信息化時代醫院紙質檔案管理的現實困境與優化路徑探析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是記錄醫療活動的載體，具有法律依據、歷史憑證和服務支持等多重功能，在醫療服務與管理中發揮著不可替代的作用。然而紙質檔案已難以適應現代醫療發展需求和患者對高效服務的期待。隨著信息技術的快速發展，數字化建設作為一種新型管理模式，能夠有效整合資源，提升管理效能，并實現檔案信息的便捷共享與追溯。因而深入研究紙質檔案管理的優化路徑具有重要的理論和實踐意義。

一、醫院紙質檔案管理優缺點

1.優勢

相比于電子檔案，紙質檔案不容易被篡改，具有“原始性”和“真實性”，能夠完整記錄患者的診療過程，被視為重要的法律憑證，為醫療糾紛處理提供可靠依據，在一定程度上規避醫院醫療風險，并在醫患溝通中因其直觀性和可觸感，更容易被醫生和患者接受，尤其是在一些傳統醫療場景中，紙質檔案仍被視為重要的信息載體。同時，紙質檔案管理具有較高的安全性，避免了電子檔案可能面臨的系統崩潰、數據丟失或網絡攻擊等風險，在一些特殊情況下，如設備設施發生故障，紙質檔案能夠作為備用資料，以確保醫院醫療服務的連續性。

2.缺點

盡管醫院紙質檔案管理具有一定優勢，但其局限性在信息時代愈發凸顯。首先，紙質檔案的存儲效率低下，占據了大量物理空間，查找和調用過程耗時費勁，難以滿足現代醫療對高效信息檢索的需求。尤其是大型綜合醫院，每天產生的病歷、檢查報告等紙質文件數量龐大，導致檔案室不堪重負；其次，紙質檔案在保存時容易受到潮濕、火災或蟲蛀等因素的損害，在轉運過程中可能會丟失或損壞，對醫療數據的完整性和患者的隱私保護構成嚴重威脅，并且紙質檔案信息化管理水平較低，難以實現與醫院其他系統的有效銜接，導致信息孤島問題突出；最后，紙質檔案從記錄、歸檔到檢索，整個流程需要大量人工操作，不僅增加了醫院的運營負擔，還可能導致人為錯誤的發生，一旦出現突發公共衛生事件時紙質檔案管理的低效性和局限性的可能成為醫療救援工作的阻礙，進一步暴露其在現代醫療服務中的不適應性。

二、醫院紙質檔案管理的現實困境分析

1.檔案管理效率低下

紙質檔案不僅占據大量物理空間，還導致檔案存儲與檢索過程煩瑣、復雜，并且手工記錄和更新檔案不僅耗時耗力，還容易出現信息遺漏和錯誤，使得醫療數據的完整性和準確性下降。這種現象在患者轉院、會診或復診時尤為明顯，醫生難以快速獲取完整的診療信息，可能延誤病情判斷和治療方案的制定。與此同時，紙質檔案的分散存儲方式也使得醫院各部門之間的信息共享效率低下，無法形成高效的協同工作模式。

2.管理制度不夠完善

目前，部分醫院缺乏統一的檔案管理規范和操作流程，導致不同科室或部門的操作標準不一致。比如，有的科室采用人工分類歸檔，有的科室則隨意堆放，這種“各自為政”的現象不僅降低了檔案管理的工作效率，還增加了后期查找的難度。同時，信息化建設滯后性也是管理制度不完善的重要表現之一。盡管電子病歷系統已經普及，但在紙質檔案的數字化轉換中，仍存在標準缺失和技術銜接不足的問題，如沒有建立統一的紙質檔案掃描和存儲規范，導致電子化后的數據格式多樣、質量參差不齊，難以實現高效共享和利用。

3.檔案信息查詢不便

一是紙質檔案通常以物理形式存儲，查找時需要逐一翻閱，檢索效率低下，不僅浪費時間，還容易因分類混亂或標注不清導致目標文件難以快速定位，尤其在面對海量檔案文件時，往往要耗費大量人力資源去查找；二是由于檔案文件分散存儲在不同科室或部門，缺乏統一的管理和檢索機制，醫生或患者在需要查閱相關信息時要多次往返于各個科室之間，進一步加劇了查詢的不便；三是在信息化建設滯后情況下，電子檔案系統與紙質檔案之間的銜接不暢，導致許多重要數據無法實現快速調取和共享。比如，在診療過程中要參考患者歷史病歷或檢查結果，但由于信息查詢不便，只能重新采集數據，增加醫務人員的工作負擔。

