新質生產力視角下醫院檔案管理數字化轉型策略

摘 要：隨著新一代信息技術的快速發展，數字經濟和數字社會逐漸成為引領全球經濟社會變革與發展的重要驅動力。數字化已經滲透到各行各業，醫院作為一個特殊的機構，在數字化轉型過程中也面臨著許多挑戰和機遇。文章以新質生產力理論為基礎，分析醫院檔案管理工作現狀以及新質生產力下檔案管理數字化的內涵與特征，在此基礎上探討醫院檔案數字化轉型的意義以及新質生產力視角下醫院檔案管理數字化轉型的策略，以期推動醫院檔案管理工作的數字化轉型，為醫院的可持續發展提供有力支撐。

關鍵詞：新質生產力；醫院；檔案管理；數字化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

當前，數字化浪潮席卷全球，各行各業都在加速數字化轉型升級。作為醫療行業重要組成部分的醫院，更應緊跟時代步伐，加快推進檔案管理數字化進程，促進其與醫院管理體系深度融合，更好地服務于醫院各項工作開展。現階段，我國公立醫院大多采用紙質檔案為主、電子檔案為輔的管理方式，雖然在一定程度上滿足了醫院管理的需求，但仍然存在檔案信息資源共享度不高、跨科室協作困難、檔案利用方式單一以及數字化轉型滯后等諸多問題，嚴重影響了醫院檔案管理水平的提升，制約了醫院整體管理水平的進一步提高。因此，在新時期大力推進醫院檔案管理數字化轉型已成為一項刻不容緩的任務。

一、醫院檔案管理工作現狀

隨著經濟社會的快速發展，醫院進入信息化時代，檔案管理工作也面臨著新挑戰。根據2016年《中國衛生健康統計年鑒》顯示，截至2015年底，我國共有醫療衛生機構99.8萬個，其中醫院3.2萬家，醫院檔案總量為7.5億卷（件），平均每院（處、所）年均增長2000多卷（件）。從這些數字可以看出，醫院檔案管理工作量非常大，需要管理的檔案種類繁多，給檔案管理人員的素質和能力提出了更高要求。但是，目前很多醫院在檔案管理工作中存在著諸多問題：一是檔案信息資源共享度不高，電子檔案使用率不高；二是服務方式單一，難以滿足患者多樣化需求；三是數字化建設滯后，沒有充分發揮數字化優勢；四是缺乏專業人才支撐，難以適應工作需要。因此，傳統的以“人力”為主的檔案管理模式已不能滿足新時期醫院檔案管理的需要，只有轉變觀念，不斷創新，才能推動醫院檔案管理工作再上新臺階。

二、新質生產力下檔案管理數字化的內涵與特征

數字化是信息時代的重要生產力，其主要特征為：以信息化、智能化技術為載體，以網絡為基礎，通過對現有資源實行開發和利用，實現更高效、更經濟及更具彈性的生產。從整體上看，檔案管理數字化建設包括檔案數字化、數字化存儲和數字化管理三個方面。檔案數字化是指在數字信息時代將紙質檔案信息轉化成電子形式的過程；數字化存儲是指將紙質檔案信息以數據方式保存在計算機等設備設施中，便于隨時檢索使用；數字化管理則是指通過建立數據庫平臺，對數字化后的檔案信息資源統一管理，并對各類信息展開分析處理，以提供給用戶查詢或決策參考。與傳統的檔案管理相比，新質生產力下的檔案管理數字化具有以下幾個鮮明特點：一是開放共享，互聯互通。傳統檔案管理模式下，檔案館內部往往只能開展封閉的數字化管理，對外不能共享檔案信息資源，極大地限制了檔案的利用效率。而新質生產力下的檔案管理數字化打破了時間和空間的限制，實現了不同系統之間的信息交流與互動，真正做到了“一網通辦”“一站式服務”。二是智能高效，方便快捷。數字化管理能夠對海量的檔案信息資源快速、準確地搜索、提取，同時，還能根據實際需要生成相應的統計圖表、統計分析報告，大幅提高了工作人員的工作效率。三是安全可靠，保障權益。隨著信息技術的發展，各類病毒木馬層出不窮，安全風險也隨之增加。新質生產力下的檔案管理數字化充分利用信息加密技術，對檔案信息進行多重保護，有效避免了信息被泄露、丟失等問題，切實保障了用戶的合法權益。四是綠色低碳，節能減排。新質生產力下的檔案管理數字化能夠實現無紙化辦公，減少了紙張的消耗，節約了能源，有助于實現綠色環保目標。五是以人為本，普惠均等。傳統檔案管理模式下，檔案資源往往只針對少數特定人群，而新質生產力下的檔案管理數字化通過互聯網等現代技術手段，讓廣大群眾都能夠享受到優質的檔案信息服務，真正體現了“以人為本”的理念。六是全域覆蓋，實時更新。新質生產力下的檔案管理數字化能夠通過多層次、全方位的數據采集，構建全面完整的檔案信息體系，并能夠根據實際情況進行動態調整和優化，從而確保檔案信息始終處于最新狀態。

