基于信息化技術的事業單位檔案智能管理研究

［摘 要］信息化技術發展給事業單位檔案管理帶來機遇和挑戰。面對海量信息匯聚、快速檢索利用的需求，傳統管理模式已難以滿足事業單位檔案智能管理需求。文章提出建立檔案大數據平臺、夯實智能化管理基礎，優化業務流程、提升管理效能，融合人工智能、實現智慧化升級等措施，并展望事業單位檔案智能管理的發展趨勢，旨在推動事業單位檔案管理智能化變革，為社會主義現代化建設提供堅實的檔案治理支撐。

［關鍵詞］檔案管理；信息化技術；智能管理；RFID；人工智能

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.08.056

［中圖分類號］D630；G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）08-0-03

0" " "引 言

檔案是事業單位寶貴的信息資源，在機構運轉和社會服務中發揮著不可替代的作用。信息化時代的到來，為檔案管理開啟了全新的篇章。數字化技術促使檔案信息擺脫物理載體的束縛，實現了便捷存儲與快速檢索；網絡化應用打破了檔案共享的壁壘，拓寬了資源利用的渠道。而今，以人工智能為代表的智能化浪潮正在興起，給傳統的檔案管理模式帶來革新的機遇和挑戰。順應時代發展，探索檔案智能管理之路，是新時期事業單位檔案工作者的使命擔當。

1" " "事業單位檔案智能管理的技術基礎與應用現狀

事業單位檔案智能管理的發展歷程和技術應用呈現出清晰的演進脈絡。從技術演進來看，檔案管理的信息化進程大致經歷了數字化、網絡化和智能化3個關鍵階段。20世紀末，計算機和互聯網技術的興起開啟了檔案數字化轉型，將紙質檔案轉化為可檢索的電子文本，打破了傳統檔案利用的時空限制。2000年伊始，互聯網的普及推動檔案管理進入網絡化階段，分布式存儲和跨區域共享成為現實，檔案資源實現了更大范圍的互聯互通。隨著大數據時代的到來，云計算、人工智能等新技術的融入使檔案管理迎來智能化變革，基于知識圖譜的語義分析和深度學習算法的應用讓檔案管理更加精準高效［1］。在具體技術應用方面，射頻識別（Radio Frequency Identification，RFID）和人工智能技術展現出突出優勢。RFID作為物聯網領域的代表性技術，通過電子標簽賦予每份檔案唯一身份標識，實現了檔案存儲位置和流轉狀態的自動化追蹤，大幅提升了管理效率和準確性。人工智能技術則在檔案分類、檢索等方面發揮了重要作用。機器學習算法通過對海量檔案數據的訓練，掌握檔案分類和主題標引規律，實現自動分類標引；知識圖譜技術則通過提煉文本中的關鍵實體和語義關系，網絡化呈現檔案知識，使檔案資源的內在聯系更加清晰。基于知識圖譜的智能檢索突破了傳統關鍵詞匹配的局限，能夠理解用戶搜索意圖，提供語義層面的關聯推薦。這些前沿技術的創新應用，正在推動檔案管理向更高層次的智能化方向邁進，充分釋放檔案資源的價值。

2" " "事業單位檔案智能管理的關鍵策略

2.1" "建立檔案大數據平臺，夯實智能化管理基礎

在數據驅動的時代浪潮下，事業單位欲實現檔案管理的智能化變革，構建檔案大數據平臺是夯實基礎、提供支撐的關鍵舉措。大數據平臺猶如智能化應用的滋養土壤，唯有數據的充分積累和高效流轉，智能算法和模型才能展現出卓越的性能，創新的應用場景才能不斷涌現。因此，事業單位要高度重視數據要素的戰略價值，加快檔案大數據平臺的建設進程。首先，應全面推進檔案數字化，將檔案信息從物理載體中解放出來，轉化為數字化的信息資源。通過部署光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）、語音識別、視頻結構化等智能化技術，可以高效、準確地提取檔案中的文本、語音、圖像等多模態信息，極大地提升檔案數字化的效率和質量［2］。其次，在數字化的同時，要注重檔案數據的匯聚整合。分散在各個業務系統中的檔案數據猶如一座座“信息孤島”，缺乏關聯和融通。要打破數據壁壘，需要建立統一的檔案數據中心，運用元數據標引、主題詞表等技術手段，實現多源異構數據的關聯融合，形成結構化、標準化的大數據資源池。此外，在數據采集、存儲、治理等環節，要遵循大數據架構設計的原則和最佳實踐，采用分布式存儲架構和并行計算框架，以支撐檔案數據規模的持續增長和實時處理的需求。同時，數據質量管理和數據生命周期管理不容忽視，要建立數據標準規范和數據治理流程，確保檔案數據的準確性、完整性和時效性。最后，大數據平臺建設中還要高度重視數據安全與隱私保護。檔案數據往往涉及機密信息和敏感個人信息，必須嚴密防范數據泄露和非法竊取，通過運用加密、脫敏、訪問控制等技術和管理措施，多管齊下，構筑起大數據平臺的安全防護體系，夯實檔案數據智能應用的可信根基。

