“三合一”管理體系下提高機關檔案工作管理成效的策略研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在信息化與標準化日益融合的今天，機關檔案工作面臨著前所未有的挑戰與機遇。作為記錄歷史、服務現實以及傳承未來的重要載體，機關檔案不僅承載著黨和國家的歷史記憶，還是機關單位高效運行、科學決策不可或缺的信息資源。

隨著社會的快速發展和技術的不斷進步，傳統檔案管理模式已難以滿足現代機關工作的多元化需求。因而探索一套科學、高效和安全的檔案管理策略顯得尤為重要。“三合一”管理體系，即將質量管理（QMS）、環境管理（EMS）和職業健康安全管理（OHSMS）整合為一體的管理體系，為機關檔案工作提供了新的管理思路和框架。該體系不僅強調管理的系統性、規范性和持續改進，還注重環境保護和員工健康安全的保障，與機關檔案工作的政治性、基礎性、服務性和專業性特點高度契合。通過引入“三合一”管理體系，機關檔案工作可以在確保檔案真實性、完整性和安全性的基礎上，進一步提高管理效率和服務水平。

一、“三合一”管理體系與機關檔案工作的關聯

1.“三合一”管理體系的基本要素

“三合一”管理體系，即將質量管理（QMS）、環境管理（EMS）和職業健康安全管理（OHSMS）整合為一體的管理體系，是現代企業管理中的重要組成部分。該體系旨在通過系統化、規范化的管理手段，確保產品質量、環境保護和員工健康安全。其中，質量管理（QMS）的核心在于確保產品和服務的質量符合客戶需求和市場標準。它涵蓋了從設計、生產到售后的全過程，旨在通過持續改進提升客戶的滿意度。IS09001標準是質量管理體系中最常見的國際標準，它提供了一個框架，幫助企業不斷改進產品和服務的質量。環境管理

（EMS）著重于減少企業運營對環境的影響，實現可持續發展。IS14001標準是環境管理體系中最常見的國際標準，它幫助企業識別和管理其活動、產品和服務對環境的影響，從而減少環境風險，提高環境績效。職業健康安全管理（OHSMS）旨在保障員工在工作場所的健康和安全。ISO45001標準是職業健康安全管理體系中最常見的國際標準，它提供了一個框架，幫助企業識別和管理工作場所的健康和安全風險，從而減少工傷事故，提高員工的健康和安全水平。

2.機關檔案工作的特點與要求

機關檔案工作具有鮮明的政治性、基礎性、服務性和專業性。其具有為黨管檔、為國守史以及為民服務的重要職責，承擔著維護黨和國家歷史真實面貌的任務。機關檔案工作的特點主要體現在以下幾個方面：一是政治性。機關檔案工作具有一定的機要性，是維護黨和國家利益的重要工作。同時，它還必須確保檔案的真實性，以反映黨和國家的歷史面貌；二是基礎性。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，對機關單位各項工作的開展具有直接影響。檔案工作水平的高低能在一定程度上反映機關行政管理的狀況；三是服務性。機關檔案工作應立足于服務大局、服務機關中心工作，為本機關各項業務工作服務，為國家的政治、經濟、科學和文化等各項工作服務；四是專業性。檔案管理具有系統的專業理論支撐和復雜的技術要求。檔案工作人員應具備檔案及相關專業知識，并接受檔案行政管理部門的業務監督和指導。機關檔案的形成過程包括文件的收集、整理和歸檔等環節，存儲方式則注重檔案的安全性和可訪問性。檔案的利用價值體現在為機關工作提供歷史依據、為決策提供支持以及為法律糾紛提供證據等方面。

3.“三合一”管理體系對機關檔案工作的影響

在“三合一”管理體系中，機關檔案工作需要滿足以下具體要求：一是質量管理要求。確保檔案整理、歸檔和利用等過程的規范性，提高檔案工作的質量；二是環境管理要求。在檔案存儲和利用過程中，減少對環境的影響，實現綠色檔案管理；三是職業健康安全管理要求。保障檔案工作人員的健康和安全，防止因檔案工作導致的職業傷害。然而機關檔案工作在“三合一”管理體系中也面臨諸多挑戰。此外，通過引入信息技術手段，如檔案管理軟件提高了檔案工作的效率和效果，實現了檔案的數字化管理和遠程訪問。“三合一”管理體系對機關檔案工作質效提升的潛在作用不容忽視。它有助于提高檔案工作的專業水平、質量和效率，為機關工作提供更加準確、可靠的歷史依據和決策支持。同時，它還有助于提高機關檔案工作的社會影響力，為檔案事業的發展注入新的活力。