三、醫院檔案數字化轉型的意義

隨著數字技術的不斷進步，醫療行業也在經歷著一場深刻的變革。醫院作為現代社會的重要組成部分，其檔案管理水平直接影響醫院的整體管理水平。因此，推進醫院檔案管理數字化轉型對于提高醫院整體管理水平具有重要意義。首先，數字化轉型可以提高檔案管理效率。傳統的檔案管理方式需要大量的人力、物力和時間來處理檔案資料，且容易出現錯誤和遺漏等問題。通過數字化手段管理，可以有效減少這些困擾。比如，使用電子病歷系統可以實現病歷資料的電子化存儲和快速檢索，大幅提高了工作效率；使用移動設備設施可以隨時隨地查看檔案信息，方便了醫生和患者之間的溝通交流。其次，數字化轉型可以改善服務質量。傳統檔案管理方式存在信息滯后、更新不及時等問題，無法滿足患者對醫療服務的需求。通過數字化手段，可以整合和分析患者的各項信息，提供個性化的醫療服務，從而達到更好的服務效果。此外，還可以利用大數據技術對醫院運營情況展開分析和預測，為管理層提供決策支持。最后，數字化轉型有利于推動醫院高質量發展。通過建立健全檔案管理制度，可以有效保障醫院的健康發展。同時，數字化轉型還能夠促進醫院內部各部門之間的協同合作，實現資源共享和業務流程優化。例如，通過建立統一的檔案信息平臺，可以實現跨部門、跨院區的檔案共享和利用，提高了醫院的運營效率和服務質量。

四、醫院檔案管理數字化轉型的策略

1.加強頂層設計，明確醫院檔案管理數字化轉型的方向和目標

在推進醫院檔案管理數字化轉型過程中，加強頂層設計是關鍵一環。首先，要堅持以人為本，將“以人民為中心”的發展思想貫穿于檔案管理工作全流程、各環節。比如，可以通過數字化手段提高檔案信息獲取和查詢的效率，縮短患者等待時間。利用大數據分析患者就診習慣和健康需求，提供精準化的醫療服務。同時，加強對患者隱私保護和數據安全管理，確保個人信息不被泄露或濫用；其次，強化系統思維，樹立全局觀念。在數字化轉型過程中，不僅要關注局部問題，還要從整體上把握全局目標，既要看到當前存在的短板和不足，又要看到未來發展的機遇和潛力。比如，在建設“智慧檔案館”的同時，也要考慮到如何與醫院其他信息化平臺實現數據共享和業務協同。在推廣智能檔案檢索技術的同時，也要兼顧傳統紙質檔案的保管和利用。

此外，還要明確轉型方向和目標。本文認為，醫院檔案管理數字化轉型需要圍繞“五個轉變”，即由人工處理為主向人機結合轉變、由被動服務為主向主動服務轉變、由單一管理為主向多元協作轉變、由分散獨立運作向統一集中管理轉變以及由以事為本向以人為本轉變。具體來說，就是要實現檔案資源利用效益最大化、檔案服務方式多樣化、檔案工作流程標準化以及檔案信息系統智能化。其中，檔案資源利用效益最大化是指要最大限度地發揮檔案價值，提高檔案利用效果。檔案服務方式多樣化是指要根據不同對象和需求，提供多樣化的檔案服務，提升用戶體驗感；檔案工作流程標準化是指要建立統一規范的檔案管理體系，規范檔案采集、整理、分類、歸檔和鑒定等各環節。檔案信息系統智能化是指要采用先進的信息技術，提高檔案管理效率和服務質量。通過這些措施，可以有效推動醫院檔案管理數字化轉型，實現醫院的可持續發展。

2.打造“智慧檔案館”，構建統一、規范的檔案管理標準體系和服務流程

在數字化轉型過程中，醫院檔案管理要抓住機遇、迎接挑戰，積極探索和實踐新技術、新方法。其中，打造“智慧檔案館”是實現這一目標的重要途徑之一。

“智慧檔案館”是指運用物聯網、人工智能和大數據等現代信息技術手段，對檔案資源集中統一管理的新型檔案館形態。它具有以下特征：一是數據驅動。即利用數字化技術采集、存儲、處理、分析和應用檔案信息，以提升管理效能和服務水平；二是智能服務。即通過人工智能算法優化檔案利用流程，提供個性化和定制化服務；三是安全可靠。即建立健全網絡安全防護體系，確保檔案信息不被泄露和篡改。

