信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，文書檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。文章深入探討了在信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。通過分析傳統(tǒng)文書檔案管理的現(xiàn)狀及問題，闡述了信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理的重要意義，并從管理理念、管理模式、技術(shù)應(yīng)用及人才培養(yǎng)等方面提出了具體的創(chuàng)新策略，以期為提高文書檔案管理水平提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案管理；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，深刻改變了人們的生活與工作方式。文書檔案作為關(guān)鍵的信息資源，其管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，充分借助信息技術(shù)，達(dá)成創(chuàng)新發(fā)展。處于信息化背景之中，文書檔案管理工作不僅需要提升管理的效率與質(zhì)量，還必須滿足用戶日漸多樣化的需求，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給予有力的支撐。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.管理方式落后

傳統(tǒng)文書檔案管理以人工方式分類、整理和歸檔，存在不少問題。人工分類易因個(gè)人理解差異產(chǎn)生偏差，整理時(shí)可能出現(xiàn)文件遺失或錯(cuò)放，并且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式難以快速檢索和共享信息，查找特定檔案時(shí)，需在大量文件中翻尋，耗費(fèi)時(shí)間和精力。這種管理方式明顯落后，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息高效處理的要求。它不僅效率低下，還增加了檔案管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)，不利于檔案的保存和利用。

2.存儲(chǔ)空間受限

傳統(tǒng)文書檔案以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)存在諸多弊端。首先，大量的紙質(zhì)檔案需要龐大的物理空間來存放。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，單位面臨著巨大的存儲(chǔ)空間壓力，不得不擴(kuò)大檔案室面積或者額外租用倉庫，無疑增加了成本，同時(shí)也讓檔案管理變得更為復(fù)雜和不便；其次，紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境因素極為敏感。潮濕的空氣可能使檔案發(fā)霉，火災(zāi)會(huì)瞬間將其化為灰燼，蟲害也會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重破壞。這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)隨時(shí)可能導(dǎo)致檔案受損或丟失。最后，有限的存儲(chǔ)空間嚴(yán)重制約了檔案的長期保存和利用。難以滿足日益增長的檔案存儲(chǔ)需求，也不利于檔案的高效檢索和查閱。

3.查詢利用困難

查詢傳統(tǒng)文書檔案通常要通過手動(dòng)翻閱目錄、查找文件柜等方法，這種方式既耗時(shí)又費(fèi)力，準(zhǔn)確性也不高。倘若檔案的分類和歸檔不規(guī)范，查詢起來就會(huì)更加困難。此外，傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢和共享，在一定程度上限制了檔案的利用范圍。在現(xiàn)代社會(huì)，人們對(duì)信息的及時(shí)性和便捷性要求越來越高，傳統(tǒng)的查詢利用方式顯然已經(jīng)無法滿足用戶的需求。

4.管理成本高昂

傳統(tǒng)文書檔案管理需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。在人力方面，需要專業(yè)的檔案管理人員從事分類、整理、歸檔和查詢等工作，無疑增加了人工成本；在物力方面，需要購置大量的檔案盒、文件夾和紙張等辦公用品。同時(shí)，還要建設(shè)和維護(hù)檔案室的設(shè)備設(shè)施；在財(cái)力方面，租用存儲(chǔ)空間實(shí)行檔案保護(hù)和修復(fù)等都需要耗費(fèi)大量的資金。并且，隨著檔案數(shù)量的增加，管理成本也會(huì)不斷攀升，這種高成本的管理方式給單位帶來了沉重的負(fù)擔(dān)。

二、信息化建設(shè)對(duì)文書檔案管理的重要意義

1.提高管理效率

在當(dāng)今時(shí)代，信息化建設(shè)讓文書檔案管理徹底告別了傳統(tǒng)的手工操作模式，極大地提高了管理效率。其一，借助檔案管理軟件能夠達(dá)成檔案的迅速錄入、分類以及歸檔。工作人員不必再耗費(fèi)精力進(jìn)行繁雜的紙質(zhì)文件整理工作，僅僅在系統(tǒng)里進(jìn)行簡(jiǎn)便的操作，就能夠完成檔案的存儲(chǔ)事宜。其二，信息化系統(tǒng)可以自動(dòng)創(chuàng)建目錄和索引，便于管理人員快速找到所需檔案。其三，在檔案的借閱與歸還環(huán)節(jié)，信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)線上審批與記錄，大幅縮減流程時(shí)間，提高工作效率。另外，針對(duì)檔案的更新與維護(hù)，信息化系統(tǒng)也能夠及時(shí)向管理人員發(fā)出提醒，以此確保檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

2.節(jié)省存儲(chǔ)空間

在時(shí)間的不斷流逝中，文書檔案的數(shù)量持續(xù)增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)模式需要占據(jù)大量的空間。與之不同的是，信息化管理能夠極大地節(jié)約存儲(chǔ)空間。電子檔案以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)于服務(wù)器或者云端，所占用的物理空間極為有限。并且，借助數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)n案進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)，從而進(jìn)一步提升空間的利用率。除此之外，信息化管理還能夠避免由于紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況而造成的空間浪費(fèi)。在檔案存儲(chǔ)的安全性層面，信息化系統(tǒng)能夠通過備份以及加密等技術(shù)措施，保證檔案的安全可靠。

