文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義探究

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A

隨著信息化時代的到來，事業單位面臨著日益復雜的內外部環境，對管理效能提出了更高要求。文書檔案作為單位履職盡責、服務民眾的重要依據，其規范化、精細化管理水平在很大程度上影響和制約著事業單位的效能發揮。當前，不少事業單位的文書檔案管理仍存在諸多短板，亟須創新整理思路和方法，完善基礎設施，提高信息化水平，為效能化發展賦能。高質量的文書檔案整理不僅能夠提高工作效率，還能夠促進單位資源優化配置、風險有效管控以及內外部協同創新，為建設服務型、責任型及效能型的現代事業單位奠定堅實基礎。

一、文書檔案整理的現狀及面臨的挑戰

文書檔案整理作為事業單位管理的重要環節，其現狀不容樂觀，有些單位的檔案資料堆積如山、雜亂無章，缺乏系統性的分類和編目，查找起來十分耗時耗力。部分檔案室條件簡陋，缺乏必要的防塵、防潮以及防火等保護措施，時間一長，檔案就會受損甚至丟失。一些部門的檔案管理制度不完善，缺乏嚴格的審批流程和保密規定，存在文件外泄的安全隱患。面對信息化時代的新要求，傳統人工整理模式已難以為繼，亟須向數字化、智能化升級轉型。但受制于經費有限、人員不足以及技術欠缺等因素，推進檔案管理現代化絕非易事。如何在資源有限的條件下，通過流程再造、開放共享等舉措破解文書檔案整理工作的難題，全面提高檔案管理水平，已成為擺在各事業單位面前的重大課題，考驗著管理者的智慧和決心。

二、文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義

1.提高工作效率，節約時間成本文書檔案的系統化整理與歸檔，通過實施文件材料的分類、編號及造冊等一系列規范化操作，并結合現代化的信息管理系統實行電子化存儲，使得事業單位能夠實現檔案資料的高效統一管理和便捷快速檢索，大幅降低人工查找所需的時間和精力成本。當工作人員需要查閱特定文件時，只需在檔案管理系統中輸入關鍵詞，即可快速定位所需資料，無需逐頁翻找，從而大幅提高工作效率。與此同時，系統化的文書檔案整理也能有效避免文件散失、損毀等情況的發生。通過對檔案室的環境優化，配備必要的防護設施，并明確檔案的保管、調閱以及銷毀等環節的管理規范，事業單位可以最大限度地保證檔案的安全性和完整性，杜絕因保管不善而造成的文件丟失。當檔案能夠妥善保管、長久留存時，即便人員更替，相關工作也能做到有據可查、有章可循，避免出現前任工作交接不清、后續工作無從下手而不得不重復勞動的窘境，保障各項工作的延續性和規范性，為事業單位的效能化發展奠定堅實基礎。

2.優化資源配置，提高決策水平

海量的檔案資料蘊含著寶貴的歷史數據和發展脈絡，如果能充分利用現代信息技術對其展開深度挖掘和分析，就可以發現事業單位發展歷程中一些隱藏的規律和趨勢。例如，通過對往年財務報表、人事檔案及項目方案等資料的綜合分析，可以準確把握單位在不同時期的資金投入、人才結構及業務重點等方面的變化趨勢，為當前乃至未來一段時期的發展規劃提供可借鑒的數據支撐。而對于事業單位的決策者而言，利用大數據分析檔案的價值更為突出。領導者在制定重大決策時，如果能充分借鑒檔案中的歷史經驗教訓和數據依據，并據此科學預判政策的可行性與風險點，就能夠提升決策的科學性與準確性，避免決策失誤或資源浪費等問題的發生。

3.強化風險管控，保障單位安全

事業單位的檔案資料中往往包含大量敏感信息，如個人隱私、商業機密以及涉密文件等，一旦管理不善，極易引發信息被泄露、數據被竊等安全隱患。為防范此類風險，事業單位須著力完善檔案管理的相關制度，明確檔案的分類標準、保密規定以及訪問權限等，并通過定期開展檔案安全自查、人員保密培訓等措施，強化全員的信息安全意識，筑牢檔案安全“防火墻”。與此同時，檔案調閱、外借等環節也應納入嚴格管控，建立健全審批流程，對調閱者的身份、目的以及用途等實行嚴格審查把關，并明確相關責任追究機制，有效避免檔案資料被違規使用、惡意泄露。此外，事業單位還應積極運用信息化手段提高檔案安全管理水平，如引入電子檔案系統對重要文件實行異地備份，構建人侵檢測系統、數據加密等技術防線，全方位織密檔案安全保護網。

