內蒙古地區檔案管理數字化轉型路徑研究

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展，傳統的檔案管理方式已難以滿足現代社會對檔案信息快速、準確和便捷獲取的需求。檔案管理數字化轉型已成為提升檔案管理效率與質量的重要途徑，各行各業都在積極尋求數字化轉型的道路，以優化管理流程，滿足日益增長的信息需求。文章分析了內蒙古地區檔案管理數字化的現狀，提出具體的轉型路徑。以包頭市為例，具體分析了檔案管理數字化的成功案例，為內蒙古地區乃至全國檔案管理數字化轉型提供有益的借鑒和參考。

關鍵詞：內蒙古地區；檔案管理；數字化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在全球化的大背景下，文化交流和信息共享變得更加頻繁，檔案管理面臨著前所未有的開放性和透明性要求。電子檔案的出現和普及，為檔案管理的數字化轉型提供有力支撐，提高了信息的存儲密度和檢索效率，大幅降低了管理和維護成本。內蒙古地區的檔案管理機構在數字化轉型過程中，需要克服傳統管理模式和思維的慣性，研究內蒙古地區檔案管理數字化轉型的路徑，對于推動地區檔案管理現代化、提高信息服務能力以及促進文化傳承和社會進步具有重要意義。

一、檔案管理數字化的概述

檔案管理數字化是指利用現代信息技術手段，將傳統的紙質檔案、音像資料等物理載體上的信息轉化為數字形式，并通過計算機軟件系統進行收集、整理、存儲、檢索、利用和共享的過程。

1.檔案管理的功能

（1）檔案管理具有記錄功能。它記錄了組織、個人或社會在特定時期內的各種活動、事件和決策，為后人提供寶貴的歷史資料和研究素材。

（2）檔案管理具有保存功能。通過科學的存儲和管理手段，確保檔案的完整性和安全性，防止檔案被篡改、丟失或損壞。

（3）檔案管理還具有利用功能。通過提供便捷的檢索和查詢服務，滿足用戶在不同領域、不同層次的信息需求，為組織決策、學術研究或司法審判等提供有力支持。

數字化檔案管理系統實現檔案的快速檢索和高效利用，通過數據分析和挖掘技術，組織提供更加精準、全面的信息服務。比如，通過對人事檔案的數字化管理，企業可以更加準確地了解員工的個人背景、工作經歷和績效表現，為人力資源配置和職業發展提供有力支持。同時，數字化檔案管理系統還可以實現檔案的跨部門、跨地域共享，打破信息孤島，提高協同工作的效率。

2.數字化轉型在檔案管理中的應用

數字化技術在檔案管理中的應用標志著檔案管理正逐步邁向數字化轉型的新階段。通過高精度的掃描技術，紙質檔案能夠被迅速且準確地轉化為數字檔案，提高檔案處理的效率，降低因物理接觸而導致的檔案損壞風險。在此基礎上，通過引入OCR（光學字符識別）技術，數字檔案中的文本信息得以自動辨識并轉換成可編輯的文檔格式，提升檔案信息的檢索與利用價值。數字化檔案管理系統能夠分類、編號和歸檔這些數字檔案，建立規范的檔案目錄體系，有助于檔案信息的條理化存儲，為用戶提供便捷的檢索路徑，使得他們能夠快速定位所需檔案。數字化檔案管理系統還支持檔案的遠程訪問與共享，打破傳統檔案管理中時間與空間的限制，使得檔案的利用更加靈活與高效，推動檔案管理向現代化、智能化的方向發展。

二、檔案管理數字化轉型的必要性

1.提升檔案管理效能與質量的需求

在傳統的檔案管理模式下，檔案信息的檢索、查詢和利用等過程耗時費力，效率低下。數字化轉型后，通過構建電子檔案管理系統，大幅提高了檔案管理的效率和便捷性。數字化轉型還可以促進檔案管理的標準化和規范化，使檔案管理更加科學、系統和有序。在數字化檔案系統中，可以制定統一的檔案管理標準和流程，確保檔案各個環節都符合規定，提高檔案管理的水平和質量。

