數字化時代電子檔案保密管理研究

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.12.049

[中圖分類號］G270.7 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）12-0150-03

0 引言

數字化轉型背景下，電子檔案已成為企事業單位信息資源的重要載體。與紙質檔案相比，電子檔案具有易復制、易傳播、易竄改等特點，在給檔案管理帶來便利的同時也帶來了新的安全隱患。特別是在網絡環境下，電子檔案面臨著更為復雜的安全威脅，保密管理難度增加。如何運用現代信息技術建立健全保密管理機制，確保電子檔案的安全性、可靠性和完整性，已成為檔案管理信息化建設中亟待解決的重要問題。隨著國家對信息安全重視程度不斷提高，電子檔案的保密管理研究具有重要的理論價值和現實意義。

1電子檔案保密管理的深層困境

在當前數字化浪潮下，電子檔案的保密管理工作面臨著前所未有的挑戰。電子檔案保密管理還面臨著諸多深層困境，涉及管理制度、防護手段、人員素質等多個層面，需要系統梳理、深入剖析。

1.1保密管理制度不夠完善

許多企事業單位的電子檔案保密管理制度存在系統性缺陷。雖然國家出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《中華人民共和國檔案法》等文件，但在密級定密、動態調整、保密期限、解密程序等方面缺乏統一的操作規范。企事業單位在電子檔案保密管理制度執行中由于工作流程和責任界定不明確，導致保密管理工作隨意性較大。在部分企事業單位中，各部門間的保密管理制度存在交叉重疊甚至相互矛盾的情況。同時，由于考核監督機制不健全、追責機制不完善，制度執行流于形式，存在有規不依、違規操作等現象。這些問題亟待通過構建科學的制度體系來解決。

1.2技術防護手段相對落后

當前，電子檔案的技術防護手段難以應對復雜的安全形勢[1]。傳統的加密認證、訪問控制等基礎防護技術在面對高級持續性威脅和社會工程攻擊時顯得“力不從心”。檔案管理系統普遍采用封閉的傳統架構，未能充分利用云計算、大數據等新興技術。在數據保護方面，現有加密算法和認證機制的安全性與效率都有待提升。特別是在跨系統數據共享環節，缺乏對數據流轉過程的有效監控和追溯能力。系統普遍缺乏主動防御能力，數據備份和容災機制也較為簡單，難以應對新型網絡攻擊和勒索軟件的威脅[2]。

1.3人員保密意識有待增強

電子檔案保密管理人才隊伍建設滯后，嚴重制約著電子檔案保密管理水平的提升。管理人員普遍存在知識結構不合理、專業能力不足的問題，難以準確識別和防范新型安全威脅。保密管理崗位專業化程度不高，人員配備不足且流動性大，難以形成穩定的專業團隊。部分企事業單位現有的培訓體系內容單一，難以滿足不同人員的需求。同時，電子檔案保密管理工作要求的專業能力與綜合素質不斷提高，但人才培養體系未能有效整合信息技術、檔案管理、保密工作等多領域知識，導致人才供給與實際需求之間存在較大差距。

2 電子檔案保密管理困境的解決方案

面對數字化轉型帶來的新挑戰，傳統的電子檔案保密管理理念和方法已難以滿足新形勢的需要。企事業單位必須以創新思維重構保密管理體系，在制度設計、技術應用、人才培養等方面進行全方面創新，構建起適應數字化時代要求的電子檔案保密管理體系。

2.1健全分級分類管理制度體系

2.1.1設計保密管理制度框架

各企事業單位應當構建多層級、全覆蓋的電子檔案保密管理制度框架。在頂層設計方面，企事業單位需要建立由保密工作領導小組統籌、保密辦公室具體落實、各部門協同配合的管理架構，明確不同層級的職責分工和工作要求。制度框架應涵蓋保密管理組織體系、密級管理規范、安全防護要求、應急處置流程等核心內容[3]。具體而言，組織體系要明確保密工作分管領導、保密辦公室、涉密部門等各層級職責；密級管理規范需要規定定密、變更、解密等工作的要求；在安全防護方面，應制定人員、設備、信息系統等管理制度；應急處置則要建立突發事件報告、處置和責任追究機制。同時，制度框架還應與信息系統等級保護、涉密信息系統分級保護等要求相銜接，確保制度框架的完整性和協調性。