4.促進協同合作，提升服務質量

文書檔案的有序整理和集中管理是打破部門間信息壁壘、促進協同合作的有效途徑。長期以來，事業單位各部門各自為政、條塊分割的弊端較為突出，不同部門的業務數據與檔案資料往往各自保管、互不相通，不僅造成了信息孤島，還極大地影響了工作效率。而檔案的集中管理則從源頭上避免了這一問題，通過對各類文件材料實行統一收集、分類、編目及數字化，建成涵蓋全單位業務數據的共享檔案庫，員工無須再為尋找其他部門的資料而奔走勞碌，只需在檔案信息系統中簡單檢索，即可獲取所需信息，真正實現了信息共享、資源共用，單位內部的溝通協作也必將更加順暢高效。更重要的是檔案的有序管理還可為事業單位提供優質服務奠定堅實基礎。當服務對象提出信息查詢、材料調閱等要求時，如果檔案散亂無章、查找不便，不僅會降低服務效率，還將直接影響單位在公眾心中的形象。反之，如果能依托完善的檔案管理體系，快速、準確地提供相關材料，及時高效地回應各方訴求，便可充分彰顯事業單位的專業性和責任心，切實提升公眾滿意度，進而贏得社會各界的廣泛贊譽，為事業單位發展開拓更為廣闊的空間。

三、創新文書檔案整理方式，助力事業單位效能化發展

1.數字化轉型，構建智慧檔案系統

事業單位要推進文書檔案管理的數字化轉型，首要任務是實現紙質檔案的電子化存儲。可利用高速掃描儀、OCR文字識別等設備和技術，將歷年積累的紙質文件快速轉化為電子檔案，并統一存儲到檔案管理系統中。在電子化過程中，還應注意對檔案的文件格式、分辨率以及色彩等參數實行規范設置，確保電子檔案的高質量成像和長期保存。同時，電子檔案的元數據也需要詳細標引，如文件標題、作者、日期以及關鍵詞等，以便后續快速檢索和調用。

數字化檔案信息既要“進得來”，也要“管得好”，還需引入人工智能技術，進一步優化檔案管理流程。首先，基于深度學習技術自動對電子檔案實行智能分類，設計科學的檔案分類體系，替代煩瑣的人工歸類。其次，利用自然語言處理技術對檔案內容實行語義分析、提煉摘要以及關聯推薦，方便用戶快速把握檔案要點，發現有價值的關聯信息。最后，通過數據挖掘技術對海量檔案實行共性分析、趨勢預測以及知識發現，為單位科學決策提供數據支撐。此外，檔案系統還可嵌人智能問答、智能檢索等功能，讓用戶隨時隨地獲取所需檔案資源。

2.優化整理流程，提升檔案質量

事業單位要優化文書檔案的整理流程，應構建科學規范的檔案分類標準。可結合本單位的業務特點，制定一套涵蓋面廣、層次清晰以及簡明易用的分類方案，明確不同類型檔案的著錄項目、格式以及排列順序等細則。在分類體系的基礎上，還應明確檔案整理操作的規范和要求，如原文件的整理、復印件的制作及檔案裝訂的規格等，形成一套標準化的整理工序，并嚴格按照流程組織實施。

考慮檔案整理工作專業性、系統性較強，事業單位有必要開展經常性的業務培訓，持續提升檔案人員的崗位技能。一方面，可聘請檔案管理領域的專家學者授課，系統闡述檔案管理的基本理論、方法及標準，幫助員工夯實理論基礎。另一方面，可安排經驗豐富的檔案管理骨干傳授實戰經驗，手把手指導各項整理操作的具體要領，強化員工的實操能力。培訓形式應豐富多樣，如案例教學、情景模擬及現場指導等可交替運用。

