新時代加強(qiáng)高校基建檔案高質(zhì)量管理策略研究

摘 要：檔案工作是高校教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要組成部分，其中基建檔案管理越來越得到各高校的重視，但與新時代檔案事業(yè)的高標(biāo)準(zhǔn)要求相比還有差距，各高校仍需立足本單位基建檔案管理工作實(shí)際，補(bǔ)足短板弱項(xiàng)，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)，著力提升基建檔案工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；高質(zhì)量

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

新時期，教育強(qiáng)國建設(shè)離不開檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，近年來隨著高校辦學(xué)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，新校區(qū)的啟動建設(shè)和教學(xué)、生活場館的擴(kuò)建與老舊校舍的改造維修以及檔案信息化水平的不斷提升，對高校基建檔案的管理和利用工作提出更高要求。

一、高校基建檔案內(nèi)容和主要特征

1.高校基建檔案的內(nèi)容

高校基建檔案作為學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程性材料，完整、詳細(xì)地記錄了不同歷史時期校園項(xiàng)目建設(shè)的全過程，對于學(xué)校教育發(fā)展、后續(xù)改建和維修都具有重要的參考和利用價(jià)值。

2.高校基建檔案的主要特征

一是參與主體范圍廣。基建工程涉及立項(xiàng)與論證、勘察設(shè)計(jì)、報(bào)規(guī)報(bào)建、造價(jià)編制、招標(biāo)采購、施工管理、驗(yàn)收與決算審計(jì)等環(huán)節(jié)，相關(guān)的部門和人員非常多，各參建單位的專業(yè)類型和具體功能不同，需要對各自工作過程中形成的文件資料分類收集。

二是涉及檔案數(shù)量多。基建檔案不僅包括綜合文件、工程準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等資料，還有在整個施工過程中每個階段形成的圖片、音像資料等，都需要?dú)w檔以保證檔案的完整性。因此，高校基建檔案的資料數(shù)量是非常龐大的。

三是檔案形成周期長。基建檔案由于自身的特殊性，從項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收，一般需要經(jīng)歷好幾年時間才能徹底完成上述過程。由于檔案收集的時間跨度較長，經(jīng)常直到工程竣工后的1～2年才能完成建設(shè)工程材料的完整歸檔，筆者所在高校近三年來先后建設(shè)并投入使用了兩棟教學(xué)樓和兩棟宿舍樓，但相關(guān)的檔案材料至今仍在補(bǔ)充完善。

四是項(xiàng)目復(fù)雜性強(qiáng)。工程項(xiàng)目建設(shè)檔案不僅涉及規(guī)劃、環(huán)保、質(zhì)檢、消防和人防等政府審批文件，還有供水、供暖、供電、燃?xì)狻⑼ㄐ拧⑴潘⒖辈斓葘I(yè)資料以及各類設(shè)計(jì)、施工圖紙等，這些都是歸檔收集的范圍，也是基建檔案系統(tǒng)性和專業(yè)性的集中體現(xiàn)。

二、加強(qiáng)高校基建檔案高質(zhì)量管理的必要性

1.基建檔案是高校綜合管理的重要資源，具有決策參考價(jià)值

基建檔案記錄了學(xué)校各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)概況、技術(shù)參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)以及后期的維修維護(hù)情況等，特別是對有些辦學(xué)歷史悠久的高校，校園內(nèi)有很多文物和歷史建筑至今仍發(fā)揮著教育和文化傳承功能，亟須有針對性地開展修繕保護(hù)工作。基建檔案信息對于了解校園建筑的功能、結(jié)構(gòu)、安全性能以及后續(xù)的維護(hù)和改造都至關(guān)重要，是高校建設(shè)和管理工作的可靠依據(jù)，有利于做出更加科學(xué)、合理的決策，同時也可以彰顯高校深厚的歷史底蘊(yùn)。

2.充分發(fā)揮基建檔案的價(jià)值，提供多方位的檔案信息資源服務(wù)

