數字化轉型背景下檔案信息化創新發展路徑研究

摘 要：為探討數字化轉型背景下檔案信息化創新發展路徑，本研究采用理論分析和實踐案例相結合的方法，介紹了檔案信息化的概念，分析了檔案管理數字化轉型的必要性。針對當前檔案信息化轉型面臨的資源整合力度不大、管理人員數字化技能不強、流程信息化程度不高和基礎設備設施建設滯后等問題，本研究提出了切實可行的解決策略。通過搭建數字化檔案資源庫，提高檔案資源利用效率、打造高水平的檔案信息化人才隊伍，全面推動檔案信息化轉型、構建檔案信息化管理系統，實現檔案管理全面信息化、加大基礎設備設施投入，完善檔案信息化建設等策略的實施，全面推動檔案信息化轉型，從而實現檔案管理的智能化、規范化和高效化。

關鍵詞：數字化轉型背景；檔案信息化建設；檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

引言

隨著信息技術的發展，數字化已成為社會各領域的重要推動力。傳統檔案管理模式以管理紙質檔案為主，存在管理效率低和資源共享性差等局限，已難以滿足現代社會發展的要求。隨著大數據、人工智能和云計算等新興技術的發展，檔案信息化轉型成為檔案事業發展的必然趨勢。檔案信息化不僅能夠提高檔案資源的存儲和檢索效率，還能通過數據的自動化處理，實現檔案信息的動態管理。因此，推進檔案信息化轉型，解決檔案信息化轉型存在的問題，探索檔案管理的創新路徑，具有重要意義。

一、檔案信息化的理論基礎

1.檔案信息化的概念

檔案信息化是指利用現代信息技術，加強檔案收集、整理、保存、檢索和利用等環節的數字化、網絡化和智能化管理，以此來提高檔案管理效率與服務質量。檔案信息化內容包括檔案資源的數字化轉化、檔案管理方式智能化升級和檔案信息系統的集成化應用。檔案信息化不應局限在檔案載體的數字化方面，還應包括信息技術在檔案管理方面的應用，從而改變檔案管理的運作模式，實現檔案信息資源的高效整合與共享。通過構建數字化檔案管理平臺，集中管理與高效利用分散的檔案資源，保證檔案數據的安全。檔案信息化還強調檔案管理流程的標準化和規范化，通過檔案信息系統的集成應用，實現檔案管理從被動存儲向主動服務轉型。加強檔案信息化建設不僅可以提高檔案管理工作效率，還能夠促進檔案管理向現代化和智能化方向發展，從而適應社會信息化與數字化的發展要求。

2.檔案數字化與檔案管理的關系

檔案數字化與檔案管理之間存在相輔相成的關系。檔案數字化指的是將傳統紙質檔案通過數字化技術轉化為電子數據，借助現代化的信息技術加強檔案數據的存儲、管理、檢索和利用。數字化技術的應用不僅可以提高檔案資源的管理效率，縮短獲取信息的時間，還能夠提升檔案信息的安全性和可復制性，從而確保檔案資源的長期保存與高效利用。數字化技術的應用使檔案資源不受時間和空間的限制，實現了跨地域和跨部門的共享，加強了檔案管理的開放性和協作性。數字化技術為檔案管理提供了數據分析和數據處理的手段。通過應用大數據和人工智能等技術，檔案信息可被深入挖掘和分析，從而為檔案管理智能化提供數據支持。檔案管理數字化不僅是檔案管理發展的趨勢，還是提高檔案管理現代化水平的重要途徑。

3.檔案信息化轉型的必要性

檔案信息化轉型源于社會信息化進程的加快與檔案管理需求的上升。傳統檔案管理模式以紙質檔案為主，操作依賴人工處理，影響檔案管理效率。人工管理的低效性易造成檔案管理不規范和檔案被丟失等問題，無法滿足現代社會對高效和可靠檔案管理的要求。

首先，引入信息技術，促進檔案信息化轉型，可實現檔案存儲、檢索和利用的快速化及精準化，從而提高檔案管理工作的效率。利用信息技術手段不僅可以簡化檔案管理流程，減少人為操作失誤，還能提高檔案管理的效率。

其次，檔案信息化轉型對檔案安全保障具有重要作用。傳統紙質檔案容易因管理不善或突發事件而出現丟失或損壞等問題。檔案管理單位可以利用加密、權限控制和數據備份等多層次技術手段，防止檔案數據被泄露或篡改，確保檔案的安全和完整。例如，加密技術使檔案數據在傳輸和存儲過程中處于保護狀態。權限控制可使檔案數據的訪問權限得到嚴格限制，僅授權人員可操作或查看相關內容。數據備份可確保在突發情況下，檔案信息能快速恢復。技術手段的應用可保障檔案的安全。