4.管理人才嚴重匱乏

在信息化快速發展背景下，醫院檔案管理領域面臨著人才匱乏的突出問題，現有檔案管理人員普遍缺乏專業的知識儲備和技術能力，難以適應現代醫療信息管理的要求。一方面，電子病歷及數字檔案的應用日益普及，檔案管理工作內容從傳統的紙質記錄轉向數據錄入、存儲與維護，對從業人員素養提出了更高要求，但許多管理人員仍停留于傳統管理模式，對信息化工具的使用能力不足，導致工作效率低下。同時，檔案工作崗位在醫院內部往往不受重視，薪資待遇低、職業發展渠道有限，難以吸引和留住優秀人才；另一方面，社會對檔案管理行業的認知度較低，許多高校缺乏相關專業設置，導致人才培養渠道狹窄，加劇人才短缺的現狀。在一些基層醫療機構中，檔案管理工作甚至由非專業人士兼任。

5.數據安全難以保障

隨著數字化檔案的普及應用，患者的診療信息被數字化存儲和傳輸，但這些數據也面臨著前所未有的安全威脅，一旦被惡意泄露或利用，可能導致患者隱私受損、醫院資產被侵害。自前，部分醫院在信息化建設過程中忽視了數據安全的重要性，導致基礎設施和技術手段難以有效應對潛在威脅。比如，服務器缺乏加密存儲和傳輸功能，使得敏感信息在存儲或傳輸過程中容易被竊取或篡改。同時，醫療系統的復雜性和互聯互通性也為數據安全帶來了挑戰，醫院內部通常部署了多個信息系統，而這些系統之間的數據交互增加了攻擊面，黑客可能通過漏洞侵入某一系統并擴散到其他環節。另外，由于一些醫院未做好數據備份或缺乏應急響應機制，導致重要醫療數據被加密鎖定，嚴重影響了正常的診療服務。

三、信息化時代醫院紙質檔案管理優化路徑

1.革新理念，提高檔案管理效率

為滿足現代醫療服務對信息快速獲取和高效利用的需求，醫院要積極推動檔案管理從“被動存儲”向“主動服務”轉變，以實現檔案資源的高效整合和優化配置。首先，醫院領導及管理層要認識紙質檔案不僅是醫療活動的歷史記錄，還是醫院運行的重要資源和決策依據，必須摒棄傳統的“重臨床、輕檔案”觀念，將檔案管理視為醫院核心業務的一部分。在此期間，應成立專門的檔案管理部門，將其納入醫院整體發展規劃中，明確其在醫療質量、科研支持和患者服務中的重要地位，并推動檔案管理的信息化轉型，將紙質檔案逐步轉化為電子數據，實現與醫院信息系統的無縫對接。其次，重新定義檔案管理的職業價值，將其視為一門需要專業知識和技能的技術型崗位。對于檔案管理人員而言，應接受系統性培訓，既要掌握檔案分類、整理和存儲等傳統技能，還要熟悉電子檔案系統、大數據分析等現代技術工具，并要具備跨學科視野，能夠將檔案信息與醫療實踐相結合，為臨床決策提供支持。最后，各科室人員要樹立全員參與的檔案管理意識，通過院內大力宣傳和全員培訓，使其能夠認識自身在檔案管理中的職能與責任。在此基礎上，還應鼓勵其積極參與檔案資料的利用工作，通過查閱歷史病歷，為復雜病例的診斷提供參考依據。

2.健全體系，制定全新制度規范

面對紙質檔案管理中存在的諸多問題，醫院需要從全局角度出發，通過制定全新的制度規范，構建覆蓋檔案生命周期的管理體系。

應以標準化為突破口，制定統一的檔案管理流程和操作規范，包括從檔案生成、歸檔、存儲到查詢、借閱等環節的全過程管理標準。比如，在檔案生成階段，明確病歷書寫、檢查報告整理的具體要求，確保信息的完整性和準確性。在歸檔環節，建立標準化的分類編碼體系，將患者病歷按照疾病類型、科室屬性等科學分類，并要制定統一的數據轉換和整合標準，避免“信息孤島”的出現。

根據不同科室和崗位特點，明確檔案管理的責任歸屬。在科室層面，安排專人負責檔案的初步整理和歸檔工作；在管理部門層面，設置專門的檔案室，統籌協調全院的檔案管理工作，并制定詳細的監督考核機制，將檔案管理納人科室和個人績效考核指標中，確保責任落實到位。

制度規范并非一成不變，而是要根據實際情況，動態調整和不斷優化制度規范。醫院要定期開展對現有檔案管理制度的評估與修訂，及時發現并解決管理中的問題，再配合信息反饋機制，鼓勵全體醫務人員提出改進建議，促使制度體系更加貼近實際需求。