圍繞高校中心工作，充分發(fā)揮基建檔案資源，最大限度地為師生和社會各部門提供檔案信息資源服務(wù)，既充分地履行了檔案工作的職責(zé)和使命，又貫徹落實(shí)了新修訂的《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》的要求。由于高校基建工程項(xiàng)目資金投入量大，社會關(guān)注度高，作為“三重一大”事項(xiàng)，是后期巡視巡察和審計(jì)整改的重要領(lǐng)域，提高基建檔案的管理質(zhì)量和水平，能夠很好地服務(wù)于各類檢查工作，為廉潔校園建設(shè)提供有力支撐。此外，很多高校在推進(jìn)老舊校區(qū)的資產(chǎn)處置過程中，由于年代久遠(yuǎn)，各類建筑的施工圖紙、產(chǎn)權(quán)證明和附屬物等情況都可以通過調(diào)閱原始檔案來確定最終權(quán)益歸屬，為維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益提供了很好憑證。

3.適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求，提高檔案資源利用效率

目前，大多數(shù)高校仍然以傳統(tǒng)的人工方式對紙質(zhì)材料展開收集、整理和歸檔，對于后期的查閱和檢索來說，不僅費(fèi)時費(fèi)力，還嚴(yán)重影響工作效率，也不便于館藏基建檔案的開發(fā)利用。另外，基建檔案中圖紙文件占比較高，只有對其數(shù)字化管理，才能改變紙質(zhì)資料保存的弊端，充分利用信息技術(shù)將檔案資料數(shù)字化，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，接入高校綜合檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)真正的檔案資源價(jià)值共享，做到存儲量大、檢索方便和對原始資料載體的有效保護(hù)。

三、高校基建檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理意識和人員專業(yè)素養(yǎng)仍需進(jìn)一步提升

在實(shí)際基建項(xiàng)目推進(jìn)過程中，很多領(lǐng)導(dǎo)往往過多關(guān)注具體的工程質(zhì)量和施工進(jìn)度，對基建檔案管理的重視程度不夠，對其重要性認(rèn)識不到位。由于基建檔案收集的專業(yè)性較強(qiáng)，有的高校未建立基建檔案管理監(jiān)督和約束機(jī)制，加之基建部門人員流動較大、配備不足且身兼多職，在檔案整理方面缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，收集檔案的主動意識不強(qiáng)，歸檔質(zhì)量不高。此外，很多建設(shè)單位或參建單位未嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任，忽略了建設(shè)過程中的檔案材料收集、整理和歸檔，甚至有的檔案材料長期散亂放置在項(xiàng)目管理現(xiàn)場而未能及時移交整理，也沒有采取相應(yīng)的防蟲、防霉和控制溫濕度等措施，這些都不利于工程項(xiàng)目檔案的完整和安全以及后期的查詢利用。

2.檔案管理制度不完善

實(shí)踐表明，基建檔案的收集管理工作貫穿于整個項(xiàng)目過程，由于工程建設(shè)涉及多個部門、多個環(huán)節(jié)，雖然很多高校制定了基建工程檔案管理制度，但由于缺乏具體的實(shí)施細(xì)則和工作流程細(xì)則，各參與主體未明確檔案移交工作職責(zé)以及缺少相應(yīng)的約束和監(jiān)管評價(jià)機(jī)制，在實(shí)際的檔案收集過程中難以保證檔案收集的及時性和材料質(zhì)量。筆者學(xué)校在辦理學(xué)校建筑不動產(chǎn)權(quán)證的過程中，由于部分樓宇在建設(shè)過程中缺失部分檔案材料，導(dǎo)致辦證工作進(jìn)程緩慢，給實(shí)際工作帶來了非常大的被動性。

3.基建檔案來源的廣泛性和專業(yè)性增加了收集歸檔的難度

基建項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的資料類型復(fù)雜，且覆蓋范圍廣。另外，施工進(jìn)度一般比較長，造成檔案長時間分散于各個單位，直接加大了基建檔案材料收集的困難與阻力。此外，大量的紙質(zhì)材料客觀上也增加了基建檔案的整理難度，影響工作效率提升。若各承建單位不認(rèn)真落實(shí)檔案收集、整理和移交職責(zé)，很多資料就不能做到應(yīng)歸盡歸。特別是原始的工程圖紙，一旦破損或丟失將很難恢復(fù)。在圖紙折疊方面，因?yàn)榧垙堓^大，很多兼職檔案員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，不熟悉正確的整理方式，易造成原件的損壞，所以只有掌握規(guī)范的折疊和保管方式，才能做到檔案資料的干凈整潔，便于今后查閱。

