深挖優秀校友檔案資源助推中學高質量發展

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

普通中學的優秀校友是指畢業生中取得成就，達到一定水平，具有較高地位且有影響力的校友。優秀校友檔案則是指反映其個體成長、工作、成就和業績的材料及實物等。

優秀校友檔案真實記載著學校的發展歷程，濃縮了學校事業的精華，顯示學校教育的質量和水平，具有豐富的思想、文化、知識和歷史，建設優秀校友檔案，營造校園文化，以榜樣示范的方式，對學生開展校史教育、信念教育以及科技和人文教育等，必將發揮獨特的育人效能。近年來，各類學校都開始注重校友檔案的建設，加強校友資源的利用，而其中的優秀校友檔案更是對學校建設和學生教育有著非常重要的利用價值。作為普通中學，優秀校友檔案的建設和利用工作十分迫切，同時也存在諸多亟待破解的難題。

優秀校友是學校發展不可忽視的一筆寶貴財富，一種不可或缺的優質資源，是學校底蘊的最好體現。每所學校都培養了大批杰出的學子，他們步入社會后，在國內外各行各業中表現出色，取得了卓越的成就，成為社會精英。作為在校學生的杰出校友，他們所展現的榜樣力量、輻射效應以及示范引領作用，均為激勵在校學子奮力拼搏、積極進取的不竭動力。

一、普通中學優秀校友檔案建設的意義

知名校友檔案資源是愛國主義教育的生動素材，是學校落實立德樹人根本任務的有效途徑，是推動自身發展的不竭動力。優秀校友的檔案是他們努力奮斗的人生軌跡的展現，真實記錄著他們在學習和工作期間，在社會不同領域的活動及取得的成績，是他們能力、精神、思想和智慧的結晶，是學校人文傳承的重要載體，無論對于在校學生還是教師，都具備適于學習借鑒、可供參考利用的重要價值。如今，越來越多的中學開始著手開發、利用校友檔案，尤其是其中優秀校友的榜樣力量，在學校的發展建設中更是發揮出越來越重要的作用。

榜樣可以引導人、塑造人和鼓舞人，充分發掘利用中學優秀校友檔案，發揮其在中學建設、德育教育以及文化傳承等方面的重要價值，對培養青少年良好的道德品質和昂揚精神風貌，具有積極且深遠的現實意義。初中生正處于世界觀、人生觀和價值觀初步形成的關鍵時期，在當前信息爆炸、社會多元化的背景下，學生價值觀沖突愈發直接，選擇也變得更加困難。部分學生存在物質上的盲目攀比、學習動力不足、精神層面空洞迷茫的現象，給校園文化的健康發展以及學生人格的健全培養造成了負面影響。優秀校友的人格魅力、人文素養和學術底蘊等，皆能潛移默化地濡染和熏陶在校學生，激勵并引導他們堅定奮斗目標，樹立遠大理想，踏上正確的成才之路。

二、普通中學優秀校友檔案建設存在的問題

擁有高質量的優秀校友檔案，學校的人文歷史底蘊方能持續積淀，學校的影響力方能不斷提升，學校的文化內涵方能得到充分彰顯。但鑒于普通中學財力、物力和人力所限，優秀校友檔案征集工作在許多中學進展緩慢、阻礙重重。優秀校友檔案屬于人物檔案的一種，完整的人物檔案貫穿人的一生，征集工作繁雜且瑣碎。很多校友參加工作后，足跡遍布全國乃至世界各地，資料的收集要耗費大量的時間和精力，但學校檔案工作者還承擔著其他工作，精力有限，難以應對如此龐大的工作量。加之普通中學日常工作以教學為主，對校友檔案不夠重視，缺乏完善的規章制度，人力、物力資源短缺，沒有系統、長期的發展規劃等，使得優秀校友檔案質量不高、利用率低下，難以充分發揮優秀校友檔案的引領、激勵和教育作用。

1.優秀校友檔案的征集范圍有限，方式單一目前，很多中學優秀校友檔案僅限于校友在校期間的學籍檔案及在校活動、獲得榮譽的資料收集，渠道單一，形式古板，缺少能夠反映校友在校期間學習、生活和參與各種在校活動、社會活動等方面“過程性”、有血有肉、富有感染力的鮮活資料。

2.優秀校友檔案形成周期長、時間跨度大、征集范圍廣以及資料種類雜，征集難度非常大

隨著求學、工作的不斷變動，很多優秀校友漸漸與學校失去聯系，如不及時跟進了解、溝通交流和發掘收集，他們的很多珍貴資料便難以歸檔，對學校來說是一種巨大的損失。但這些資料散落于校友工作、生活的方方面面，貫穿校友一生，如何選擇、如何收集是擺在學校檔案工作者面前的一個巨大難題。

