淺談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表以及聲像等形式的歷史記錄。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和保護(hù)，是維護(hù)黨和國家利益、保障各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作。黨的二十大以來，黨中央高度重視檔案工作，將其擺在更加重要、更加突出的戰(zhàn)略位置。各級(jí)要切實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)期檔案管理工作，不斷提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化水平，為推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供有力支撐。

一、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的重要性

1.有利于提高的工作效率

的各項(xiàng)工作都需要以檔案為依據(jù)，檔案管理做得好壞，直接關(guān)系工作效率的高低。一個(gè)單位的各類檔案資料如果管理混亂，沒有制定規(guī)范的規(guī)章制度和規(guī)范順暢的流程，查找不便，必然會(huì)影響日常的辦公效率。反之，檔案管理規(guī)范有序、一目了然、查找便捷則可為各項(xiàng)工作提供翔實(shí)可靠的原始依據(jù)，極大地提高工作效率。

2.有利于維護(hù)的合法權(quán)益

的重大決策、資產(chǎn)管理以及人事安排等需要以完整、準(zhǔn)確的檔案為憑證，維護(hù)單位的合法權(quán)益。一旦發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛、政策執(zhí)行失誤或干部違紀(jì)違法等問題，責(zé)任追究及維權(quán)索賠都要以歷史檔案為證據(jù)依據(jù)。可見，規(guī)范科學(xué)的檔案管理是維護(hù)單位合法權(quán)益、防范各類風(fēng)險(xiǎn)的重要保障。

3.有利于推動(dòng)科學(xué)發(fā)展

由于承擔(dān)著經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、公共服務(wù)以及社會(huì)管理等重要職能，其科學(xué)發(fā)展離不開檔案管理工作的有力支撐。檔案全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地記錄和保存了單位的發(fā)展歷程，為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、評(píng)先評(píng)優(yōu)、晉級(jí)晉升、把握規(guī)律、科學(xué)決策以及創(chuàng)新發(fā)展等方面提供了豐富的素材。從某種意義上來說，檔案是一個(gè)單位的“資政存史”，其管理水平在一定程度上反映和決定著單位的發(fā)展水平和層次。

二、新時(shí)期檔案管理工作的問題

1.檔案管理的思想認(rèn)識(shí)有待進(jìn)一步提升

目前在中，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)普遍不足。很多單位重視業(yè)務(wù)工作而忽視檔案管理，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的輔助性事務(wù)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，沒有將其納人年內(nèi)議事日程和工作責(zé)任制，在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入以及場地設(shè)施等方面投入不足，導(dǎo)致檔案部門地位低，工作開展困難。一線工作人員的檔案意識(shí)也比較薄弱，檔案素養(yǎng)水平不夠高，認(rèn)為檔案管理是檔案部門的事，與自己關(guān)系不大。在日常工作中，對(duì)形成的檔案材料重視度不夠，及時(shí)歸檔的意識(shí)不強(qiáng)，存在檔案散失、檔案不全以及移交不及時(shí)等問題。檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)流于表面，不夠深入。這些思想認(rèn)識(shí)問題的存在，極大地制約了檔案管理工作的有效開展。

2.檔案管理的制度規(guī)范有待進(jìn)一步健全

不少的檔案管理制度還不夠健全，一些單位雖然制定了檔案管理辦法，但操作性不強(qiáng)，流于形式，沒有嚴(yán)格執(zhí)行。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范意識(shí)淡薄，工作比較隨意。在檔案材料的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定以及利用等環(huán)節(jié)，缺乏明確、具體和可操作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，全過程管理不到位。檔案信息資源的開發(fā)利用制度不完備，沒有暢通的共享渠道，單位各部門信息壁壘嚴(yán)重，檔案價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。這些制度規(guī)范方面的問題和不足，導(dǎo)致檔案管理工作無章可循，業(yè)務(wù)開展缺乏標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。檔案管理的精細(xì)化、規(guī)范化水平還有待進(jìn)一步提高。