4.檔案管理信息化滯后影響利用服務(wù)價(jià)值的發(fā)揮

目前，很多高校在推進(jìn)智慧校園和數(shù)字檔案館建設(shè)，給檔案信息化管理帶來了發(fā)展機(jī)遇，不僅可以節(jié)省大量的人力和時間成本，還能做到最大化的資源信息共享。在高校檔案工作中，相較于人事檔案、教學(xué)檔案等，大量的紙質(zhì)工程圖紙檔案在數(shù)字化處理方面較為復(fù)雜，導(dǎo)致在查閱具體工程項(xiàng)目檔案資料時，不得不通過人工檢索，再現(xiàn)場調(diào)閱，與推進(jìn)檔案高效便民服務(wù)要求相比，還存在一定差距，難以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求，影響了檔案信息資源的充分利用，不利于檔案價(jià)值的挖掘與發(fā)揮。

四、加強(qiáng)高校基建檔案高質(zhì)量管理的措施

1.切實(shí)增強(qiáng)檔案管理意識，完善考核激勵，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

牢固樹立基建檔案隨時收集、隨時歸檔的意識，將基建檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

一是提高政治站位。高校要高度重視基建檔案管理工作，以學(xué)習(xí)宣傳貫徹新修訂的《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》為契機(jī)，以對黨負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)的高度歷史責(zé)任感和使命感，充分認(rèn)識檔案存史資政育人的重要作用，把宣貫工作與普法教育有機(jī)結(jié)合，通過組織學(xué)習(xí)宣講、開展專題培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)交流以及開展工作督查等多種方式，讓大家掌握檔案法律法規(guī)，進(jìn)一步樹牢檔案管理意識。

二是明確崗位人員。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等要求，健全高校基建檔案管理體制，按照核定編制配足配強(qiáng)檔案管理人員。通過成立高校檔案管理工作委員會，設(shè)立檔案館專職檔案員和其他各部門兼職檔案員，形成一套自上而下、專兼結(jié)合的檔案工作隊(duì)伍，為學(xué)校檔案管理工作有序開展提供人員保證。

三是建立考核激勵機(jī)制。完善學(xué)校專兼職檔案工作人員考核評價(jià)機(jī)制，在評先評優(yōu)、職稱評聘和職級晉升等方面暢通渠道，享受和其他管理人員同等待遇水平，提高檔案管理工作者的履職能力，切實(shí)增強(qiáng)他們的職業(yè)歸屬感和成就感。

四是提升檔案人員素養(yǎng)。基建檔案管理人員的自身素質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)以及責(zé)任心、工作態(tài)度等與檔案工作質(zhì)量直接相關(guān)，可以通過崗前培訓(xùn)指導(dǎo)、崗位學(xué)習(xí)研討、工作傳幫帶和參加繼續(xù)教育等方式，不斷培養(yǎng)熟悉基建工程規(guī)劃、建設(shè)和管理的業(yè)務(wù)骨干，提高檔案工作人員的素質(zhì)和專業(yè)化水平。

2.完善基建檔案管理制度，明確收集范圍和流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

完善的檔案管理制度是開展全面依法治檔管檔的前提和基礎(chǔ)，也是開展檔案工作的具體依據(jù)。

一是制定基建檔案管理規(guī)章制度。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和最新發(fā)布的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》以及其他相關(guān)法律法規(guī)，完善并優(yōu)化本單位基建檔案管理制度，構(gòu)建長效且符合實(shí)際情況的高校基建檔案管理體制機(jī)制。

二是明確檔案收集內(nèi)容。為確保基建檔案收集的完整性，針對基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，梳理基建檔案收集的內(nèi)容和方式，明確移交的時間和程序，規(guī)范檔案移交與借閱程序，確保應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收，同時完善檔案管理臺賬，保證檔案工作的嚴(yán)肅性。

三是加強(qiáng)檔案鑒定審核。按照“分級負(fù)責(zé)、歸口管理”原則，明確權(quán)限和職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任落實(shí)，從基建檔案的價(jià)值、保管期限和檔案真?zhèn)蔚确矫妫_保基建檔案資料在收集、整理、歸檔和利用等各階段都能夠做到有章可循、有人負(fù)責(zé)，提高基建檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.壓實(shí)各方主體責(zé)任，樹立全過程管理理念，注重采用合同手段把控歸檔材料質(zhì)量

