信息化轉型?檔案蝶變路

推動信息化轉型，實現檔案管理高質量發展，其重要價值既在于深化源頭治理，從根本上保障檔案數據的真實、完整、可靠，又在于促進檔案開發利用，最大程度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性。與此同時，信息化轉型在硬件基礎設施建設方面日益完備，且行業內外認知相對統一、接受度普遍較高。這些都使檔案管理基于信息化轉型實現高質量發展切實可行。實踐中，推動信息化轉型實現檔案管理高質量發展，既要持續提升信息化轉型基礎設施建設水平，又要重視安全管理，持續強化信息安防意識、提升實踐能力，還要樹立主動服務意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效。

信息化轉型顧名思義，就是基于信息技術推動各方面工作實現優化、調整、創新或重構，具有系統性、自動化、定制化等諸多特征。對于檔案管理工作來說，信息化轉型不僅是管理技術推陳出新，還是對管理機制、工作流程、服務模式等所有管理措施進行全面審視與再造。這種近乎顛覆性的變化不僅是為解決長期以來有所固化的缺陷問題，還是為從根本上推動檔案管理工作提質增效，進而基于高質量發展帶動整個管理體系實現轉型升級。

推動信息化轉型、實現檔案管理高質量發展的重要性

深化源頭治理，從根本上保障檔案數據真實、完整、可靠

對于大多數傳統行業來說，應用信息技術產生的直觀改變就是管理質效實現了指數級提升。這是由于信息技術能夠從根本上突破傳統模式下管理粗放、隨意的弊端。各項數據實現信息化轉型，數據管理不必過度依賴人為主觀操作，則數據傳輸、匯總、統計等將在最大程度上減少人為疏忽導致的錯誤或遺漏等風險。換言之，信息化轉型將顯著改善傳統模式下單位數據管理失真、失實的問題。

而對檔案管理工作來說，推動信息化轉型、實現檔案管理高質量發展的重要價值更體現在深化源頭治理，從根本上保障檔案數據真實、完整、可靠。隨著檔案數據實現信息化、網絡化轉型，檔案數據將按照統一標準自動上傳信息管理平臺，平臺自動收集、分類、匯總、歸檔。此過程可最大程度避免人為干預，從而最大程度防止人為疏忽或刻意等導致的錯誤、遺漏等問題。

同時，由于各責任主體需使用信息檔案平臺填報、提交、使用檔案資料，因此信息化轉型后的檔案管理能夠實現時時刻刻、事事處處留痕。此舉也將在很大程度上確保檔案資料客觀、完整、準確，可從根本上避免各種人為因素干擾檔案數據資料真實性的問題。

促進開發利用，最大限度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性

檔案是極為珍貴的數據信息資源。然而，隨著檔案數量持續增加，挖掘檔案數據潛在信息價值成為管理工作的巨大挑戰。傳統模式下，人工管理大多采取抽樣分析法處理檔案資源，這必然在一定程度上產生分析結果片面化、局部性的問題，也將造成部分珍貴檔案信息價值遺漏或浪費。

因此，推動信息化轉型、實現檔案管理高質量發展的重要價值還體現在促進開發利用，最大限度提升檔案價值挖掘的針對性、有效性。信息化檔案管理模式下，平臺算法可以選擇全樣本分析、半樣本分析或部分樣本分析等多種形式與手段。這不僅能夠為管理人員提供更加完整、詳盡、真實、準確的分析結論，而且能夠按照需求側要求迅速調整統計與分析方向、對象，從而最大程度滿足檔案使用者的客觀要求。換言之，信息化轉型可以最大程度實現檔案管理的有的放矢、按需服務。這不僅是切實滿足檔案信息需求方、使用方等個性化要求的技術創新，還是促進檔案潛在價值挖掘與利用最大化、效果最優化的重要措施與手段。

推動信息化轉型實現檔案管理高質量發展的可行性硬件基礎設施建設相對完備

信息時代大環境中，信息化轉型不僅成為傳統領域創新發展的根本趨勢，還在硬件基礎設施建設方面擁有相對完備的良好條件。

一方面，生產經營與管理工作的各環節基本實現了網絡基礎設施全覆蓋。無論是形式各異、型號多樣的網絡顯示終端，還是使用光纖或無線等通道傳輸信號，互聯網、物聯網已經在各行各業實現了標準配置。不僅如此，越來越多單位持續加大對信息管理平臺的投入力度，采取優化措施，從固定端到移動端的線上管理、掌上管理，檔案已在越來越多的組織、機構中實現互聯互通。

