項目管理中非招標采購成本控制方法探討

在項目管理中，非招標采購作為一種靈活的采購方式，對于滿足特定需求和應對緊急情況具有不可替代的作用。然而，由于其固有的特點，如缺乏競爭機制和透明度，非招標采購的成本控制往往面臨諸多難題。這些難題不僅影響了采購效率，還可能導致項目預算的超支。因此，探討有效的成本控制方法，對于提高項目管理的效率和效益具有重要意義。本文旨在分析非招標采購成本控制的現狀和挑戰，并提出相應的解決策略，以期為項目管理實踐提供參考。

一、非招標采購在項目管理中的重要性

非招標采購在項目管理中扮演著至關重要的角色，尤其是在需要快速響應市場變化、處理緊急情況或采購特殊物品時。與傳統的招標采購相比，非招標采購具有靈活性高、效率快的特點，能夠有效縮短采購周期，加快項自進度。在項自管理中，時間往往是決定成敗的關鍵因素，非招標采購能夠幫助項目團隊迅速獲得所需資源，確保項目按時完成[。此外，非招標采購在處理緊急需求時顯得尤為重要。例如，在項目執行過程中，可能會出現設備故障或材料短缺等突發狀況，此時通過非招標采購能夠迅速采購到必要的備件或材料，避免項目延期。此外，非招標采購還可以通過談判獲得更優惠的價格和條件，進一步降低項目成本。

二、項目管理中非招標采購成本控制的難題

（一）采購價格難以透明

1.供應商報價不透明，難以進行合理比較非招標采購模式中，供應商一般都是以自主談判的形式給出報價，但是這種報價往往沒有統一標準，造成透明度不高。不同的供應商對于類似產品或者服務可能會采取完全不同的定價策略，一方面體現出供應商之間成本結構與利潤需求上的差別，另一方面卻給采購方進行合理對比帶來較大困難[。比如，有些供應商會夸大技術要求或者隱性費用等，使采購方很難判斷出價是否屬實。另外，信息不對稱問題廣泛存在，供應商對市場價格信息的把握較多，采購方難以獲得完整數據，信息不對稱問題直接影響采購決策的科學性與準確性，并加大成本風險。

2.采購過程缺乏競爭機制，導致效率低下

非招標采購一般由于時間緊或者要求特殊等原因繞過傳統招標程序進行采購，雖然加快了采購過程，一定程度上也使采購方失去了運用競爭機制進行成本壓縮的可能性。在競爭不充分的情況下，供應商易采用保守乃至激進報價策略向采購方轉嫁風險[。另外，由于受競爭者報名數量的制約，缺乏足夠多的競爭對手，采購方議價能力減弱，致使得不到有市場競爭力的報價。實際運作中采購人員對單一供應商的過分依賴會造成“路徑依賴”，議價能力較弱，從而導致成本較高。競爭的缺失不僅會影響采購的效率，還會造成項目整體效益不高。

（二）數字化合同開發工作量難以確認

1.需求不能準確預估

在國家“十三五”規劃中，數字化轉型被作為推動經濟社會發展的重要戰略之一，尤其在項目管理領域，數字化合同的應用逐漸成為企業提高效率、降低成本的關鍵手段。然而，在非招標采購項目中，數字化合同的開發工作量難以準確確認，其中一個主要原因是需求難以預估。由于項目的復雜性和多樣性，尤其是對于一些新興行業或技術領域，需求往往無法在項目初期就完全明確。這種不確定性導致了數字化合同開發過程中，需求和功能的反復調整，增加了開發工作量。例如，在一些非招標采購項目中，需求可能因為市場變化、技術創新或政策調整而發生改變，導致合同開發方需要頻繁修改合同條款和內容。

2.價格未能完全覆蓋，容易導致條款變更

由于非招標采購具有靈活性，合同價格中一般都含有大量彈性條款，這可能會給今后價格調整與變動埋下了隱患。合同條款可能沒有涉及全部細節和附加服務，而且在實際執行過程中要加上工作內容，供應商很容易提出附加費用補償。這種改動不僅使采購成本提高，而且使預算的編制與控制十分困難。另外，由于合同范圍不明，采購方也會喪失對價格的控制，長時間積累下來的微小變動也會對整個項目的費用產生重大影響。