3.檔案管理的技術(shù)手段有待進(jìn)一步提升

隨著信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，的很多業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)了信息化和數(shù)字化。但檔案管理工作的信息化進(jìn)程明顯滯后。目前，還有部分基層單位的檔案管理仍在沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，不僅工作效率低下，還不便檢索和查詢。雖然一些單位開始引入計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段，但是檔案數(shù)字化進(jìn)度緩慢，多數(shù)檔案的電子文件缺失，載體形式單一。一些單位雖然上線了檔案管理信息系統(tǒng)，但是功能不夠完善，庫存數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間缺乏有效的集成整合，未能實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通和信息共享。信息孤島問題突出，數(shù)據(jù)的采集、交換以及共享不暢，嚴(yán)重制約檔案管理工作效率的提高。

4.檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

從目前檔案隊(duì)伍的現(xiàn)狀來看，專業(yè)化素質(zhì)還有待進(jìn)一步提升。基層單位從事檔案管理工作的人員大多不是檔案專業(yè)出身，很多領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性不高，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐技能。很多工作人員是從其他崗位調(diào)配過來的，其檔案專業(yè)基礎(chǔ)薄弱。檔案部門人員輪崗交流頻繁，穩(wěn)定性差，專業(yè)積累嚴(yán)重不足。各單位對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)重視程度不夠，投入力度小，教育培訓(xùn)針對(duì)性不強(qiáng)，檔案人員知識(shí)更新不及時(shí)，專業(yè)能力提升緩慢。與此同時(shí)，檔案人員職稱評(píng)聘、績效考核和薪酬待遇等方面的激勵(lì)和保障機(jī)制尚不健全，職業(yè)發(fā)展通道不暢，普升空間有限。這些問題導(dǎo)致檔案管理工作專業(yè)化水平不高，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定，后繼乏人，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策和建議

1.提高認(rèn)識(shí)，建立健全工作機(jī)制

首先，從思想上高度重視，在行動(dòng)上抓好落實(shí)。各級(jí)黨委和政府要深刻認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性和緊迫性，將其擺在與業(yè)務(wù)工作同等重要的戰(zhàn)略位置，納入重要議事日程，列入年度工作計(jì)劃。要切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立“一把手”負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓的工作機(jī)制。主要領(lǐng)導(dǎo)要親自研究檔案工作，審定檔案管理重大政策，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。分管領(lǐng)導(dǎo)要深入一線調(diào)研指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決突出問題，推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展；其次，建立科學(xué)的績效考核機(jī)制是推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)工作深度融合的重要抓手。要將檔案工作納入單位績效考核體系，制定科學(xué)合理的考核指標(biāo)和獎(jiǎng)懲措施，把檔案工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核和同獎(jiǎng)懲，并建立定期調(diào)度、督查通報(bào)等制度，加大跟蹤問效力度，確保各項(xiàng)任務(wù)落地見效。通過建立健全責(zé)任制、例會(huì)制、報(bào)告制以及考核制等工作機(jī)制，壓實(shí)管檔治檔責(zé)任，推動(dòng)形成分工明確、齊抓共管的檔案管理格局。認(rèn)識(shí)到位是行動(dòng)的前提，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，但檔案意識(shí)要在全體工作人員中牢固樹立。要采取多種形式，在全單位范圍內(nèi)深入宣傳檔案工作的重要意義，普及檔案法律法規(guī)和管理知識(shí)，教育引導(dǎo)工作人員敬檔愛檔，增強(qiáng)主動(dòng)歸檔意識(shí)。要弘揚(yáng)檔案工作服務(wù)大局的優(yōu)良傳統(tǒng)，大力宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮的重要作用，展示檔案部門服務(wù)中心工作的先進(jìn)事跡，在全社會(huì)營造重視檔案、愛惜檔案的濃厚氛圍。要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，建立信息共享、資源互補(bǔ)以及優(yōu)勢互補(bǔ)的工作機(jī)制，推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)工作同頻共振、同向發(fā)力，匯聚起推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的強(qiáng)大合力。

