高職院校應用網上報賬系統的優勢及問題研究

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.12.016

[中圖分類號]G475 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）12-0049-03

1高職院校網上報賬系統的基本情況及使用辦法

1.1基本情況

網上報賬系統的上線主要是為了方便學校教職工報賬，同時簡化報銷流程，加快資金支付進度，方便查詢統計。網上報賬系統根據日常報銷業務類型，設有基礎數據模塊、網上報銷模塊、指標管理模塊、綜合查詢模塊以及票據平臺等，以滿足相關人員的應用需求；根據人員身份不同，設置不同權限，添加審批流程，以便工作可以正常啟動，完成審批。

1.2使用辦法

教職工可以通過學校官網登錄網上報賬系統，看到自己所屬部門的經費使用情況。報銷時，選擇網上報銷模塊，根據業務需求填寫審批單或報銷單。例如，出差審批前需要填寫出差審批單，出差完成后填寫差旅報銷單。基于不同的報銷業務，需要上傳的附件資料也不盡相同。例如，報銷日常辦公用品時，需要上傳增值稅發票、低值易耗品驗收單；報銷學生校內賽事活動費用時，需要上傳增值稅發票、活動方案、低值易耗品驗收單、參賽人員名單和獎品領取單，若活動需要購買保險，還需要上傳包含學生個人信息的保單。附件資料上傳完畢后，要將報銷事由、結算方式及本次報銷使用的預算指標補充完整后才可送審，待審批流程全部結束后即可報銷。經辦人提交后，可以在網上報賬系統“我的單據”中查看審核日志，若發現有退回的業務可以及時修改并重新提交，已經完成的審批可以打印報銷單，連同附件一起送到財務處完成報銷。

2 高職院校應用網上報賬系統的優勢

2.1提高審批效率，節約報賬時間

在傳統的報賬模式中，業務經辦人往往需要提前準備好報銷材料，填好報銷單，然后去找相關領導簽字。根據學校的報賬制度，若資金量達到一定限額，還需要找分管校領導和校長簽字，但有時候校領導出差或開會，簽字就會比較困難。而應用網上報賬系統可以避免這個問題。具體而言，經辦人填好報銷單，上傳完附件后，可以在任意時間段送審，相關審批人員看到后可以及時進行審批，一般在 1～2 天就會審批完畢，甚至有的業務在2小時內就可以完成審批。這樣的報銷模式可以提高審批效率，節約報賬時間[1]。

2.2減輕報賬員壓力，提高工作效率

在傳統的報銷模式中，各個部門的報銷單據基本上是匯總到報賬員的手里，報賬員進行貼票，初步審核票據，無誤后找相關領導簽字，之后送到財務處進行報銷。在這個過程中，如果票據到了財務處被審核出不符合報銷要求，報賬員會把票據拿走，然后與實際報賬人進行溝通，重新送審，這個過程比較浪費時間和精力。而在網上報賬系統中，實際報賬人按照報賬操作手冊自行在系統中進行填報，待審批結束后，將紙質報銷資料交給報賬員，由報賬員統一送到財務處進行報銷。報賬過程中有問題的單據會在網上直接退回，這樣就不用線下拿著報銷資料來回跑。網上報銷不僅節省了時間，而且盡可能地防范了報銷材料丟失風險，減輕了報賬員的工作壓力，提高了整體工作效率。

2.3電子資料存檔，方便查詢統計

網上報賬系統中可以查閱每一筆報銷單據后面的附件資料，只要是教職工通過該系統填報及上傳的單據都可以看到，這樣就方便了查賬，比原來的先查找記賬憑證號再去翻紙質憑證查看附件的方法減少了去檔案室查閱的步驟，提高了查閱憑證附件的效率，既方便了業務部門，也減輕了財務人員及檔案管理人員的工作壓力。