2.2" "優化檔案業務流程，提升管理效能與服務質量

檔案管理的智能化變革不僅是新技術的引入，更是流程優化和效率提升的契機。事業單位要立足智能化需求，以問題為導向，全面梳理檔案管理業務流程，運用流程再造、價值流分析等工具，對效率瓶頸和問題環節進行系統診斷和優化設計，實現智能化技術與流程改進的有機結合。第一，在檔案收集與整理環節，引入機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）技術實現檔案信息的自動提取、智能分類和批量入庫。相比傳統耗時費力且易出錯的人工操作，RPA機器人能根據預定規則自動完成重復性信息處理任務，顯著提升效率和準確率。第二，在檔案鑒定與保管環節，借助人工智能技術建立檔案知識庫和規則引擎，通過挖掘歷史案例、提煉專家經驗形成鑒定規則，運用推理算法和優化模型實現檔案價值計算和存儲位置優化，既提升專業化水平，又節約人力成本。第三，在檔案利用與服務環節，基于語義分析和知識圖譜技術打造智能檢索推薦系統，實現對用戶檢索意圖的深度理解和檔案內在語義關聯的挖掘，為用戶提供跨庫、跨主題的精準個性化服務。同時創新服務渠道，開發移動App和微信小程序方便用戶隨時訪問，運用虛擬現實（Virtual Reality，VR）和增強現實（Augmented Reality，AR）等技術創造沉浸式體驗，開設線上展廳和數字紀念館拓展文化傳播陣地。通過流程再造與智能化賦能的雙輪驅動，事業單位檔案管理將在治理能力現代化道路上穩步前進，給用戶帶來更優質的服務體驗。

2.3" "融合人工智能技術，實現檔案管理的智慧化升級

面對智能化時代浪潮，事業單位要積極擁抱人工智能技術，推動檔案管理從自動化邁向智慧化。機器學習和深度學習算法在檔案管理中展現出廣闊應用前景，特別是在檔案文本分類、命名實體識別、案卷主題標引等場景。通過持續訓練和優化算法模型，從海量檔案數據中提煉內在規律，形成對檔案語義的智能理解和知識萃取能力，逐步提升算法的準確率和性能，能夠顯著提高檔案管理效率和質量。第一，知識圖譜和語義分析技術是構建檔案知識網絡的重要工具。這些技術能夠從檔案文本中提取關鍵詞和主題概念，厘清語義關系，形成結構化、可視化的檔案知識網絡。基于知識圖譜的智能化檔案組織打破了物理邊界，實現跨庫、跨門類的關聯分析和語義檢索，讓用戶能夠多維度探索檔案知識，發現潛在價值［3］。第二，在檔案服務環節，自然語言處理和智能對話技術的應用使檔案服務更加便捷。通過打造智能檔案客服和機器人，實現人機自然交互，用戶可以用自然語言提出查詢需求，系統通過語義理解和知識推理快速定位相關檔案，簡化服務流程，提升用戶體驗。第三，事業單位還需要積極探索區塊鏈、邊緣計算等新興技術與人工智能的融合應用，在檔案溯源、分布式存儲等領域開拓創新。人工智能與檔案管理的深度融合，將推動檔案管理實現從被動響應到主動服務、從經驗判斷到智慧決策的轉變，開啟智慧化檔案管理新篇章。

3" " "事業單位檔案智能管理的發展趨勢與未來展望

3.1" "匯聚多渠道檔案資源，構建全面知識管理體系

在信息爆炸的時代，僅僅依靠傳統的文書檔案已遠不能滿足全面知識管理的需求。事業單位要著眼于未來，立足知識管理的全局，超越檔案的傳統邊界，匯聚多渠道的信息資源，構建內容全面、形式多樣的知識管理體系。第一，多元化的信息載體是知識管理的必然要求。事業單位的檔案管理要突破文書檔案的局限，兼收并蓄各類數據、音像、圖紙等載體形式，通過先進的數字化技術，將非結構化信息轉化為結構化的檔案資源，實現多源異構信息的融合匯聚。這不僅豐富了檔案的內涵，還為全面地了解組織運作提供了多角度、立體化的信息視角。匯聚多元檔案的同時，還要注重內外數據的關聯分析。內部檔案固然重要，但外部環境的變化同樣影響著組織的決策和運作。要積極對接外部的開放數據資源，將內部檔案與外部數據交叉融合、關聯分析，揭示組織與環境的互動規律，形成更加系統、全面的組織知識圖譜。第二，構建多渠道檔案資源的知識管理體系，對事業單位檔案部門提出了更高要求。單純的文秘輔助已不能適應知識管理的需求，檔案部門要轉型為知識管理的主導者和決策支持的參謀。要綜合運用大數據分析、可視化等工具，挖掘知識管理需求，洞察決策痛點，為領導決策提供知識參考和情報支持。通過檔案與知識管理的融合，形成“檔案-知識-決策”的良性循環，實現組織管理的科學化、精細化［4］。第三，多渠道資源的融合匯聚和知識再造，是事業單位檔案智能化應用的新思路、新方向。檔案部門需要建立完善的資源整合機制，通過智能化技術手段實現跨部門、跨系統的數據資源共享與融合。同時要注重知識挖掘與再創造，運用人工智能技術對海量檔案資源進行深度語義分析和知識提取，構建知識關聯網絡，形成可復用、可擴展的知識資產。這不僅能夠提升檔案資源的利用價值，還能為組織創新發展提供持續的知識動力支持。

