大數據時代檔案管理信息化建設的相關思考

在大數據時代背景下，檔案管理面臨著前所未有的挑戰與機遇。隨著數據量的迅速增長和數據類型的多樣化，傳統的檔案管理模式已難以滿足現代社會的發展需求。檔案管理信息化建設成為必然趨勢，其能夠提高管理效率、促進信息資源共享以及保障檔案安全與穩定。然而，在推進檔案管理信息化建設的過程中，也面臨著諸多問題。因此，應積極采取應對措施，進而全面提升檔案管理信息化建設水平。

一、大數據時代檔案管理信息化建設的意義

（一）提高檔案管理效率

傳統的檔案管理依賴手工操作，效率低下且易出錯。大數據時代的檔案管理信息化建設能夠將傳統的手工操作模式轉變為自動化、智能化管理模式。首先，檔案管理平臺實現了電子化借閱管理，借閱過程更加規范，系統留痕可追溯，實現了對檔案的科學性、規范化使用；其次，檔案借出實時跟蹤，到期自動提醒，實現了在線催還和監督，代替低效的人工操作，促進了檔案催還的高效化；最后，檔案管理信息化可以將靜態存放的紙質檔案轉變為動態管理的電子數據，實現檔案的及時更新和快速檢索，極大地簡化了檔案管理流程。

（二）增強決策的科學性

檔案管理信息化能夠整合分散的數據資源，構建龐大的數字檔案資源庫，為決策提供全面、準確、及時的信息依據。通過數據挖掘和分析技術，可以快速提取有價值的信息，幫助決策者更好地了解過去、把握現在、預測未來發展趨勢，從而作出更加科學合理的決策。同時，信息化建設打破了部門之間的信息壁壘，實現了檔案信息的共享和協同。不同部門的人員可以在授權范圍內訪問和使用相關檔案信息，促進了信息的流通和交流，避免了信息孤島現象，使各部門在決策過程中能夠充分考慮多方面因素，提高決策的科學性和準確性。

（三）保障檔案信息的安全性

其一，降低實體檔案受損風險。傳統的檔案管理主要依賴紙質檔案，容易受到自然災害、人為破壞及時間侵蝕等因素的影響而造成檔案損壞或丟失。而信息化建設將檔案信息進行數字化處理后存儲在計算機系統中，可以有效避免這些風險，確保檔案信息的長期保存和安全。其二，加強信息安全防護。隨著信息技術的發展，檔案管理信息化建設也逐漸注重信息安全防護。采用防火墻、入侵檢測系統、數據加密及區塊鏈等先進的安全技術，并實施嚴格的訪問控制策略，可以有效防止數據泄露等問題的發生，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。

二、大數據時代檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息化建設缺乏統一標準

在大數據時代背景下，檔案管理信息化建設面臨著管理系統差異大、缺乏統一標準的問題。不同地區、不同部門之間的檔案管理系統往往缺乏統一的規劃和標準，在使用時可能遇到不通用、不兼容的情況，給跨區域檔案管理和檔案調動工作帶來一定的難度。此外，檔案的建立、分類及儲存缺少獨立的標準體系，在操作檔案信息化管理系統時各設權限，信息利用的范圍受到限制，缺少向其他層級、部門及區域擴散的有效機制。這種管理系統的差異和統一標準的缺失，導致了信息孤島現象的出現，難以實現信息的共享和互通。

（二）資金投入有限

檔案管理信息化建設需要大量的資金投入來支持軟硬件設施的建設和維護。然而，由于資金有限，許多機構的基礎設施建設尚不完善，在一定程度上影響了信息化的進程。例如，一些單位由于缺乏資金，無法及時更新檔案管理系統，導致系統功能落后，難以滿足大數據時代對檔案管理的要求。

（三）復合型人才短缺

大數據時代背景下，傳統的手工操作已難以滿足現代檔案管理的需求，具備信息技術、數據分析等能力的復合型人才也較為稀缺。在檔案管理信息化建設的過程中，缺乏專業的技術人才開展系統開發、數據管理和安全防護等工作，這將在一定程度上影響檔案管理的效率和質量。

