檔案數(shù)字化背景下電子文件長期保存策略研究

一、引言

電子文件在現(xiàn)代社會中扮演著重要角色，其廣泛應用于各類機構的日常管理、業(yè)務操作與信息存儲之中。然而，隨著信息技術的迅速發(fā)展、電子文件數(shù)量的激增以及科學技術的不斷更新，如何實現(xiàn)電子文件的長期保存、有效管理和安全保護，已成為相關機構亟待解決的問題。基于此，本文旨在深入探討電子文件長期保存的策略，重點論述如何通過完善的管理機制確保電子文件保存的規(guī)范性與高效性，強調(diào)人員培訓對提升文件保存與管理質(zhì)量的重要性，同時系統(tǒng)闡述推動電子文件管理標準化的必要性，并提出有效的安全防護措施，以期為相關工作的開展提供可行性建議。

二、檔案數(shù)字化背景下電子文件長期保存面臨的挑戰(zhàn)

（一）技術層面

隨著信息技術的快速發(fā)展，文件存儲的格式、操作系統(tǒng)以及軟件應用程序等也在迭代更新。傳統(tǒng)的存儲方式逐漸難以適應新技術的發(fā)展需求，而許多歷史數(shù)據(jù)仍采用舊有的存儲格式進行保存，導致其在新的技術環(huán)境下面臨讀取或恢復困難的問題。同時，科學技術的快速發(fā)展還促使文件的存儲介質(zhì)持續(xù)更新?lián)Q代，這些介質(zhì)本身具有一定的生命周期，無法長期保持穩(wěn)定狀態(tài)。除此之外，隨著信息技術的不斷升級，文件保存還可能面臨數(shù)據(jù)丟失、元數(shù)據(jù)缺失等風險。例如，在使用自動化文件遷移工具時，原有文件的格式、元數(shù)據(jù)等信息可能發(fā)生改變，進而導致數(shù)據(jù)丟失。因此，為確保文件的完整性和可用性，文件管理機構必須構建科學合理的文件遷移機制，并輔以相應的檢查與修正措施，使遷移后的文件能在新環(huán)境中得到有效利用，切實保障文件的完整與安全。

（二）管理層面

當前，眾多組織機構基于自身業(yè)務特性與管理需求，構建了類型多樣、各具特色的文件管理機制，致使其管理方式呈現(xiàn)出顯著的差異化特征。這種差異化的管理方式在一定程度上影響了機構間文件資源的共享效率。例如，部分機構采用“時間戳+業(yè)務代碼”的復合命名規(guī)則，而部分機構則依托于元數(shù)據(jù)標簽系統(tǒng)進行文件分類管理。由于不同機構在命名規(guī)則、分類邏輯及元數(shù)據(jù)架構等核心要素上缺乏統(tǒng)一標準，導致其在文件信息共享時面臨三重障礙：其一，文件命名規(guī)則差異導致檢索匹配困難，人工比對成本激增；其二，元數(shù)據(jù)字段定義不統(tǒng)一造成信息解析偏差，致使數(shù)據(jù)交互存在斷層風險；其三，格式規(guī)范缺失導致數(shù)據(jù)整合需進行二次轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)的完整性與可用性易受損害。尤其在跨單位項目協(xié)同、數(shù)據(jù)資源整合等場景中，文件命名不規(guī)范、格式標準不兼容及元數(shù)據(jù)結構斷層等問題集中顯現(xiàn)，導致信息流轉(zhuǎn)效率降低，數(shù)據(jù)復用成本明顯增加。

（三）安全層面

電子文件的安全性面臨挑戰(zhàn)，對此，建立良好的網(wǎng)絡安全防護體系十分有必要。此外，部分機構尚未建立規(guī)范的數(shù)據(jù)備份與恢復機制，具體表現(xiàn)為備份周期不固定、存儲介質(zhì)存在安全隱患等。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，有效恢復機制的缺失將導致文件永久性丟失。因此，強化數(shù)據(jù)備份與恢復工作、構建規(guī)范的數(shù)據(jù)備份與恢復機制是保障電子文件安全的重要措施。

三、檔案數(shù)字化背景下電子文件長期保存的策略

（一）技術策略

1.選擇合適的存儲格式

電子文件長期保存的核心在于存儲格式的適宜性。隨著信息技術的發(fā)展與系統(tǒng)的迭代更新，存儲格式的選擇不僅影響文件的互通性，更直接影響其可讀性及技術更新的適應性。為確保文件的長期安全性，管理機構應選擇公開、通用且穩(wěn)定的存儲格式（如PDF/A、XML格式等）。PDF/A是一種專為電子文件長期保存而設計的文件存儲格式，這種格式使用自包含的文件結構，可以保證文件內(nèi)容的完整性，有效規(guī)避因技術更新導致的讀取障礙。該格式嚴格遵循“ISO 19005”標準，從根本上解決了電子文件因格式落后而無法進行讀取的問題。XML格式則憑借其結構化、跨平臺特性，在數(shù)據(jù)存儲領域展現(xiàn)出獨特優(yōu)勢，其文本可讀特征為電子文件長期保存提供了可靠保障。