與此同時，事業單位可每年定期開展檔案“回頭看”活動，對檔案室存檔的文件材料展開全面清理，查缺補漏、去偽存真，發現并及時處置鑒定不準確、整理不規范的檔案。對于查找出的問題檔案，要專門制定整改措施，逐一予以規范。對于尚未歸檔入室的文件材料，要抓緊時間補充整理，做到應歸盡歸、分類清晰。

3.開放共享應用，創新檔案價值

事業單位在做好文書檔案整理的基礎上，還應積極推動檔案的開放共享，創新檔案價值的實現路徑。一方面，可設立檔案查詢服務窗口，制定便民利民的檔案查閱辦法，暢通社會公眾查閱檔案的渠道。同時，建設面向公眾的網上檔案展示平臺，精選本單位所存重要檔案、珍貴檔案，通過圖文展示、音視頻播放等生動直觀的形式，向社會公眾展現檔案的風采，普及檔案知識。

在必要時還可舉辦主題鮮明、形式新穎的檔案文化展覽，如利用VR/AR等沉浸式體驗技術，多角度、全方位地再現歷史現場，讓觀眾身臨其境地感受檔案的魅力，在潛移默化中提升對檔案文化的認同感和影響力；另一方面，事業單位還應著力發掘檔案的學術研究價值。可主動加強與高校、科研機構的合作，鼓勵相關學科的專家學者深人挖掘本單位的檔案史料，開展學術價值較高的檔案文獻整理和編研工作。例如，圍繞本單位在特定歷史時期的重大事件、關鍵人物，組織專題檔案的搜集整理與系統研究，撰寫學術論文、編纂檔案文獻匯編，甚至出版系列檔案史料專著，在促進學科發展的同時彰顯檔案的史料價值。考慮到檔案編研往往需要多學科協同攻關，事業單位還可搭建跨學科交流合作的平臺，定期召開檔案學術研討會，邀請史學、政治學及社會學等學科的專家共同“會診”檔案，在思想的碰撞中孕育出更多原創性的學術成果。

此外，事業單位可精心設計體現愛國主義教育、廉政教育等主題內容的檔案課程，面向黨員干部、青少年學生等開展生動鮮活的檔案宣傳教育。例如，選取本單位不同時期的優秀事跡檔案，講述先進典型的感人事跡。利用重大決策檔案、信訪檔案等，開展廉政警示教育專題班。針對青少年群體，還可開發寓教于樂的親子閱讀檔案體驗項目，在潛移默化中培養其檔案意識和家國情懷。

4.建立檔案工作協調機制，推動多方協同治理

事業單位還應著力構建檔案工作的協調運行機制，推動形成多部門、多領域協同參與的檔案治理格局。鑒于文書檔案整理涉及單位內外部的諸多方面，僅靠檔案部門單打獨斗難以實現預期目標，必須統籌兼顧、上下聯動，調動各方力量共同發力。

為此，事業單位應成立檔案工作領導小組，由單位主要負責人擔任組長，相關職能部門負責人參與，定期研究檔案工作中的重大問題，統籌協調檔案事務，形成“一把手”親自抓、分管領導具體抓、相關部門各負其責的工作機制。

考慮檔案整理專業性強、情況復雜，負責檔案日常管理的工作人員還應與相關職能部門建立經常性溝通機制。可通過不定期走訪、工作例會等方式，主動了解各部門的文書檔案現狀，發現管理中的突出問題，有的放矢地提供指導和幫助。同時，邀請各部門對檔案工作提出意見和建議，推動檔案管理與業務工作的無縫銜接。檔案部門還可牽頭開展檔案管理專題培訓，有針對性地普及檔案知識，傳授整理技能，營造濃郁的檔案工作氛圍，匯聚各方力量，形成推進檔案事業高質量發展的強大合力。

四、結語

綜上所述，文書檔案整理是事業單位效能化發展的重要抓手。縱觀全文，優化檔案整理需堅持規范與創新并重，一手抓流程再造，一手抓智慧賦能，在筑牢檔案基礎管理的前提下，積極探尋檔案數字化及檔案大數據分析應用的新路徑，拓寬檔案服務的廣度與深度。未來，事業單位還應進一步完善檔案管理頂層設計，加強檔案人才隊伍建設，健全檔案工作協調機制，推動形成可持續的檔案管理與開發良性生態，為建設現代化事業單位提供更加有力的支撐。

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作者單位：孝義經濟開發區管理委員會