論電子發(fā)票的普及對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響

本文深入剖析了電子發(fā)票普及對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響，從管理效率、納稅申報(bào)、財(cái)務(wù)分析等維度闡述其積極作用，包括提升發(fā)票管理效率、規(guī)避納稅申報(bào)風(fēng)險(xiǎn)、為企業(yè)決策提供有力支持等。同時(shí)，指出電子發(fā)票應(yīng)用中存在的重復(fù)報(bào)銷、惡意篡改、檔案管理難度大以及信息化安全隱患等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，提出完善審核機(jī)制、加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)、建立電子發(fā)票檔案管理制度以及提升信息安全管理等措施，旨在助力企業(yè)充分發(fā)揮電子發(fā)票優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理水平，有效規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。

在科技飛速發(fā)展的當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)借助信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)深度融合，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展開(kāi)創(chuàng)了全新模式。2012 年，國(guó)家發(fā)展改革委發(fā)布《關(guān)于組織開(kāi)展國(guó)家電子商務(wù)示范城市電子商務(wù)試點(diǎn)專項(xiàng)的通知》，電子發(fā)票作為我國(guó)近年來(lái)大力倡導(dǎo)的新型發(fā)票形式應(yīng)運(yùn)而生。電子發(fā)票與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票在功能和內(nèi)容上具有相似性，但載體截然不同，紙質(zhì)發(fā)票以實(shí)物形式存在，而電子發(fā)票以虛擬數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)于服務(wù)器中。其電子化特性和依托網(wǎng)絡(luò)傳遞的方式，在為企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也增加了推行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。隨著電子發(fā)票的全面推廣，企業(yè)不僅要充分認(rèn)識(shí)其正面效應(yīng)，更要正視負(fù)面效應(yīng)，深入挖掘?qū)嵤┻^(guò)程中存在的問(wèn)題并加以有效解決，從而更好地發(fā)揮其正面功能，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程。

一、電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響

（一）發(fā)票管理全流程電子化，提升管理效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票由于涉及多個(gè)部門(mén)，管理難度較大。企業(yè)開(kāi)具發(fā)票需歷經(jīng)查驗(yàn)真?zhèn)巍徍恕⑷胭~、歸類、編號(hào)、入檔等環(huán)節(jié)，在諸多方面受到地域和權(quán)限限制。收票方接收發(fā)票后，同樣要進(jìn)行上述管理流程，管理環(huán)節(jié)繁雜、鏈條冗長(zhǎng)，管理成本高且風(fēng)險(xiǎn)大。

將電子發(fā)票應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)管理，可實(shí)現(xiàn)發(fā)票全流程電子化管理，從采購(gòu)到入庫(kù)全流程實(shí)現(xiàn)信息化、電子化和自動(dòng)化。例如，開(kāi)票時(shí)可通過(guò) “國(guó)家統(tǒng)一電子發(fā)票” 服務(wù)平臺(tái)直接開(kāi)具。目前，企業(yè)內(nèi)部和外部信息高度共享，財(cái)務(wù)管理信息化已基本實(shí)現(xiàn)。通過(guò)將企業(yè)內(nèi)部的財(cái)稅系統(tǒng)、企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）等與電子發(fā)票平臺(tái)連接，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)稅資料實(shí)時(shí)共享，在企業(yè)內(nèi)部搭建信息共享平臺(tái)。借助與電子發(fā)票平臺(tái)的數(shù)據(jù)接口，可實(shí)時(shí)共享財(cái)稅信息，構(gòu)建企業(yè)開(kāi)票協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的自動(dòng)開(kāi)具與傳輸；在發(fā)票接收階段，收件人接收發(fā)票的同時(shí)可自動(dòng)接入電子發(fā)票平臺(tái)，并通過(guò)自身結(jié)算系統(tǒng)完成發(fā)票核銷和報(bào)銷。這大大簡(jiǎn)化了發(fā)票管理的中間步驟，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理向信息化邁進(jìn)。

（二）納稅申報(bào)流程自動(dòng)化，有效規(guī)避納稅申報(bào)風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)施電子發(fā)票前，企業(yè)財(cái)會(huì)人員多借助 Excel 完成稅收計(jì)算，人工計(jì)算和核對(duì)工作量大，容易出現(xiàn)人為差錯(cuò)，導(dǎo)致納稅申報(bào)效率低下。同時(shí)，稅收政策快速變化、稅收規(guī)定不斷增多，企業(yè)納稅申報(bào)風(fēng)險(xiǎn)日益增大，且納稅申報(bào)表人工填報(bào)易出錯(cuò)。對(duì)于大中型企業(yè)而言，納稅申報(bào)工作量大、流程繁瑣、納稅主體分散，在納稅申報(bào)、核算、申報(bào)以及稅法規(guī)定和政策解讀等方面存在諸多問(wèn)題，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)都可能引發(fā)企業(yè)稅收風(fēng)險(xiǎn)。此外，企業(yè)納稅申報(bào)需投入大量人力、物力。