2.建立規(guī)范的數(shù)據(jù)遷移機制

為確保電子文件在新的技術環(huán)境中仍然可以被有效利用，文件管理機構需著力構建規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)遷移機制。在技術迭代的過程中，需建立標準化遷移流程：首先，制訂結構化遷移方案，明確時間節(jié)點、目標文件清單及優(yōu)先級別；其次，運用自動化工具完成批量遷移，同時結合人工校驗確保文件格式、元數(shù)據(jù)等關鍵要素的安全性；最后，加強遷移的審核和驗證，通過抽樣等手段確認數(shù)據(jù)的完整性。該機制針對每次技術升級均進行全周期管控，從遷移方案制訂到遷移活動完成的每一環(huán)節(jié)均需進行有效監(jiān)測。對于遷移后的文件，除了在新平臺確保其可讀性以外，還需采取持續(xù)性維護策略，通過定期格式檢測與適應性轉(zhuǎn)換，維持其核心價值與功能的完整性。

3.合理利用數(shù)字保存技術

可充分利用數(shù)字簽名保存技術確保電子文件的完整性和真實性。該技術能夠為文件生成唯一數(shù)字標識符，使其在長期保存過程中維持信息的完整性。若文件在保存期內(nèi)被篡改或丟失，簽名驗證系統(tǒng)將即時發(fā)出異常警示，有效防范文件篡改、偽造行為。此外，元數(shù)據(jù)加密技術也能為電子文件的長期保存提供有效保障。該技術采用標準化的加密算法對文件實施保護，確保未經(jīng)授權者無法訪問或開啟文件；同時結合動態(tài)權限控制系統(tǒng)，實現(xiàn)分級訪問（僅特定權限人員可進行查閱與編輯）。元數(shù)據(jù)加密技術既能有效防止因外部攻擊導致的數(shù)據(jù)破壞，又能通過權限隔離控制內(nèi)部風險，最大程度上保證電子文件的安全與穩(wěn)定。

（二）管理策略

1.完善管理機制

為實現(xiàn)電子文件的長期保存，文件管理機構需建立完善的管理機制，統(tǒng)一工作流程，明確相關人員在文件的收集、整理、存儲及使用等環(huán)節(jié)的工作標準，避免工作過程中的不規(guī)范操作。具體而言，應就文件存儲地址、歸檔流程與檢查機制等進行明確規(guī)定，細化各環(huán)節(jié)的任務分工與權責邊界。首先，在電子文件收集階段，需設定文件的接收標準及操作流程，確保電子文件內(nèi)容的完整性；其次，在電子文件整理、存儲階段，需規(guī)范分類標準、元數(shù)據(jù)標注規(guī)則及存儲介質(zhì)選用要求，確保文件的長期穩(wěn)定性；再次，在電子文件審查階段，應建立定期審查機制，檢驗文件格式的有效性與文件內(nèi)容的準確性；最后，還應就績效考評、責任追究等環(huán)節(jié)進行明確規(guī)定，強化管理主體責任落實。該管理機制通過標準化的流程控制與技術規(guī)范約束，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的規(guī)范化管理，為其長效保存與規(guī)范利用提供有效保障。[1]

2.提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)

文件管理工作質(zhì)量的好壞與從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)的高低密切相關，提升文件管理人員的專業(yè)化水平是電子文件管理工作提質(zhì)增效的重要路徑。當前，信息技術的快速發(fā)展不斷更新著文件管理人員的學習內(nèi)容，這要求從業(yè)人員應充分了解先進技術在電子文件保存過程中的使用方法，掌握數(shù)據(jù)恢復、文件遷移等核心技能，以提高工作效率。同時，文件管理機構應積極開展風險管理、法律法規(guī)相關的專題培訓，建立規(guī)范的考核認證機制，通過理論測試與實操評估雙重檢驗培訓成效，并將考核結果納入崗位績效考核體系，進一步提升從業(yè)人員的風險識別與合規(guī)操作能力。以上措施可以有效地提升文件管理人員的專業(yè)技能，為電子文件的長期、安全保存提供堅實的人才基礎。[2]

