行政事業(yè)單位電子檔案管理策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著互聯(lián)網(wǎng)及現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為行政事業(yè)單位檔案管理的電子化發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。然而電子檔案管理涉及內(nèi)容多、要求高，行政事業(yè)單位需要樹立良好的電子檔案管理理念，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，高效開展電子檔案管理工作，并深入挖掘電子檔案信息，加強(qiáng)技術(shù)與管理的深度結(jié)合，滿足新時(shí)代對行政事業(yè)單位檔案管理的新要求。因而有必要深入探討行政事業(yè)單位推行電子檔案管理的影響及其所面臨的問題，從而探索出優(yōu)化電子檔案管理的可行性路徑，為行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)依據(jù)。

一、行政事業(yè)單位推行電子檔案管理的影響

1.簡化檔案管理流程，提高檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案管理具有內(nèi)容繁雜、流程煩瑣的特性，檔案資料收集、記錄和整理較為耗時(shí)，使用資料時(shí)需要耗費(fèi)較長時(shí)間才能找到，并且找出的資料還可能不符合利用需求，或是無法提供較高的利用價(jià)值。行政事業(yè)單位推行電子檔案管理模式后，可利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)成電子檔案信息，只需較短的時(shí)間便可生產(chǎn)電子檔案。同時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)可視化展示電子檔案資料，檔案管理部門還可以構(gòu)建電子檔案信息化管理平臺，按照時(shí)間、類別和部門等多個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案實(shí)行分類與標(biāo)記，在應(yīng)用電子檔案資料時(shí)，只需輸入關(guān)鍵詞便可快速調(diào)取相應(yīng)的檔案資料，提高行政事業(yè)單位的檔案管理效率，為檔案管理人員挖掘檔案資料的內(nèi)在價(jià)值提供更多時(shí)間，夯實(shí)行政事業(yè)單位科學(xué)決策、有效管理的信息基礎(chǔ)。

2.節(jié)約存儲空間，保障檔案存儲的安全性

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，需要設(shè)置專門的檔案室來存儲紙質(zhì)檔案資料，需要占用較大的存儲空間，紙質(zhì)資料易受環(huán)境影響，若空氣濕度過大易受潮變質(zhì)，而溫度過高則會導(dǎo)致紙張變脆，并且檔案室還存在鼠蟻侵害的威脅，若是防護(hù)不到位，可能會導(dǎo)致紙張檔案被啃食破壞。行政事業(yè)單位推行電子檔案管理模式后，只要保留價(jià)值高的原始檔案資料即可，一些通知類、文書類或人事類檔案資料只需生成電子版檔案資料即可，可以存儲到外接硬盤或是網(wǎng)絡(luò)云盤之中，還能實(shí)現(xiàn)異地備份，即便電子檔案資料受損或丟失，也可及時(shí)實(shí)行備份恢復(fù)，不僅能節(jié)約檔案存儲空間，還能夠保障電子檔案存儲過程安全，減輕檔案損毀對行政事業(yè)單位工作造成的負(fù)面影響。

3.實(shí)現(xiàn)高效檢索，高效利用檔案資料

受到傳統(tǒng)檔案管理模式影響，許多紙質(zhì)檔案資料生成后堆積到檔案室，很少再提取與利用，這是由于檔案資料文件數(shù)量過多所致，不僅管理不便，查找與利用相對困難，還會對檔案資料的利用率產(chǎn)生影響。行政事業(yè)單位推行電子檔案管理后，可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺存儲檔案資料，對每個(gè)檔案設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵詞及編號，各部門利用檔案時(shí)，只需要在電子檔案管理平臺上輸入關(guān)鍵詞，便可以快速檢索到需要的檔案，既可在平臺直接閱讀，也可將之下載打印，大幅提高了檔案資料的利用率。與此同時(shí)，電子檔案資料的歸類整理更加便捷，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)對不同檔案之間的關(guān)聯(lián)展開分析，挖掘檔案資料的潛在價(jià)值及形成規(guī)律，可以提升檔案資料的價(jià)值性，為行政事業(yè)單位高效利用檔案資料、推動業(yè)務(wù)活動高質(zhì)量開展提供支持。