另一方面，網絡化生存、信息化生活已經成為新時期社會生活的常態。隨著國內網民數量突破十億，包括大專院校學生、職場人士在內的社會中堅力量已經成為網民主體。換言之，絕大多數普通國民正在享受信息生活帶來的實惠與便利。從這個角度講，包括檔案管理工作在內，各行各業信息化轉型在基礎設施建設方面已經奠定了扎實基礎。而這種整體性、全局化的信息技術業態則使檔案管理基于信息化轉型實現高質量發展水到渠成、切實可行。

行業內外認知相對統一、接受度高

在硬件基礎設施建設相對完備的同時，社會各領域、行業內外也對加快信息化轉型形成了相對統一的思想認知，且各行各業、各年齡段人群對信息化轉型也已具備了極高的認同度與接受度。事實上，僅從媒體報道中有關信息化轉型及技術應用的資訊密度已經能夠發現，各行各業信息化轉型不僅已成常態，而且普通網民與群眾早已對此習以為常，甚至達到了“日用而不覺”的程度。從這個角度講，由于行業內外已經形成了相對統一的認識，并且產生了極高接受度。因此，檔案管理基于信息化轉型實現高質量發展已是必然和必需。

推動信息化轉型、實現檔案管理高質量發展主要策略持續提升信息化轉型基礎設施建設水平

信息化轉型對所有行業與領域都有一定程度的技術門檻，需要扎實可行的信息基礎設施加以支撐和保障。這是信息化轉型的重要前提。因此，推動信息化轉型實現檔案管理高質量發展需要持續提升信息化轉型基礎設施建設水平。

1.盡快統一數據標準

作為管理工作的基本組成，檔案管理具有與組織全生命周期保持同步的根本特點。這會使部分單位在不同階段采取不盡相同的檔案管理機制與措施。特別是對發展歷程悠久的老單位來說，檔案管理往往存在從完全人工管理到信息化管理直至信息化轉型的階段式變化。而不同階段采用的管理標準體系必然有所差異。因此，在推進檔案管理信息化轉型過程中，單位需要結合檔案管理工作的要求、特點等，盡快統一數據標準。這也是決定信息化轉型成敗的關鍵因素之一。一般情況下，單位應當采取“就近不就早”原則統一檔案管理標準體系，也就是以近期使用的信息化管理標準體系為參照，將較早期的檔案資料進行轉換，使其形成標準統一的整體。不過，個別單位可能存在早期檔案極其珍貴，其標準與當下使用標準存在較大差異的情況。這就需要提升當前檔案標準體系的兼容性，也就是確保信息化標準體系全面覆蓋所有類型的檔案材料。

2.充分細化標準體系

為更好適應未來更長時期里信息化檔案管理的潛在需要，充分細化標準體系至關重要。細化標準體系不僅是為方便填制或使用檔案信息，而且是為可能出現的檔案新類型、新形式預留足夠空間，同時進一步提升檔案信息挖掘的精準性、精確性。

3.全面破除數據壁壘

數據壁壘是造成數據分析結果失真、失實的重要誘因，也是不少單位檔案管理信息化發展進程中的痛點與堵點。數據壁壘問題不僅會出現在格式形制或通道接口等技術層面，還可能發生在單位內部不同機構或人員的主觀故意層面。即一些單位中個別部門或個人出于獲取既得利益的原因，在填制、提交檔案等環節拖沓、延宕，導致檔案信息匯總不完整、歸檔不及時，進而出現檔案數據分析或信息挖掘局部性、碎片化問題。這也是人為刻意導致的數據壁壘現象。單位需要在檔案管理信息化轉型的制度建設層面完善頂層設計，尤其需要加強部門間、人員間協同聯動的剛性約束力度。這也是信息化轉型過程中檔案管理確保高質量發展的重要領域與環節。

重視安全管理，持續強化信息安防意識、提升實踐能力

網絡信息技術更新迭代速度的不斷加快，在提升管理效率與便捷性的同時，可能為竊取或篡改敏感信息的非法行為提供技術通道。換言之，信息化轉型可能伴隨網絡安全風險的提升。因此，推動信息化轉型，實現檔案管理高質量發展還需要單位高度重視安全管理，持續強化信息安防意識、提升實踐能力。