3.方便查詢利用

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，查詢檔案往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，管理人員不得不從眾多的紙質(zhì)檔案中逐一翻找。然而，信息化管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的搜索功能，用戶僅需要輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就能夠迅速且準(zhǔn)確地檢索出相關(guān)檔案。此外，信息化系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程查詢，用戶在有網(wǎng)絡(luò)的地方都可以訪問檔案管理系統(tǒng)，隨時(shí)隨地獲取自己所需的檔案，對(duì)于提高工作效率以及滿足用戶需求有著重大意義。同時(shí)，信息化管理還能夠?qū)n案進(jìn)行多維度的分類和標(biāo)注，便于用戶更加精準(zhǔn)地找到所需檔案。

4.降低管理成本

一方面，減少了紙質(zhì)檔案的使用，降低了紙張、墨盒等辦公用品的消耗。另一方面，信息化管理降低了人力成本。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力來整理、歸檔和查詢等工作，而信息化系統(tǒng)可以自動(dòng)完成許多任務(wù)，減少了對(duì)人工的依賴。此外，信息化管理還能夠降低檔案存儲(chǔ)的成本。傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)需要專門的檔案室和設(shè)備設(shè)施，而信息化存儲(chǔ)可以利用服務(wù)器或者云端，降低了硬件設(shè)備設(shè)施的投入。同時(shí)，信息化系統(tǒng)的維護(hù)成本相對(duì)較低，也為企業(yè)節(jié)省了開支。

三、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.增強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的認(rèn)知，革新檔案管理理念

（1）提高對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

文書檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理與生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，真實(shí)記錄了單位的歷史，也是重要的信息資源。在當(dāng)今信息化時(shí)代，文書檔案管理工作對(duì)單位的歷史傳承、文化建設(shè)起著關(guān)鍵作用，同時(shí)也關(guān)乎單位的決策支持、業(yè)務(wù)發(fā)展以及社會(huì)服務(wù)。因此，必須深刻認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重大意義，將其列入單位的重要工作議程之中，加大領(lǐng)導(dǎo)力度和投入，為文書檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)保障。

（2）樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念

在信息化大背景下，文書檔案管理工作需確立現(xiàn)代化的管理理念，即從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化轉(zhuǎn)變。要樹立以用戶為中心的服務(wù)理念，依據(jù)用戶的需求與特點(diǎn)，提供個(gè)性化、專業(yè)化且高效的檔案服務(wù)；樹立檔案資源共享理念，打破檔案資源的封閉狀態(tài)，促使檔案資源實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通與共享利用；樹立檔案安全保密理念，強(qiáng)化檔案信息的安全管理與保密工作，確保檔案信息安全可靠。

（3）創(chuàng)新檔案管理工作方法

在信息化背景下，文書檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，以提高管理效率和質(zhì)量。采用信息化管理手段，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)和利用等管理工作。采用協(xié)同化管理模式，加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)作，實(shí)現(xiàn)文書檔案的一體化管理。

2.構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，確保檔案信息的完整性

（1）建立檔案信息資源庫

檔案信息資源庫不僅是檔案信息化管理體系的核心所在，還是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享與利用的根基。應(yīng)依據(jù)國家以及行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)單位的文書檔案予以數(shù)字化處理，構(gòu)建檔案信息資源庫。該資源庫應(yīng)涵蓋檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案多媒體數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容，囊括單位的全部文書檔案信息，并加強(qiáng)檔案信息資源庫的管理與維護(hù)工作，以確保檔案信息安全可靠、完整和準(zhǔn)確。

（2）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在檔案信息化管理體系中占據(jù)重要地位，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享與利用的關(guān)鍵途徑。可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建該平臺(tái)，包含內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)兩部分。內(nèi)部局域網(wǎng)用于單位內(nèi)部檔案信息管理及共享，外部互聯(lián)網(wǎng)則負(fù)責(zé)單位與外部用戶的檔案信息服務(wù)和交流。同時(shí)，必須高度重視檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全管理與保密工作，采取有效措施確保檔案信息安全、可靠，為檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障，充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的重要作用。

（3）完善檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化管理體系的關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理和利用的重要工具。應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況，選擇合適的檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括檔案收集、整理、編目、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等功能模塊，能夠滿足單位的檔案信息管理需求。還要加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)，確保檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。

3.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

（1）提升檔案管理人員的政治素質(zhì)

檔案管理人員的政治素質(zhì)可謂舉足輕重。應(yīng)當(dāng)借助教育培訓(xùn)，促使他們深切領(lǐng)會(huì)檔案工作的重大意義與嚴(yán)肅性，增強(qiáng)其強(qiáng)烈的責(zé)任感與使命感，以極度負(fù)責(zé)的心態(tài)對(duì)待每一份檔案。讓他們清楚檔案不單是歷史的記載，還是國家與社會(huì)的珍貴財(cái)富。引領(lǐng)檔案管理人員樹立正確的價(jià)值觀，嚴(yán)格堅(jiān)守職業(yè)道德底線，保證檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。在工作中做到公正不阿、勤奮敬業(yè)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)自身的力量。