二、行政事業(yè)單位電子檔案管理面臨的問題

1.電子檔案管理意識薄弱

在行政事業(yè)單位，部分檔案管理人員未能充分認(rèn)識電子檔案管理的重要性，依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，這正是其電子檔案管理意識不足的主要體現(xiàn)，他們認(rèn)為電子文件的可靠性欠佳，對其長期存儲、檢索能力存在質(zhì)疑。部分單位的檔案管理人員沒有具備良好的協(xié)同管理意識，在電子檔案管理時(shí)未嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)地開展工作。部分檔案管理人員在電子檔案管理方面仍存在疏漏，由于缺乏健全的監(jiān)督考核機(jī)制，導(dǎo)致電子檔案的存儲管理流程較為隨意，時(shí)常發(fā)生電子文檔丟失或損壞的情況。這些均是電子檔案管理意識薄弱的表現(xiàn)，會對電子文檔的及時(shí)、完整歸檔產(chǎn)生影響，會削弱檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，還會降低檔案管理效率，增大檔案管理成本，對檔案資料的深度開發(fā)與有效利用產(chǎn)生不利影響。

2.電子檔案管理制度不完善

受到電子檔案管理意識薄弱的影響，有的行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)仍采用傳統(tǒng)的檔案管理制度，沒有更新與建立電子檔案管理制度，導(dǎo)致部分工作缺乏依據(jù)，電子檔案管理工作呈現(xiàn)無序和低效狀態(tài)，造成這一問題的主要原因有三個(gè)：一是我國針對電子檔案管理的法律法規(guī)不夠完善，無法為行政事業(yè)單位電子檔案管理制度的制定提供可靠依據(jù)，雖然部分法律中涉及電子檔案管理內(nèi)容，但分布較為分散，無法構(gòu)建統(tǒng)一、完善的電子檔案管理體系。二是電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善，致使電子檔案存儲、傳送以及處理工作之間存在沖突，會影響電子檔案的完整存儲與有效利用。三是電子檔案管理體系建設(shè)滯后。行政事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)工作僅由檔案管理部門承擔(dān)，未明確其他部門在電子檔案收集、提交方面的責(zé)任，導(dǎo)致電子檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)協(xié)同化和有效銜接。此外，部分行政事業(yè)單位的績效考核與監(jiān)督管理機(jī)制存在缺陷，無法確保電子檔案的安全存儲和高效利用。

3.電子檔案管理設(shè)施不健全

電子檔案管理的實(shí)施需以完善的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施為基礎(chǔ)，然而部分行政事業(yè)單位在設(shè)備設(shè)施建設(shè)過程中，仍面臨硬件配備不齊全、技術(shù)適配性不足以及系統(tǒng)性缺失等多方面的問題。第一，從硬件設(shè)備設(shè)施的角度來看，部分單位所使用的服務(wù)器較為陳舊，且硬盤老化，缺乏足夠的存儲空間和良好的擴(kuò)展性，與電子檔案體量大、存儲時(shí)間長的實(shí)際需求不匹配。同時(shí)，部分行政事業(yè)單位沒有引入異地容災(zāi)備份系統(tǒng)，若是硬件發(fā)生故障或是遭遇自然災(zāi)害，可能會導(dǎo)致重要的電子檔案數(shù)據(jù)丟失。第二，技術(shù)適配方面。部分單位所采用的電子檔案管理系統(tǒng)不具備良好的兼容性，無法與ERP管理系統(tǒng)或OA管理軟件有效銜接，難以實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效遷移與協(xié)同管理。第三，缺乏覆蓋電子檔案生成、歸檔、利用和銷毀于一體的全流程管理系統(tǒng)，未引入?yún)^(qū)塊鏈存證、AI輔助分類等新技術(shù)工具，對電子檔案管理的連續(xù)性、高效性開展產(chǎn)生限制。

