基層財(cái)政檔案精細(xì)化管理思考

摘 要：文章圍繞基層財(cái)政檔案管理工作，針對人員專業(yè)能力不足、檔案管理工作地位邊緣化、財(cái)政檔案內(nèi)容單一不全面、財(cái)政檔案管理制度不健全以及缺乏獨(dú)立的檔案存儲庫房等問題，基于精細(xì)化管理理念，提出規(guī)范工作流程、提升人員素質(zhì)、樹立檔案意識、完整記錄賬目、健全監(jiān)督體系、完善基礎(chǔ)建設(shè)以及創(chuàng)新管理機(jī)制等策略。同時(shí)，預(yù)測了基層財(cái)政檔案管理工作未來可能的發(fā)展趨勢，旨在提高財(cái)政檔案管理工作效率和質(zhì)量，為業(yè)內(nèi)人士提供參考幫助。

關(guān)鍵詞：基層財(cái)政；檔案管理；精細(xì)化

中圖分類號：G271；F812 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)的執(zhí)行，不放過任何一個(gè)可能影響運(yùn)營效率的細(xì)節(jié)。財(cái)政檔案管理工作具有記錄保存歷史、提供決策支撐；幫助相關(guān)人員了解過去資金使用情況、財(cái)務(wù)狀況。制訂更合理的戰(zhàn)略計(jì)劃和未來發(fā)展規(guī)劃的重要作用。運(yùn)用科學(xué)的理念進(jìn)行檔案管理，細(xì)致把控每個(gè)工作環(huán)節(jié)，能夠有效提升財(cái)政檔案管理工作的質(zhì)量。

一、基層財(cái)政檔案管理現(xiàn)存問題

1.檔案管理人員專業(yè)能力不足

財(cái)務(wù)檔案管理工作并非簡單的數(shù)據(jù)收集與整理。基層是城市發(fā)展的末梢，高質(zhì)量人才缺口通常較大。現(xiàn)階段，基層檔案管理人員很少作為一個(gè)獨(dú)立崗位出現(xiàn)，往往是由財(cái)務(wù)人員兼職。財(cái)政部門招聘時(shí)，對求職者的財(cái)務(wù)、會計(jì)能力更看重，其他能力均為可有可無的加分項(xiàng)。此外，基層人員流失率較高，易使財(cái)政檔案管理工作出現(xiàn)銜接不及時(shí)的問題。

2.檔案管理工作地位邊緣化

財(cái)政檔案管理工作與單位的經(jīng)營發(fā)展沒有直接關(guān)聯(lián)，更多是發(fā)揮輔助效能，使得部分人員對財(cái)政檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，局限于以往經(jīng)驗(yàn)，將其看作收集與整理相關(guān)數(shù)據(jù)的“簡單”工作。認(rèn)知的偏差使他們對該工作重視度不高，人力、財(cái)力和物力投入不足，工作態(tài)度敷衍了事。低質(zhì)量的財(cái)政檔案管理工作難以為單位的發(fā)展提供應(yīng)有的支撐，還可能影響正常業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。匱乏的保密意識則可能導(dǎo)致公司的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)安全管理出現(xiàn)紕漏，發(fā)生泄密、濫用等問題，進(jìn)而增加企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

3.財(cái)政檔案內(nèi)容單一、不全面

根據(jù)國家稅務(wù)總局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》可知，財(cái)政檔案應(yīng)包括以下信息：原始會計(jì)憑證、會計(jì)記賬憑證、會計(jì)賬簿（總賬、日記賬、其他輔助性賬簿、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片等）、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表以及會計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊和銀行對賬單等其他具有保存價(jià)值的財(cái)政資料?，F(xiàn)階段，部分單位所保存的檔案以財(cái)務(wù)賬目、會計(jì)憑證為主，缺乏年報(bào)、大事記等具有保存價(jià)值的檔案內(nèi)容。重業(yè)務(wù)財(cái)政檔案、輕文書財(cái)政檔案及收錄檔案內(nèi)容單一、收錄信息不全等現(xiàn)象較為普遍。