（2）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理人員的核心要求。應(yīng)熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，全面熟悉檔案管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，時(shí)刻關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新技術(shù)和新方法，為工作注入新活力。還應(yīng)積極參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，緊跟時(shí)代步伐。在實(shí)際工作中注重實(shí)踐鍛煉，積累豐富經(jīng)驗(yàn)，提高解決各種復(fù)雜問題的能力。

（3）培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新素質(zhì)

創(chuàng)新是檔案管理工作不斷發(fā)展的動(dòng)力源泉。檔案管理人員要敢于突破傳統(tǒng)思維模式和工作方法，大膽探索檔案管理的新模式和新途徑。密切關(guān)注檔案管理的發(fā)展動(dòng)態(tài)和前沿技術(shù)，勇于嘗試新的檔案管理理念和技術(shù)手段。加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作，與其他部門人員攜手共進(jìn)，共同為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展貢獻(xiàn)力量。通過創(chuàng)新，為檔案管理工作帶來新的機(jī)遇，推動(dòng)檔案事業(yè)邁向新的高度。

4.建立健全檔案管理制度，優(yōu)化文書檔案管理

（1）建立健全檔案管理制度

制度是檔案管理工作的重要保障，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的重要依據(jù)。應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合單位的實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度，包括檔案收集、整理、編目、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等各環(huán)節(jié)的管理制度，涵蓋檔案管理的全過程。還要加強(qiáng)關(guān)于檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)，確保檔案管理制度能夠認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

（2）完善檔案管理工作流程

檔案管理工作流程是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化、優(yōu)質(zhì)化和便捷化的重要途徑。應(yīng)根據(jù)檔案管理制度，完善檔案管理工作流程，包括檔案收集、整理、編目、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等各環(huán)節(jié)的工作流程，明確各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作方法和工作要求。還要加強(qiáng)檔案管理工作流程的監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作流程的規(guī)范執(zhí)行。

（3）加強(qiáng)檔案管理工作考核

檔案管理工作考核是檔案管理工作的重要手段，是實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)化、責(zé)任化和績(jī)效化的重要措施。應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的目標(biāo)和要求，建立健全檔案管理工作考核制度，包括考核指標(biāo)、考核方法、考核程序及考核結(jié)果的運(yùn)用等內(nèi)容，明確考核的標(biāo)準(zhǔn)和要求。還要加強(qiáng)檔案管理工作考核的組織和實(shí)施，確保檔案管理工作考核客觀、公正。

5.加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)，提高文書檔案管理能力

（1）加大信息化管理平臺(tái)建設(shè)資金投入

建設(shè)信息化管理平臺(tái)需要充足的資金支持。為此，應(yīng)加大對(duì)該平臺(tái)建設(shè)的投入力度，以保障建設(shè)工作的順利開展。一方面，要積極向上級(jí)部門尋求支持與幫助，爭(zhēng)取更多的資金注入。另一方面，要合理規(guī)劃資金的使用，確保資金發(fā)揮最大效益。同時(shí)，還需加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)督與管理，保證資金安全。

（2）挑選適宜的信息化管理平臺(tái)

信息化管理平臺(tái)的選擇對(duì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著直接影響。應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況，精心挑選合適的信息化管理平臺(tái)，選擇功能完備、性能穩(wěn)定以及安全可靠且操作簡(jiǎn)便的平臺(tái)。同時(shí)，要確保所選平臺(tái)具有良好的售后服務(wù)和技術(shù)支持，并符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（3）強(qiáng)化信息化管理平臺(tái)的維護(hù)與管理

在信息化建設(shè)的推進(jìn)過程中，信息化管理平臺(tái)的維護(hù)與管理起著至關(guān)重要的作用。首先，建立完善的維護(hù)和管理制度是根本。清晰界定各部門及人員的具體職責(zé)和要求，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都落實(shí)到專人負(fù)責(zé)。其次，日常的維護(hù)和管理工作必不可少。應(yīng)安排專業(yè)人員對(duì)平臺(tái)進(jìn)行定期巡檢，以便及時(shí)察覺并解決潛在問題。當(dāng)出現(xiàn)故障時(shí)，必須迅速做出響應(yīng)，以最快的速度讓平臺(tái)恢復(fù)正常運(yùn)行。

四、結(jié)束語

總之，在信息化背景下，文書檔案管理工作的創(chuàng)新至關(guān)重要。通過增強(qiáng)管理認(rèn)知、構(gòu)建信息化體系、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、制定管理制度以及強(qiáng)化平臺(tái)建設(shè)等策略，能夠有效提高文書檔案管理的水平，不僅有助于提高管理效率、節(jié)省存儲(chǔ)空間、方便查詢利用和降低管理成本，還能為單位的決策支持、業(yè)務(wù)發(fā)展和社會(huì)服務(wù)提供有力保障。在未來，應(yīng)持續(xù)關(guān)注信息化發(fā)展動(dòng)態(tài)，不斷探索創(chuàng)新，推動(dòng)文書檔案管理工作邁向新的高度。

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作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局