三、大數據時代檔案管理信息化建設的策略

（一）構建完善的檔案管理標準

目前，我國在檔案管理建設方面還存在著標準不統一、規范不一致的問題，這給檔案信息管理帶來了極大的困難。首先，檔案管理標準的制訂應基于科學的理論和方法，充分考慮檔案管理工作的實際需求和發展趨勢。標準的內容應具有科學性、合理性和可操作性，能夠為檔案管理工作提供有效的指導和規范。同時，在制訂標準的過程中，應廣泛征求專家學者、檔案管理人員和用戶的意見，充分吸收國內外先進的檔案管理經驗和技術，確保標準的科學性和先進性。其次，建立統一的檔案信息化標準體系，規范各類技術產品及服務的質量和安全性能。檔案信息化標準體系應包括檔案數字化標準、檔案存儲標準、檔案檢索標準及檔案安全標準等方面的內容。這樣既可以規范檔案管理的各個環節，提高檔案管理的質量和水平，又可以保證不同檔案管理系統之間的兼容性和互操作性，便于與其他信息系統對接，實現數據的共享與協同。最后，密切關注信息技術的發展趨勢，及時將新的技術應用到檔案管理中，并相應地更新技術標準。建立技術標準的動態更新機制，確保標準能夠適應技術的發展變化。在標準的實施過程中應加強監督和評估，及時發現問題并進行調整和改進，確保標準的有效性和適應性。

（二）完善檔案管理機制

數字化檔案管理機制應涵蓋檔案的收集、整理、存儲、利用及保護等各個環節，確保各項工作規范有序地開展。首先，機制中應明確規定檔案的收集范圍、收集方式、整理標準、存儲介質和存儲環境要求、利用權限和審批流程以及安全保障措施等。例如，在收集環節中，應明確規定何種類型的檔案需要收集、收集的時間節點以及收集的責任人等；在利用環節中，應明確規定不同用戶的利用權限、審批流程以及利用方式等。其次，隨著科技的不斷發展，數字化檔案管理面臨著新的挑戰和機遇，應及時調整和完善相應機制以適應新的形勢。同時，也應結合本單位的業務特點、檔案類型及管理需求等實際情況進行調整。例如，隨著移動互聯網的普及，未來的數字化檔案管理機制將重點圍繞移動終端而設立。再次，加強宣傳和培訓，使全體員工了解檔案管理機制的重要性和具體內容，提高他們的檔案管理意識和遵守機制的自覺性。最后，建立健全的監督機制，對檔案管理機制的執行情況進行定期檢查和評估，發現問題及時整改，確保機制的有效執行。

（三）加強檔案信息安全技術防護

首先，強化基礎設施的安全防護。在大數據時代背景下，檔案管理的數字化進程不斷加快，網絡基礎設施的安全防護至關重要。要確保網絡設備的可靠性和穩定性，定期進行維護和升級，以應對不斷變化的網絡安全問題。其次，引入安全加密和防控技術。為保障檔案信息的安全，需引入先進的安全防護技術，如數據加密、區塊鏈等。數據加密可以對檔案信息進行加密處理，區塊鏈技術則可以確保檔案信息的不可篡改和可追溯性，提高信息的安全性和可信度。再次，實施嚴格的訪問控制策略。根據用戶的身份和權限，限制其對檔案信息的訪問范圍。例如，管理員可以擁有最高權限，普通用戶只能訪問與其工作相關的檔案信息，以防止用戶越權訪問和操作檔案數據，從而保證檔案信息的安全。最后，應用備份與恢復技術。定期對檔案數據進行備份是防止數據丟失的重要措施。可以采用全量備份和增量備份相結合的方式，以提高備份效率，減少備份時間。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。另外，要建立完善的恢復機制，包括備份數據的驗證、恢復流程的制訂等，確保在最短的時間內恢復檔案信息系統的正常運行。