2.1.2制定分級分類管理體系

企事業單位應基于電子檔案的敏感程度、涉密范圍和泄露后果，建立科學的分級分類管理體系。首先，依據國家保密法規要求，將電子檔案劃分為絕密、機密、秘密3個密級，并細化各密級的界定標準。在分類方面，可按照業務領域、職能屬性、信息載體等維度進行系統分類。針對不同級別和類別的電子檔案，制定差異化的管理措施，如絕密級電子檔案實行專人管理、專機存儲、離線保管方式，機密級電子檔案采用雙重加密存儲、嚴格訪問控制方式，秘密級電子檔案采取基本的安全防護措施。此外，還需要建立定期審查機制，根據內容變化和使用情況適時調整密級，確保分級分類動態管理。在日常工作中，通過信息系統實現分級分類標識的自動識別和管理。

2.1.3制定密級標識管理規范

企事業單位要制定統一的電子檔案密級標識管理規范，實現密級標識的可識別性和規范化管理。在元數據設計層面，將密級標識嵌入電子檔案的核心元數據中，包括密級屬性、保密期限、知悉范圍等要素。密級標識應當清晰、醒目，便于系統自動識別和人工辨別[4]。在文件命名規則中，需要統一密級代碼的表達方式，如在文件名前加“ ”表示秘密、“★★”表示機密、“ ”表示絕密。同時，建立密級標識的校驗機制，通過技術手段確保密級標識的完整性和一致性。在電子檔案流轉過程中，規范密級標識的傳遞要求，確保電子檔案在系統之間遷移、交換時密級信息不丟失、不被竄改。

2.2構建安全防護體系

2.2.1采用多層級的加密防護體系

企事業單位在電子檔案保密管理中應采用多層級的加密防護體系。在傳輸環節，需要部署基于國密算法的安全套接字層（SecureSocketsLayer，SSL）或傳輸層安全層（TransportLayerSecurity，TLS）加密通道，確保數據傳輸過程中的保密性。在存儲環節，要采用雙重加密策略：對存儲介質實施全盤加密，同時對重要電子檔案進行文件級加密。在密鑰管理方面，企事業單位需要建立專門的密鑰管理中心，實現密鑰的集中管理和定期更新。針對涉密電子檔案，還應采用硬件加密機實現高強度加密，并通過數字簽名技術保障文件的完整性和不可否認性。在加密算法選擇上，應優先使用國密算法，如SM2非對稱加密、SM4分組加密等，確保加密強度滿足等級保護要求。

2.2.2構建基于角色的訪問控制機制

企事業單位應構建基于角色的訪問控制機制，實現電子檔案訪問權限的精細化管理。通過統一的身份認證平臺，采用生物特征識別、數字證書等技術，確保用戶身份的真實性。在權限分配方面，根據最小授權原則，將系統功能和數據訪問權限細化為瀏覽、下載、編輯等不同級別，并與用戶角色進行動態映射。針對高密級電子檔案，實施雙人控制機制，要求兩名具備相應權限的用戶同時在線才能進行敏感操作。同時，建立權限定期審查機制，及時去除離職人員的權限，避免權限濫用風險。在系統層面，通過訪問控制列表（Access ControlList，ACL）和強制訪問控制（MandatoryAccessControl，MAC）相結合的方式，實現多維度的權限控制。

2.2.3搭建安全審計體系

企事業單位要建立全方位的安全審計體系，實現電子檔案全生命周期管理的可追溯。通過部署集中審計平臺，對用戶登錄、權限變更、文件操作等安全事件進行統一采集和分析。審計平臺應具備多維度的分析功能，能夠從用戶行為、系統狀態、數據流向等角度進行安全態勢評估。針對敏感操作設置實時告警規則，通過大數據分析技術識別異常行為。在審計數據存儲方面，采用區塊鏈技術確保審計日志的不可篡改性，并建立分級存儲機制，實現海量審計數據的高效管理。審計平臺還應提供完備的審計查詢和報表分析功能，滿足各類合規性審計要求。同時，建立審計數據分析模型，通過機器學習等技術提高異常行為識別的準確性。

