個人認知、素養等外在因素影響，導致館藏檔案利用效率低、效果差，難以發揮應有的價值。

2.利用需求與館藏資源的偏差

檔案利用是檔案工作的最終目的。長期以來高校檔案工作“重保管，輕利用”的模式，本就“神秘”的檔案又籠罩上一層保守、封閉的“面紗”，用戶與高校檔案機構之間的心理距離愈發遙遠，也給高校檔案管理工作帶來了負面影響：一是用戶存在檔案利用需求時無的放矢，不知道找誰查；二是用戶任何需求全部找高校檔案機構，既無法滿足利用需求，又增加雙方的溝通成本，甚至是加深社會對高校檔案機構的負面認識。

（二）質量困境

伴隨著大數據、云計算等信息技術的廣泛應用，社會各行業的數據量不斷增長，作為數據終端的檔案機構的歸檔量急劇增加，同時檔案數據的失真、失效等質量問題不斷涌現[1]。高校檔案機構作為獨立管理檔案的非移交進館單位，檔案質量缺少終端控制，數據在質量上自然不能“獨善其身”，如歸檔內容未審核致使復制件、問題件盡數歸檔，檔案數據重復、割裂等。如何解決高校檔案數據低質、異構、冗余等問題，提高檔案數據質量治理能力是檔案工作者必須解決的關鍵問題。

（三）思維困境

回顧自《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》，以及電子檔案管理的標準相繼頒布及修訂，檔案工作的重點逐步從聚焦傳統載體向數字化、電子化轉變，高校檔案利用模式也從依賴于傳統載體向信息化、數字化轉型，檔案利用主體趨于多元、社會需求日益多樣。但高校檔案管理和利用服務的理念、方式仍相對陳舊。研究顯示，全國242所高校中64.46%的高校檔案機構在檔案利用服務中仍然采用人工登記[2]。這與建成高效便捷的檔案利用體系的發展規劃相差甚遠。目前，高校檔案利用以被動服務為主，檔案利用以可直接使用的教學、財務檔案等為主，利用目的為工作查考居多，檔案的開發力度不足，利用檔案開展的科學研究少，高校檔案機構距離成為文化服務型、學術支持型機構相距較遠。

（四）文化功能缺失困境

高校檔案是學校在籌建和發展過程中形成的珍貴獨特的歷史記錄，尤其是校史檔案反映了學校辦學理念的由來和辦學精神的傳承，其價值已不言而喻，收集保管和開發利用好高校檔案是校史檔案資源建設和校園文化建設的重要環節。然而，除綜合實力較強的院校外，高校檔案機構普遍存在著專業人員少、經費少等問題。面對著館藏檔案資源的開發任務，檔案人員往往力不從心，一是僅有的人力全部投身于檔案的整理、利用等基礎業務工作，無時間精力投身開發工作；二是缺少專業力量、充足資金進行檔案文化資源的深度挖掘、整合。檔案的內在價值和其開發利用程度遠不匹配，檔案機構的文化服務能力便難以凸顯。

二、數字化背景下高校檔案利用服務紓困的必要性

（一）數字化時代對高校檔案利用服務提出更高的要求

隨著大數據技術的迅猛發展，社會已步入信息爆炸的時代。高校作為知識創新與人才培養的重要陣地，其檔案資源建設與利用需與時俱進，融入數字化浪潮。傳統的高校檔案利用模式在檢索速度、傳播范圍及資源共享等方面存在顯著不足。數字化背景下用戶對高校檔案利用服務也提出更高的要求。一是檔案信息資源獲取的便捷性與即時性。數字化社會塑造快節奏信息獲取習慣，高校檔案用戶亦追求便捷即時獲取所需的檔案。借助現代化技術搭建高效檔案利用服務平臺，打破時空局限，實現便捷及時的檔案利用服務方能與數字化時代的用戶需求相匹配。二是檔案信息資源服務的多元化與個性化。數字化時代高校檔案用戶的信息需求發生了深刻變革。區別于傳統的、單一的檔案查閱服務，用戶期望從檔案資源中獲取多維度、深層次且個性化的增量信息。三是檔案信息資源交互的雙向性與深度性。數字化技術促進信息交互共享，提高了檔案資源的開發利用程度，高校檔案服務應從單向傳遞轉為雙向互動，用戶不只是被動的接收者，還參與檔案管理優化與反饋，檔案部門應依據用戶需求和反饋優化資源供給和服務。

