從傳統到數智化轉型：我國檔案鑒定工作的問題、挑戰與應對策略研究

摘要：論文以我國檔案鑒定工作從傳統向數智化轉型為背景，系統分析檔案鑒定工作存在的問題與數智環境下面臨的挑戰，并提出應對策略。研究發現，我國傳統檔案鑒定工作主要存在檔案鑒定工作范疇泛化、“避風險、求穩妥”的思維慣性、職責分配失衡、鑒定原則與依據模糊、期滿檔案鑒定動力不足等問題。與此同時，數智化環境為檔案鑒定帶來了新的挑戰，包括數字檔案大規模保存與訪問、技術復雜性升級、倫理爭議與文化多元性等。這些傳統問題與新挑戰疊加，進一步加大了檔案鑒定工作的復雜性和難度。針對上述問題和挑戰，論文從三個方面提出應對策略：重構檔案鑒定術語體系與工作邊界，探索檔案鑒定技術革新與管理模式變革，以及重塑檔案專業人員能力與角色定位。

關鍵詞：檔案鑒定 檔案價值鑒定 數智化轉型 數字檔案管理

Abstract： This paper is set against the back？ drop of the transformation of archival appraisal in China from a traditional environment to a digitalintelligent environment. It systematically analyz？ es the issues， challenges of archival appraisal andproposescorrespondingstrategies.The study finds that archival appraisal in China primari？ ly faces the following problems： an overly broad scope of appraisal activities， a risk- averse and overly cautious mindset， imbalanced distribution of responsibilities， vague appraisal principles and criteria， as well as insufficient motivation for ap？ praising expired records. In the digital-intelligent environment， archival appraisal additionally con？ fronts new challenges such as the large- scale preservation and access of digital records， in？ creased technical complexity， and ethical contro？ versies along with cultural diversity. To address these issues， the paper proposes strategies in？ cluding the reconstruction of the terminology sys？ tem and work boundaries for archival appraisal， the exploration of technological innovations and management model reforms in appraisal， and the reshaping of the competencies and role position？ ing of archival professionals.

Keywords： Archival appraisal； Archival value appraisal；Digital- Intelligent transformation； Digi？ tal records management

檔案鑒定作為檔案管理的核心環節，一直以來被視為最具挑戰性和復雜性的任務之一，但進入21世紀以來，其在學術探討與實際操作中的地位呈現明顯的下降趨勢。根據中國知網期刊論文庫的統計數據，檔案鑒定的年度發文量從2000年的88篇逐漸減少至近年來的二十余篇，這一變化反映了學術界對檔案鑒定的關注度顯著降低。與此同時，實踐領域對檔案鑒定也有諸多批評，指責其“停留在形式上”，而期滿檔案銷毀工作“形同虛設”。[1]

雖然檔案鑒定在學術研究和實踐中呈現式微趨勢，但這并不意味著其重要性不復存在。事實上，檔案鑒定的重要性在新的政策環境下得到了進一步的確認。2024年1月，國務院頒布的《中華人民共和國檔案法實施條例》第二十四條明確規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當定期對本單位保管的保管期限屆滿的檔案進行鑒定，形成鑒定工作報告。”[2]這一新規顯著強化了期滿檔案鑒定的法律約束力和執行效力，凸顯了國家對檔案鑒定工作的高度重視。

與此同時，信息資源管理學界對檔案鑒定的關注也顯露升溫跡象。2024年12月底，由中國人民大學書報資料中心、圖情檔39青年學者沙龍與復旦大學國家智能評價與治理實驗基地聯合主辦的“2024年度中國信息資源管理學界十大學術熱點”評選活動中，“檔案數據要素與檔案價值鑒定”作為唯一的專門性的檔案熱點入選。該評選基于“科學計量分析、大語言模型分析及專家分析”[3]等多維度方法評選，旨在捕捉數智環境下信息資源管理學界的最新動向。專家推薦語和點評語高度肯定了檔案價值鑒定在數智環境下的重要意義。[4]