4.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在安全漏洞

在行政事業(yè)單位實(shí)施電子檔案管理的過程中，會由于安全漏洞的存在而引發(fā)重要檔案數(shù)據(jù)被泄露、丟失或損毀，還會導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)癱瘓。主要的安全漏洞有三種：一是高危系統(tǒng)接口漏洞。若電子檔案管理系統(tǒng)選擇不當(dāng)，可能會出現(xiàn)檔案資料被惡意讀取的漏洞，不法分子會利用此漏洞竊取行政事業(yè)單位的重要文件，或是對服務(wù)器實(shí)行控制；二是權(quán)限管理漏洞。如果行政事業(yè)單位沒有嚴(yán)格、合理地設(shè)置系統(tǒng)登錄人員的權(quán)限，就會產(chǎn)生內(nèi)部人員越權(quán)操作隱患，或是外部人員非法登錄與違規(guī)操作系統(tǒng)的現(xiàn)象，導(dǎo)致重要性、敏感性數(shù)據(jù)被違規(guī)訪問或惡意修改；三是設(shè)計(jì)與編程漏洞。如果所采用的電子檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠科學(xué)，或編程過程中存在缺陷，就可能會遭遇黑客攻擊、病毒感染等問題，導(dǎo)致非法訪問或數(shù)據(jù)被篡改。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全漏洞的存在，輕則導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露，重則引發(fā)系統(tǒng)癱瘓，甚至可能因潛漏問題未及時(shí)修復(fù)，引發(fā)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，給行政事業(yè)單位帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)和聲譽(yù)損失。

三、行政事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化策略

1.科學(xué)樹立電子檔案管理意識

隨著互聯(lián)網(wǎng)及現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸普及，行政事業(yè)單位的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變以往依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的意識，應(yīng)形成良好的電子檔案管理意識，推動檔案管理信息化發(fā)展。行政事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)手段，用于快速錄入、高效傳遞與共享利用檔案信息資源。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層、檔案管理工作人員均應(yīng)深入了解電子檔案管理的內(nèi)涵及價(jià)值，并為檔案信息電子化提供充分的支撐。檔案管理人員要更新檔案管理理念，從優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量、提升檔案資料安全性與利用率的層面出發(fā)，積極推動檔案資料電子化。一是快速完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，構(gòu)建完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)對庫中檔案實(shí)行更新與完善，從而為檔案資料高效檢索和利用提供支持；二是檔案管理人員要強(qiáng)化主動服務(wù)意識，提高檔案管理綜合服務(wù)水平；三是推動檔案管理向檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變。檔案管理人員應(yīng)將先進(jìn)的檔案管理理念融入日常工作，積極探索并應(yīng)用新技術(shù)、新方法，提升檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率。

2.建立健全電子檔案管理制度

為了保障電子檔案管理的質(zhì)量及效率，行政事業(yè)單位應(yīng)加快完善電子檔案管理制度。一方面，檔案管理部門應(yīng)分析現(xiàn)行的檔案管理制度內(nèi)容，結(jié)合電子檔案管理的工作需求，對原有制度實(shí)行更新與完善，明確電子檔案管理流程及方法，為電子檔案規(guī)范管理提供制度保障，確保在電子檔案管理過程中遇到的問題能夠依據(jù)相關(guān)制度得到妥善且及時(shí)的解決。另一方面，明確其他部門的協(xié)同工作制度，詳細(xì)劃分各部門的電子檔案資料收集、生成與提交任務(wù)，并讓其充分了解本部門的責(zé)任及義務(wù)，進(jìn)而主動為檔案管理部門的檔案收集、匯總工作提供支持，確保能夠全面收集各部門產(chǎn)生的電子檔案資料，并及時(shí)傳送給檔案管理部門。除此之外，行政事業(yè)單位還要著力打造完善的電子檔案管理監(jiān)督制度，將所有人員納入監(jiān)管主體，并對所有電子檔案管理環(huán)節(jié)展開全面監(jiān)督。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格約束自身工作行為，由專門的監(jiān)督管理部門嚴(yán)格審查電子檔案管理制度的利用過程，檢查檔案收集、整理與利用是否規(guī)范，以確保檔案管理工作高效開展。同時(shí)，還要定期檢查各部門的電子檔案收集、提交情況，督促各部門有效履行自身職責(zé)，為電子檔案高效管理提供支持。

3.積極推進(jìn)電子檔案管理設(shè)備設(shè)施建設(shè)