（二）數字化時代高校檔案利用服務紓困是提升大學治理能力的關鍵

高校檔案治理是大學治理的重要組成，高校檔案利用服務是高校檔案治理的重要環節。因此，增強高校檔案數字化技術底層支撐，優化利用服務模式，是提高大學治理能力的重要支撐。數字化時代優化高校檔案利用服務的影響體現在多方面，一是助力高校決策科學化。高校檔案作為學校發展歷程的全面記錄，蘊含著豐富的決策參考信息。通過數字化技術與手段，將分散的檔案資源進行系統整合與深度分析，為學校管理層提供準確且具有價值的決策依據。二是促進高校管理精細化。全面的檔案利用服務能夠為精細化管理提供有力支撐。例如檔案詳細記錄了學生成績的分布及教師教學評價等豐富內容。借助數字化手段對檔案數據進行深度分析，能夠科學洞察教學過程中存在的如教學方法適應性、課程設置合理性等問題，進而據此優化資源配置和教學效果。三是推動文化傳承與創新。高校檔案承載著學校的歷史傳統、精神風貌和價值追求。通過數字化技術深入挖掘學校歷史脈絡、事跡及關聯性，并通過可視化、場景化展示平臺，將校史檔案中的照片、歷史故事等以生動的方式呈現給師生，增強師生對校園文化的認同感和歸屬感，促進文化的傳承與創新。

三、數字化背景下高校檔案利用服務紓困路徑

（一）管理模式：由粗放式管理向精細化治理轉變

高校檔案資源粗放式管理已不適應海量數據時代用戶期望高效多樣、便捷智能獲取信息的需求模式[3]，兩者之間的矛盾驅動著高校檔案利用需從粗放式管理向精細化治理轉變，否則新時代的檔案工作將舉步維艱。數字化背景下高校檔案機構應適應精細管理、精準治理的理念，健全包含服務流程、資源特色、交互方式、評價反饋等內容和環節的服務模式；檔案人員要樹立數據思維，通過檔案資源梳理統計、OCR全文識別、關聯分析、語義分析等，使高校檔案資源的外部特征和內容特征以直接、多樣的方式呈現，從而滿足用戶不同場景利用需求，優化用戶檔案利用的體驗和價值感知，逐步建立高校檔案服務價值呈現的良性機制。

（二）全流程管控：提高檔案數據質量

大數據時代數據量的爆炸式增長，同時帶來的是各種陳舊數據、錯誤數據。各種問題數據共同作為歸檔內容匯集到檔案機構，再提供給用戶使用，無疑形成一個惡性循環[4]。海量的檔案數據提供利用、輔助治理，其核心在于數據精準可用，高校檔案機構發揮檔案的功能價值同樣基于此。加強檔案數據質量控制，需要查糾存量檔案數據質量問題，同時建立增量檔案數據質量控制機制。基于全流程管控和循環治理理念[5]，在事前加強數據質量制度建設、標準建設和體系流程建設，在事中加強質量控制機制，增加質量控制前端資源匯集規則，建立數據審核、關聯和內部校驗機制，事后加強檔案數據質量監測、數據固化、評估和反饋，并在檔案數據的開發利用過程中關注利用效果和用戶反饋，對問題數據進行循環治理，不斷提升檔案數據質量。