檔案鑒定在學術文獻和實踐中的長期式微，與最新檔案法規和學術活動對其高度重視形成鮮明對比。這一反差揭示了檔案鑒定工作從傳統環境向數智化轉型的復雜性。在這一轉型過程中，我國檔案鑒定工作既延續了部分傳統做法和問題，又面臨數智環境帶來的全新挑戰，老問題與新挑戰交織，進一步加大了檔案鑒定的復雜性和難度。本文結合調查研究和國內外相關學術文獻分析，深入探討我國傳統檔案鑒定工作的問題以及數智環境下面臨的挑戰，并提出應對策略，旨在為我國檔案鑒定理論與實踐發展提供新的思路，并為數智時代檔案管理轉型提供參考。

一、我國傳統檔案鑒定工作問題分析

（一）調查方法

為全面掌握我國傳統檔案鑒定工作的現狀，并深入剖析其中存在的痛點與瓶頸，筆者于2021年5月至2021年8月間，采用問卷調查、電話訪談和實地調研相結合的方式，對文件形成單位和綜合檔案館開展調研。雖然距離數據采集已有三年多時間，但鑒于我國紙質檔案鑒定工作整體變化不大，這些數據仍較為真實地反映了當前實際情況。這次調查內容涵蓋對檔案鑒定的認知、鑒定原則及依據、檔案鑒定工作開展情況等方面。此外，考慮到實踐中檔案鑒定工作常被批評“流于形式”，而期滿檔案的鑒定問題被視為核心難題，[5]再加上《中華人民共和國檔案法實施條例》對期滿檔案鑒定工作給予高度重視，這次調研還特別聚焦期滿檔案鑒定工作，相關調研問題包括館（庫）藏空間壓力、期滿檔案鑒定需求的迫切性、對設置待銷毀檔案觀察期的看法，以及不銷毀無價值檔案的原因等，以期全面揭示檔案鑒定工作中的關鍵問題與改進方向。

1.問卷調查法：針對文件形成單位和檔案館分別設計了兩套調查問卷，共回收有效問卷237份，其中文件形成單位問卷55份，檔案館問卷182份。問卷調查側重于定量數據的收集，旨在從宏觀層面反映檔案鑒定工作的整體狀況與普遍性問題。

2.深度訪談法：對6家文件形成單位的檔案主管人員進行了深度訪談，包括1個國家部委檔案處、2個事業單位文檔處/綜合管理部、3個企業檔案處。訪談內容聚焦于檔案鑒定的實際開展情況、面臨的困難及改進建議。

3.實地調研法：對9家檔案館進行了實地調研，包括3家市檔案館和6家區縣檔案館。調研通過實地觀察、檔案管理人員訪談及檔案鑒定案例分析，深入了解檔案鑒定實踐中的具體問題與困難。

通過上述三種方法的結合，本研究實現了定量與定性數據的互補，不僅從宏觀層面反映了傳統檔案鑒定工作的整體狀況，還從微觀層面揭示了具體問題與改進方向，為后續問題分析與策略制定奠定了堅實基礎。

（二）調查發現

通過對文件形成單位和市級、區縣級檔案館開展的檔案鑒定工作進行調查和綜合分析，有以下主要發現。

1.對檔案鑒定的認識。調查顯示，多數文件形成單位和檔案館認為，檔案鑒定包括歸檔鑒定、進館鑒定以及存毀鑒定，有些機構認為還應該包括開放鑒定和等級鑒定。這一現象表明，檔案鑒定的內涵與邊界尚未達成共識，其范疇的模糊性直接影響了檔案鑒定工作的開展方式與效果。明確檔案鑒定的內涵與邊界，既是理論研究的核心問題，也是實踐操作中亟待解決的關鍵點。

2.檔案鑒定工作主要面向紙質檔案。盡管調研內容涵蓋了紙質檔案與電子檔案，但調查顯示，當前大多數單位的檔案鑒定工作主要集中于紙質檔案，電子檔案鑒定和銷毀工作開展較少。文件形成單位和檔案館普遍存在紙質檔案慣性思維，這也制約了電子檔案鑒定工作的推進。