3.校友主動提交、捐贈檔案的積極性不高

在優秀校友檔案的征集過程中，一些證書、實物類的資料屬于校友個人財產，有且只有一份，加之學校保管條件有限，被征集人往往對捐獻檔案心存顧慮或是直接拒絕，這對學校檔案工作者在檔案收集工作中的溝通交流能力、應變能力以及解決問題等能力都是極大的考驗。

4.優秀校友檔案建設的力量不夠，檔案數字化不足，難以有效利用

普通中學在檔案管理人員的配備方面多為兼職，檔案管理人員的業務能力、理論水平不高，還要兼顧其他工作，在檔案工作上難以投入足夠精力，導致檔案工作效率低、質量差。雖然現在學校都在推動數字化建設，但在檔案工作上，許多學校的數字化進程還遠遠不夠。例如，受限于時代條件，過去的校友檔案大多以紙質形式保存，導致檔案的查找與利用極為不便。將這部分紙質檔案展開數字化轉換，需要耗費大量的人力資源和時間，制約了優秀校友檔案的建設與有效利用。

5.學校師生的檔案意識薄弱

檔案工作在普通中學并非重點，常常處于被邊緣化的狀態，上至學校領導，下至廣大師生、行政管理人員，對檔案工作普遍認識不夠，檔案意識不強，主動留檔意識差，導致大量有價值的檔案資料長期積壓在學校各部門，極易流失或損毀。

6.缺乏成熟的工作體系，檔案收集、管理的協同性不足

在校檔案記錄了優秀校友學習成長的足跡與歷程，這些檔案分散在學校各部門，由于缺乏一套完善的工作體系來保障高效的溝通和協調，加之缺乏明確的規范和約束，檔案管理人員難以促使其他部門人員主動、及時地整理并提交學生檔案，各部門間難以實現信息共享，導致檔案信息分散和混亂。

三、充分利用學校現有資源，推動優秀校友檔案的建設和利用

隨著學校的發展，校友越來越多，優秀校友檔案資源越來越豐富，如何在有限的條件下，做好檔案收集和利用工作呢？通過多次調研、討論，吸收一些成功學校的先進經驗，并結合我校實際，量力而行，充分利用現有資源，從以下幾個方面入手，推動優秀校友檔案的初步建立和充分利用。

1.結合學校實際情況，制定切實可行的標準和要求，明確優秀校友檔案征集的層次和范圍

作為一所普通中學，我們從實際出發，堅持“寧寬勿緊”的原則，制定了切實可行的優秀校友檔案收集管理辦法、實施細則等規章制度，明確檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等方面的標準和流程，確定建檔對象的層次，對在社會各領域具有一定影響，有著顯著貢獻和成就的校友都納入征集對象。

對于檔案征集內容，我們注重能夠全面客觀地反映校友成長、奮斗、經歷和成就的資料及物品，征集中力避死板教條，靈活處置，敢于變通，堅持重點收集與普遍收集相結合，既要做到應收盡收，應歸盡歸，也要重點突出。除了著作、證書、獎項和實物等有明確出處的重點資料，還對校友在交流、講學和會議等活動中形成的資料、學術手稿、個人日記、照片、書信、電子文件、活動影像、媒體的新聞報道以及專題采訪等，只要有一定價值的檔案，都納入征集內容，使檔案的征集內容更加多樣化，力爭種類豐富、應收盡收，優秀校友檔案的征集量得到增加。

2.勤于溝通，善于交流，多與校友保持情感聯絡，并對捐贈檔案給予多重保障，以推動優秀校友檔案征集的順利實施

首先，加強與被征集者的溝通交流。在學校重大的節慶活動時主動邀請他們參加，經常電話走訪，了解他們的近況，在學校發展建設等方面主動征求其意見和建議，并定期向他們通報學校的發展狀況，加強他們對學校的關注和了解，激發其對母校的熱愛之情。

其次，明確檔案資料的所有權、利用權，為被征集人提供詳細的保障和承諾，以多條措施強化校友檔案數據的隱私與安全保護，并向校友詳細說明檔案資料對學校建設和教育、教學的重要性，以激發其榮譽感、責任感，消除他們的擔憂，取得他們的認可。

最后，對于實在不能捐贈原件的，在征得對方同意的情況下，對原件實行復制存檔，對一些實物類資料則以影像錄制的方式實行歸檔。

3.利用好現有條件，充分挖掘潛在資源，多途徑、多方式推動優秀校友檔案的建設和利用

（1）廣泛發動學校退休教職工、在校教師參與優秀校友檔案征集工作，讓他們擔任義務檔案聯絡員，通過他們與優秀畢業生間的聯系，解決了大量的人力和時間的短缺問題，使得優秀校友檔案的征集工作得到很大突破。在近兩年所征集到的優秀校友校外檔案中，有接近60% 的檔案是直接或間接由學校退休和在職的教職工收集、推薦或聯系促成。