采用電子發(fā)票后，整個(gè)納稅申報(bào)流程、步驟和要素均可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作，降低人工申報(bào)錯(cuò)誤率，提高申報(bào)質(zhì)量與效率。例如，通過(guò)企業(yè)稅收信息系統(tǒng)對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和存儲(chǔ)，發(fā)票狀態(tài)可實(shí)時(shí)顯示，票面信息隨時(shí)可查，確保財(cái)稅信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，為征稅和納稅申報(bào)提供有力數(shù)據(jù)支撐。在納稅申報(bào)階段，稅務(wù)申報(bào)系統(tǒng)向會(huì)計(jì)人員提供最新稅法規(guī)定和稅收政策資料，并進(jìn)行逾期申報(bào)和漏申報(bào)提示，同時(shí)按照預(yù)設(shè)申報(bào)任務(wù)和規(guī)則自動(dòng)填寫(xiě)納稅申報(bào)表，再由會(huì)計(jì)人員審核和修正。

二、電子發(fā)票支持企業(yè)決策，提升企業(yè)財(cái)務(wù)分析水平

電子發(fā)票記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要數(shù)據(jù)。電子發(fā)票的推行，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理者能夠充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，深度挖掘電子發(fā)票蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策提供實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)精確的財(cái)務(wù)分析支撐。

客戶特征分析：集中收集、存儲(chǔ)企業(yè)客戶的銷售發(fā)票，匯總客戶購(gòu)買(mǎi)企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)的金額、頻率、數(shù)量、價(jià)格等數(shù)據(jù)，通過(guò)分析這些數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)了解客戶需求和特征，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)營(yíng)銷。此外，企業(yè)還可利用發(fā)票數(shù)據(jù)信息，如采購(gòu)過(guò)程中的發(fā)票，關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)發(fā)票信息，獲取客戶支付行為和信用情況等信息。

供應(yīng)商畫(huà)像構(gòu)建：企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中與眾多供應(yīng)商保持長(zhǎng)期穩(wěn)定合作關(guān)系，采購(gòu)交易資料中記錄大量發(fā)票。通過(guò)匯總和分析發(fā)票上的交易數(shù)量、金額、單價(jià)、貨物、時(shí)間等數(shù)據(jù)，評(píng)估供應(yīng)商合同履行情況，分析一段時(shí)間內(nèi)供應(yīng)商產(chǎn)品的價(jià)格變化，以及供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量。財(cái)務(wù)經(jīng)理借助收入發(fā)票準(zhǔn)確構(gòu)建供應(yīng)商畫(huà)像，建立完整的供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并構(gòu)建多源數(shù)據(jù)分析模式，讓發(fā)票數(shù)據(jù)助力公司財(cái)務(wù)分析與數(shù)字管理。

員工報(bào)銷管理優(yōu)化：發(fā)票作為員工報(bào)銷的主要憑證，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審核和集中存儲(chǔ)管理。采集報(bào)銷發(fā)票上的業(yè)務(wù)信息和成本信息，詳細(xì)分析企業(yè)成本支出，以直觀、多維度方式展示成本結(jié)構(gòu)，為企業(yè)財(cái)務(wù)簡(jiǎn)化費(fèi)用、優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)提供依據(jù)。通過(guò)分析員工報(bào)銷行為，判斷企業(yè)報(bào)銷體系實(shí)施情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常發(fā)票，確保報(bào)銷憑證的真實(shí)性和合法性。員工的全部報(bào)銷行為和全過(guò)程在信息化系統(tǒng)中留痕，便于日后信息數(shù)據(jù)追溯和報(bào)銷責(zé)任界定，形成標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。

三、企業(yè)應(yīng)用電子發(fā)票存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)

（一）電子發(fā)票存在重復(fù)報(bào)銷和惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，電子發(fā)票正處于大力推廣階段，未來(lái)有望全面取代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票。然而，電子發(fā)票在帶來(lái)便利的同時(shí)，也存在一些問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)企業(yè)以紙質(zhì)形式的電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷申報(bào)。傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票副本理論上不能作為憑證，但電子發(fā)票可無(wú)限次重復(fù)打印。由于電子發(fā)票缺乏紙質(zhì)發(fā)票的物理防偽功能，在缺乏有效監(jiān)管措施的情況下，難以根據(jù)發(fā)票信息和稅務(wù)查詢平臺(tái)判斷發(fā)票是否重復(fù)打印，部分人員可能利用這一特點(diǎn)惡意重復(fù)報(bào)銷，不僅給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失，還存在漏稅風(fēng)險(xiǎn)。