3.檔案鑒定原則。調查顯示，文件形成單位和檔案館在開展檔案鑒定工作時，通常依據多種原則，包括來源原則、內容原則、主體原則、歷史原則、高齡原則、典型原則、技術原則、發展原則、效益原則，以及綜合原則（即綜合上述各種原則）等。然而，這些原則在實際應用中往往較難把握，缺乏明確的重點與規范。機構在綜合考慮一系列原則后，仍難以準確判斷哪些檔案確實失去了保存價值，最終往往傾向于作出“不銷毀、繼續保存”的保守決定。此外，調查顯示，各單位對效益原則的共識度較低，在實際鑒定過程中，很少將檔案價值與保管成本的效益比作為重要考量因素。這可能是我國檔案銷毀比例較低的重要原因之一。

4.檔案鑒定人員構成多樣。調查顯示，文件形成單位與檔案館參與檔案鑒定的人員構成較為多樣。在市級與區縣級檔案館中，參與期滿檔案鑒定工作的人員不僅包括館內相關業務人員及部門領導，還包括移交單位檔案部門的相關人員及其領導，甚至還包括移交單位業務部門的領導和員工。此外，一些檔案館還會邀請法學專家、檔案學者、歷史學專家等學界人士參與鑒定工作。這一現象表明，檔案鑒定工作對鑒定人員的專業能力要求很高，不僅需要扎實的檔案專業知識，還需要具備跨領域的綜合能力以及跨機構的協調能力，以確保在多方協作中作出科學、合理的鑒定決策。

5.關于待銷毀檔案觀察期。多數文件形成單位以及市級、區縣級檔案館認為，設置待銷毀檔案觀察期有助于降低錯銷檔案的風險。然而，調查顯示，即使觀察期結束，檔案在大多數情況下仍不會被銷毀，對錯銷檔案的擔憂依然存在。這意味著，盡管觀察期在理論上能夠為檔案銷毀提供緩沖空間，但其在實踐中的應用效果有限，難以有效解決銷毀決策中的風險規避問題。

6.不愿銷毀期滿檔案的原因。調查顯示，文件形成單位以及市級、區縣級檔案館不愿對期滿檔案進行銷毀鑒定的原因多種多樣，主要有：（1）錯銷風險高：擔心因鑒定標準模糊或主觀判斷失誤，導致重要檔案被誤銷，造成不可逆的歷史記憶損失；（2）檔案完整性受損：擔憂銷毀可能破壞檔案的系統性與完整性，影響后續利用與研究；（3）監管風險：銷毀后可能無法滿足外部監管和法律要求；（4）責任不明：銷毀工作的責任界定不清，相關主管人員對銷毀決策持保守態度；（5）專業能力不足：缺乏具備檔案鑒定專業知識與經驗的人員，難以科學評估檔案價值；（6）資源擔憂：擔心檔案數量減少會導致機構經費和資源支持的下降，影響機構利益。

此外，調查數據顯示，文件形成單位中僅18%認為存在庫藏壓力，24%有迫切的銷毀鑒定需求；檔案館中雖有43%存在庫藏壓力，但僅有11%迫切需要進行銷毀鑒定。與此同時，大多數單位普遍面臨以下問題：鑒定人員配備不足、鑒定工作開展不規律導致工作積壓、檔案保存價值難以準確評估、鑒定過程主觀性過強，以及效益不明顯導致動力不足等。這些問題共同削弱了各單位開展期滿檔案鑒定工作的積極性。

（三）問題分析

在前述調查發現的基礎上，下文將深入剖析我國傳統檔案鑒定工作中存在的關鍵問題及其背后的原因。

1.檔案鑒定工作范疇泛化。當前，檔案鑒定工作與歸檔、移交等環節缺乏明確的區分與界限，導致各環節之間相互重疊。這在一定程度上削弱了歸檔與移交環節的入口把關作用，更大的壓力被轉移至期滿檔案鑒定工作上，導致檔案鑒定工作量巨大但效益不高。從邏輯上看，檔案鑒定工作范疇的過度擴展削弱了其作為一項獨立專門業務的必要性；從實際操作上看，這種泛化不利于聚焦和解決檔案鑒定中的特定問題，反而加劇了工作的復雜性與低效性。