2.回應公眾檔案信息的需求

隨著信息社會的快速發展，公眾對檔案信息的需求日益多樣化、個性化，希望獲取準確、完整的檔案信息，還希望這些信息能夠以更加便捷、直觀的方式呈現出來。數字化轉型后，通過建設數字檔案館、開發檔案信息查詢系統等措施，可以打破傳統檔案管理的時空限制，使公眾能隨時隨地通過網絡訪問所需的檔案信息。數字化檔案系統還可以提供多樣化的檢索途徑，如通過關鍵詞查找、按類別瀏覽以及依據時間順序排列等，依據個人需求迅速定位所需信息。數字化轉型促進檔案信息的開放共享，使更多的檔案資源得以開發利用，滿足公眾對檔案信息的多樣化需求。

三、內蒙古包頭市地區檔案管理數字化現狀

文章調查了內蒙古包頭市的檔案數字化企業工作人員（見表1）。展示了關于內蒙古地區檔案數字化企業人才結構，有助于企業更好地了解員工特點，制定更具針對性的管理和發展策略。

1.電子檔案管理制度標準存在缺陷

通過“三個強化”深入推進干部人事檔案管理數字化工作，但在電子檔案管理制度標準方面仍存在缺陷。盡管通過購置涉密計算機終端、數字化加工和存儲及網絡連接等基礎設備設施，提高了檔案數字化掃描工作的穩定性和可靠性，但在更廣泛的層面上，電子檔案管理制度的統一性和規范性仍有待加強。不同部門、單位之間的電子檔案管理制度存在差異，導致在檔案信息的共享、傳輸和存儲過程中可能出現信息不一致、格式不兼容等問題。電子檔案管理制度的更新和完善也相對滯后，難以適應數字化時代檔案管理的新需求和新挑戰。對于電子檔案的分類、編號、存儲、備份和恢復等方面的規定不夠明確，導致在實際操作中容易出現混亂和錯誤。對于電子檔案的保密性和安全性管理也存在一定的漏洞，需要進一步完善相關制度標準，確保電子檔案的真實性。

2.檔案管理及人員素質有待提升

通過配備專門檔案工作人員，抓好歸檔、采集標準化和規范化建設，提高了檔案管理的效率和準確性，但整體上，檔案管理人員的素質仍有待提升。一方面，部分檔案管理人員對于數字化檔案管理系統的操作不熟練，對于數字化技術的應用和理解也相對有限，導致在數字化過程中出現操作失誤或數據丟失等問題；另一方面，部分檔案管理人員對于檔案管理的專業知識和法律法規了解不夠深入。檔案管理人員的培訓和教育也相對不足，缺乏系統的培訓計劃和培訓課程，導致檔案管理人員的素質和能力難以得到有效提升。

3.電子文件品質欠佳

電子文件品質欠佳的問題源于多方面因素的交織影響。首先，數字化設備設施的技術水平參差不齊。部分老舊設備設施在處理檔案時難以保證高質量的圖像輸出，導致電子文件的清晰度與分辨率無法達到理想標準，影響了文件的可讀性和可識別性。

此外，數字化過程中的操作不規范也是一大誘因，如掃描速度過快、參數設置不當等，均會降低電子文件的品質；其次，部分檔案在數字化前已存在不同程度的損壞、污染或字跡模糊等問題。這些問題在數字化過程中被如實記錄，使得數字化后的電子文件品質先天不足。同時，電子文件的存儲和傳輸環節面臨網絡不穩定的問題，可能導致文件在傳輸過程中丟失數據，而病毒攻擊則可能直接破壞文件結構，進一步降低電子文件的品質。

四、檔案管理數字化轉型路徑

2018年，內蒙古自治區紀委監委特別組織召開全區范圍內的紀檢監察檔案工作會議。會議明確指出，將推進傳統檔案載體的數字化工作作為全區紀檢監察系統檔案信息化建設近期的重點，計劃在未來兩年內完成現有檔案（存量）的全面數字化轉換。會議還提出要全面啟動并深入推進原生電子文件的歸檔與接收工作，確保新生成的檔案（增量）實現電子化存儲。為確保檔案工作的高效推進，會議要求準確識別并聚焦檔案工作的關鍵點和突破方向。

