行政事業單位電子檔案管理策略

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著互聯網及現代信息技術的不斷發展，為行政事業單位檔案管理的電子化發展創造了有利條件。然而電子檔案管理涉及內容多、要求高，行政事業單位需要樹立良好的電子檔案管理理念，運用先進的技術手段，高效開展電子檔案管理工作，并深入挖掘電子檔案信息，加強技術與管理的深度結合，滿足新時代對行政事業單位檔案管理的新要求。因而有必要深入探討行政事業單位推行電子檔案管理的影響及其所面臨的問題，從而探索出優化電子檔案管理的可行性路徑，為行政事業單位各項工作的順利開展提供堅實依據。

一、行政事業單位推行電子檔案管理的影響

1.簡化檔案管理流程，提高檔案管理效率

傳統檔案管理具有內容繁雜、流程煩瑣的特性，檔案資料收集、記錄和整理較為耗時，使用資料時需要耗費較長時間才能找到，并且找出的資料還可能不符合利用需求，或是無法提供較高的利用價值。行政事業單位推行電子檔案管理模式后，可利用計算機等設備設施以及互聯網技術，將紙質檔案信息轉成電子檔案信息，只需較短的時間便可生產電子檔案。同時，可利用計算機可視化展示電子檔案資料，檔案管理部門還可以構建電子檔案信息化管理平臺，按照時間、類別和部門等多個分類標準，對電子檔案實行分類與標記，在應用電子檔案資料時，只需輸入關鍵詞便可快速調取相應的檔案資料，提高行政事業單位的檔案管理效率，為檔案管理人員挖掘檔案資料的內在價值提供更多時間，夯實行政事業單位科學決策、有效管理的信息基礎。

2.節約存儲空間，保障檔案存儲的安全性

在傳統檔案管理模式下，需要設置專門的檔案室來存儲紙質檔案資料，需要占用較大的存儲空間，紙質資料易受環境影響，若空氣濕度過大易受潮變質，而溫度過高則會導致紙張變脆，并且檔案室還存在鼠蟻侵害的威脅，若是防護不到位，可能會導致紙張檔案被啃食破壞。行政事業單位推行電子檔案管理模式后，只要保留價值高的原始檔案資料即可，一些通知類、文書類或人事類檔案資料只需生成電子版檔案資料即可，可以存儲到外接硬盤或是網絡云盤之中，還能實現異地備份，即便電子檔案資料受損或丟失，也可及時實行備份恢復，不僅能節約檔案存儲空間，還能夠保障電子檔案存儲過程安全，減輕檔案損毀對行政事業單位工作造成的負面影響。

3.實現高效檢索，高效利用檔案資料

受到傳統檔案管理模式影響，許多紙質檔案資料生成后堆積到檔案室，很少再提取與利用，這是由于檔案資料文件數量過多所致，不僅管理不便，查找與利用相對困難，還會對檔案資料的利用率產生影響。行政事業單位推行電子檔案管理后，可以利用互聯網平臺存儲檔案資料，對每個檔案設置相應的關鍵詞及編號，各部門利用檔案時，只需要在電子檔案管理平臺上輸入關鍵詞，便可以快速檢索到需要的檔案，既可在平臺直接閱讀，也可將之下載打印，大幅提高了檔案資料的利用率。與此同時，電子檔案資料的歸類整理更加便捷，檔案管理人員可以利用大數據挖掘分析技術對不同檔案之間的關聯展開分析，挖掘檔案資料的潛在價值及形成規律，可以提升檔案資料的價值性，為行政事業單位高效利用檔案資料、推動業務活動高質量開展提供支持。

二、行政事業單位電子檔案管理面臨的問題

1.電子檔案管理意識薄弱

在行政事業單位，部分檔案管理人員未能充分認識電子檔案管理的重要性，依然沿用傳統的紙質檔案管理方式，這正是其電子檔案管理意識不足的主要體現，他們認為電子文件的可靠性欠佳，對其長期存儲、檢索能力存在質疑。部分單位的檔案管理人員沒有具備良好的協同管理意識，在電子檔案管理時未嚴格按照標準科學地開展工作。部分檔案管理人員在電子檔案管理方面仍存在疏漏，由于缺乏健全的監督考核機制，導致電子檔案的存儲管理流程較為隨意，時常發生電子文檔丟失或損壞的情況。這些均是電子檔案管理意識薄弱的表現，會對電子文檔的及時、完整歸檔產生影響，會削弱檔案資料的完整性與準確性，還會降低檔案管理效率，增大檔案管理成本，對檔案資料的深度開發與有效利用產生不利影響。