2.“避風險、求穩妥”的思維慣性。在檔案領域，“避風險、求穩妥”的思維慣性較為普遍。這種思維在歸檔范圍、保管期限表的制定以及期滿檔案鑒定工作中均有體現。實際操作中，常見的做法是：歸檔時“應歸盡歸”，劃定保管期限時“就高不就低”，至于期滿檔案銷毀則是“慎之又慎”。這種思維模式導致檔案管理在“入口”環節過于寬松，而在“出口”環節過于嚴格，使得僅依賴期滿檔案鑒定難以實現檔案的有效精簡。

3.檔案鑒定職責分配失衡。文件材料從產生到永久保存或銷毀需要經歷4個關口的篩選：歸檔篩選、進館篩選、檔案室期滿檔案鑒定，以及檔案館期滿檔案鑒定，相應的職責部門依次為業務部門（參與歸檔篩選）、機構內檔案部門（負責歸檔篩選、進館篩選、檔案室期滿檔案鑒定）與檔案館（負責進館篩選、檔案館期滿檔案鑒定）。在這一過程中，檔案鑒定的決策權被分散至文件生命周期的多個階段，職責分配呈現出“前重后輕”的特點：前端（文件形成單位的業務部門與檔案部門）職責重、影響大，后端（檔案館）職責輕、影響小。這導致檔案鑒定的關鍵決策主要依賴于文件形成單位的業務人員與檔案人員，而檔案館在后端作用有限，難以充分發揮其專業優勢。

4.鑒定原則和依據的模糊性與實踐困境。檔案鑒定原則在實際應用中往往較難把握。盡管機構在鑒定過程中會綜合考慮來源原則、內容原則、效益原則等多種原則，但仍難以準確判斷哪些檔案確實失去了保存價值。此外，我國檔案保管期限的劃定依據檔案的重要程度，不同的保管期限對應不同的重要等級。然而，對檔案重要程度的判斷，并不能直接等同于對檔案價值的最終評估。例如，定期保管的檔案在保存10年或30年后，并不必然失去價值。而對于那些價值確實微乎其微的檔案，現有的多種鑒定原則卻難以提供明確的指導，無法幫助機構果斷作出銷毀決策。這一問題削弱了檔案鑒定工作的科學性與規范性。

5.期滿檔案鑒定的現實困境。《中華人民共和國檔案法實施條例》從法律層面加強了對期滿檔案鑒定的要求，提升了外部約束力。但是，文件形成單位與檔案館在實際操作中普遍面臨內生動力不足、專業人員配備不足等問題。此外，值得注意的是，近年來我國大力推行電子文件單套制管理，顯著減少了紙質檔案的數量，緩解了庫藏壓力，這在一定程度上也削弱了銷毀期滿檔案的迫切性。

二、數智時代檔案鑒定工作面臨的挑戰

隨著數字技術的飛速發展，尤其是大數據、云計算、人工智能、區塊鏈、移動互聯網等技術的廣泛應用，檔案的生成、存儲、管理和使用環境正經歷深刻變革，檔案鑒定工作也面臨前所未有的復雜挑戰。

（一）數字檔案大規模保存與訪問

存儲技術的不斷進步使得數字存儲的單位成本大幅下降，從理論上講，大規模數據存儲已成為可能。在此背景下，一些檔案學者提出“寧肯多存1000G，而不放棄1KB”[6]的觀點，并主張“全量存儲已是完全可以實現的目標”[7]。然而，實踐中全量存儲面臨諸多技術和管理難題，并非最優選擇。例如，歐洲核子研究中心采用選擇算法僅保留0.1%的數據，但即便如此，存儲的數據量仍然高達1500萬千兆字節。[8]

國際數據公司2024年發布的《數據時代》報告顯示，預計到2028年，全球數據總量將達到393.8ZB，比2018年增長近10倍，其中非結構化數據占比高達82.3%。[9]如此龐大的數據量將對現有存儲系統、數據管理技術以及數據訪問與檢索能力構成嚴峻挑戰。實際應用中，大規模數據存儲不僅面臨設備更新換代頻繁、維護成本高昂、能耗顯著以及環境影響等多重障礙，還極大地增加了數據管理的復雜性。即使存儲容量充裕，高效訪問與準確檢索仍然困難重重：海量數據往往伴隨大量“噪聲”。這不僅使數據處理更為煩瑣，還嚴重影響檢索效率和準確性。因此，如何在保存海量檔案數據的同時，確保檢索系統能夠快速、準確地定位所需檔案，成為數字檔案管理和鑒定工作面臨的重要挑戰。