4.財(cái)政檔案管理制度不健全

第一，會計(jì)檔案與財(cái)政文書“天各一方”。財(cái)政數(shù)據(jù)是單位最核心的數(shù)據(jù)之一，與許多法律法規(guī)方面的問題均有密切關(guān)聯(lián)?，F(xiàn)階段，部分單位將“整齊”“規(guī)范”“干凈”作為衡量財(cái)政檔案管理工作是否優(yōu)秀的指標(biāo)，難以充分發(fā)揮財(cái)政檔案應(yīng)有的輔助決策價(jià)值。部分財(cái)務(wù)人員習(xí)慣性地將財(cái)政檔案帶回科室以做參考，這些被帶回科室的檔案一旦不能及時(shí)歸還，當(dāng)有其他人需要該資料時(shí)，必然會出現(xiàn)不必要的麻煩。

第二，缺乏電子財(cái)政檔案管理制度。時(shí)代的發(fā)展決定了財(cái)政檔案管理工作必須向數(shù)智化轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)粗獷的管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會的檔案管理工作需求?，F(xiàn)階段，我國對電子檔案的管理尚處于摸索階段，理論還不完善，出臺的相關(guān)文件僅有參考價(jià)值，尚不能被列為統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。有的單位仍沿用傳統(tǒng)管理機(jī)制管理電子檔案，有的單位將電子文件當(dāng)作過程性文件，分散保存在各經(jīng)辦人的電腦之中，沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔，數(shù)據(jù)丟失隱患嚴(yán)重。部分單位雖然實(shí)施了雙套制財(cái)政檔案管理制度，卻存在理念誤差，將數(shù)據(jù)的簡單堆砌當(dāng)作管理，缺乏系統(tǒng)化的鑒定與分類，嚴(yán)重降低了電子檔案的安全性與可靠性。

5.缺乏獨(dú)立的檔案存儲庫房

大部分基層財(cái)政部門都未建立獨(dú)立的財(cái)政檔案存儲庫房。相關(guān)資料被放置在財(cái)政部門辦公室的柜子中，或隨意散落在各個(gè)辦公室。紙質(zhì)檔案耐污性較差，在缺乏防潮、防火和防蟲等基本保護(hù)措施的條件下，檔案易出現(xiàn)發(fā)黃、模糊和變脆等問題。

二、基層財(cái)政檔案精細(xì)化管理策略

1.提升人員素質(zhì)

（1）開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

財(cái)政檔案管理人員應(yīng)對財(cái)政、會計(jì)、檔案及計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識有基本的了解，如此才能合理分類和準(zhǔn)確整理各類檔案。

首先，招聘時(shí)應(yīng)綜合考察求職者的工作能力，任用對新科技有追求、以事業(yè)為重的高質(zhì)量人才。

其次，采取線上+線下的培訓(xùn)方式，提升新老員工的職業(yè)素養(yǎng)。例如，線下開展“存財(cái)政檔案，為人民服務(wù)”的財(cái)政檔案干部業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)班，邀請業(yè)內(nèi)檔案學(xué)、財(cái)經(jīng)學(xué)專家為員工授課，增強(qiáng)員工“為公司管理檔案、為國家守歷史”的職責(zé)使命；線上，借助互聯(lián)網(wǎng)，采取線上直播+錄播+回放的方式，為員工定期提供業(yè)內(nèi)前沿法律法規(guī)知識與電子文件歸檔方法，幫助其全面、準(zhǔn)確地理解最新的規(guī)章制度，強(qiáng)化員工的檔案管理意識，掌握檔案法律知識，逐步實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化、增量電子化。

