事業單位干部人事檔案管理工作模式優化研究

摘 要：干部人事檔案管理是事業單位人力資源管理的關鍵環節，有利于事業單位提高人力資源管理水平并構建高素質人才隊伍。目前，事業單位人事檔案管理仍存在各種問題，導致實際工作質量不理想，制約了事業單位的發展。基于此，文章圍繞事業單位干部人事檔案管理展開探究，分析現階段事業單位人事檔案管理存在的不足之處以及優化工作模式的具體策略，希望事業單位能夠從中獲得啟發，全面提高人事檔案管理工作效率和質量。

關鍵詞：事業單位；干部人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

黨的二十大明確提出建設高素質干部隊伍是非常重要的，是促進民族復興的重要基礎。干部人事檔案記錄并存儲了關于干部人員的各方面信息， 如工作經歷、學習經歷以及獎懲情況等，為事業單位實施人力資源管理提供依據，助力事業單位高效配置人力資源以及建設優質專業化干部團隊。新時代，各行各業競爭愈演愈烈，甚至趨于白熱化，事業單位人力資源管理的重要性進一步突出。如何做好干部人事檔案管理工作已經成為廣大事業單位關注的焦點和學術界研究的重要話題。本文就此展開分析，具有一定的現實意義，便于行政事業單位更好地適應新形勢、新任務及新要求。

一、現階段我國事業單位干部人事檔案管理存在的不足

1.事業單位干部人事檔案管理人員不足

第一，事業單位干部人事檔案管理意識淡薄。事業單位干部人事檔案管理是一項保密性且系統性的工作，需要相關工作人員嚴肅謹慎地對待。但結合現實情況來看，許多工作人員目前仍不重視人事檔案管理，沒有意識到該工作的重要性。例如，有的事業單位指定兼職人員負責人事檔案管理，且兼職人員身兼數職，導致人事檔案管理工作混亂無序。由于專職人員不足，工作中容易引發各種問題，如檔案信息被泄露等。此外，有的工作人員尚未接受過專業培訓，其責任意識非常淡薄，在實踐過程中未能全面、及時地收集相應資料，造成人事檔案信息不完整，無法為后期相關工作的開展提供有效指導。與此同時，資料歸檔后應及時鑒別并整理，但由于工作意識不足，有些工作人員忽略了這一點，容易導致檔案信息缺少完整性，從源頭上導致人事檔案管理效率低下。

第二，有些事業單位的干部缺乏人事檔案管理主動配合的意識。除了基層職工需要積極參與事業單位干部人事檔案管理工作之外，其他干部也與該工作有緊密聯系，所有人員具備主動配合的意識是十分必要的。但有的事業單位工作人員本就承擔著大量的工作任務，沒有充分的時間和精力參與人事檔案管理，也無法為該工作提供有價值的意見。例如，部分干部在取得學歷或晉升職稱之后，并沒有及時將相關信息遞交到檔案管理處，影響檔案資料的有效性和全面性；有的干部忽略了信息的填寫，在填寫檔案資料的過程中不夠認真，部分內容不夠真實或是存在誤差，不能體現具體的真實情況，組織獲取的資料不精準，對后續人事檔案管理十分不利。

第三，事業單位檔案管理工作人員的能力有待提高。檔案的建立、收集和分析等是構成干部人事檔案管理的重要部分，檔案管理工作整體任務量較大，實踐過程中需要關注的內容較多。不僅如此，對于事業單位來說，人事檔案涉及各種各樣的隱私，需要嚴格保密，因此，指定專業人員負責檔案管理非常重要。但實際情況并非如此，許多事業單位缺少專職人事檔案管理人員，且現有的工作人員職能劃分不明確，大量職能相互交叉重疊，給人事檔案管理帶來了不良影響。

除此之外，有些事業單位為了降低總成本支出，未能將人事檔案管理相關專業知識和技能納入人力資源培訓工作之中，且事業單位工作環境相對穩定，有些職工形成了安于現狀的想法，沒有積極主動地學習相應的知識，造成事業單位人事檔案管理工作質量達不到預期目標。事業單位人事檔案管理對工作人員具有一定的專業要求，就管理人員而言，必須具有科學鑒別信息的能力。但經調查發現，事業單位普遍存在檔案管理人員能力參差不齊的問題，影響了干部人事檔案管理的效率和質量。以某事業單位為例，通過分析所有人事檔案管理人員的情況發現，其中中專和大專學歷的人數在總量中占比分別是26%和41%，其余的為本科學歷，無研究生學歷。學歷較低的職工未能嚴格按照事業單位的制度開展人事檔案管理工作，甚至在實踐中以自己主觀的想法開展工作，導致無法充分發揮檔案的價值。