構建“智慧檔案館”需要明確以下五個重點工作內容：第一，整合數據資源。醫院作為一個龐大的醫療機構，擁有大量的醫療記錄、影像資料和病歷報告等檔案資源。這些資源分散在不同部門、科室和人員手中，缺乏有效整合和共享機制。因此，要推動檔案管理與業務系統的深度融合，實現數據互通和資源共享。比如，可以將患者的就診記錄、檢查報告及手術記錄等信息與病歷檔案開展關聯分析，為臨床診療提供參考依據。第二，規范管理標準。當前，我國尚未出臺專門的檔案管理法規或標準，導致各單位在檔案管理上存在差異化現象。為了適應新時代發展的需求，應加快制定并實施《醫院檔案管理辦法》等相關政策文件，明確檔案管理原則、范圍、要求和程序等，形成統一規范的檔案管理標準體系。同時，也要根據實際情況適時修訂或廢止已有標準，保持管理制度與時俱進。第三，創新服務流程。傳統的檔案服務模式主要是線下人工操作，效率較低且容易出錯。隨著數字技術的發展，可以借助互聯網平臺開展線上服務，如遠程查檔、在線咨詢及電子借閱等。此外，還可以開發手機App、某信公眾號等移動端應用程序，方便用戶隨時隨地查詢和使用檔案信息。第四，加強風險防控。檔案信息涉及個人隱私和醫院機密，需要嚴格遵守保密規定。一方面，要加強檔案資源的安全管理，定期開展數據備份和病毒檢測，防止數據被泄露或丟失；另一方面，要做好檔案信息的審核登記工作，對敏感信息實行脫敏處理，避免引發不必要的糾紛或訴訟。第五，提高協同能力。目前，醫院檔案資源分布在多個地點和部門，缺乏統一協調和聯動機制，影響了整體的工作效率和服務質量。因此，要建立跨部門、跨平臺和跨地域的檔案協作網絡，促進信息共享和業務協同。比如，可以建立“醫院+醫聯體”的合作模式，通過線上平臺實現病歷資料的實時交換和共享。

3.創新檔案利用方式，探索多樣化的檔案利用途徑

在傳統的醫院檔案管理模式下，檔案資源主要以紙質文件形式存在，利用效率不高，難以滿足醫院和社會各界的需求。因此，要創新檔案利用方式，充分發揮數字化技術優勢，提高檔案利用效率和服務質量。第一，建立健全數字檔案資源共享機制。根據醫院實際情況，制定相應的檔案資源共享政策和標準規范，明確共享范圍、內容、方式和責任等方面的內容。同時，加強與其他單位和部門的信息交流與合作，實現資源共享和信息互通。通過建立一個開放、兼容和安全的檔案資源共享平臺，促進資源的優化配置和高效利用。第二，開發多樣化的檔案利用途徑。首先，建設在線服務平臺，提供在線查詢、下載、打印和借閱等服務，方便用戶隨時隨地獲取所需的檔案信息。其次，開展電子檔案編目，將紙質檔案轉化為電子檔案，并按照一定的分類規則進行整理和歸檔，方便用戶檢索和使用。最后，探索區塊鏈技術應用，建立一個可信、透明及可追溯的檔案信息管理系統，確保檔案數據的真實性、完整性和安全性。第三，構建全方位的檔案安全保障體系。（1）加強檔案保密工作，嚴格執行國家有關檔案工作的法律法規，落實檔案管理人員的保密責任，防止檔案被泄露和丟失。（2）強化網絡安全防護，定期檢查和維護網絡設備設施，及時更新軟件和操作系統補丁，做好病毒防范和入侵檢測等工作。（3）增強應急處置能力，制定完善檔案突發事件應急預案，組織開展模擬演練，提高應對突發事件的能力和水平。（4）嚴格遵守檔案開放審核制度，對于重要敏感檔案必須經過上級主管部門或相關部門的審批，未經批準不得擅自對外提供或公開。

4.加強人才隊伍建設，培養一支懂技術、會管理及善協作的復合型人才隊伍

人才是推動數字化轉型的關鍵因素。要實現醫院檔案管理的數字化轉型，就必須培養一支高素質、專業化的檔案管理人才隊伍，為醫院檔案管理工作提供堅實的人才保障。首先，加強檔案專業人才培養。醫院可以通過與高校、科研機構等合作，開展檔案專業人才培養和繼續教育項目，為檔案從業人員提供更多學習機會和發展空間。同時，也要注重提升檔案從業人員的職業素養和技能水平，使其能夠適應數字化時代的需求；其次，建立健全激勵機制。醫院應該制定更加科學、合理的績效考核標準和晉升機制，鼓勵檔案從業人員積極參與數字化建設和管理工作，并給予適當獎勵和表彰，既可以激發他們的工作熱情和創新精神，又可以提高其工作效率和服務質量；最后，促進檔案人才跨界交流和合作。醫院可以邀請來自不同領域和行業的檔案專家舉行講座、培訓及研討等活動，拓寬檔案從業人員的視野和思維方式。同時，也可以組織檔案從業人員到其他單位參觀學習，借鑒先進經驗和做法，促進共同進步和提升。

五、結語

隨著信息技術的不斷進步和應用場景的持續拓展，醫院檔案管理數字化轉型將面臨更多新的機遇和挑戰。在此背景下，需要保持敏銳的洞察力和創新精神，不斷探索和實踐新的數字化技術和方法，以更加智能化、高效化和安全化的方式推進醫院檔案管理的現代化進程。同時，也要注重人才培養和團隊建設，打造一支具備專業素養、創新意識和協作精神的檔案管理人才隊伍，為醫院的可持續發展注入源源不斷的動力。

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作者單位：濟南市人民醫院