3.2" "拓展智能化應用場景，實現端到端智能化管控

當前，事業單位檔案智能化應用主要集中在特定管理環節或服務場景，尚未實現全流程覆蓋。隨著人工智能、5G、物聯網等新技術日益成熟，檔案智能化場景將不斷拓展，最終實現對檔案全生命周期的端到端管控。這既是檔案管理變革的必然趨勢，也是提升治理能力和風險防控水平的內在要求。在檔案形成階段，隨著辦公自動化系統與檔案管理系統的深度整合，數據交換與流程銜接將更加緊密。基于智能算法和規則引擎，可在文書制發時自動甄別歸檔文件，提取關鍵元數據，實現自動歸檔和智能分類，減少人工干預，確保檔案形成的及時性和完整性。在檔案管理維護階段，大數據分析、知識圖譜、區塊鏈等新技術蘊含巨大應用潛力。通過融合檔案與業務數據，運用關聯分析和預測模型，可實現檔案價值和風險的智能評估，形成動態管理策略。知識圖譜使檔案語義關聯更精準，區塊鏈則為檔案真實性提供保障。這使檔案管理由事后向事中、事前延伸，實現管理前置和風險預警。在檔案使用服務環節，AR/VR、全息影像等交互技術的引入將重塑傳統服務流程。用戶可通過沉浸式、交互式方式探索檔案內容，借助AR/VR設備生動再現檔案場景，讓靜態檔案“活”起來，帶來身臨其境的體驗。未來，端到端智能化管控還將進一步融合云計算、邊緣計算等新型計算架構，實現檔案管理的分布式協同和實時響應。同時，智能化管控將向更深層次延伸，通過機器學習持續優化管理策略，建立自適應的智能化管理模式，不斷提升檔案管理的精準性和智能化水平。這將為事業單位檔案管理帶來變革，推動檔案管理邁向智能化階段。

3.3" "推進檔案資源社會化，提升公眾服務普惠水平

事業單位作為服務型機構，要從國家治理體系和治理能力現代化的戰略高度，深刻認識檔案服務的社會價值，積極推進檔案資源社會化利用，提升公眾服務普惠水平。首先，主動開放是檔案資源社會化的基礎。事業單位要轉變觀念，打破“坐等上門”的被動服務模式，在確保安全可控和隱私保護的前提下，依托大數據平臺和開放應用程序編程接口（Application Programming Interface，API）機制，構建面向社會的開放資源池。通過制定標準規范，完善共享機制，放開使用權限，鼓勵社會力量參與檔案價值的多元化開發，推動檔案資源向數字內容產品、創意服務等高價值形態轉化。其次，精準服務是提升公眾體驗的關鍵。檔案服務要堅持以人民為中心，從“千人一面”走向“千人千面”。運用人工智能技術分析公眾特征、行為和偏好，構建個性化服務模型。同時要把握移動互聯網機遇，通過移動應用、自助終端、智能語音等渠道，提供“掌上檔案”“指尖檔案”服務，實現“一鍵可達”［5］。最后，協同共治是實現社會化服務的有效路徑。檔案服務不應局限于機構內部，要發揮跨界融通優勢，與圖書館、博物館等機構開展協同，整合民間和海外資源，運用大數據分析等技術推動檔案資源的匯聚共享，擴大社會輻射面，形成開放包容、良性協同的檔案治理新格局。

4" " "結束語

信息化浪潮正在推動事業單位檔案管理邁向智能化的新時代。建立檔案大數據平臺、優化檔案業務流程、融合人工智能技術，是實現檔案管理智能變革的關鍵抓手。未來，事業單位還需要進一步拓寬視野，在多渠道檔案資源匯聚、端到端智能化管控、社會化檔案服務等方面持續探索，將檔案管理向縱深推進，為建設社會主義現代化國家提供堅實的檔案治理支撐。站在新的歷史起點，事業單位檔案工作者任重道遠，唯有緊跟時代步伐，以創新的勇氣擁抱未來，方能不負時代賦予的崇高使命。

主要參考文獻

［1］羅娟.企業檔案管理與信息化技術的融合研究［J］.現代企業文化，2024（18）：37-39.

［2］張巖，叢日麗.基于信息化技術的檔案智能管理策略分析［J］.赤峰學院學報（自然科學版），2024（4）：74-76.

［3］張青青.信息化技術在檔案管理中的應用研究［J］.信息記錄材料，2023（9）：106-108.

［4］王辰.檔案智能管理系統設計［J］.電腦編程技巧與維護，2020（9）：131-133.

［5］鐘小燕.檔案智能管理系統的改進策略探討［J］.蘭臺內外，2020（12）：28-29.

［收稿日期］2024-11-14