由于電子檔案管理設(shè)備設(shè)施不完善會影響檔案管理效率、造成資源浪費(fèi)并引發(fā)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，為此，行政事業(yè)單位需要大力開展電子檔案管理設(shè)備設(shè)施的建設(shè)工作。第一，配備完善的電子檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施，對老舊的設(shè)備設(shè)施實(shí)行更新升級，還要擴(kuò)充其存儲容量，采用云存儲、分布式存儲等新型存儲技術(shù)，構(gòu)建完善的容災(zāi)備份體系，創(chuàng)建一個(gè)以本地存儲為基礎(chǔ)、異地存儲為保障、云端存儲為后備的三級備份機(jī)制，并對備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力展開定期測試；第二，做好技術(shù)培訓(xùn)。統(tǒng)一系統(tǒng)接口，采取API集成技術(shù)，將電子檔案管理系統(tǒng)無縫銜接到業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上，確保系統(tǒng)之間能夠順暢地傳送檔案信息資源；第三，引入智能化工具。采取自然語言處理技術(shù)，自動完成電子檔案資料歸類與標(biāo)簽設(shè)置，以此提高電子檔案資料的檢索效率，同時(shí)，還可引入?yún)^(qū)塊鏈存證技術(shù)，采用區(qū)塊鏈技術(shù)對電子檔案的哈希值實(shí)行固定，以此提升電子檔案數(shù)據(jù)的完整性與可溯性；第四，配備全生命周期的管理系統(tǒng)。用OAIS等標(biāo)準(zhǔn)化流程工具，為電子檔案生成、歸檔、利用和銷毀等工作開展提供技術(shù)支持；第五，電子檔案管理設(shè)備設(shè)施配齊后，要定期巡檢與維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)硬件設(shè)備設(shè)施與軟件系統(tǒng)的缺陷及故障，通過及時(shí)升級與更新設(shè)備設(shè)施系統(tǒng)，保障電子檔案管理順暢開展。

4.提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全系數(shù)

為了提高電子檔案存儲與利用的安全性，行政事業(yè)單位要注重加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理。

一方面，要采取有效措施防范計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全漏洞所引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。一要做好漏洞修復(fù)工作。密切關(guān)注所用系統(tǒng)的官方安全公告，一旦推出新的漏洞修復(fù)補(bǔ)丁，應(yīng)立即下載與安裝，從而保障系統(tǒng)安全運(yùn)行；二要加強(qiáng)權(quán)限管理。合理設(shè)置所有工作人員的系統(tǒng)登錄權(quán)限，根據(jù)工作人員的工作責(zé)任分配對應(yīng)的操作權(quán)限，從而防止越權(quán)操作行為；三要定期開展安全審計(jì)。精準(zhǔn)識別計(jì)算機(jī)系統(tǒng)潛在漏洞與安全風(fēng)險(xiǎn)，通過及時(shí)修復(fù)處理，降低安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率；四要做好數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，以便檔案數(shù)據(jù)遭到破壞后能立即恢復(fù)；五要安裝系統(tǒng)防火墻及強(qiáng)力殺毒軟件，并定期升級病毒庫，引入人侵檢測系統(tǒng)，有效識別黑客攻擊與病毒侵害，維持計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

另一方面，制定與實(shí)施長期防護(hù)策略。行政事業(yè)單位應(yīng)采取供應(yīng)鏈安全管理策略，利用通過安全認(rèn)證的軟件系統(tǒng)及硬件產(chǎn)品，防范由于產(chǎn)品存在漏洞所帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)。還可采用先進(jìn)的安全技術(shù)應(yīng)用策略，運(yùn)用多因素認(rèn)證技術(shù)、零信任架構(gòu)技術(shù)等，使電子檔案管理系統(tǒng)具備更高的安全防護(hù)能力，以此降低電子檔案管理中的安全事故發(fā)生率。

四、結(jié)語

面對時(shí)代的不斷進(jìn)步，行政事業(yè)單位要順應(yīng)發(fā)展變化、結(jié)合工作需求，更新與完善檔案管理模式，樹立良好的電子檔案管理意識，加大投資力度，完善現(xiàn)有檔案管理軟件及硬件設(shè)備設(shè)施，為電子檔案管理工作順暢、有序地開展奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，要建立健全電子檔案管理制度，合理劃分工作任務(wù)，明確各部門的權(quán)責(zé)與義務(wù)，為電子檔案管理規(guī)范開展提供完善的制度保障。在電子檔案管理工作中還要重視計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，做好漏洞修復(fù)、權(quán)限管理、安全審計(jì)以及備份恢復(fù)等工作，并采取供應(yīng)鏈管理、先進(jìn)安全技術(shù)應(yīng)用策略，有效防范電子檔案被泄露、損毀及系統(tǒng)癱瘓等安全事故，從而保障行政事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)定、高效地開展。

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作者單位：陜西省高速公路路政執(zhí)法總隊(duì)第二支隊(duì)