2.電子檔案管理制度不完善

受到電子檔案管理意識薄弱的影響，有的行政事業單位在開展檔案管理工作時仍采用傳統的檔案管理制度，沒有更新與建立電子檔案管理制度，導致部分工作缺乏依據，電子檔案管理工作呈現無序和低效狀態，造成這一問題的主要原因有三個：一是我國針對電子檔案管理的法律法規不夠完善，無法為行政事業單位電子檔案管理制度的制定提供可靠依據，雖然部分法律中涉及電子檔案管理內容，但分布較為分散，無法構建統一、完善的電子檔案管理體系。二是電子檔案管理標準不完善，致使電子檔案存儲、傳送以及處理工作之間存在沖突，會影響電子檔案的完整存儲與有效利用。三是電子檔案管理體系建設滯后。行政事業單位的檔案管理相關工作僅由檔案管理部門承擔，未明確其他部門在電子檔案收集、提交方面的責任，導致電子檔案管理工作難以實現協同化和有效銜接。此外，部分行政事業單位的績效考核與監督管理機制存在缺陷，無法確保電子檔案的安全存儲和高效利用。

3.電子檔案管理設施不健全

電子檔案管理的實施需以完善的軟件和硬件設備設施為基礎，然而部分行政事業單位在設備設施建設過程中，仍面臨硬件配備不齊全、技術適配性不足以及系統性缺失等多方面的問題。第一，從硬件設備設施的角度來看，部分單位所使用的服務器較為陳舊，且硬盤老化，缺乏足夠的存儲空間和良好的擴展性，與電子檔案體量大、存儲時間長的實際需求不匹配。同時，部分行政事業單位沒有引入異地容災備份系統，若是硬件發生故障或是遭遇自然災害，可能會導致重要的電子檔案數據丟失。第二，技術適配方面。部分單位所采用的電子檔案管理系統不具備良好的兼容性，無法與ERP管理系統或OA管理軟件有效銜接，難以實現不同系統數據的有效遷移與協同管理。第三，缺乏覆蓋電子檔案生成、歸檔、利用和銷毀于一體的全流程管理系統，未引入區塊鏈存證、AI輔助分類等新技術工具，對電子檔案管理的連續性、高效性開展產生限制。

4.計算機系統存在安全漏洞

在行政事業單位實施電子檔案管理的過程中，會由于安全漏洞的存在而引發重要檔案數據被泄露、丟失或損毀，還會導致電子檔案管理系統癱瘓。主要的安全漏洞有三種：一是高危系統接口漏洞。若電子檔案管理系統選擇不當，可能會出現檔案資料被惡意讀取的漏洞，不法分子會利用此漏洞竊取行政事業單位的重要文件，或是對服務器實行控制；二是權限管理漏洞。如果行政事業單位沒有嚴格、合理地設置系統登錄人員的權限，就會產生內部人員越權操作隱患，或是外部人員非法登錄與違規操作系統的現象，導致重要性、敏感性數據被違規訪問或惡意修改；三是設計與編程漏洞。如果所采用的電子檔案管理信息系統設計不夠科學，或編程過程中存在缺陷，就可能會遭遇黑客攻擊、病毒感染等問題，導致非法訪問或數據被篡改。計算機系統安全漏洞的存在，輕則導致數據被泄露，重則引發系統癱瘓，甚至可能因潛漏問題未及時修復，引發合規風險，給行政事業單位帶來嚴重的經濟和聲譽損失。

三、行政事業單位電子檔案管理的優化策略

1.科學樹立電子檔案管理意識

隨著互聯網及現代信息技術逐漸普及，行政事業單位的檔案管理工作也要與時俱進，轉變以往依靠傳統紙質檔案管理的意識，應形成良好的電子檔案管理意識，推動檔案管理信息化發展。行政事業單位應引進先進的信息技術手段，用于快速錄入、高效傳遞與共享利用檔案信息資源。行政事業單位的領導層、檔案管理工作人員均應深入了解電子檔案管理的內涵及價值，并為檔案信息電子化提供充分的支撐。檔案管理人員要更新檔案管理理念，從優化服務質量、提升檔案資料安全性與利用率的層面出發，積極推動檔案資料電子化。一是快速完成紙質檔案向電子檔案的轉換，構建完善的電子檔案數據庫，并及時對庫中檔案實行更新與完善，從而為檔案資料高效檢索和利用提供支持；二是檔案管理人員要強化主動服務意識，提高檔案管理綜合服務水平；三是推動檔案管理向檔案服務轉變。檔案管理人員應將先進的檔案管理理念融入日常工作，積極探索并應用新技術、新方法，提升檔案服務的質量和效率。

