事業單位差旅費報銷存在的問題和報銷流程研究

DOI：10.12433/zgkjtz.20250624

事業單位代表政府公共形象，承擔著社會管理與服務的職能，由于工作原因事業單位辦公人員需要異地出差，由此產生的差旅費報銷是事業單位財務管理中的重要部分。解決事業單位差旅費報銷存在的問題，優化事業單位差旅費報銷流程，能夠更好地提升事業單位整體管理水平，從而滿足現代社會對于事業單位公共服務的要求，更好地為廣大人民群眾提供可靠的公共服務。

一、事業單位差旅費報銷流程優化的意義

（一）有利于提高事業單位工作執行力

事業單位差旅費報銷是事業單位日常工作中一種常見的財務行為，尤其對于一些履行特殊職能的事業單位而言，差旅費報銷更是日常工作中極為重要的一部分，而優化事業單位差旅費報銷流程可以有效地提升事業單位的執行力，讓工作人員在工作過程中不必擔心差旅費報銷流程復雜和周期長的問題，有效緩解工作人員的經濟壓力，從而實現事業單位工作執行力的提升。同時，高效透明的報銷流程能夠增強工作人員對單位的信任感，提升他們的工作積極性和滿意度。對于事業單位而言，優化后的報銷流程能夠減少財務風險，確保每一筆支出都合規合理，這對于維護單位的財務健康和提升公眾形象至關重要。

（二）有利于激發單位員工工作積極性

事業單位的健康發展取決于工作人員工作的積極性，而要激發員工工作積極性，就要幫助員工消除后顧之憂。就差旅費報銷而言，提升差旅費報銷效率，減少不必要的審核和報銷周期，能夠有效激發員工工作的積極性，讓員工可以全身心地投入工作當中，不必為了出差費用報銷難而擔憂，在錢款墊付上也能夠積極主動，提升工作效率。通過簡化煩瑣的報銷手續，縮短冗長的審核周期，員工在完成出差任務后能夠迅速得到經濟上的補償，這無疑減輕了他們的經濟負擔，也減少了因等待報銷而產生的焦慮和不安。這種快速響應的報銷機制，能讓員工感受到單位的關懷和支持，在心理上產生積極反饋，從而更加熱情地投入工作中去。因此，優化旅費報銷流程，不僅能夠提高工作效率，還能促進事業單位的可持續發展。

（三）有利于規范事業單位財務管理行為

財務管理對于任何組織而言都是非常重要的一個環節，對于事業單位而言財務管理更是影響巨大。不斷提升事業單位財務管理效率，加強財務規范化管理是事業單位健康發展的根本保障。差旅費報銷是事業單位財務管理中的重要內容，通過優化差旅費報銷流程，有利于推進事業單位構建起更加精細化和規范化的財務管理體系，這一體系的建立意味著每一筆差旅費用的支出都將經過嚴格的審核和合理的評估，確保費用的使用既符合單位的財務規定，又滿足實際工作需要。優化流程的實施，能夠讓財務管理人員更加高效地處理報銷事務，通過電子化和自動化的手段減少人為錯誤和舞弊的可能性，提高報銷流程的準確性和透明度。

二、事業單位差旅費報銷存在的問題

（一）費用報銷流程煩瑣

事業單位差旅費報銷過程中存在報銷流程煩瑣的情況，報銷流程的環節眾多，而且每個環節都要求員工提供詳盡的票據和證明材料，從出差申請到最終報銷款項的到賬，員工需要經歷一系列復雜的步驟，包括填寫報銷單、收集交通住宿和餐飲等各類費用的發票以及等待各級領導的簽字審批，這一過程往往耗時漫長，有時甚至需要數周時間才能完成。在這個過程中，員工不僅要面對繁雜的報銷流程，還要應對可能出現的各種問題。同時，由于審批環節的延遲，員工在等待報銷款項的過程中可能會面臨個人財務壓力，特別是對于那些經常出差的員工來說這種壓力尤為明顯。此外，煩瑣的報銷流程還會影響到員工的工作積極性，當發現自己的辛勤工作和合理支出不能得到及時的補償時，員工會對單位的財務制度產生不滿，甚至影響工作態度和效率，長此以往，不僅會損害員工的個人利益，還可能對單位的整體運營效率和團隊士氣造成負面影響。