最后，設(shè)置理論與實(shí)踐兼?zhèn)涞呐嘤?xùn)課程，增強(qiáng)培訓(xùn)效能。例如，為員工提供檔案法律法規(guī)、檔案歸檔整理技巧、音像檔案保存方法及數(shù)字化檔案管理要求等基礎(chǔ)知識，并加入真實(shí)案例，深入淺出地講解每個(gè)環(huán)節(jié)，使員工對不同種類的檔案管理方式有更清晰的了解；再如，帶領(lǐng)員工親身體驗(yàn)使用現(xiàn)代化技術(shù)查詢名錄的流程，提高員工的計(jì)算機(jī)軟件使用能力。

（2）探究管理技巧

傳統(tǒng)檔案管理工作技術(shù)含量不高，以查詢檔案信息、檢索錄入識別為主。檔案管理工作若想擺脫邊緣化問題，需要向縱深發(fā)展，走向科學(xué)化、智能化管理。檔案編纂是財(cái)政檔案管理工作的延伸。相關(guān)人員可樹立終身學(xué)習(xí)意識，主動總結(jié)、分析檔案編纂技巧與規(guī)律，最大限度地發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值，使其轉(zhuǎn)化為更具性價(jià)比的財(cái)政文化與單位文化。

2.樹立檔案意識

財(cái)政檔案管理人員需要加強(qiáng)對相關(guān)工作的重視程度，充分了解財(cái)政檔案的作用以及對基層單位發(fā)展產(chǎn)生的決定性影響，并將日常管理作業(yè)以及借閱工作作為切入點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理的重要性宣傳，普及相關(guān)知識，消除工作人員的認(rèn)知誤區(qū)，使檔案管理模式、方法和內(nèi)容更加系統(tǒng)化與規(guī)范化，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)部門匯報(bào)管理工作取得的成效以及遇到的難題與挑戰(zhàn)。若遇到特殊情況，可適當(dāng)申請人員協(xié)助，并將掌握的財(cái)政信息反饋至上級領(lǐng)導(dǎo)，以此為后續(xù)的基層單位戰(zhàn)略部署提供參考依據(jù)。同時(shí)，財(cái)政檔案管理人員也要持續(xù)提升管理職能，掌握智能化程序和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用方法，加強(qiáng)電子檔案的備份與存儲，避免數(shù)據(jù)丟失。還應(yīng)劃分各部門人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)部門間的協(xié)作交流。在保證基層單位資金靈活的基礎(chǔ)上，升級、完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，為財(cái)政檔案管理作業(yè)的實(shí)施提供有效載體。此外，相關(guān)人員可引入社會監(jiān)督，整合大眾意見，鼓勵(lì)群眾提出針對性的建議，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理作業(yè)的定期審查和評估。

3.完整記錄賬目

根據(jù)上述分析可知，雖然現(xiàn)階段基層單位工作人員能夠準(zhǔn)確梳理財(cái)政檔案內(nèi)容，并保證賬目記錄能夠全面涵蓋、準(zhǔn)確反映單位的財(cái)務(wù)狀況與單位經(jīng)濟(jì)活動的經(jīng)營成效。但由于對財(cái)政檔案的重視度不足，導(dǎo)致收錄的檔案內(nèi)容不夠全面，可能會加劇企業(yè)的經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)。為解決此類問題，需要將財(cái)政年報(bào)、財(cái)政大事記作為重點(diǎn)對象，保證檔案內(nèi)容全面和真實(shí)，具有參考價(jià)值。比如，財(cái)政年報(bào)需要涵蓋財(cái)政報(bào)表及附注、財(cái)政經(jīng)濟(jì)分析以及財(cái)政財(cái)務(wù)管理狀況，要求財(cái)務(wù)報(bào)表的批注說明能夠進(jìn)一步闡釋報(bào)表的編制基礎(chǔ)、遵循的制度規(guī)定以及涵蓋的主體范圍。經(jīng)濟(jì)分析結(jié)果則要體現(xiàn)資產(chǎn)規(guī)模、資產(chǎn)負(fù)債率及收入費(fèi)用率，反映單位的資金能力以及財(cái)政健康水平。至于財(cái)政檔案大事記則要記錄重要財(cái)政會議、領(lǐng)導(dǎo)講話、重大財(cái)政措施以及重要人事變動，保證會議時(shí)間、人員和議題結(jié)果得到充分反映。此外，還應(yīng)記載財(cái)政部門發(fā)布的重大措施以及現(xiàn)行的政策調(diào)整要求，標(biāo)注相關(guān)措施與法規(guī)的出臺背景、實(shí)施目的以及預(yù)期成果。