2.建立健全電子檔案管理制度

為了保障電子檔案管理的質量及效率，行政事業單位應加快完善電子檔案管理制度。一方面，檔案管理部門應分析現行的檔案管理制度內容，結合電子檔案管理的工作需求，對原有制度實行更新與完善，明確電子檔案管理流程及方法，為電子檔案規范管理提供制度保障，確保在電子檔案管理過程中遇到的問題能夠依據相關制度得到妥善且及時的解決。另一方面，明確其他部門的協同工作制度，詳細劃分各部門的電子檔案資料收集、生成與提交任務，并讓其充分了解本部門的責任及義務，進而主動為檔案管理部門的檔案收集、匯總工作提供支持，確保能夠全面收集各部門產生的電子檔案資料，并及時傳送給檔案管理部門。除此之外，行政事業單位還要著力打造完善的電子檔案管理監督制度，將所有人員納入監管主體，并對所有電子檔案管理環節展開全面監督。檔案管理人員應嚴格約束自身工作行為，由專門的監督管理部門嚴格審查電子檔案管理制度的利用過程，檢查檔案收集、整理與利用是否規范，以確保檔案管理工作高效開展。同時，還要定期檢查各部門的電子檔案收集、提交情況，督促各部門有效履行自身職責，為電子檔案高效管理提供支持。

3.積極推進電子檔案管理設備設施建設

由于電子檔案管理設備設施不完善會影響檔案管理效率、造成資源浪費并引發合規風險，為此，行政事業單位需要大力開展電子檔案管理設備設施的建設工作。第一，配備完善的電子檔案管理硬件設備設施，對老舊的設備設施實行更新升級，還要擴充其存儲容量，采用云存儲、分布式存儲等新型存儲技術，構建完善的容災備份體系，創建一個以本地存儲為基礎、異地存儲為保障、云端存儲為后備的三級備份機制，并對備份數據的恢復能力展開定期測試；第二，做好技術培訓。統一系統接口，采取API集成技術，將電子檔案管理系統無縫銜接到業務管理系統上，確保系統之間能夠順暢地傳送檔案信息資源；第三，引入智能化工具。采取自然語言處理技術，自動完成電子檔案資料歸類與標簽設置，以此提高電子檔案資料的檢索效率，同時，還可引入區塊鏈存證技術，采用區塊鏈技術對電子檔案的哈希值實行固定，以此提升電子檔案數據的完整性與可溯性；第四，配備全生命周期的管理系統。用OAIS等標準化流程工具，為電子檔案生成、歸檔、利用和銷毀等工作開展提供技術支持；第五，電子檔案管理設備設施配齊后，要定期巡檢與維護，及時發現硬件設備設施與軟件系統的缺陷及故障，通過及時升級與更新設備設施系統，保障電子檔案管理順暢開展。

4.提高計算機系統的安全系數

為了提高電子檔案存儲與利用的安全性，行政事業單位要注重加強計算機系統的安全管理。

一方面，要采取有效措施防范計算機系統安全漏洞所引發的風險。一要做好漏洞修復工作。密切關注所用系統的官方安全公告，一旦推出新的漏洞修復補丁，應立即下載與安裝，從而保障系統安全運行；二要加強權限管理。合理設置所有工作人員的系統登錄權限，根據工作人員的工作責任分配對應的操作權限，從而防止越權操作行為；三要定期開展安全審計。精準識別計算機系統潛在漏洞與安全風險，通過及時修復處理，降低安全風險的發生率；四要做好數據備份與恢復，構建完善的數據備份與恢復機制，以便檔案數據遭到破壞后能立即恢復；五要安裝系統防火墻及強力殺毒軟件，并定期升級病毒庫，引入人侵檢測系統，有效識別黑客攻擊與病毒侵害，維持計算機系統的安全運行。

另一方面，制定與實施長期防護策略。行政事業單位應采取供應鏈安全管理策略，利用通過安全認證的軟件系統及硬件產品，防范由于產品存在漏洞所帶來的安全風險。還可采用先進的安全技術應用策略，運用多因素認證技術、零信任架構技術等，使電子檔案管理系統具備更高的安全防護能力，以此降低電子檔案管理中的安全事故發生率。

四、結語

面對時代的不斷進步，行政事業單位要順應發展變化、結合工作需求，更新與完善檔案管理模式，樹立良好的電子檔案管理意識，加大投資力度，完善現有檔案管理軟件及硬件設備設施，為電子檔案管理工作順暢、有序地開展奠定基礎。同時，要建立健全電子檔案管理制度，合理劃分工作任務，明確各部門的權責與義務，為電子檔案管理規范開展提供完善的制度保障。在電子檔案管理工作中還要重視計算機系統的安全管理，做好漏洞修復、權限管理、安全審計以及備份恢復等工作，并采取供應鏈管理、先進安全技術應用策略，有效防范電子檔案被泄露、損毀及系統癱瘓等安全事故，從而保障行政事業單位檔案管理工作穩定、高效地開展。

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作者單位：陜西省高速公路路政執法總隊第二支隊