2.規(guī)范管理，構(gòu)建科學(xué)的管理體系

檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須在健全完善的制度體系支撐下規(guī)范有序地運(yùn)行。要根據(jù)形勢發(fā)展和工作需要，及時(shí)修訂完善檔案管理制度，構(gòu)建全面覆蓋、科學(xué)規(guī)范的制度體系。要細(xì)化量化檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)以及利用等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范，明確崗位職責(zé)和工作要求，做到管理有章可循、有據(jù)可查。同時(shí)，要強(qiáng)化制度執(zhí)行力，采取定期檢查、跟蹤問效等方式，督促落實(shí)各項(xiàng)管理制度，防止制度流于形式。檔案工作涉及全局、貫穿全程，檔案收集、整理以及保管等環(huán)節(jié)需要多個(gè)部門通力協(xié)作。要建立檔案工作聯(lián)席會(huì)議制度，加強(qiáng)與文秘、政務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)以及信息化等業(yè)務(wù)部門的工作對(duì)接，建立信息共享、資源整合和疑難問題會(huì)商解決等工作機(jī)制，形成檔案管理與業(yè)務(wù)工作無縫銜接、齊抓共管、協(xié)調(diào)配合的工作格局。要加強(qiáng)檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，發(fā)揮檔案部門的組織推動(dòng)作用，理順內(nèi)部管理體制，科學(xué)劃分工作界面，明確部門職責(zé)任務(wù)，形成分工協(xié)作、各司其職及密切配合的管理體系。與此同時(shí)，要樹立大檔案理念，進(jìn)一步拓寬檔案管理視野。將文書、會(huì)計(jì)、實(shí)物、聲像以及電子等類文件材料全面納入檔案管理范疇，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。要緊跟檔案理論和實(shí)踐發(fā)展前沿，以標(biāo)準(zhǔn)化為引領(lǐng)，依據(jù)檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，科學(xué)設(shè)置檔案門類框架，優(yōu)化檔案分類方法，規(guī)范檔案著錄標(biāo)引，增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。

3.引入信息技術(shù)，提高管理效能和服務(wù)水平

信息技術(shù)是提升檔案管理效能的有力抓手。要順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，將檔案信息化建設(shè)作為重點(diǎn)任務(wù)，納入單位信息化整體規(guī)劃。要加快實(shí)施檔案數(shù)字化，利用先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)歷史形成的紙質(zhì)檔案展開掃描和數(shù)字化處理，不斷完善檔案元數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。要建設(shè)功能完備、性能優(yōu)良的檔案信息管理系統(tǒng)，既要滿足檔案日常管理需求，又要突出檔案利用和共享功能，為檔案管理和決策服務(wù)提供有力支撐。數(shù)字檔案的形成要與業(yè)務(wù)工作無縫銜接，主動(dòng)對(duì)接業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，開發(fā)適用于本單位特點(diǎn)的檔案智能輔助工具，實(shí)現(xiàn)檔案高效采集、自動(dòng)歸檔。要統(tǒng)籌建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中心，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，建立健全檔案知識(shí)圖譜和主題數(shù)據(jù)庫，為檔案利用和研究提供智能化、個(gè)性化服務(wù)。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，完善災(zāi)備系統(tǒng)，最大限度地降低數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)字檔案安全永久保存。