2.4資金管控力度大，方便績效考核

部門負責人可以在網上報賬系統中查詢本部門在系統上填報的所有報銷單據及附件資料，也可以查詢本部門預算執行情況，通過查詢已使用、在途、余額等情況，了解具體資金使用情況和資金支付進度，以便合理安排工作計劃，嚴格按照預算要求使用資金，提高預算執行效率，最終按要求完成年終績效目標。同時，報賬人在填報過程中可以清楚地看到本部門某預算項目剩余額度，方便該部門按照預算進行下一步工作安排，或在部門內部進行預算調整。若報銷超出預算剩余額度，系統則自動預警，拒絕繼續申報，在預警狀態下是無法正常送審及完成下一步審批的[2]。

3高職院校應用網上報賬系統面臨的問題

3.1財務審核人員壓力增大，工作流程增加

網上報賬系統主要供全校教職工使用，在系統填報的過程中，有些教帥第一次使用，難免會遇到一些問題，導致票據及附件資料的內容不夠齊全。當報銷審批流轉到財務審核人員時，審核人員按照財務報銷制度進行認真審核，在此過程中如果發現不符合要求或者報銷手續不完整，會在系統中退回并標注好原因，但是部分教師第一次接觸，并不能完全理解標注的原因，或是理解原因了但在系統中操作又遇到了困難，這個時候實際報賬人會通過電話或者微信聯系財務審核人員進行咨詢。但網上咨詢沒有當面溝通方便，從而會耽誤一些時間，降低財務審核人員的工作效率。

除此之外，網上審核基本上是通過圖片或者PDF進行查看，有些圖片需要旋轉，有些粘貼的單據不夠清晰或不夠完整，財務審核人員需要聯系實際報賬人重新上傳。當網上的審核流程結束后，報賬員把票據拿來后，財務審核人員要將紙質報銷單和網上提交的資料進行比對，相當于審核了兩遍，這無疑增加了財務審核人員的工作量。

3.2紙質報銷資料報送存在遺漏，線上存儲空間有限

在使用網上報賬系統的過程中，大多數情況下需要上傳增值稅電子發票，這種電子發票從銷售方獲得的時候基本上是PDF文件，而報賬人在系統里上傳時沒有先打印出來再拍照上傳，而是將PDF文件直接上傳，在網上通過審批后，線下報送紙質版報銷資料時又往往會忘記打印，導致紙質報銷資料存在遺漏。

資料存檔時以紙質報銷資料為準，因此，確保紙質報銷資料的完整性非常重要。一旦紙質資料缺失，就會給后續工作帶來很多麻煩。

網上的附件會隨著財務報銷的積累變得越來越多，導致系統儲存空間受限，可能造成電子數據丟失或保存不了的情況。同時，電子數據在網絡傳輸的過程中會存在一定的安全隱患。

3.3人員崗位變動，工作流需要重新設計

由于報銷送審環節涉及人員網簽，一旦發生人員變動，就要把原有的工作流作廢，要針對當前的人員情況重新設計工作流，以便正常送審。人員變動需要聯系技術人員修改工作流，如果變動的人員較少，修改起來就不那么麻煩；如果人員變動較大，尤其是涉及有簽字權的人員，修改起來就比較麻煩，而且時間較長。這種工作流的重新修改會影響正常的報銷工作，在短期內會影響工作進度，降低工作效率。

4高職院校應用網上報賬系統的對策

4.1適當增加財務審核人員

為了減輕財務審核人員的工作壓力，可以根據學校的業務量適當增加1～2個財務審核人員，由原來的1個審核人員增加到 2～3 個財務審核人員。對所有的財務審核人員進行分工，或是按照業務類型進行分工。例如，1個人負責日常報銷業務和差旅費業務的審核，1個人負責項目庫業務的審核，1個人負責除以上業務外的審核；或是按照業務部門進行分工，如1個人負責行政處，1個人負責教學部門，1個人負責其他教輔部門。無論采用哪種方法，都會在一定程度上減輕財務審核人員的工作壓力。

4.2對報銷人員和財務人員開展培訓，促進交流針對不同的情況，對不同工作崗位的人員進行培訓。如果系統沒有出現更新、升級等情況，財務人員可對系統使用存在疑問的教職工進行線上或者線下培訓；如果系統出現更新、升級的情況，可以由廠家技術人員對財務人員和報銷人員進行統一培訓。若時間不充許，可以由廠家技術人員或財務人員錄制操作視頻，也可制作報銷操作手冊進行宣傳。