（四）加大檔案管理資金的投入力度

首先，相關部門應設立專項資金用于檔案管理信息化建設。相關部門應充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，加大對檔案事業的資金投入力度，將檔案管理信息化建設納入年度工作計劃。同時，還可以出臺相關扶持政策，鼓勵社會力量參與檔案管理信息化建設，為完善檔案管理基礎設施建設、升級維護軟件系統等工作提供多元化的資金支持。其次，檔案管理部門可以積極探索多元化的融資渠道，如與企業合作、爭取社會捐贈等。與企業合作可以充分利用企業的技術和資金優勢，共同開展檔案管理信息化建設項目，企業可以通過投資檔案管理信息化建設，獲得一定的社會效益和經濟效益，實現互利共贏；還應爭取社會捐贈，借助社會各界的力量為檔案管理信息化建設籌集資金。例如，檔案管理部門可以通過舉辦檔案展覽、開展檔案文化活動等方式，提高社會公眾對檔案事業的關注度和參與度，吸引社會捐贈。最后，在加大資金投入的同時，檔案管理部門還應注重優化資金使用效率。要制訂科學合理的資金使用計劃，明確資金的使用方向和重點項目。例如，在檔案管理軟件系統中，一些功能可能在提高管理效率和實用性方面起著關鍵作用，如檔案的快速檢索功能、安全管理功能以及數據備份功能等。對于這些重點功能，要加大資金投入力度，確保其開發質量和效果。此外，還要加強對資金使用的監督和管理，確保資金專款專用；積極開展績效評估，對資金投入的效果進行評估和分析，及時調整資金使用策略，從而為檔案信息化管理提供堅實的物質基礎。

（五）提升檔案管理人員的綜合素養

檔案管理人員是檔案管理工作的具體執行者，他們的專業素養直接影響著檔案管理工作的質量和水平。因此，提升檔案管理人員的專業素養對于檔案管理工作的開展至關重要。首先，檔案管理人員應掌握檔案學的基本理論、方法和技術，了解檔案管理行業的發展動態和趨勢。同時，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作也越來越依賴于信息技術。檔案管理人員應具備一定的信息技術應用能力，包括計算機操作、辦公軟件使用、數據庫管理及網絡技術應用等。其次，檔案管理部門應定期組織檔案管理人員參加專業素養培訓，包括檔案管理專業知識、信息技術應用、溝通協調能力以及學習能力等方面的培訓。培訓可以采用集中培訓、網絡培訓及專題講座等形式，根據實際情況選擇合適的培訓方式。同時，檔案管理部門應鼓勵檔案管理人員自主學習，通過閱讀專業書籍、參加學術交流活動以及觀看在線課程等方式，不斷提高自己的學習能力。另外，檔案管理部門應提供實踐機會，讓檔案管理人員在實際工作中鍛煉和提高自己的專業素養。例如，組織檔案管理人員參與檔案管理信息化建設、檔案編研及檔案利用服務等工作，讓他們在實踐中積累經驗，提高自己的專業素養。最后，檔案管理部門應建立考核評價機制，對檔案管理人員的工作表現進行考核評價。考核評價結果可以作為晉升、獎勵、培訓等方面的依據，激勵檔案管理人員積極工作，提高工作質量和水平。同時，檔案管理部門還應建立激勵機制，對在工作中表現突出的檔案管理人員進行表彰和獎勵，以激發檔案管理人員的工作積極性。

四、結語

綜上所述，在大數據時代下，檔案管理工作的信息化建設面臨著諸多挑戰。需要通過加強信息安全防護、構建完善的檔案管理機制、加大資金投入力度以及提升檔案管理人員的專業素養等策略，實現檔案管理的現代化、高效化、安全化和可持續發展，進而更好地適應大數據時代的發展需求。

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（作者簡介：王莉，女，本科，鄂爾多斯市東勝區檔案史志館檔案技術保護中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）