最后，檔案信息化轉型能促進檔案資源的共享，實現跨部門和跨區域的協同管理。檔案資源共享不僅能夠提高檔案管理效率，還能提升檔案服務社會的價值。通過檔案信息系統，各區域和部門能夠實時獲取所需的檔案資源，為行政決策和社會服務提供及時的數據支撐，充分發揮檔案資源的社會價值。因此，檔案信息化轉型已成為檔案管理現代化的必然選擇，是提升檔案工作效能與適應新時代發展的關鍵。

二、數字化背景下檔案信息化轉型存在的問題

1.數字檔案資源整合力度不大

數字檔案資源整合力度不大是當前檔案信息化轉型中存在的主要問題。第一，檔案來源分散。不同地區、機構和部門的檔案管理標準不統一，檔案數據在格式、內容和分類上存在較大差異，無法實現資源的有效整合；第二，不同機構檔案管理系統兼容性差。各類檔案數字化平臺缺乏統一的技術標準與數據接口，存在檔案信息孤島，難以形成資源共享與跨系統協同的管理模式。數字檔案資源整合效果不佳，不利于檔案信息化轉型的推進。

2.檔案管理人員數字化技能不強

檔案管理人員數字化技能不強是檔案信息化轉型中比較突出的問題，直接影響檔案信息化轉型計劃的實施。第一，部分檔案管理人員長期從事傳統檔案工作，習慣紙質檔案的管理模式，對信息化管理理念認知不足，掌握與應用信息技術和數字化技術的水平較低，操作數字化檔案管理系統的能力不強，應用新技術優化檔案管理流程的能力不強；第二，部分檔案管理人員缺乏數字化技能培訓，部分單位不重視檔案管理人員的技能提升與專業培訓，檔案管理人員在面對檔案數字化工作時缺乏應對復雜數據處理、系統維護和檔案信息安全管理的能力。

3.檔案管理流程信息化程度不高

檔案管理流程信息化程度不高，檔案管理的各個環節未能實現全面的信息化和自動化，檔案管理的效率低下。第一，部分檔案管理單位工作流程依然以傳統手工操作為主，檔案收集、整理、歸檔和檢索等環節主要依賴人工操作，沒有充分利用檔案信息化系統，檔案管理工作效率低下，容易出現工作失誤和遺漏檔案的情況；第二，現有檔案管理系統功能單一，無法滿足檔案管理全過程的信息化要求。雖然部分單位引入了數字化檔案管理系統，但系統只在檔案存儲和檢索方面發揮作用，在檔案流轉、審核和使用等環節應用不多。此外，不同部門的檔案管理流程不統一，檔案信息共享和流轉不暢，不利于跨部門和跨系統的檔案信息聯通。

4.檔案信息化建設滯后

檔案信息化建設滯后是當前檔案信息化轉型的瓶頸，直接影響檔案信息化工作的推進與管理效能的提升。第一，部分單位在檔案信息化建設上投入不足。現有的硬件設備設施陳舊落后，存儲設備設施和服務器等無法滿足檔案數字化存儲和處理的要求，檔案數據處理效率低下，存儲容量不足，難以滿足檔案數字化的要求；第二，部分單位網絡基礎設備設施不足，檔案信息管理系統在跨部門、跨區域數據共享和遠程檔案管理方面存在技術障礙，網絡帶寬和數據傳輸速度影響檔案資源的實時共享與高效利用；第三，部分單位缺乏完善的網絡安全防護措施與數據備份機制，檔案數據面臨較大的被泄露和篡改的風險。這些問題嚴重影響檔案信息化建設，不利于檔案信息化的創新發展。

三、數字化背景下檔案信息化轉型創新的路徑

1.搭建數字檔案資源庫，提高檔案資源利用效率

為提高檔案資源利用的效率，檔案管理單位需要搭建數字檔案資源庫，借助統一平臺，集中管理與智能化調度檔案資源。首先，建立標準化的檔案數字化規范。標準化處理不同來源和不同類型的檔案，確保檔案資源在數字化過程中的一致性；其次，針對不同地區、單位和部門的檔案資源，搭建集成化的數字檔案資源庫，將分散的檔案資源集中在管理平臺上，以此形成跨部門和跨區域的檔案資源庫，從而打破信息孤島，實現檔案資源的互聯互通。還應積極利用云存儲技術和大數據管理技術，分層分類存儲檔案資源，并根據檔案的重要性、使用頻率和安全等級等因素，制定相應的存儲和管理策略；最后，開發數字檔案資源庫的智能檢索功能。引入自然語言處理（NLP）技術與人工智能算法，實現檔案資源的精準檢索與快速調取，從而提高檔案資源的利用效率。搭建功能完備和安全高效的數字檔案資源庫，可以全面提高檔案資源的管理水平與利用效率，推動檔案信息化轉型的深入發展。