（三）思維觀念：主動服務高校治理、社會治理

數字化背景下檔案人員要轉變思維觀念，主動推進檔案利用服務模式創新，如建立檔案資源清單、服務權責清單、負面行為清單等；通過網頁彈窗、在線聊天等建立即時互動機制；以年度目標、績效考核等方式與高校治理同步規劃推進，主動融入大學治理和文化建設規劃。同時，高校檔案機構應發揮自身優勢，樹立服務社會治理大格局。以重慶文理學院為例，其結合自身資源優勢、人才優勢，通過建立聯絡溝通機制、組建專業團隊、對口幫扶等舉措，幫助檔案工作薄弱的鄉村補齊短板，全面推進高校檔案工作助力基層治理[6]。此外，高校檔案機構應主動適應新技術、新理念，利用技術手段實現便捷線上服務、沉浸式體驗服務等。如東南大學檔案館的中山陵音樂臺數字化展廳采用3D建模的形式，為用戶提供了立體化、沉浸式的視覺呈現方案。

（四）協調機制：多元主體共同參與

新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確提出“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展”，為社會力量參與檔案資源開發利用提供了堅實的法治保障。高校檔案機構普遍面臨著人員緊缺的問題。為能滿足不同用戶多樣化的檔案信息需求，高校檔案機構應主動作為吸引更多群體關注。通過協同多方力量參與擴大影響和實效，在校內打破部門間的壁壘，建立檔案資源共建共享協同機制和平臺，實現檔案資源及時開放、流通、深加工。在校外，聯合上級單位、兄弟院校等共同制定檔案利用服務標準和體系規范，共建區域檔案資源開發與利用大平臺；尋求企業合作完成檔案資源整理、加工、展示及各類方案支持。此外，我國具有地域遼闊、人口眾多的顯著特征，發動公眾參與檔案資源收集、整理，能夠最大限度利用群眾智慧和力量。

（五）資源開放：提升檔案資源社會化開放水平

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，“加快推進檔案開放……鼓勵其他檔案館向社會開放檔案”。高校具有檔案資源開放的天然優勢，其涉密檔案數量少、牽涉的主體少，館藏校史檔案、名人檔案等文化價值高。高校檔案機構應加大檔案資源開放力度。一是完善制度，建立檔案開放過程中的盡職免責機制，明確開放標準，提高工作人員檔案開放審核的積極性和責任意識；明確檔案開放的流程，借助人工智能完成檔案開放的前端審核、分類，結合人工審核確定擬開放的內容，提交檔案開放審核領導小組審定。二是擴大開放渠道，定期通過線下開放、線上網站等方式公布開放檔案目錄，穩步推進開放檔案全文查閱，逐步融入區域檔案利用“一網通辦”服務體系，打破檔案利用的空間和區域限制。三是豐富檔案資源開放的形式，通過設置公開閱覽區、舉辦專題展覽、開放編研等形式擴大檔案資源開放的方式。此外，在檔案開放的過程中應遵照合法合規、科學開放的原則，要關注檔案資源開放與保密、隱私保護之間可能存在的“二律背反”問題。

參考文獻

[1]金波，孫堯，楊鵬.基于區塊鏈技術的檔案數據質量保障研究[J].圖書館雜志，2023， 42（10）： 25-33.

[2]崔月.數智時代高校檔案利用工作提升策略探究[J].檔案天地，2023（12）： 29-33.

[3]蘇君華，宋帆帆.基于用戶利用行為的檔案信息精準服務研究[J].檔案與建設，2022（04）： 8-12.

[4]呂姍姍，周楓，金波，等.檔案數據質量問題表征與影響因素研究[J/OL].情報科學，1-16[2025-02-17].http：//kns.cnki.net/kcms/detail/22.1264. G2.20240126.1958.028.html.

[5]周楓，金波.基于PDCA模型的檔案數據質量治理研究[J/OL].情報科學，1-18[2025-02-17].http：// kns.cnki.net/kcms/detail/22.1264.G2.20240506.1623.006. html.

[6]蔡華鋒.地方高校服務村級檔案建設實踐——以重慶文理學院為例[J].中國檔案，2022（05）： 54-55.

本文得到以下項目支持：江蘇省高校檔案研究會項目“數字人文視域下體育檔案資源開發利用研究”（jsgdz2023-15）。

（作者系南京體育學院助理館員）