（二）不同節點審核標準不一致

目前事業單位差旅費報銷過程中存在的一個局限是審核節點眾多，而且由于部分事業單位信息共享存在問題，報銷流程中不同節點審核標準不一致，導致員工在報銷過程中需要反復準備材料和票據，極大影響了員工工作的積極性。這種不一致源于各部門或崗位間缺乏統一的報銷標準和明確的審核規范。財務部門可能對交通費用的報銷有嚴格的規定，而行政管理部門則可能對住宿費用的報銷持寬松態度，這種差異不僅讓員工在準備報銷材料時感到無所適從。而且在報銷過程中，員工可能會遭遇審核人員的主觀判斷，導致同一筆費用在不同審核節點上得到不同的處理結果。這類情況不僅會讓員工產生困惑，還可能導致報銷申請在多個審核節點間反復修改和傳遞，進一步拉長報銷周期，影響工作效率。此外，審核標準的不一致，還可能引發內部矛盾和爭議，員工可能會對某些審核結果感到不滿，認為自己的權益受到了不公平的對待，這種不滿情緒不僅不利于維護單位的和諧氛圍和團隊協作，還可能影響到員工對單位整體財務制度的信任，從而對單位的長期發展產生不利影響。

（三）費用合理性難以甄別

導致事業單位差旅費報銷流程緩慢審核節點眾多的原因之一是部分事業單位人員自律性較差。在出差過程中，由于由單位承擔差旅費用而出現肆意揮霍浪費的情況，甚至通過一些不合法的手段虛報差旅費，將部分差旅費收入自己囊中，都會給單位造成損失。就事業單位實際差旅費報銷而言，無論是行政人員還是財務人員，對于業務人員在出差過程中產生費用的合理性確實存在難以甄別的情況。由于差旅費用的種類繁多，不同地區的物價水平和消費習慣存在顯著差異，使得審核人員在面對報銷材料時面臨著巨大的挑戰，他們必須在有限的信息和時間內準確判斷每一筆費用的合理性，這無疑是一項艱巨的任務。在實際操作中，一些員工可能會利用報銷制度的漏洞，通過虛報或高報費用的方式來獲取額外的經濟利益。這種行為不僅損害了單位的財務利益，也破壞了公平公正的工作環境。有些審核人員由于缺乏有效的工具和手段來核實費用的真實性，只能依賴于自己的經驗和主觀判斷，這無疑增加了審核過程中的不確定性和風險。

三、事業單位差旅費報銷流程優化策略

（一）簡化費用報銷流程，提升工作效率

事業單位差旅費報銷流程優化對于提升事業單位發展活力具有重要意義，也是事業單位保持健康可持續發展的重要內容，而首要步驟就是要簡化報銷流程，給予員工充分的信任，精簡報銷審核節點，提升工作效率。第一，對現有的報銷申請流程進行細致的審查和重構，識別并剔除那些冗余和低效的環節。可以將原本需要多個部門簽字確認的步驟合并為一個綜合審批環節或者利用電子簽名技術來簡化紙質文件的流轉，通過這樣的優化不僅能夠減少員工在報銷過程中的等待時間，還能減輕財務部門的工作負擔。第二，充分利用現代信息技術的優勢部署功能完善的電子報銷系統，可以實現報銷流程的自動化和數字化。這樣的系統能夠自動校驗報銷單據的合規性，快速完成數據的錄入和核對工作，從而大幅提高審核的準確性和效率。并且，電子報銷系統還可以提供實時的報銷狀態查詢功能，讓員工隨時掌握自己的報銷進度，減少不必要的溝通和詢問。第三，暢通差旅費報銷溝通渠道也是非常重要的一個環節。部分差旅費報銷可能涉及金額巨大需要審核的環節眾多，而作為員工需要隨時了解報銷進度和審核節點。單位可以專門設立報銷咨詢渠道，為員工提供一對一的指導，幫助他們準確理解報銷政策和流程，避免因誤解或不熟悉規定而產生的錯誤。同時，這種渠道還可以收集員工在報銷過程中遇到的問題和建議，并及時反饋給相關部門，不斷改進和優化報銷流程。如此優化和精簡事業單位差旅費報銷流程，員工能夠更加專注于自己的本職工作而不再被煩瑣的報銷流程困擾，財務部門的工作效率也將得到顯著提升，為單位節省寶貴的時間和資源，從而在整體上提升事業單位的工作執行力和財務管理水平。