1.健全檔案制度標準，實現標準化管理

目前，內蒙古自然資源廳在檔案管理方面存在系統構建尚未形成完整框架、數據庫管理措施缺乏系統性、元數據標準尚待統一、檔案數字化處理流程不夠規范以及數據提交與共享機制尚未健全等問題。鑒于此，應結合檔案管理實踐的具體需求，補充和優化一系列檔案管理標準，制定《檔案管理系統構建指南》，明確廳機關、事業單位及各級自然資源管理部門在檔案管理系統建設中的通用技術規范與實施要求，為檔案管理系統的建設、運用及評估提供全面指導。同時推出《檔案管理系統數據庫構建規范》，詳細規定數據庫對象的命名、過程管理等，為數據庫建設提供了標準化框架。制定《檔案管理系統數據庫元數據規范》，該規范詳細闡明電子文件生成等環節中元數據的策劃、收集與記錄標準，包含文書檔案、專業檔案、科技檔案、照片檔案以及錄音錄像檔案等多種電子文件類型，為直接生成的電子文件（包括紙質檔案數字化副本）的管理提供規范。

2.構建一體化檔案管理系統

該系統采用模塊化設計理念，遵循自上而下、逐層分解的策略，將檔案的收集、管理、存儲與利用功能系統整合與優化，打造出一個高度可擴展的檔案管理平臺。其中，“收集中心”模塊能夠無縫對接前端業務系統，如與OA電子政務系統、地籍信息管理以及建設用地管理系統等實現無縫連接，實現數據的定時自動采集，并構建全面的“待歸檔文檔庫”。該庫包含了待歸檔的目錄信息、文件原文以及業務相關的元數據等核心要素。“管理中心”模塊包含檔案登記、統計分析及多類型檔案管理等核心職責，同時，還支持流程個性化配置、庫房自動化監管、元數據有效管理以及在線編纂研究等高級功能，為檔案信息化的深入發展奠定了堅實基礎；“檔案保管中心”模塊專注于檔案的接收、評估與存儲流程，具備智能整合電子檔案與傳統檔案的功能，能夠依據分類結果自動分配檔案編號，并順利完成歸檔作業。此模塊具備自動生成并命名存儲文件夾的功能，實現電子檔案的分類存儲管理。同時，采納了第三方權威機構的技術支持，以保障電子檔案原文的固定信息及驗證機制的有效性。該模塊還廣泛支持多種檔案評估操作，包括密級調整、存儲期限更改、續存維護、銷毀流程及移交等環節，為檔案管理人員提供了全面的評估與處理工具。“利用中心”模塊則致力于提升檔案的查詢、借閱、檢索及編研等利用功能。系統提供了多種檢索方式，滿足用戶在不同場景下的檢索需求。還支持用戶在線查看、打印目錄數據或原文，并加入數字水印技術及設定授權閱讀期限等安全手段。

3.強化檔案數字化管理與認知

在管理層面，高度重視機房的日常運維，加大對機房環境監控、主機設備設施的定期檢查與維護的力度，強化數據備份與存儲策略，確保關鍵數據在遭遇意外時能夠迅速恢復。針對網絡病毒這一潛在威脅部署先進的防護系統，并定期開展病毒庫的更新與檢測。針對檔案數字化系統的啟用、網絡系統的接入以及關鍵資源的訪問等環節，實施嚴密的審批機制，確保所有操作均經過恰當的授權與核查，從而在源頭上有效規避安全風險。在數據庫的管理層面，數據庫管理員嚴格遵循用戶的崗位職責及數據保密級別，為不同用戶量身定制差異化的數據訪問權限與操作范疇，提升權限管理的精細化程度，增強數據的安全防護能力。當員工離崗時，系統會立即終止其所有訪問權限，有效避免了因人員變動可能帶來的安全隱患。另外，還編制詳細的信息系統資產清單，明確資產的責任部門、重要程度以及存放位置等信息，為資產的日常管理與盤點提供了便利。在人員認知與能力提升方面，加大對檔案管理人員的培訓力度，組織定期的專業技能培訓與知識更新課程，鼓勵檔案管理人員積極參與實踐，通過實際操作來鞏固所學知識，提升業務技能。