（二）技術復雜性升級

在數智化轉型的推動下，檔案數據的復雜性顯著增加。檔案數據來源多樣、格式異構對系統互聯互通的影響[10]，加密信息的訪問權限限制[11]，以及云存儲與去中心化存儲之間的協同治理[12]等問題，均為檔案鑒定工作帶來了全新的挑戰。這些問題不僅需要解決數字檔案的真實性評估和來源追溯等基礎性問題[13]，還要應對多版本檔案數據的價值判斷及重復內容的去重優化等新難題[14]。

值得注意的是，雖然算法驅動的自動化鑒定能顯著提升檔案鑒定效率，但算法訓練數據的局限性可能導致系統性偏差，從而影響檔案鑒定的公平性與科學性。因此，如何在效率與公平之間建立動態平衡機制，是檔案智能鑒定亟待解決的關鍵問題。

（三）倫理爭議與文化多元性

隨著《中華人民共和國個人信息保護法》和《中華人民共和國數據安全法》的頒布實施，中國已建立起嚴格的個人信息保護和數據安全管理法律框架。這些法律不僅要求檔案機構在處理個人數據時遵循“最小必要”原則，還強調對敏感信息的分類分級管理。在此法律框架下，檔案鑒定工作者需要在歷史檔案的保存與利用、個人隱私保護及數據安全之間實現微妙平衡，尤其是在涉及公民個人信息、健康數據等敏感內容的檔案鑒定中，這一問題尤為突出。[15-16]此外，檔案鑒定還有可能涉及復雜的道德權衡，特別是在處理涉及社會爭議、歷史敏感事件或可能對特定群體造成傷害的檔案時，檔案人員應在法律義務、社會責任與歷史真實性之間進行審慎決策。[17-18]

在數智環境下，傳統檔案鑒定中隱含的權力關系和文化偏見問題也可能變得更加復雜。一方面，算法審查和話語分析等技術手段為我們提供了新的視角，有助于揭示那些被傳統鑒定流程所忽視或掩蓋的文化偏見和權力失衡現象。例如，通過自動化手段可以更系統地分析檔案數據中的語言模式和內容結構，從而識別出特定群體或少數聲音在歷史記錄中的缺失。另一方面，當AI算法介入檔案鑒定時，如果訓練數據本身存在偏見，那么算法可能會在判斷哪些檔案具有長期保存價值時出現系統性遺漏，從而加劇公平性問題。[19]

三、數智時代檔案鑒定工作的應對策略

長期以來，傳統檔案鑒定中遺留的問題未能根本解決，而數智時代的新需求、新技術和倫理挑戰層出不窮，顯著增加了檔案鑒定工作的復雜性和難度。目前，我國檔案鑒定工作正面臨傳統問題與數智化挑戰并存的雙重壓力。為應對這一局面，亟須探索適應新時代要求的檔案鑒定應對策略。

（一）重構檔案鑒定術語體系與工作邊界

在“檔案開放鑒定”一詞應用日益普遍的背景下，[20-21]傳統的“檔案鑒定”概念邊界愈發模糊，實踐中容易產生混淆。為解決這一問題，建議引入“檔案價值鑒定”作為核心理論概念，將其定義為“評估檔案價值并作出處置決定的決策過程”，以區別于側重利用權限管理的“檔案開放鑒定”。“檔案價值鑒定”這一概念涉及從歸檔到銷毀的全生命周期，強調價值評估的全程性與系統性。

為避免檔案價值鑒定與歸檔、移交、銷毀等環節在職能上重疊，建議在實踐層面引入“處置”概念，明確其包含銷毀、移交進館及調整保管期限三種方式。另外，為進一步推動保管期滿檔案的合理處置，建議將“期滿檔案鑒定”作為專項工作概念，并定義為“對保管期限屆滿或不宜繼續保管的檔案進行價值評估，并作出銷毀或調整保管期限的決定”。