2.2.4強化數據備份與恢復

企事業單位需要構建多層次的數據備份體系，確保電子檔案的安全性和可恢復性。在備份策略設計上，采用“存儲快照 + 異地容災 + 離線備份”三重保護機制。存儲系統通過快照技術實現數據的實時備份，支持數據的快速恢復。異地容災中心則通過專線網絡進行實時數據同步，確保在主中心發生故障時業務的連續性。針對勒索軟件等威脅，要定期將重要數據進行離線備份，并妥善保管備份介質[5]。在備份管理方面，建立備份監控平臺，實時監測備份任務執行情況，確保備份數據的完整性。同時，制定完善的數據恢復預案，定期開展恢復演練，驗證備份數據的可用性。此外，還要建立備份介質銷毀制度，對失效或報廢的存儲介質進行安全處置。

2.3加強保密管理隊伍建設

2.3.1構建保密教育培訓體系

企事業單位需要構建全員覆蓋、分層分類的電子檔案保密教育培訓體系。管理層培訓要重點聚焦于保密法規政策、風險研判、應急處置等領域，提升其保密管理決策能力。技術人員培訓內容要包括密碼技術應用、系統安全防護、數據恢復等專業知識。對于普通工作人員，則著重開展保密意識培養和操作規范培訓，強化其日常保密習慣的養成。在培訓方式上，采用線上線下相結合的培訓方式，通過案例教學、實操演練、技能競賽等多樣化形式提升培訓效果。信息部門要開發智能培訓平臺，運用虛擬現實（VirtualReality，VR）、增強現實（AugmentedReality，AR）等新興技術創新培訓手段，增強培訓的趣味性和實效性。保密辦公室要定期組織保密知識測試和實戰演練，建立培訓效果評估機制。人力資源部門將保密培訓納入崗前教育和繼續教育體系，形成常態化的保密教育機制。

2.3.2制定保密崗位責任制度

企事業單位應制定完善的保密崗位責任制度，明確各層級人員的保密職責和權限邊界。主要負責人作為保密工作第一責任人，負責建立保密工作領導機制，推動保密管理體系建設。分管領導具體分管保密工作，定期研究和解決保密管理重點、難點問題。保密辦公室履行保密管理的具體職責，負責制度制定、教育培訓、監督檢查等日常工作。涉密部門負責人承擔本部門保密管理直接責任，落實各項保密要求。系統管理員負責技術防護措施的制定和系統維護，確保系統安全穩定運行。涉密人員嚴格遵守保密規定，規范涉密信息系統的操作。監管部門定期開展保密檢查，督促各崗位履職盡責。人力資源部門將保密責任納入績效考核，并將考核結果與評優評先、職務晉升掛鉤，形成保密工作激勵約束機制。

2.3.3建立違規處罰機制

監察部門應制定嚴格的保密違規處罰制度，建立分級懲處機制。對泄密事件按照情節輕重劃分為一般泄密、重大泄密和特別重大泄密3個等級，分別給予警告、記過、降職降級、開除等處罰。人力資源部門負責建立違規行為檔案，將保密違規記錄納入個人檔案。保密辦公室對違規人員進行約談教育，責令其限期整改。法務部門對造成重大損失的泄密行為啟動司法程序，依法追究法律責任。審計部門定期開展保密專項審計，及時發現和糾正違規行為。各業務部門建立內部通報制度，對查實的違規案例及時通報，發揮警示教育作用。行政部門將保密工作納入重要議事日程，定期聽取違規案件處理情況匯報。

3 結束語

數字化時代，電子檔案的保密管理是一項系統工程，需要從管理制度、技術手段、人員素質等多個維度著手推進。企事業單位應當以信息系統等級保護為基礎，構建全方位的安全防護體系；運用新一代信息技術，提升保密管理能力；加強保密教育培訓，打造專業化人才隊伍。只有建立健全保密管理長效機制，才能有效應對數字化環境下的各類安全威脅，切實保障電子檔案信息安全，推動檔案管理工作高效開展。企事業單位還要重視電子檔案保密管理工作的系統性和協同性，通過多措并舉，形成保密管理工作合力。

主要參考文獻

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［4]曾婷婷.面向數字檔案館的企業電子檔案保密管理策略初探［J].機電兵船檔案，2022（6）：96-98.

[5]顧維維，余瑜，楊蕊.數字時代電子文件安全保密研究[J].辦公自動化，2022（21）：52-54.