信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用探究

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是企業(yè)的重要信息資源和文化資產(chǎn)。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求，信息技術(shù)的應(yīng)用成為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵路徑。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效管理與深度開發(fā)利用，為企業(yè)戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)拓展、風(fēng)險(xiǎn)防控等提供有力支持，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，深入研究信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案管理效率

信息技術(shù)的應(yīng)用打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制。電子檔案可通過網(wǎng)絡(luò)快速傳輸與共享，用戶能夠隨時(shí)隨地在線查詢檔案信息，無需像傳統(tǒng)模式那樣到實(shí)體檔案室調(diào)閱。檔案管理信息系統(tǒng)的自動(dòng)化功能，如自動(dòng)分類、自動(dòng)編目等，大幅減少了人工操作環(huán)節(jié)，提高了檔案整理與檢索效率。此外，信息技術(shù)還能實(shí)現(xiàn)檔案的批量處理，對(duì)于大量新產(chǎn)生的檔案，可快速完成錄入與歸檔，有效提升了管理效率。

（二）促進(jìn)檔案資源深度開發(fā)利用

信息技術(shù)為檔案資源的深度開發(fā)提供了有效工具。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，企業(yè)能夠?qū)n案中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的潛在關(guān)系與規(guī)律，從而為企業(yè)決策提供更具價(jià)值的參考。例如，分析客戶檔案數(shù)據(jù)，可挖掘客戶需求偏好，優(yōu)化產(chǎn)品服務(wù)；分析生產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)，可總結(jié)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工藝流程。同時(shí)，人工智能技術(shù)的應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的智能提取與分析，輔助用戶快速獲取所需信息，提升檔案資源的利用效率與質(zhì)量。

（三）降低檔案管理成本

從長(zhǎng)期來看，信息技術(shù)的應(yīng)用有助于降低企業(yè)檔案管理成本。雖然前期在硬件設(shè)備購置、軟件系統(tǒng)開發(fā)或采購、人員培訓(xùn)等方面需要一定投入，但隨著系統(tǒng)的運(yùn)行與完善，可減少對(duì)實(shí)體檔案庫房的依賴，降低庫房建設(shè)、維護(hù)成本。如某企業(yè)檔案數(shù)字化后，實(shí)體檔案庫房面積縮減 70% ；自動(dòng)化的管理流程減少了人工操作，降低了人力成本；數(shù)字化的存儲(chǔ)方式也節(jié)省了紙張、裝訂材料等耗材費(fèi)用。

二、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理應(yīng)用中存在的問題

（一）信息化建設(shè)水平參差不齊

不同規(guī)模、不同行業(yè)的企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面存在較大差距。大型企業(yè)憑借資金、技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠投入大量資源建設(shè)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的全面數(shù)字化與智能化管理；而一些中小企業(yè)由于資金短缺、技術(shù)力量薄弱，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主，或者僅完成了部分檔案的數(shù)字化，尚未建立完善的電子檔案管理體系，難以充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。

（二）檔案管理系統(tǒng)兼容性與擴(kuò)展性不足

《2024年中國檔案信息化發(fā)展報(bào)告》指出，一部分中小企業(yè)現(xiàn)有檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接率不足 45% ，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)無法自動(dòng)采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，大部分企業(yè)需要人工錄入檔案數(shù)據(jù)至檔案庫，耗時(shí)耗力，且錯(cuò)誤率較高。還有一部分企業(yè)系統(tǒng)老舊，缺乏算力接口，無法應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，制約企業(yè)檔案信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

（三）復(fù)合型人才短缺

信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用需要既懂檔案管理業(yè)務(wù)、又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。然而，目前企業(yè)檔案管理人員普遍存在知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的問題，部分人員對(duì)檔案管理理論與實(shí)踐較為熟悉，但缺乏信息技術(shù)應(yīng)用能力，而信息技術(shù)人員又不了解檔案管理業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)致在系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)與應(yīng)用過程中難以有效滿足實(shí)際需求。此外，企業(yè)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)投入不足，未能及時(shí)幫助其更新知識(shí)技能，進(jìn)一步加劇了專業(yè)人才短缺的狀況

三、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)化策略

（一）分層推進(jìn)信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)制定科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)與實(shí)施步驟。規(guī)劃要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，充分考慮企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求以及資金、技術(shù)等資源條件，確保信息化建設(shè)與企業(yè)整體發(fā)展相協(xié)調(diào)。對(duì)于中小企業(yè)，可采用分步實(shí)施的策略，優(yōu)先完成基礎(chǔ)檔案的數(shù)字化與管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能建設(shè)，逐步完善系統(tǒng)功能；大型企業(yè)則應(yīng)注重系統(tǒng)的先進(jìn)性與前瞻性，加強(qiáng)與前沿技術(shù)的融合，打造智能化的檔案管理平臺(tái)。

（二）構(gòu)建開放兼容的技術(shù)構(gòu)架

企業(yè)在選擇或開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要注重系統(tǒng)的開放性與兼容性，采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口與協(xié)議，實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接與數(shù)據(jù)共享。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要具備良好的擴(kuò)展性，采用模塊化架構(gòu)，便于企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求添加新功能模塊或進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。此外，要加強(qiáng)與軟件供應(yīng)商的合作，建立長(zhǎng)期的技術(shù)支持與服務(wù)機(jī)制，確保系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行并不斷優(yōu)化。在技術(shù)層面，需構(gòu)建“兼容性一安全性一智能化”協(xié)同的防護(hù)體系：通過標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成，避免因數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一引發(fā)的傳輸漏洞；在系統(tǒng)對(duì)接層嵌人入侵檢測(cè)（IDS）、數(shù)據(jù)脫敏等模塊，對(duì)跨系統(tǒng)流動(dòng)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與加密處理；采用云原生架構(gòu)搭建檔案管理平臺(tái)，利用云服務(wù)商的動(dòng)態(tài)安全補(bǔ)丁更新、分布式存儲(chǔ)容災(zāi)機(jī)制，同時(shí)為未來接入AI安全審計(jì)工具（如異常訪問行為識(shí)別算法）預(yù)留技術(shù)接口，實(shí)現(xiàn)安全防護(hù)與系統(tǒng)擴(kuò)展的同步升級(jí)。

（三）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)力度。一方面，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員參加信息技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)課程、研討會(huì)，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方法；鼓勵(lì)檔案管理人員通過自學(xué)、考取專業(yè)證書等方式提升自身能力。另一方面，積極引進(jìn)既懂信息技術(shù)又熟悉檔案管理的復(fù)合型人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。此外，建立合理的人才激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在檔案信息化建設(shè)、技術(shù)創(chuàng)新等方面表現(xiàn)突出的個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)人才的工作積極性與創(chuàng)造力。

作者單位：河北省高速集團(tuán)有限公司石黃分公司