（二）探索檔案鑒定技術革新與管理模式變革

數智化時代，檔案鑒定正面臨從選擇性保存向大規模保存轉變的趨勢，這對鑒定方法提出了全新要求。為應對大規模鑒定和保存的需求，[22]檔案工作者需不斷探索并引入新的鑒定方法。例如，利用人工智能技術自動識別和篩選高價值檔案。同時，隨著數字檔案訪問和利用需求不斷增長，傳統的檔案描述與元數據生成方法也亟須革新，以確保在海量數據保存的背景下，檢索效率和用戶對檔案的理解不受影響。

此外，人工智能技術在檔案分類、數據遷移和完整性驗證等環節的廣泛應用，促使現有鑒定框架必須重新調整。這不僅涉及如何將新技術和工具有機整合到現有鑒定流程中，還要求通過制度設計明確鑒定與收集、整理、保管等環節的協同規則，以提升整體流程的效率和效果。

傳統上，檔案鑒定通常被視為對過去的靜態選擇，而在數智時代，檔案鑒定應轉變為一種動態、持續的實踐模式，以靈活適應不斷變化的文化和技術需求。這一轉變要求檔案工作者不僅關注主流群體檔案，還需主動識別和保存非主流群體的檔案，從而構建更加多元化和包容性的歷史敘述。同時，檔案工作者還需對未被保存的內容進行反思和分析，特別是在AI算法參與鑒定過程中，要高度警惕由于訓練數據偏見引起的系統性遺漏問題。

（三）重塑檔案專業人員能力與角色定位

數智技術的迅猛發展對檔案專業人員的核心能力提出了更高要求。檔案工作者亟須拓展跨學科知識儲備，涵蓋數據科學、數據管理、人工智能、數字保存、隱私保護與倫理等領域。在技術工具日益普及的背景下，檔案專業人員的競爭力不僅體現在熟練掌握日常操作上，更應體現在對復雜問題的綜合判斷能力上。例如，在檔案開放利用與個人隱私保護之間尋求平衡，在維護歷史真實性與應對社會敏感性之間作出審慎決策。此外，文化多樣性的發展也呼吁除了官方記錄之外，檔案人員還應將社會組織乃至個人所形成的文件納入檔案價值鑒定的范疇，以構建完整的社會記憶。[23]檔案專業人員能力的培養，既需要不斷提升技術素養，也需要深厚的檔案學理論功底以及強烈的倫理和社會意識作為支撐。

數智化轉型還促使檔案專業人員重新審視自身的角色定位。檔案專業人員的核心職能正從“操作執行者”向“決策監督者”轉型。這一轉型要求檔案工作者具備更強的批判性思維能力，以應對自動化系統中的潛在風險，[24]如算法偏見可能導致的鑒定偏差，以及數據解釋中的語義失真等問題。為確保鑒定決策科學且符合倫理要求，檔案專業人員需要建立“人機協同”的工作模式，[25]在技術工具的支持下，通過專業判斷與倫理考量對自動化過程進行全程監督。

四、結語

無論在傳統環境還是數智環境下，檔案鑒定始終是檔案工作的核心與靈魂。尤其在數智時代，檔案鑒定的重要性不僅沒有被削弱，反而因其在價值篩選、管控優化、倫理決策與文化多元性中的關鍵作用而更加凸顯。當前，我國檔案鑒定工作正面臨傳統問題與數智化挑戰的雙重壓力，這使得其復雜性和實施難度不斷加大。面對這一局面，數智化轉型既帶來了挑戰，也蘊含著機遇。通過技術賦能、政策支持與學科發展的協同推進，檔案鑒定工作將在數智化浪潮中實現轉型升級，并繼續在國家、社會與機構記憶的構建中發揮不可替代的重要作用。檔案工作者必須以更加開放的態度擁抱變革，以更高的專業能力應對挑戰，為構建多元、包容、可持續的社會記憶體系貢獻力量。唯有堅守鑒定的專業性與責任感，檔案工作才能在數智化浪潮中行穩致遠，為歷史存真、為未來護航。

*本文系2024年國家社科基金重大項目“新一代人工智能背景下的計算檔案學研究”（項目編號：24ZD326）的研究成果。

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作者單位：1.中國人民大學信息資源管理學院

2.中國人民大學電子文件研究中心

3.中國人民大學檔案事業發展研究中心

4.中國人民大學數字人文研究院