4.健全監(jiān)督體系

（1）細(xì)化工作流程

科學(xué)、合理的制度能夠發(fā)揮事半功倍的作用。單位管理者可結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展情況，站在現(xiàn)代化管理視角，細(xì)化檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)范員工工作流程，為員工提供有法可依，具備指導(dǎo)功能的工作指南。以規(guī)范存檔為例，應(yīng)派遣業(yè)務(wù)熟練的員工進(jìn)行專人專管，要求從業(yè)人員每次逐一核對檔案信息，以提高登記信息的準(zhǔn)確度，并通過二次復(fù)查，避免漏登、重登及錯(cuò)登等人為失誤引發(fā)的管理事故。從裝訂、立卷和歸檔等環(huán)節(jié)，強(qiáng)化紙質(zhì)檔案的整理工作，確保檔案門不缺類、件不缺頁，并實(shí)施實(shí)名借閱，規(guī)范借閱、歸檔流程，確保借閱、歸檔后的檔案仍保持科學(xué)分類、排列有序。同時(shí)，加大檔案收集監(jiān)督檢查工作力度，明確不屬于歸檔范圍的檔案資料。

（2）建立電子檔案管理體系

相關(guān)人員需構(gòu)建有章可依的電子檔案管理體系。在將紙質(zhì)檔案錄入電腦轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案時(shí)，為方便其他人員查詢與更改，應(yīng)按照時(shí)間、部門、崗位和類型等關(guān)鍵詞做好分類。同時(shí)，將同一類檔案劃分為同一模塊，使財(cái)政檔案條理清晰、方便查找。例如，將包含圖像、視頻的檔案劃分為多媒體檔案，或根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，劃分為員工財(cái)政收支檔案與領(lǐng)導(dǎo)財(cái)政收支檔案，并賦予不同人不同的查看權(quán)限，以確保數(shù)據(jù)安全。為避免數(shù)據(jù)丟失或被泄露，造成安全事故與經(jīng)濟(jì)損失，還需對檔案的調(diào)出做好記錄，如有人員查看、使用、轉(zhuǎn)出或歸檔時(shí)，借助具備可追溯與不可篡改性的區(qū)塊鏈技術(shù)將調(diào)出檔案的人員信息、時(shí)間與事件記錄在日志中，使檔案的調(diào)動流程更加透明。此外，相關(guān)人員應(yīng)定期檢查存儲電子財(cái)政檔案的計(jì)算機(jī)，以免因系統(tǒng)漏洞或其他技術(shù)問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

5.完善基礎(chǔ)建設(shè)

第一，基礎(chǔ)硬件購買。應(yīng)購置足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)及訂書器等專業(yè)檔案管理設(shè)備，開辟專門的設(shè)備管理存儲處，確保電子檔案統(tǒng)一存放于計(jì)算機(jī)之中。同時(shí)，為降低成本支出，可對現(xiàn)有存儲設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以舊換新，用最少的成本支出完成升級換代。

第二，安全設(shè)施投入。保管紙質(zhì)檔案的庫房、書柜應(yīng)保持空氣流通，內(nèi)部干燥，以免檔案因受潮、發(fā)霉，出現(xiàn)損壞。有條件的單位可為檔案室配備專門的檔案密集架、防磁柜，安裝溫濕度檢測儀器、遮光窗簾、放置防蟲防鼠藥品和干粉滅火器，盡可能地提高檔案存儲區(qū)域的防盜、防高溫、防潮、防蟲、防光、防火以及防塵等能力。