建立全周期的檔案管理體系就是對高校基建檔案全程跟蹤，建立事前告知、事中指導(dǎo)、事后監(jiān)管以及責(zé)任追究的檔案管理工作體系。

一是做好項(xiàng)目檔案的前期管控。基建檔案資料收集必須與工程項(xiàng)目建設(shè)同步開展，及時收集項(xiàng)目前期立項(xiàng)審批、招投標(biāo)和合同等文件，在入檔前對收集的文件系統(tǒng)分類、整理、裝訂和編制，確保檔案在分類、編號和裝訂等環(huán)節(jié)無差錯，以防相關(guān)重要資料的損毀或遺失，提前把控歸檔資料的質(zhì)量。

二是落實(shí)各方責(zé)任。在基建項(xiàng)目啟動實(shí)施前，要明確工程項(xiàng)目各參與方的責(zé)任與義務(wù)，特別是規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、審計(jì)等各單位在資料收集、移交和保管中的責(zé)任分工，開工前對所有工程參與單位開展同步培訓(xùn)工作，在過程中及時指導(dǎo)告知和監(jiān)督，提升檔案管理質(zhì)量。

三是加強(qiáng)合同管理。在簽訂合同時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定參建單位在項(xiàng)目檔案管理中的職責(zé)、歸檔范圍和質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，待項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格并完成移交后才能辦理項(xiàng)目結(jié)算手續(xù)，對已完工但未全部移交檔案的項(xiàng)目，要督促施工單位盡快保質(zhì)保量地移交相關(guān)檔案，確保各項(xiàng)基本建設(shè)檔案被妥善保存和有效利用。

4.轉(zhuǎn)變基建檔案管理理念，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快推進(jìn)基建檔案數(shù)字化

在信息化背景下，基建檔案電子化管理是大勢所趨，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是基建檔案發(fā)展的必由之路，有助于進(jìn)一步提高管理工作效率和服務(wù)能力。

一是完善基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)。強(qiáng)化科技賦能，增強(qiáng)檔案人員的信息化素養(yǎng)，加大基建檔案信息化經(jīng)費(fèi)投入，提高軟硬件設(shè)備設(shè)施水平，通過配置高性能的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀和存儲設(shè)備，滿足復(fù)雜工程圖紙檔案的信息化處理要求。引進(jìn)或開發(fā)專業(yè)的基建管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、傳遞、加工、存儲、檢索、查閱和利用等基本功能。

二是梳理業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一。制定基建檔案在收集、整理、存儲和利用等方面的數(shù)字化操作規(guī)范，明確工作流程和存儲格式等，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，編制系統(tǒng)檢索目錄，優(yōu)化基建檔案管理方式，穩(wěn)步有序地推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)整合，從工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目招標(biāo)到竣工驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)，做到全過程文件數(shù)字化。

三是實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化存儲，做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。加快推進(jìn)存量數(shù)字化和增量電子化，加強(qiáng)對各類存儲數(shù)據(jù)的整理與審核，確保形成的電子文件和紙質(zhì)文件保持一致，嚴(yán)格把關(guān)各類數(shù)據(jù)資源質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，為高校建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐。

四是構(gòu)建完善的信息安全系統(tǒng)，保障基建檔案數(shù)據(jù)安全。在建設(shè)工程各環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)信息采集過程中，要增強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全意識，做好檔案數(shù)據(jù)備份，利用信息安全防范控制技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)構(gòu)建，包括防火墻、殺毒軟件和身份識別認(rèn)證等技術(shù)應(yīng)用，定期檢驗(yàn)和查殺，確保數(shù)據(jù)安全、可靠和有效。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著新時代高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案工作在高校內(nèi)部管理和辦學(xué)水平綜合評估中愈發(fā)顯得重要，而基建檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性和系統(tǒng)性的工作，是學(xué)校建設(shè)、發(fā)展和管理的歷史見證和重要憑證，對高校來說做好基建檔案管理意義重大。本文結(jié)合工作實(shí)踐，分析了基建檔案的特點(diǎn)和作用，闡釋了目前高校基建檔案管理過程中存在的共性問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)建議和措施，旨在不斷提高基建檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平，做到以高質(zhì)量基建檔案管理助推高校教育事業(yè)高水平發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧 哲.多元管理模式下基建檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江檔案，2023（01）：71-73.

作者單位：安徽國際商務(wù)職業(yè)學(xué)院