2.打造高水平的檔案信息化人才隊伍，全面推動檔案信息化創新發展

打造高水平的檔案信息化人才隊伍是全面推動檔案信息化轉型的重要舉措。一方面，檔案管理單位需要制訂系統化的人才培養計劃，根據檔案管理人員職業發展實際需求與檔案信息化發展的趨勢，開展多層次和多維度的專業培訓。例如，檔案管理機構可以通過設立檔案信息化專項培訓班、邀請信息化領域專家開展專題講座和組織信息技術技能競賽等方式，提升檔案管理人員的數字應用技能；另一方面，需要鼓勵檔案管理人員參加各類信息化技術認證考試，如數據處理、網絡安全和云計算等領域的專業資格認證，確保自身具備處理復雜信息的能力。此外，檔案管理單位需要加強與高校及科研機構的合作，培養具有前沿信息知識與檔案管理能力的復合型人才，打造“檔案管理+信息技術”雙重背景的高層次團隊，為檔案信息化轉型和發展提供堅實的人才保障。

3.構建檔案信息管理系統

在系統架構設計上，檔案管理單位可采用分布式架構，結合云計算和大數據技術，確保系統的可擴展性與高并發性。系統架構主要分為數據層、邏輯層和應用層（如表1所示）。數據層負責檔案數據存儲管理，以保障數據的安全；邏輯層處理檔案的業務邏輯與數據調度；應用層提供用戶界面與功能模塊，便于檔案管理人員使用。

在系統功能模塊設計上，主要包括檔案收集、整理、存儲、檢索、歸檔、利用和統計分析等模塊。檔案收集模塊支持多種數據，如掃描的數據、電子表單的數據和自動化工具采集的數據；整理模塊通過智能分類與數據清洗，實現檔案的規范化管理；存儲模塊基于分布式存儲技術，可確保檔案數據的安全備份與高效存取；檢索模塊通過引入自然語言處理和智能搜索技術，以此實現精準、高效的檔案信息查詢；歸檔模塊可確保檔案在生命周期的規范處理；利用模塊支持跨區域和跨部門檔案共享和協同；統計分析模塊可為管理者提供數據支持，助力決策優化。

在系統應用方面，檔案信息管理系統可應用在檔案日常管理、信息調度和資源共享方面。系統支持多終端訪問，檔案管理人員可以通過PC和移動設備設施等多渠道實時訪問檔案信息，從而推動檔案管理工作從手動操作轉向智能化管理，提高檔案管理的效率，實現檔案管理的智能化。

4.加大檔案基礎設備設施投入，完善檔案信息化建設

加大檔案基礎設備設施投入，完善檔案信息化建設是保證檔案信息化順利推進的重要步驟。

第一，檔案管理單位需要加大對檔案數字化存儲設備設施的投入，選擇高性能的服務器與存儲系統，保障數字檔案的安全存儲。檔案管理單位可以采用分布式存儲技術和云存儲方案，增加數據存儲容量和加快訪問速度，保障檔案數據的穩定性。

第二，檔案管理單位需要定期更新檔案管理硬件設備設施，如高效掃描儀、檔案數字化轉化設備設施和自動化檔案管理系統等，從而保證在檔案的收集、整理和歸檔等環節有先進的設備設施支持，提高檔案管理的效率。

第三，加強檔案管理單位的網絡建設，確保檔案管理系統具備足夠的網絡帶寬和傳輸速度，從而支持遠程辦公與跨部門協同管理，實現檔案數據的實時共享和安全傳輸。

第四，檔案管理單位需要加強安全基礎設備設施，配置防火墻、入侵檢測系統和數據加密技術，保障檔案數據的安全。檔案管理單位要完善數據備份系統，采用異地備份和云備份等多重備份策略，防止數據被意外損壞。

四、結語

基于數字化轉型的背景，檔案信息化創新發展已成為現代檔案管理發展的必然趨勢，是提高檔案管理效率、保障檔案信息安全的重要抓手。本研究通過搭建數字檔案資源庫、打造高水平的信息化人才隊伍、構建全面的檔案管理系統以及加大檔案基礎設備設施投入等策略，可以有效解決當前檔案信息化過程中存在的問題，有利于推動檔案管理從傳統模式向現代化和智能化方向轉變，有利于促進檔案管理的高質量發展。

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作者單位：廣西科技師范學院檔案館