3.供應商長期盤踞

非招標采購模式中的一些供應商由于與采購方的長期合作而逐步形成了市場壟斷地位。在技術門檻很高或者供應資源受限的地區，這一現象特別普遍。供應商處于壟斷地位會使議價權發生偏向，從而使采購方不得不接受不合理價格。另外，長期的合作會造成供應商服務質量的降低和創新能力的削弱，進而給項目績效帶來不利影響。供應商在相當長的時間內盤踞在市場上，妨礙新供應商的進入，降低市場活力和競爭力，并從實質上提高了采購成本。

（三）采購合同管理難度大

1.合同條款不清晰，容易導致后期的糾紛增加

在合同談判階段，迫于壓力，有些條款可能沒有得到充分論述或者明確細化，造成合同內容出現表達不清、范圍不明等問題。這類模糊性條款對雙方以后的認識與實施都提出了相當大的挑戰。例如交付標準沒有詳列就會使雙方當事人在交付內容與交付質量上預期不一而引起糾紛。因合同缺乏明確條款，當事人在實施過程中易陷入法律糾紛之中，加大項目管理的復雜性與風險性，并可能會影響到項目的圓滿完成。

2.無法有效控制變更費用，導致預算不準確

對于非招標采購而言，變更條款一般是針對項自需求進行調整與變更，但過于松散或者不夠清晰的變更條款容易造成預算不能得到有效管控。在更改期間，供應商可能會使用這些不嚴格的規定來夸大實際需求，或者提高隱性費用，從而使項目預算不能按期完成。采購方往往很難在變更過程中及時確定這些不合理或者無效的成本調整，因為沒有對變更過程進行有效的監測與審核，從而造成嚴重的預算超支現象。頻繁發生項目變更，不僅會擾亂原有資金安排，而且會造成資源浪費，嚴重者會影響到整個項目進度與質量。

（四）采購過程的監督與管理不足

1.采購環節中缺乏有效監督，導致成本超支由于對采購過程缺乏嚴格的審核和監督程序，采購人員在進行決策時可能會受主觀因素或者外部壓力等因素的影響而做出不合理選擇，從而造成采購價格過高或者數量過大。比如采購人員有可能對市場價格評估不足，或者一味地追求采購的合規性而忽視供應商報價的合理性，又會導致超出預算。沒有行之有效的責任劃分與審計機制使采購中發生錯誤或不規范行為時不能快速追究并整改，造成不正當開支不能及時整改，采購成本進一步提高。最后這些問題累積起來可能會造成整個項目預算失控，影響項目經濟效益及實施進度。

2.監控手段不完善，難以實時掌握采購動態

在國家“十三五”規劃中，數字化轉型被視為提升產業競爭力的重要驅動力。然而，目前許多企業面臨著數字化系統間“信息孤島”的問題，尤其是公司內部的數字化系統與集團及國資委要求的系統之間缺乏有效接口，導致數據源不統一。為了滿足各方監管要求，企業需要反復進行信息錄入，這樣既會增加工作量，也會導致監督成本上升，還會直接影響采購過程的監督與管理，難以實時掌握采購動態。換句話說，企業將更多精力花費在了信息的重復錄入和數據不一致的處理上，而不是通過技術手段提升采購的透明度和監控效率。

三、項目管理中非招標采購成本控制策略

（一）加強市場調研與定價透明化

1.通過市場調研來了解市場行情，合理定價

進行采購之前，綜合考察供應商產品價格，服務質量及市場份額，能夠形成較為明確的市場定位。特別是在瞬息萬變的經濟環境下，原材料、人工成本以及物流費用的價格易出現波動，市場信息不足可能造成采購價格過高或者資源浪費。另外，市場調研可以發現供應商的潛在資源，從而避免了在有限選擇下找不到最優解決方案的問題。項目團隊通過系統性市場分析可以把握市場實際狀況，為制定合理定價打下基礎。合理的市場定價既有利于采購成本的降低，又可以在一定程度上增加談判的主動權與靈活性，從而有效避免由于信息不充分而造成的成本支出過高。

2.利用大數據和信息化技術提高定價準確性

對于非招標采購而言，運用大數據與信息化技術來分析采購定價能夠顯著提高定價科學性與精準性。大數據技術從歷史價格數據、供應鏈波動趨勢、區域性成本差異等方面對大量市場信息進行采集與分析，有助于企業對采購市場有一個更全面的認識。同時信息化技術可以快速地對這些數據進行集成并產生詳細定價模型，以供采購決策時參考。比如，通過云計算、數據分析平臺等，采購團隊能夠實時了解市場價格變化情況，并且根據企業本身采購需求做出準確匹配。