（2）通過網絡查詢，學校某Q群、某信群、校友群及往年的班級群等，發現、尋找和聯系優秀校友，開展檔案收集。

（3）每年暑假設立校友檔案征集日，提前與校友溝通，鼓勵他們提前準備好材料，并于校友檔案征集日時集中到現場、郵寄或網絡提交近期新產生的檔案資料。

（4）積極前置優秀校友檔案工作流程，著重加強在校學生檔案資料的收集與整理。將校友檔案收集作為各部門的一項具體工作，明確學校各部門的收集目標和任務，打通校辦、教務、團委、人事、各級部、教學組和檔案等各部門的數據共享通道，消除內部信息壁壘，做到校內信息數據互聯互通，力保在校學生檔案的完整、及時收集，并定期整理建檔，為日后構建高質量的優秀校友檔案奠定堅實基礎。

4.積極推進優秀校友檔案數字化建設

實現從檔案材料的留存、接收到整合、保存及利用等環節的標準化流程，使歸檔過程更加科學便利，師生查找使用更加便捷高效，信息的互通互聯更加順暢，提高了校友檔案的利用效率，增加了校友、在校師生對校友檔案工作的認可和支持。

5.加大對現有優秀校友檔案的宣傳，以利用促征集，以征集促利用，實現檔案征集和利用的良性循環

《中華人民共和國檔案法》指出，國家鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座和媒體宣傳等活動，開展愛國主義、集體主義和中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。優秀校友檔案建立起來后，我們千方百計，通過各種途徑開發利用優秀校友檔案，以最大限度地發揮校友檔案的作用。

知名校友的社會經歷、成長道路和奮斗歷程，是對在校生實施思想教育的有力舉措，通過宣傳校友事跡、采訪優秀校友等活動，可以進一步為在校生樹立榜樣，振奮精神。我們一改被動式服務和重藏輕用的觀念，利用直觀真實的檔案資料，多形式、多渠道、多層次和多方位地開展利用和服務工作，陸續通過校刊《新發》、學校公眾號以及校報等多個渠道，通過《校園之聲》《校友風采錄》《校友文集》《校友回憶錄》《校友書畫攝影作品》《教育故事》等一系列欄目，整理刊發了一些優秀校友的專訪或回憶文章、人物風采及優秀作品等，通過拍攝宣傳片、設置宣傳長廊和舉辦校史展覽等形式，陣地化、常態化地對優秀校友加以宣傳展示，豐富而翔實的文稿資料，生動典型的校友事跡，結合相關的照片、證書、手稿和視頻等檔案資料，讓在校學生詳細了解歷屆優秀畢業生的故事和風貌，生動真實地展現了他們不怕艱難困苦、意氣風發的奮斗經歷和拼搏進取精神，通過生動、翔實和可信的史料，為在校學生樹立更多優秀的榜樣，使優秀校友檔案價值得到充分的發揮利用，提高了校友檔案的影響力。

通過調研發現，經過連續幾年對優秀校友檔案的利用和宣傳，在校職工、學生對校友檔案的意義及重要性的認識有了普遍提高，并對校友檔案征集工作表現出濃厚的興趣，師生及校友在檔案整理方面的主動性與捐贈檔案的積極性均得到了顯著提升。

四、結語

優秀校友檔案建設是學校文化傳承非常重要的一部分，既豐富了學校的檔案庫，擴大了學校的影響力，又增強了在校學生的凝聚力、自豪感和上進心，其所蘊含的榜樣力量、示范作用以及對人生觀、價值觀的引導作用，是學校文化底蘊和教育資源拓展、積累、傳承和利用的有機組成部分。通過不懈的努力，我校優秀校友檔案的征集、利用工作取得良好進展，多位校友通過宣傳了解學校校友檔案的征集情況后，主動與學校或認識的老師聯系，把自己的著作、證書和影像等物品資料寄到學校，我校優秀校友檔案庫漸具規模，并開始為學校的發展建設，為學校師生的教學、學習發揮積極作用。

總之，普通中學優秀校友檔案的建設起步晚，基礎弱，優秀校友檔案的征集、管理和利用工作任重道遠，需要結合自身實際，吸收各地的成功經驗，探索適合自己的工作方法，不斷研究總結、創新開拓，促使學校優秀校友檔案不斷完善、豐富，并充分利用、挖掘優秀校友檔案資源的力量，助推學校各項事業高質量、可持續發展。

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作者單位：山東省淄博第十八中學