2.干部人事檔案管理信息化水平待提高

隨著社會快速發展，科學技術日益更新，各行各業都開始將信息技術應用于日常管理及經營過程中，獲得了十分顯著的成績。對于事業單位干部人事檔案管理而言，加強信息化建設也十分必要。目前，事業單位干部人事檔案管理信息化水平提升空間仍較大，如一些事業單位信息化建設起步較晚且經驗不足，在干部人事檔案管理過程中還在使用傳統的人工操作模式，同時也未實現電子化處理，人事檔案管理需要收集并存儲大量紙質資料。以某省級事業單位為例，在檔案傳遞或存儲過程中，通過查閱紙質檔案的人員數量在總量中占比高達86.21%，足以證明該單位檔案管理技術水平的滯后性。同時，該方式還會引發各種各樣的問題，如檔案信息無法及時更新、檔案信息丟失或遺漏等。因為工作人員尚未實現無紙化辦公，所以信息收集會出現許多問題，人員在操作過程中易引發風險，導致工作實際管理成效不理想。不僅如此，以上情形還給工作人員帶來了巨大的壓力，工作人員需要通過手工模式處理大量的檔案資料，工作負擔極重。

事業單位在開展人事檔案管理過程中必須保證所有信息的安全性，避免信息外泄。在手工模式的影響下，部分人員操作不規范，加上單位內部缺少系統性的信息化管理平臺，信息被泄露的風險較高，干部人事檔案管理存在安全隱患。有些事業單位意識到了人工操作的弊端，開始將新興技術應用于人事檔案管理之中，但是由于人力、物力和資金等方面資源的限制，許多事業單位搭建的人事檔案管理信息化系統功能不完善且性能還需提升，現有的系統只能完成基本且簡單的工作，如存儲信息，無法將紙質資料轉化成電子版內容，也不能深入分析檔案內容，加快人事檔案管理信息化建設迫在眉睫。

3.檔案庫房建設不到位

事業單位在開展人事檔案管理工作的過程中，應當堅持以預防為主，防治為輔的原則，并從該原則出發建立檔案管理庫房，以加強檔案的安全防護，為提高整體管理效益打好基礎。然而，專業庫房存儲及管理不到位的事業單位比比皆是。例如，許多事業單位仍存在檔案管理庫房、人員辦公室以及閱覽室互相混用的現象，造成整個管理過程缺少秩序。除此之外，有些事業單位庫房內部設置不到位，如相關基礎設備設施不完善，采購數量和質量不符合要求，造成干部人事檔案管理工作無法有效推進。

二、事業單位加強干部人事檔案管理的策略

1.培養一支高素質的人事檔案管理隊伍

增強事業單位干部人事檔案管理意識。事業單位要在內部大力宣傳人事檔案管理工作，讓所有工作人員都意識到其重要性，在實踐中能夠積極主動地配合人事檔案管理工作。事業單位可以外聘工作經驗豐富的專家，由其對內部職工加以培訓，增強職工的責任意識。同時，事業單位還要在培訓過程中進一步增強廣大職工的安全管理意識。所有干部人員應當發揮帶頭作用，改變過去不正確的思想觀念，深入了解人事檔案管理，以身作則，積極配合人事檔案管理，督促其他職工糾正錯誤認知。在人事檔案管理過程中必須確保所有信息的安全性，任何信息外泄或遺失都對事業單位不利。因此，還要通過培訓讓職工知道保障檔案管理信息安全的重要性，以督促所有職工用高標準約束自己。

打造高水平的人事檔案管理團隊。新時代，人事檔案管理也呈現出新特征，如數字化、智能化和標準化等。事業單位必須走在時代的前沿，緊跟時代的發展步伐，使用先進的技術開展人事檔案管理工作，其前提是要培養優秀的隊伍。若人員能力不足，就無法發揮技術的優勢。可見，培養高質量人才勢在必行。

一方面，事業單位要適當提高人事檔案管理工作人員的招聘標準。在原有的招聘流程上做出改進和優化，將其中不合理的條款及時剔除，增加合理的招聘要求。招聘過程中要對所有應聘者展開全面考察，不僅要分析其專業知識儲備和技能掌握情況，還要考察其個人的素質修養，并評估其信息技術的應用能力，引進高水平的管理人才，為現有的團隊注入新鮮血液。

另一方面，要將人事檔案管理內容納入培訓體系之中。定期開展培訓活動，通過培訓工作完善職工的理論知識體系，同時增強其技術能力，提高全員人事檔案管理的綜合水平。還應當通過培訓指導職工學習最新的法律法規，增強合作意識，提高溝通能力等，提高工作人員的整體能力。