4.加大投入，確保安全永久保存

檔案是國家和單位的寶貴財(cái)富，做好檔案的安全保管和有效利用，需要各單位切實(shí)加大人力、物力和財(cái)力投入，提供充足保障。要把檔案工作納入單位整體工作布局，在人員編制、庫房建設(shè)以及經(jīng)費(fèi)投入等方面給予必要的政策和資金傾斜。根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展需要，適度增加檔案部門工作人員的編制，加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。要把檔案庫房建設(shè)納入單位基本建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)籌兼顧、科學(xué)布局，建設(shè)一批功能完備、設(shè)施先進(jìn)的檔案庫房。要嚴(yán)格執(zhí)行“藏檔安全、管檔方便”的原則，做到專庫藏檔、專人管檔，配備恒溫恒濕、防盜防火以及防光、防塵等設(shè)備設(shè)施，為檔案的永久安全保存提供可靠保障。要高度重視珍貴檔案的搶救和保護(hù)工作。對(duì)破損、泛酸、霉變以及老化的珍貴檔案，要立即采取必要的搶救措施，制定科學(xué)的修復(fù)和保護(hù)方案。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快珍貴檔案的數(shù)字化進(jìn)程，通過數(shù)字化替代、數(shù)字化復(fù)制等方式，減少實(shí)體檔案的損耗和破壞，延長檔案壽命。要選配專業(yè)的修復(fù)技術(shù)人員，配備必要的檔案修復(fù)設(shè)備和耗材，最大限度地挽救珍貴檔案資料。軟硬件設(shè)備設(shè)施是開展檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，但更為關(guān)鍵的是檔案安全管理制度建設(shè)。要樹立現(xiàn)代風(fēng)險(xiǎn)管理理念，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，定期開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。同時(shí)，制定完善的檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急工作流程和處置措施，定期開展應(yīng)急演練，提高快速處置檔案安全事故的能力。

5.強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案人員的整體素質(zhì)

檔案事業(yè)發(fā)展關(guān)鍵在人才。要樹立“檔案隊(duì)伍也是人才隊(duì)伍”的理念，把加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)擺在事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，切實(shí)加強(qiáng)檔案干部教育培養(yǎng)工作。選好配強(qiáng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)班子，是建設(shè)高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍的首要任務(wù)。要堅(jiān)持黨管干部、德才兼?zhèn)浜鸵缘聻橄鹊脑瓌t，把政治標(biāo)準(zhǔn)放在首位，注重檔案干部的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，選優(yōu)配強(qiáng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)班子。領(lǐng)導(dǎo)干部要牢固樹立“一崗雙責(zé)”意識(shí)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。建立專業(yè)化、職業(yè)化的檔案人才培養(yǎng)選拔機(jī)制是檔案隊(duì)伍建設(shè)的治本之策。要科學(xué)制定檔案專業(yè)人才能力標(biāo)準(zhǔn)，明確專業(yè)化發(fā)展方向和目標(biāo)要求。拓寬檔案專業(yè)人才引進(jìn)渠道，創(chuàng)新選人用人方式，吸引和集聚優(yōu)秀檔案專業(yè)人才。要暢通檔案人才成長通道，構(gòu)建縱向貫通、橫向聯(lián)通的檔案專業(yè)技術(shù)和管理雙序列職業(yè)發(fā)展路徑，為檔案人才脫穎而出、才盡其用提供制度化保障。要把教育培訓(xùn)作為提升檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)的重要抓手，建立健全分層分類、多元化的檔案干部教育培訓(xùn)體系。創(chuàng)新教育培訓(xùn)模式，豐富培訓(xùn)內(nèi)容和形式，突出政治理論、檔案業(yè)務(wù)、現(xiàn)代管理以及信息技術(shù)等重點(diǎn)內(nèi)容，采取集中輪訓(xùn)、專題培訓(xùn)以及在線學(xué)習(xí)等方式，開展全員、全過程和全方位的教育培訓(xùn)。大力開展崗位練兵和技能競賽，以實(shí)踐促學(xué)習(xí)、以賽促訓(xùn)，不斷提升檔案干部的業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)踐能力。

四、結(jié)語

總之，新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作，是貫徹落實(shí)檔案工作重要論述的必然要求，是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，是建設(shè)讓黨中央放心、讓人民群眾滿意的模范機(jī)關(guān)的應(yīng)有之義。我們要深入學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神，牢固樹立“大檔案”理念，堅(jiān)定不移走中國特色的檔案管理道路。要進(jìn)一步提高政治站位，完善體制機(jī)制，創(chuàng)新方式方法，強(qiáng)化科技支撐，加大資源投入，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)工作深度融合、同頻共振，不斷提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、法治化以及信息化水平。

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作者單位：玉林市玉州區(qū)疾病預(yù)防控制中心（玉林市玉州區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所）