此外，打印的電子發(fā)票還存在易被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。例如，一些人為利用單位報(bào)銷額度篡改發(fā)票；部分發(fā)票未按單位報(bào)銷要求修改內(nèi)容。這種篡改操作簡(jiǎn)便，肉眼難以辨別，給企業(yè)造成巨大損失。

（二）電子發(fā)票檔案管理難度大

受企業(yè)信息化程度和傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式等因素制約，許多企業(yè)未能實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票報(bào)銷、記賬、歸檔等流程的信息化處理。現(xiàn)實(shí)中，大部分公司仍采用電子發(fā)票打印件進(jìn)行報(bào)銷、記賬和存檔。部分財(cái)務(wù)人員對(duì)電子發(fā)票文件管理認(rèn)識(shí)不足，未按法規(guī)要求存儲(chǔ)，僅以紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷、存檔的唯一依據(jù)，給企業(yè)帶來(lái)較大安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，電子會(huì)計(jì)文件存儲(chǔ)工作量大、成本高，對(duì)企業(yè)財(cái)會(huì)人員工作提出新要求。如何推動(dòng)電子會(huì)計(jì)憑證的無(wú)紙化報(bào)銷、記賬和歸檔，增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，指導(dǎo)企業(yè)依法合規(guī)使用電子會(huì)計(jì)憑證，提高財(cái)務(wù)管理效率，成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的首要任務(wù)。

（三）電子發(fā)票的應(yīng)用對(duì)信息化安全的要求高

電子發(fā)票基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展而來(lái)，其普及和應(yīng)用依賴于信息化。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)各地信息化建設(shè)水平參差不齊，對(duì)電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用產(chǎn)生一定影響。同時(shí)，電子發(fā)票自身存在安全問(wèn)題。電子發(fā)票數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電腦和網(wǎng)絡(luò)中，若企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，或遭遇斷電、斷網(wǎng)等情況，存在電子發(fā)票丟失風(fēng)險(xiǎn)。一旦電腦感染病毒，企業(yè)納稅人信息、運(yùn)營(yíng)信息以及核心財(cái)務(wù)信息都可能被泄露。因此，保障電子發(fā)票的信息安全成為首要問(wèn)題。

四、加強(qiáng)企業(yè)電子發(fā)票管理的措施

（一）嚴(yán)把審核關(guān)，杜絕電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷和惡意篡改的情況

1.防止電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷：首先，加強(qiáng)員工教育和培訓(xùn)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)故意重復(fù)報(bào)銷的員工進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)教育，對(duì)多次重復(fù)報(bào)銷的員工予以嚴(yán)肅處理。其次，安排專人創(chuàng)建電子發(fā)票注冊(cè)記錄，利用 Excel 錄入所有電子發(fā)票基礎(chǔ)資料，尤其錄入發(fā)票編碼和編號(hào)，并設(shè)置新規(guī)則條件格式，出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)給予提示，最大程度防止電子發(fā)票重復(fù)支付。有條件的企業(yè)可采用協(xié)作辦公軟件提高工作效率，如在 ERP 系統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模塊中將電子發(fā)票編號(hào)設(shè)為必填項(xiàng)目，再次報(bào)銷同一發(fā)票編號(hào)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別并提示不能錄入。

2.防止電子發(fā)票惡意篡改：對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行真實(shí)性驗(yàn)證是防范惡意篡改的最直接有效的方式。若為增值稅電子發(fā)票，財(cái)務(wù)人員可將票面信息輸入國(guó)家增值稅稽查平臺(tái)進(jìn)行手工比對(duì)；也可從開(kāi)票方獲取電子發(fā)票的 OFD 版本文檔，通過(guò)軟件檢查該文檔，驗(yàn)證電子簽名和電子發(fā)票制作印章的真實(shí)性。此外，還可通過(guò)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或小程序掃描電子發(fā)票二維碼即時(shí)驗(yàn)證。除增值稅電子發(fā)票外，其他電子發(fā)票如普通電子發(fā)票可通過(guò)國(guó)稅系統(tǒng)網(wǎng)站查詢。目前大部分企業(yè)采用人工逐張比對(duì)方式審核，但這給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)較大負(fù)擔(dān)，降低了工作效率。許多專業(yè)金融軟件公司已研發(fā)出更符合企業(yè)需求的理財(cái)系統(tǒng)，提供個(gè)性化理財(cái)方案，提升企業(yè)工作效率。