3.引入技術，推進檔案信息建設

在信息化時代下，醫院檔案信息系統建設已成為提升醫療服務質量的重要抓手，通過引入現代信息技術，可以實現紙質檔案的電子化、數字化，推動傳統檔案管理模式向現代化轉型。因而醫院要以“一體化建設”為目標，涵蓋紙質檔案的采集、存儲、檢索、共享和銷毀等全生命周期管理。在硬件層面，可以引入高精度掃描儀、智能分類設備設施和自動倉儲系統，將紙質檔案轉為電子數據，實現檔案的自動化存儲與調??；在軟件層面上，開發功能完善的檔案管理系統，支持多維度信息錄入、分類編碼和標簽標注，確保檔案數據的完整性和準確性。同時，必須強化智能檢索功能設計與應用，如引入自然語言處理技術，通過關鍵詞提取和語義分析，實現對海量檔案的精準查找，或是開發多模態檢索工具，支持文字、圖像和語音等多種形式的信息查詢，滿足不同場景下的使用需求。另外，檔案信息系統建設目標是實現醫療數據的高效流動與價值挖掘。醫院應在保障患者隱私的前提下，推動檔案管理系統與其他業務系統的深度集成，并以自身作為核心節點，與其他醫療機構實現檔案信息的互聯互通，助力分級診療和雙向轉診，進一步加速推進區域醫療信息化建設進程。

4.注重培訓，提高管理人員專業水平

無論是引人先進的管理信息系統，還是優化現有工作流程，最終都需要依靠專業的管理人員來執行和落實。因而提升檔案管理人員能力素養是實現醫院檔案高質量發展的關鍵。一方面，醫院需要明確崗位需求，重點引進具備檔案管理、信息技術和醫療知識的復合型人才，確保其能夠熟練操作現代化檔案管理系統，理解醫療業務流程。在招聘過程中，應注重候選人的綜合能力，包括對醫療數據的敏感性、對信息化工具的適應性以及團隊協作能力等。同時，也要與當地高校和專業機構建立合作關系，定向培養符合需求的檔案管理人員，為醫院檔案信息化建設發展提供足夠的后備力量；另一方面，建立系統化的培訓體系，針對不同崗位需求設計差異化課程。例如，對于新人職員工，可以開展基礎技能培訓，幫助其快速掌握檔案管理的基本流程和操作規范；對于資深員工，則要通過專業提升培訓，深化其對信息工具的應用能力及對醫療數據的分析能力。同時，在培訓內容上，應注重理論與實踐相結合，既要涵蓋檔案管理的基本原理、法律法規等內容，也要涉及電子病歷系統、數據分析工具和現代化技術的應用方法。通過人才引進和內部培訓雙管齊下的方式，醫院能夠逐步構建一支專業素養高、技術能力強的檔案管理團隊，為自身高質量發展提供強有力的人才支撐。

5.強化管控，加大信息保密力度

醫院檔案信息具有高度敏感性，一旦被泄漏或非法利用，不僅會損害患者切身權益，還可能對醫院正常運營、社會信譽造成嚴重威脅，因而醫院要積極引進數據安全保護技術，以保證檔案信息存儲和使用安全。

一是加密技術。通過使用對稱加密或非對稱加密算法，確保醫療數據在存儲和傳輸過程中的安全性。比如，在患者健康檔案傳輸過程中，利用SSL/TLS協議完成加密，能夠有效防止數據被中途截獲或篡改，而對于敏感信息，則可采用字段級加密技術，進一步提升數據的安全性。

二是訪問控制技術。實施基于角色的訪問控制機制，確保只有經過授權的人員才能訪問特定的數據或系統功能，如醫生、護士和管理人員分別擁有不同的訪問權限，避免出現越權操作現象。

三是區塊鏈技術。以其去中心化和不可篡改的特性，為醫院檔案信息安全提供全新解決方案，通過構建電子健康檔案管理系統，確保數據的真實性和完整性，減少因人為操作失誤或惡意攻擊導致的泄露數據風險。

四、結語

綜上所述，在信息化快速發展的當下，醫院檔案管理信息化已成為不可忽視的部分，但傳統紙質檔案管理與現代醫療需求之間的矛盾日益凸顯，亟須通過創新手段實現突破。因而醫院要高度重視檔案管理的數字化轉型，注重制度完善與技術創新的結合，并要積極開展宣傳教育、技能培訓等活動，全面提升檔案管理人員能力素養，確保其能夠熟練運用信息工具，高效完成檔案管理工作，進而實現醫院檔案管理的現代化目標。

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作者單位：廣州市第一人民醫院