（二）細化報銷制度，統一審核標準

事業單位作為一種體制內的單位，往往體系復雜部門眾多，而差旅費報銷通常與很多部門相關，而差旅費報銷過程中常常因為不同部門的審核標準不一致而造成問題頻發。對此，事業單位需要細化報銷制度，統一審核標準，并且讓員工明確哪些費用是可以報銷的，哪些是不可以報銷的，通過及時的培訓進行信息共享，讓每一個員工在差旅費的報銷上不再存疑，這也能夠有效提升差旅費報銷效率。為了深入落實差旅費報銷標準明細，需要對差旅費報銷的每一筆費用進行細致的分類，并為每類費用設定明確的報銷上限。這些標準應基于實際的市場行情和單位的經濟狀況，確保既不過于寬松導致資源浪費，也不過于苛刻影響員工的工作積極性。對于國內出差的交通費可以依據不同交通工具的實際情況，制定出合理的報銷標準，對于住宿費可以參考不同城市的消費水平，設定合理的報銷范圍。同時，為了確保報銷制度的公平性和合理性，事業單位還應考慮到不同級別員工的出差需求差異以及不同地區的經濟條件差異，可以為不同級別的員工設定不同的報銷標準或者根據出差目的地的消費水平差異對報銷標準進行適當的調整。對于高級管理人員出差至一線城市，可以適當提高住宿和餐飲的報銷標準以反映其職務的特殊性，而對于基層員工出差至消費水平較低的地區則可以適當降低報銷標準體現費用控制的原則。此外，在統一審核標準方面，事業單位應建立明確的審核流程和規則，確保每一筆報銷都經過嚴格的審查。這不僅包括對報銷單據的完整性和真實性的核對，還包括對費用合理性的評估。審核人員應接受專業的培訓，確保他們能夠準確理解和執行報銷政策。通過這些細致措施事業單位的差旅費報銷流程將變得更加透明和高效，員工在出差時能夠清楚地知道自己的費用如何報銷，財務部門在審核時也能更加迅速和準確地處理報銷單據。這樣的流程優化，不僅能夠提高工作效率，還增強員工對報銷制度的信任，從而在整體上提升事業單位的工作執行力和財務管理水平[2]。

（三）借助現代科技，精確識別費用

對于事業單位差旅費報銷而言，費用合理性的問題一直困擾著財務人員。由于出差人員不同、執行任務不同以及出差地點不同，其中涉及維度眾多，無法按照統一的標準進行報銷，尤其是對于一些特殊事業單位而言，在出差過程中可能會出現特殊情況，以至于差旅費用會高于一般消費水平，這就給差旅費合理性的甄別帶來一定的困難。而要精準識別費用的合理性，可以借助現代科技的力量，通過大數據以及人工智能等技術，對員工過往的差旅費用進行深入挖掘和分析，構建出科學合理的費用標準模型。這個模型應能夠根據歷史數據自動評估每一筆費用的合理性，從而為財務審核提供有力的數據支持。同時，人工智能技術的應用可以實現對報銷單據的快速準確識別，將紙質單據上的文字和數字信息轉換為電子數據，極大減少了人工錄入的煩瑣，降低錯誤率，提高報銷效率。此外，現代科技還能夠幫助事業單位實現更加智能化的審核。通過設置智能審核算法系統可以自動比對報銷單據與費用標準模型，對異常數據進行標記提示審核人員進行重點審查。這種智能化的審核方式不僅能夠提高審核的準確性，還可以大大縮短審核周期，讓員工能夠更快地得到報銷，從而提升員工的工作滿意度和積極性。與此同時，科技力量的應用讓差旅費報銷更加趨向客觀，減少了人為主觀因素的干預，從而大大減少了出差人員與財務部門之間的矛盾，對事業單位整體管理效率的提升起到了積極的作用[。

（四）定期培訓宣傳，加強報銷政策解讀

事業單位差旅費報銷過程中存在諸多問題的一個重要原因是對于差旅費報銷政策解讀不清，其中包含兩個維度：一是出差職工對于報銷細則理解不充分，甚至部分人員對于這種流程和制度毫不在意，片面地認為只要是出差所產生的一切費用單位都應該報銷，最終導致報銷出現問題；二是財務人員對于差旅費報銷存在誤解，對于部分費用是否可以報銷存疑。針對這種情況事業單位可以采用定期宣傳培訓的手段來加強對于差旅費報銷政策解讀，通過定期培訓員工可以更加深入地了解差旅費報銷政策，明確各項費用的標準和要求，從而提高報銷的準確性和效率。培訓內容可以包括報銷流程的具體步驟、費用標準的詳細解讀、常見問題的解答等，確保員工在實際操作中游刃有余。同時，加強報銷政策的解讀和宣傳可以通過內部公告和在線學習平臺等多種形式進行，幫助員工更好地理解政策背后的意圖和目的，增強員工的財務意識和合規意識。培訓和宣傳不僅有助于提升員工的綜合素質，還能為事業單位差旅費報銷流程的順暢運行提供有力保障。此外，要建立雙向的差旅費報銷政策反饋機制，重視員工對于差旅費報銷方面的反饋和建議，進一步確保報銷流程的透明化和高效化。

參考文獻：

[1]嚴剛.測繪事業單位差旅費報銷現存問題與優化策略[J].西部財會，2024（07）：37-39.

[2]唐萍萍.地質科研事業單位差旅費報銷存在的問題及對策分析[J].中國農業會計，2023，33（17）：12-14.

[3]王麗雙科學事業單位差旅電子憑證網上報銷探究[J].會計師，2022（09）：106-108.

（作者單位：華中科技大學）