3.完善報(bào)銷憑證：由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的復(fù)雜性，僅憑一張發(fā)票難以確保交易的真實(shí)性和合理性，從企業(yè)財(cái)務(wù)管理和稅務(wù)管理角度看，單靠發(fā)票報(bào)銷存在漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。因此，業(yè)務(wù)人員報(bào)銷時(shí)，除發(fā)票外，還應(yīng)提供對(duì)應(yīng)的清單、付款憑證或其他憑證材料，以確認(rèn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)和交易的真實(shí)性，降低財(cái)務(wù)和稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，有效防止電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷和篡改，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的規(guī)范化使用。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，建立電子發(fā)票檔案管理制度

1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：財(cái)務(wù)人員除具備扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)外，還需持續(xù)學(xué)習(xí)信息技術(shù)，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)中的各種困難和挑戰(zhàn)。例如，實(shí)際工作中，審核票據(jù)的會(huì)計(jì)人員可能收到有發(fā)票蓋章和無(wú)公章的電子發(fā)票，不了解情況的人員可能將無(wú)公章的電子發(fā)票誤判為不合格發(fā)票。造成這種錯(cuò)誤判斷的主要原因是會(huì)計(jì)人員未意識(shí)到不同電子發(fā)票存在細(xì)微差異。當(dāng)前，有兩類無(wú)需加蓋發(fā)票印章的電子發(fā)票，均為 2020 年新政策規(guī)定。一類是使用增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺(tái)開(kāi)具的發(fā)票，另一類是使用稅務(wù) Ukey 開(kāi)具的發(fā)票，這兩種發(fā)票均由稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制。這兩類發(fā)票在發(fā)票格式上進(jìn)行了改進(jìn)，采用 OFD 格式，安全性更高；簡(jiǎn)化了發(fā)票格式，將“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”欄次名稱簡(jiǎn)化為 “項(xiàng)目名稱”，取消原“銷售方：（章）”欄次；在簽名方式上有較大進(jìn)步，以電子簽名取代原發(fā)票蓋章，推出新的電子發(fā)票制作印章，更好地適應(yīng)電子發(fā)票變革。單位或個(gè)人可登錄“國(guó)家增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)”查詢或下載“電子發(fā)票格式”閱讀器，檢查 OFD 格式電子發(fā)票并驗(yàn)證其真實(shí)性。

2.建立電子發(fā)票檔案管理制度：建立電子發(fā)票申領(lǐng)與管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化電子發(fā)票申領(lǐng)途徑，規(guī)范電子文件名稱和傳遞方式。企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)人員應(yīng)對(duì)電子發(fā)票的真?zhèn)魏推泵鎯?nèi)容正確性負(fù)責(zé)。遞交報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，若已提交電子發(fā)票紙質(zhì)版，需同時(shí)上傳電子發(fā)票電子文檔。審核過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員認(rèn)真對(duì)照、核對(duì)紙質(zhì)發(fā)票與電子文件內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)人員更正。審核通過(guò)的電子發(fā)票，及時(shí)對(duì)相關(guān)電子資料進(jìn)行歸類、歸檔，以便日后查找。具備一定財(cái)力的企業(yè)可引入專業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，提供電子檔案收集、整理、保管、利用和存儲(chǔ)等服務(wù)，協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化管理，對(duì)檔案進(jìn)行全生命周期管理，降低檔案存儲(chǔ)與管理費(fèi)用，便于查詢和業(yè)務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)數(shù)字化、智能化管理水平。

（三）增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全管理

隨著電子發(fā)票應(yīng)用日益廣泛，信息安全問(wèn)題成為企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵。企業(yè)管理者應(yīng)高度重視信息安全管理，強(qiáng)化硬件設(shè)施，使用安全手機(jī)終端進(jìn)行金融交易，確保電子會(huì)計(jì)憑證在傳送、保存過(guò)程中的安全性，防止因登錄裝置不安全導(dǎo)致電子發(fā)票數(shù)據(jù)被篡改或丟失。在電腦上安裝防毒軟件，并定期殺毒。建立健全電子發(fā)票安全防御體系和風(fēng)險(xiǎn)防范體系，為電子發(fā)票數(shù)據(jù)安全提供有力保障。此外，持續(xù)提高財(cái)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和處理能力，例如，財(cái)會(huì)人員應(yīng)養(yǎng)成定期備份電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的習(xí)慣。

結(jié)語(yǔ)：

目前，電子發(fā)票已在企業(yè)內(nèi)部廣泛應(yīng)用，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)發(fā)展起到積極推動(dòng)作用。然而，電子發(fā)票的電子化特征也給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)一系列不利影響，增加了財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)主動(dòng)分析電子發(fā)票對(duì)財(cái)務(wù)管理的沖擊，找出缺陷，深挖原因，及時(shí)有效消除負(fù)面影響，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。未來(lái)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用的深入，企業(yè)還需持續(xù)關(guān)注電子發(fā)票相關(guān)問(wèn)題，不斷優(yōu)化管理措施，以適應(yīng)財(cái)務(wù)管理的新要求。