3.推動標準化建設

為實現(xiàn)電子文件的長期保存，相關主體需著力建立并推行統(tǒng)一規(guī)范的電子文件管理標準，積極推進電子文件管理的標準化建設，確保文件長期有效。該標準應涵蓋文件格式規(guī)范、存儲介質(zhì)要求、文件遷移及分類標準等，為各機構間的文件資源共享提供統(tǒng)一標準。例如，“ISO 15489”文件管理標準是國際通用的電子文件管理標準，可以為國內(nèi)電子文件管理標準的建立提供參考。此外，相關主體還應積極推動電子文件管理的標準化建設，如相關部門應出臺相應政策，倡導各機構在電子文件的管理中采用統(tǒng)一的標準，配套推出認證體系與激勵政策，促使社會各界形成統(tǒng)一的管理標準。標準化建設能夠顯著提高電子文件的管理效率，從根本上保障電子文件的真實性、完整性及長期可用性。[3]

（三）安全策略

1.構建網(wǎng)絡安全防護體系

構建網(wǎng)絡安全防護體系是保障電子文件長期、安全保存的重要基礎。現(xiàn)階段，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，電子文件面臨的網(wǎng)絡安全問題日益明顯。為保證信息安全，相關主體要從多個角度出發(fā)加強信息安全防護。首先，應充分發(fā)揮智能防火墻對電子文件的保護作用，有效防止外部非法訪問；其次，利用入侵檢測系統(tǒng)（IDS）對全網(wǎng)流量異常行為進行實時監(jiān)控和分析，防止安全威脅的發(fā)生；最后，對數(shù)據(jù)傳輸過程進行加密處理，以“端對端”加密的方式傳輸數(shù)據(jù)，從而減少數(shù)據(jù)在傳輸過程中被更改的可能性。相關主體應將上述技術綜合在一起，形成有效的網(wǎng)絡安全防護體系，在最大程度上降低安全風險。[4]

2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復機制

為保證電子文件在遇到突發(fā)事件后能夠得到快速、有效地恢復，文件管理機構需積極建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制，保證文件的完整與安全。在電子文件管理工作中，因硬件故障、人為操作失誤等情況導致的電子文件丟失不可避免，因此，利用科學合理的數(shù)據(jù)備份與恢復機制來保證文件的有效性和可靠性顯得尤為重要。文件管理機構應明確備份方式、頻率和存儲媒介，如對重要文件等應定期進行全量備份，并且將備份文件存儲在物理隔離的位置，以避免主文件與備份文件同時遭受損毀。同時，應根據(jù)需求選擇備份方式，如全量備份或增量備份，以提升備份效率。此外，相關主體應建立完善的數(shù)據(jù)恢復機制，在突發(fā)情況發(fā)生后，有效的文件恢復機制可以在最短時間內(nèi)找到丟失的文件并加以恢復，縮短恢復時間，提高工作效率。總之，完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制能夠?qū)崿F(xiàn)對丟失文件的應急補救，顯著提升電子文件的安全性。[5]

3.提升安全防護意識

在數(shù)字化時代，為實現(xiàn)電子文件的長期保存，文件管理機構既要充分利用先進技術手段降低安全風險，又要積極采取有效措施提升文件管理人員的安全防護意識，通過系統(tǒng)性培訓提升其安全防護能力。其一，可開展檔案安全專題培訓，定期就內(nèi)部操作失誤案例及外部典型事件進行深入分析，強化文件管理人員的風險認知。其二，邀請網(wǎng)絡安全專家講解前沿防護技術，幫助管理人員了解行業(yè)最新動態(tài)，有效提升信息安全防護能力。其三，積極開展網(wǎng)絡安全攻防演練，強化文件管理人員的危機意識及實踐能力。[6]

四、結語

總而言之，電子文件的長期保存是一項系統(tǒng)性工程，相關主體需通過合理利用信息技術、建立完善的管理機制及提供綜合性安全保障等措施，方能使電子文件在生命周期內(nèi)維持安全性與有效性。因此，文件管理機構需要根據(jù)實際情況持續(xù)優(yōu)化調(diào)整電子文件保存策略，從而不斷提升電子文件管理水平，以最大限度地挖掘其有效價值。

參考文獻：

[1]李曉紅.檔案數(shù)字化背景下電子文件長期保存的技術路徑研究[J].檔案學通訊，2023，12

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[2]王明輝.數(shù)字檔案資源長期保存的元數(shù)據(jù)管理策略[J].檔案與建設，2021，14（06）：28-30.

[3]陳靜怡.基于云存儲的電子文件長期保存模式探索[J].現(xiàn)代情報，2021，39（08）：112-113.

[4]劉建國.檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的電子文件真實性保障機制[J].浙江檔案，2022（01）：35-36.

[5]張麗芳.數(shù)字檔案長期保存的格式選擇與遷移策略[J].檔案學研究，2020（04）：60-62.

[6]趙宏偉.大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子文件長期保存的風險管理[J].山西檔案，2021（05）：18-20.

（作者簡介：張洪免，女，大專，泊頭市交通運輸局地方道路管理站，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 葛星星）