應建立健全人事檔案管理制度。無規矩不成方圓，事業單位人事檔案管理工作也應當在制度的指導下開展。應規范性地開展人事檔案管理工作，如果制度不完善，工作效果勢必大打折扣。因此，建立健全人事檔案管理制度很有必要。首先，事業單位要科學劃分相關工作人員的職責，改變過去職能相互交叉重疊的現象。例如，制定人事檔案管理職工手冊并將其發放給每一位職工，要求所有職工嚴格按制度要求開展工作，杜絕任何不規范的行為；其次，制定嚴格的監督管理制度。事業單位應當全程監管職工的人事檔案管理過程，一旦發現問題或不足之處，必須在第一時間提出解決方案。還要實行責任追究制，除了解決問題之外，還應追究相關人員的責任，以威懾更多員工嚴肅積極地對待自己的工作。

隨著事業單位的快速發展，人事檔案數量也越來越多，使得整體管理工作難度增大，對此，事業單位應保證人事檔案的權威性和準確性。應指定專業人員嚴格鑒別所有的信息，確保信息的真實性，還應確定好歸檔時間和流程，保證人事檔案資料客觀且完整。事業單位還有必要優化人員考核激勵制度，定期考察工作人員的檔案管理成效，獎勵優秀職工以及懲罰不合格的職工，督促職工各司其職，助力人事檔案管理高效實施。

2.促進人事檔案管理信息化建設

近些年，互聯網發展速度越來越快，給各行各業創造了價值。事業單位應將人事檔案管理和信息技術相融合，全力推動人事檔案管理信息化建設，提高人事檔案管理信息化的水平。

首先，事業單位需要將各種先進的技術應用于實踐工作中，如大數據、云計算和人工智能等，建立一種新型的管理模式，同時應用以上技術打造信息化管理平臺。事業單位可以使用該平臺收集檔案信息，促進檔案信息的分類、存儲及利用，改變過去人工操作的形式。還要優化平臺性能，如設置專門的檢索端口，使信息檢索等無須人工操作，通過信息技術應用可以保證人事檔案信息的閱讀效率及準確性。

其次，人事檔案信息并非一成不變，事業單位要基于該平臺定期更新和完善人事檔案信息。例如，收集到新的信息之后，必須及時傳入信息化管理平臺，使信息內容更加完整、真實。還可以基于該平臺促進各職能部門之間的信息傳輸和共享，便于部門人員在出現問題時及時溝通并解決。

最后，人事檔案信息必須安全，一旦被泄露，會給事業單位帶來不良影響。互聯網有利有弊，在推動人事檔案管理信息化的過程中也會帶來一些風險，如病毒的入侵可能導致平臺癱瘓，人事檔案管理工作效果因此受到影響。因此，事業單位可以針對該平臺引進加密技術或設置防火墻，還要嚴格區分各職工的平臺操作權限，以確保系統能夠正常穩定地運行，由此防止信息外泄或被無故篡改。此外，事業單位還應引進專門的技術人員，由技術人員定期維護保養信息化平臺，在出現故障時，技術人員需要在第一時間處理，以保障系統順利運轉。

3.建設專業的檔案庫房

事業單位的人事檔案資料非常復雜，且資料具有非常重要的價值，尤其在人力資源管理方面。為了提高人事檔案管理工作效率，事業單位有必要建設專業的檔案管理庫房，以便對全部檔案實施系統且統一的管理。

首先，庫房的建設需要充分的資源。事業單位要合理規劃內部資源，對其建設投入一定的資金和人力，并引進先進的技術，確保工作順利開展。

其次，及時更新檔案庫房的數據資料，保障檔案信息按規定轉入及轉出，使整個過程更加規范有序。

最后，事業單位可以設置專門的房間用來保管人事檔案，合理劃分好庫房、閱覽室和檔案人員的辦公室，保證三類房間相互分離又相互聯系，為后期人事檔案管理工作的有序開展打好基礎。

三、結語

總之，干部人事檔案管理是事業單位運行過程中的重要任務，該任務不僅復雜，還是一項長期的工作，要求事業單位所有工作人員相互配合，形成合力，共同解決問題，促使工作高效落實。鑒于目前人事檔案管理仍存在諸多短板，事業單位應當從現實情況出發，結合實際所需，采取更多行之有效的人事檔案管理策略，如建立健全人事檔案管理制度、培養更多的優秀人才以及合理使用信息技術等，全力提高人力資源管理效率，更好地維護單位的合法權益，促使事業單位長效發展。

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作者單位：新泰市公共就業和人才服務中心