針對經常在報銷過程中出現的問題，財務處可針對重點業務或常見問題開展交流會，讓各部門報賬員負責收集本部門教師在網上報賬中出現的問題，由報賬員代表本部門參加交流會。財務處和各部門代表在交流過程中形成的意見或者解決辦法，在會后由報賬員進行傳達，以免出現重復問題，影響報銷。

對于紙質報銷資料存在遺漏的問題，可在培訓或交流的過程中作出強調。一方面，提醒報賬員在送審紙質報銷憑證之前提醒報賬人查看票據是否完整；另一方面，提醒報賬員再次審核報銷資料。最重要的是，讓財務審核人員在拿到紙質報銷資料時與系統上傳的資料再重新比對一次。

學校還應定期對財務人員進行必要的專業培訓，除了培訓最新的財務專業知識和法律法規，還應邀請專業技術人員對財務人員進行計算機網絡安全、數智化技術應用等方面的培訓，如系統管理、后臺運行和維護等，以便更好地開展工作。

通過培訓，財務人員可以從傳統的跑“業務”轉為技術指導，將更多的精力放在業務分析和數據挖掘上，通過數據挖掘提高財務管理水平，強化資金管理能力，為學校發展提供財務支持[3]。

4.3修改工作流的定義模式

由于工作流的修改在短期內會耽誤正常報銷，高職院校可以把原來“以人定崗”的模式修改為“以崗定人”的模式，即將職務的權限和審批流程事先設定好，然后將具體的人員添加進來，即使發生人員更換，只需要將人替換，而不需要進行工作流的修改。這樣的定義模式可以縮短修改工作流的時間。

4.4增加線上存儲空間，設置防火墻

為解決線上存儲空間受限的問題，可以在系統內增加存儲空間，同時準備內存較大的移動硬盤安排專人定期進行數據拷貝。另外，網上報賬系統不受時間和空間的影響，可以實時在外網進行傳輸，且網上報賬系統涉及財務數據、人員信息等重要信息，其未知的安全風險會給學校帶來一定的隱患。因此，首先要對系統設置訪問權限，添加訪問日志查詢功能。其次，除了添加傳統的防火墻、虛擬專用網絡（VirtualPrivate Network，VPN）、堡壘機等防護手段，還要定期進行安全審查，按照相關部門要求進行漏洞掃描，以及時發現問題并予以解決[4]。最后，要對使用系統報銷或審批的工作人員進行網絡安全和數據傳輸風險的教育培訓，增強教職工的安全意識，以防范未知風險，將風險系數降到最低，確保數據安全。

4.5增設電子憑證影像化系統

2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》明確了會計資料可以用電子形式保存歸檔。高職院校可以根據實際業務需求，增設電子憑證影像化系統，將報賬憑證資料電子化。這樣既可以實現線上報銷，也可以將電子檔案歸檔，提高會計檔案數字化管理水平，節約時間和檔案儲存成本，方便日后查詢[5]。

5 結束語

在信息化時代背景下，網上報賬系統的上線為高職院校的財務人員減輕了工作壓力，不僅方便了預算管理，還使各業務部門負責人對本部門的預算執行情況更加了解。然而，高職院校在應用網上報賬系統的過程中也面臨一定的問題。高職院校要正視問題、重視問題，更要積極地解決問題，不斷完善網上報賬系統，使其發揮出更大的價值，以便更好地服務師生，助力學校高質量發展。

主要參考文獻

[1]李博文.高校財務網上報賬系統問題及對策研究［J］.行政事業資產與財務，2022（7）：92-94.

[2」陳啟蕊.我國高校財務報銷現狀及對策探析：以YX學院為例［J].中國總會計師，2022（1）：149-151.

[3]盧瑞揚.基于財務信息平臺的高職院校財務網上報賬模式研究與實踐［J].商業會計，2020（10）：82-85.

[4」張寧．“雙高”背景下高職院校財務報銷信息化建設研究[J」.現代商貿工業，2023（3）：130-132.

[5]榮冰玉．“互聯網 +^′′ 背景下高校無接觸式報賬研究：以H高校為例［J].財會學習，2022（5）：97-99