4.建立安全保障體系，確保檔案高效安全

為確保核心數字檔案資源的安全，構建全方位的安全保障體系，該體系巧妙地融合近線與離線備份的雙重防護策略，利用藍光刻錄與打印集成設備設施、檢測器具、存儲裝備以及條碼創建與掃描等前沿技術，實現對數字檔案室管理系統內數字資源備份的統一化管控。藍光光盤作為備份介質，因其高容量、長壽命和物理安全性高等特點，成為存儲關鍵數據的理想選擇。通過藍光光盤刻錄印刷一體機，管理員可以高效地將數據刻錄至光盤，并利用檢測機實時監測光盤質量，確保備份數據的完整性與可讀性。同時，存儲庫的設計與管理遵循嚴格的物理安全與環境控制標準，有效防止了數據因環境因素而受損。在數據備份策略上，體系部署專業的備份軟件，該軟件依據預設的備份策略，如全量備份、增量備份和差異備份等，自動將關鍵數據遷移至藍光光盤存儲介質。這一機制確保數據的安全與完整性，還大幅提高了備份操作的自動化程度，降低人為操作失誤的風險。當系統發生故障或數據丟失時，管理員可以迅速利用備份數據恢復系統，無須經歷煩瑣的操作系統、應用程序及個性化設置的重新安裝與配置過程，從而提升系統恢復的效率與便捷性。體系還通過條碼打印與掃描設備設施，實現備份數據的精準追蹤與管理，進一步提升備份工作的規范性與效率（見圖1）。

五、內蒙古包頭市檔案管理數字化案例分析

1.包頭市機場高速公路電子檔案管理系統

該項目起于內蒙古自治區包頭市東河區沙爾沁互通，終于廣東省茂名市電白區大昌口立交，項目全長3130公里。為減輕檔案管理的工作壓力，于項目信息化平臺構建之初就著手規劃工程實體質量文件的管控框架，并開發包含文件傳遞、審批等全流程的管理系統。此系統貫穿于工程籌備、施工及竣工三大時期，為實現對這三個階段電子檔案的全面管理，該項目構建由電子文件操作平臺、電子文件管控平臺及電子檔案管理平臺三大核心部分組成的電子檔案系統。通過整合業務支撐服務、基礎服務及中間件服務模塊，構建一個強大的技術后臺。在此基礎上，結合開發平臺，部署含有業務中樞與數據中樞的數字中樞服務組件。利用這些組件，系統能夠迅速完成自定義配置，從而建立電子文件與電子檔案的管理體系，并憑借ESB服務總線等技術，實現與第三方系統的無縫對接（見圖2）。

該項目從基礎管理、團隊建設根基及基本能力培育三個維度出發，全方地包括建設項目文件信息的搜集、生成、歸檔整理、存儲及移交的全鏈條管理。系統內置基于CA數字證書的電子簽署與用印功能，足以應對質量檢查資料的線上審批需求，同時，也支持竣工文件的在線編排組合操作，并實現項目檔案的數字化移交。

2.質保資料數字化系統

為增強基礎管理效能，項目引入數字化管理工具，并著重強化專業基層團隊的建設，以保證電子檔案具備來源可靠、遵循標準化流程且合規要求。在包茂高速公路項目中，質保資料數字化系統在標準化的管理框架內，實現公路建設項目質保資料的全面電子化轉型，這包括監管、檢查、施工及測量等各類表單。該系統遵循統一的分部與分項工程架構，支持在線填寫、審核及電子簽署管理，并能導出完整的PDF格式電子文件，為質保資料的即時匯總、便捷查詢及項目竣工檔案的高效整理提供數字化的解決方案。在審批流程中，填表人完成表單填寫后，將任務傳遞至下一審批角色。整個施工流程結束后，資料員會將表單整合成報審任務，遞交給監理進行審批，一旦審批通過，系統將自動生成符合歸檔標準的質保文件。待所有審批節點完成后，系統會按照歸檔規范對質檢文件進行整理與歸檔。為滿足電子簽名法和新檔案法的相關要求，系統集成CA數字認證與電子簽章功能，為質保資料的合法應用提供可靠的保障。

六、結語

在深入探討與分析內蒙古地區檔案管理數字化轉型的過程中，以包頭市為例，細致剖析了檔案管理數字化的現狀與轉型路徑，為全國范圍內的檔案管理數字化轉型提供寶貴的經驗與啟示。檔案管理數字化轉型是技術層面的革新，更是管理思維與模式的重塑。隨著技術的不斷進步與應用的持續深化，檔案管理將更加科學化、系統化和有序化，為文化傳承、社會進步與經濟發展注入新的活力。

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作者單位：包頭市人力資源服務中心