一方面，技術手段層面的安全管理始終是信息化轉型的重要保障。單位需要秉承守正創新原則，不斷探索本單位信息安全管理的個性化道路。例如，延續行之有效的傳統安全管理措施，包括定期查殺毒；及時更新補丁及升級軟件；按照檔案類型采取分級管理、差異化管理，對重要、敏感或涉密等關鍵檔案數據實行本地化存儲與管理等。

另一方面，非技術手段的安全防護同樣不可或缺。例如，加強分級授權與審批，運用人臉識別等生物質密鑰提高平臺安全水平。所謂分級授權與審批是指與分級管理相配套的安全管理機制。單位的檔案類型多樣，既有日常工作中隨各種項目或任務活動而產生的普通檔案，也有不少涉及組織生存發展的關鍵檔案信息，或是與國家安全等相關的保密級檔案等。出于防范網絡安全風險的目的，在推動信息化轉型過程中，檔案管理高質量發展的重點任務之一就是提高安全防護水平。結合檔案本身形式與內容等的安全等級差異，給予不同職務或權屬等級的使用方（人）以特定權限范圍，以此最大限度防止檔案信息被惡意篡改或者竊取。這是確保檔案管理高質量發展的重要渠道與措施。

與此同時，由于以人臉識別為代表的生物質密鑰大多具有難以復制的技術優勢，因此將之應用于檔案管理也可在一定程度上提高信息安全防護水平，單位可結合自身實際有選擇地使用。

樹立主動服務意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效

檔案管理高質量發展的目的不僅限于檔案數據收集與保管等工作優質高效，還要借助信息化轉型促進檔案潛在價值的深入挖掘與充分利用。這就需要管理人員超越傳統工作機制與模式的束縛，切實樹立主動服務意識，提高檔案信息資源挖掘與利用成效。

所謂主動服務就是檔案管理者不再坐等有需求的使用者提出要求，而是著眼于特定專業或領域的業務特點、行業性質等先行先試，借助信息化轉型提取檔案數據中各種潛在價值信息。例如，圍繞特定技術發展路線挖掘檔案數據，從中找到該技術在過去一段較長時期里的迭代趨勢，由此預測或推算未來一段時期的技術路線走向。又如，針對某些管理活動的難點或堵點問題，借助大數據技術的全樣本分析法，從歷史數據中找尋其中潛在的規律或底層邏輯，進而探究解決問題的戰略方向與戰術策略等。在此基礎上，將以上信息定點推送至有潛在需求的使用方，從而為單位改進技術路線或創新管理策略提供可行性意見或建議。

大多數檔案管理工作處于相對末端環節，因此往往難以得到足夠關注。加之檔案管理為組織創造價值相對間接、隱性，故而在信息化轉型進程中也常常處于更加滯后、延宕的被動地位。然而，作為機構或組織各類歷史信息、既往數據的集中承載，檔案管理實為不可多得的珍貴資源。不過，檔案管理傳統模式大多只重保管不重開發，造成珍貴數據資源得不到有效利用而被束之高閣的問題。因此，推動信息化轉型實現檔案管理高質量發展不僅限于先進技術手段的引進與應用，還需要著眼于工作思想、管理意識守正創新。只有首先在思想觀念的高度切實樹立數據驅動理念，組織機構內部才能形成全員、全程、全方位協同機制，才能確保信息化在根本上成為檔案管理轉型升級的底層邏輯。不僅如此，組織機構還需從統一數據標準、破除數據壁壘、細化標準體系等方面夯實信息化轉型基礎。同時，信息化轉型意味著檔案管理實現全面信息化、網絡化、平臺化，這會對加強安全管理、提高安防水平提出更多新要求，需要組織機構分門別類、循序漸進、持之以恒地加以優化和完善。總之，復雜問題無法通過簡單辦法解決。檔案管理信息化轉型是一項長期性、系統性工程，需要從技術到理念、從頂層設計到實踐手段在內各維度齊頭并進、多措并舉，從而在加快檔案管理高質量發展的同時，促進組織管理工作全局實現轉型升級與提質增效。

（作者單位：山東省衛生健康委員會醫療管理服務中心）