6.創(chuàng)新管理機(jī)制

（1）取長補(bǔ)短，學(xué)習(xí)借鑒

三人行必有我?guī)?。相關(guān)人員可加強(qiáng)與其他財(cái)政單位檔案管理人員的交流溝通，虛心好學(xué)，取長補(bǔ)短，不斷提高工作效率與質(zhì)量。例如，與同事共同鉆研《檔案保密制度》《檔案人員職責(zé)》，增強(qiáng)雙方的檔案管理意識，帶領(lǐng)全體員工共同進(jìn)步；再如，關(guān)注業(yè)內(nèi)前沿管理成果，借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，將最新的檔案管理技術(shù)運(yùn)用到工作之中，提高檔案管理工作的效能。

（2）自查自糾，賦能創(chuàng)新

相關(guān)人員可建立自查自糾工作機(jī)制，對檔案的利用過程進(jìn)行監(jiān)督。例如，聚焦內(nèi)部合規(guī)，通過抽檢、調(diào)閱等方式，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)效，提高檔案信息的透明度；再如，發(fā)揮員工的力量，動員全體人員主動參與到檔案的管理工作之中，檢查不合規(guī)之處，促使檔案管理制度更加規(guī)范。從內(nèi)部自查，用健全、完善的監(jiān)督機(jī)制實(shí)現(xiàn)自我糾錯(cuò)，能夠遏制不良行為，預(yù)防官僚主義。此外，相關(guān)人員還可借助外部力量，排查工作中存在風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)，如邀請審計(jì)機(jī)構(gòu)、行業(yè)專家，巡視檔案管理環(huán)節(jié)，提高對工作的重視度，避免敷衍了事。

三、基層財(cái)政檔案管理發(fā)展趨勢預(yù)測

1.數(shù)字化

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)引發(fā)了第三次革命，數(shù)字經(jīng)濟(jì)重塑了全球經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)。數(shù)字化技術(shù)改變了人類的生活方式，促使各行各業(yè)不斷向智能化、智慧化轉(zhuǎn)型。不管是檔案管理工作還是財(cái)政業(yè)務(wù)處理，將其與人工智能、大數(shù)據(jù)及云計(jì)算等技術(shù)結(jié)合，都能為行業(yè)發(fā)展帶來新的可能與機(jī)遇，碰撞出更多科技的火花?，F(xiàn)階段，檔案管理領(lǐng)域的數(shù)字化成果已經(jīng)不少。數(shù)字化檔案、3D打印技術(shù)、云端備份以及電子檔案管理系統(tǒng)顯著降低了檔案管理成本，延長了財(cái)政檔案的壽命?？梢灶A(yù)見，未來的檔案管理工作必然更為智能化。

2.國際化

改革開放之后，我國經(jīng)過不斷地發(fā)展，從封閉、半封閉實(shí)現(xiàn)了全方位開放的重大轉(zhuǎn)折，對外貿(mào)易總額穩(wěn)定增長，由進(jìn)出口貿(mào)易額逆差轉(zhuǎn)變?yōu)轫槻?，在國際上的話語權(quán)越來越重?；鶎与m然是國家治理體系的神經(jīng)末梢，但在百年未有之大變局的背景下，基層財(cái)政部門也可能在未來某一天與其他國家、地區(qū)的檔案管理人員展開跨國合作，建立互聯(lián)互通的國際檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)全球檔案管理一本賬。

四、結(jié)語

數(shù)字化時(shí)代，檔案管理人員不僅需要具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)閱讀能力。傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)難以滿足新形勢下的工作需求。相關(guān)人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)意識，主動總結(jié)、分析檔案編纂技巧和規(guī)律，不斷提高財(cái)政檔案管理的科學(xué)性，為社會、經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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作者單位：萊陽市團(tuán)旺鎮(zhèn)財(cái)政經(jīng)管服務(wù)中心