（二）規范合同管理與風險控制

1.明確合同條款，特別是價格、交付時間及質量要求

明確合同條款對于規范非招標采購管理具有重要意義，同時對有效避免采購風險有一定依據。就非招標采購而言，合同條款不明確容易造成采購過程實施偏差，特別是價格，交付時間及質量要求這些關鍵環節。一是價格條款上，如果對報價方式及支付條件不作明確規定，易引起當事人糾紛，甚至導致預算超支。二是交付時間不清晰會造成供應鏈銜接問題，影響項目進度。比如，一些供應商會因為缺乏合同約束而延誤交付，這對工程的執行造成了不應有的費用增加。

2.采用績效考核與付款聯動機制，控制項目變更費用

項目變更費用失控是非招標采購過程中普遍存在的一種成本風險，績效考核和付款聯動機制可以較好地解決這一難題。通過把供應商績效表現同付款條件聯系起來，可促使供應商按照合同規定執行工作，減少由于質量問題和進度拖延而增加的費用支出。比如，合同可對階段性任務完成的標準進行明確的規定，并且直接和付款比例掛鉤，這樣既可保證供應商集中精力履約，又可降低因變更而產生的財務風險。

（三）優化供應商選擇與評估機制

1.制定供應商評選標準，選擇合適的供應商

在制定供應商評選標準時，企業往往設定了具體要求，包括質量控制、交貨期、價格水平、技術能力等。然而，盡管這些標準在理論上具有一定的指導意義，但在實際業務中往往難以完全落地。市場上大多數供應商存在差異化，而不同的項目需求往往要求更靈活的應對機制，這使得統一的評選標準很難適應各種不同情況。供應商管控的不足常常源于對供應商的監督和管理力度不夠，尤其是在長期合作中，企業可能對部分供應商產生依賴，導致風險防控薄弱。企業應在評選標準中留有一定的彈性，兼顧標準化與靈活性，通過優化供應商選擇與管理機制，確保既能保證質量、降低成本，又能保持市場競爭的多樣性。

2.增強供應商的信譽調查與歷史的業績評估

供應商的聲譽與歷史業績，是評價供應商是否適于長期合作的一個重要參考指標。非招標采購過程中忽略供應商信譽調查會導致隱性成本的產生，如交付不按時或者產品質量不過關。分析供應商以往的合作記錄可清晰地認識供應商的履約能力及誠信程度。比如，考察其歷史合同履行情況，糾紛記錄及客戶反饋等，可提供數據支持來評價其風險水平。另外，供應商在行業內的聲譽也可作為一個重要參考依據，聲譽好的供應商一般更關注履約質量以降低后續管理難度。

（四）加強采購過程的監控與管理

1.引入信息系統對采購進行監控

隨著信息技術的不斷發展，企業在采購管理中逐漸擺脫了傳統的手工操作，轉而依賴更加智能化的系統平臺。許多企業已經部署了合同管理系統，但單一的系統往往無法滿足全面監控采購全過程的需求。通過信息系統的集成化設計，企業能夠實現采購流程的全程可視化與透明化。系統可以實時監控供應商的履約情況，自動記錄合同的執行進度，及時反饋潛在的風險或偏差。

2.定期進行采購審計，檢查成本控制情況

定期審計采購活動能夠發現可能存在的浪費或者不規范行為，及時采取補救措施。審計內容涉及供應商合同履行情況，采購成本是否合理，實施中存在哪些問題。尤其對于大規模的采購項目，審計有助于發現高風險環節如重復采購或者價格異常。另外，采購審計也能為后續項目提供數據支撐，并通過吸取經驗教訓來優化采購策略。該流程在提升采購規范性的同時，也加強了企業對成本的控制，對實現更加有效的采購管理起到了保證作用。

四、結束語

綜上所述，非招標采購雖然存在諸多挑戰，但通過加強市場調研、規范合同管理、優化供應商選擇和加強采購過程監控等措施，可以有效提高成本控制的透明度和效率。這些措施的實施，不僅有助于降低采購成本，還能提升項目管理的整體水平。

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（作者單位：中國核電工程有限公司）