二、提高機關檔案工作管理成效的策略

1.健全管理機制

（1）成立檔案工作領導小組

在機關單位，檔案工作領導小組的設立是確保檔案工作得以順利推進的關鍵組織架構。領導小組應由機關主要領導親自掛帥，這不僅體現了檔案工作的重要性，還確保了檔案工作能夠獲得必要的領導支持和資源傾斜。領導小組的成員構成須具備跨領域的專業性，涵蓋檔案管理部門、信息技術部門和安全保衛部門等多個關鍵領域，這樣的配置有助于形成跨部門協作機制，打破信息孤島，促進資源的有效整合和共享。領導小組應明確各成員的職責范圍，確保檔案工作從規劃、實施到監督、評估等環節都有專人負責。具體而言，規劃階段需明確檔案工作的發展目標和路徑。實施階段需確保各項任務得到有效執行。監督階段需對檔案工作開展定期檢查和評估，及時發現并糾正問題。評估階段則需對檔案工作成效開展客觀評價，為后續改進提供依據。通過這樣一套自上而下的管理機制，可以確保檔案工作在機關內部得到全面、系統地推進。

（2）制定檔案管理標準

在“三合一”管理體系的框架下，制定一套全面、系統的檔案管理標準是提升檔案工作規范化的重要舉措。這些標準應基于檔案工作的實際需求，涵蓋檔案門類劃分、分類方法、保管期限和利用規則等方面，確保檔案工作的每一個環節都有章可循，有據可依。特別是針對電子檔案的特殊性質，應制定專門的電子檔案管理規定。這些規定應明確電子文件的形成、收集、存儲、利用和銷毀等全生命周期的管理流程，確保電子文件在形成之初就得到有效管理，避免因管理不善而導致的信息被泄露或丟失風險。同時，電子檔案管理規定還應考慮信息化時代的發展需求，如云計算、大數據等技術的應用，為電子檔案的長期保存和高效利用提供有力保障。通過制定標準，可以進一步提高檔案工作的規范化水平，為機關單位提供更加優質、高效的檔案服務。

2.加強信息化建設

（1）推動檔案管理信息化發展

信息化作為提升檔案工作管理成效的核心驅動力，正逐步引領檔案管理步人一個全新的智慧時代。在這一背景下，積極推進檔案管理系統的升級換代，采用功能更為強大、操作更為便捷的檔案管理軟件是實現檔案電子化存儲、檢索和利用的關鍵步驟。這不僅意味著傳統紙質檔案向電子檔案的轉型，還標志著檔案管理方式的根本性變革。通過引入先進的檔案管理系統，可以實現對檔案信息的數字化存儲，不僅極大地節省了物理存儲空間，還避免了因頻繁翻閱而導致的檔案磨損和丟失風險。同時，電子化的檢索方式使得檔案查詢變得更加高效、便捷，用戶只需輸入關鍵詞，即可在海量檔案中迅速定位所需信息，從而大幅提高工作效率。

（2）利用計算機檔案管理系統和人工智能技術

計算機檔案管理系統與人工智能技術的深度融合，為檔案工作帶來了前所未有的創新動力。借助計算機檔案管理系統，可以實現對檔案信息的自動化收集、歸納和分析，不僅極大地減輕了檔案管理人員的工作負擔，還提升了檔案信息的準確性和完整性。更為先進的是，通過集成自然語言處理、圖像識別等人工智能技術，可以進一步提高檔案信息的提取精度和速度。例如，OCR技術的運用使得紙質檔案能夠快速、準確地轉化為可編輯的電子文檔，提高了檔案數字化的效率。而智能分類算法則能夠根據檔案內容自動實施分類和標簽化，使用戶能夠更加便捷地瀏覽和檢索檔案信息。這些技術的引入，不僅提高了檔案工作的智能化水平，還為檔案信息的深度挖掘和高效利用提供了有力支撐。

3.優化檔案分類與整理

（1）采用科學、合理的分類方法

科學、合理的分類方法是提高檔案利用效率的核心要素，它直接關系到檔案信息的可訪問性和可理解性。在構建檔案分類體系時，需綜合考量檔案的內容屬性、形式特征以及時間維度，確保分類體系既層次分明又邏輯嚴密。針對不同類型的檔案，如文書檔案、科技檔案和聲像檔案等，應采取差異化的分類標準和編碼規則，以適應各自獨特的信息特征和存儲需求。文書檔案側重于記錄行政事務和決策過程，其分類應側重于主題、發文單位及時間等要素；科技檔案則包含大量專業技術資料，分類時需關注專業領域、項目名稱及研發階段等關鍵信息；聲像檔案則以圖像、聲音為主要載體，分類時需依據內容主題、拍攝時間及地點等因素實施劃分。通過精確的分類和統一編碼，可以有效避免分類混亂和信息遺漏，確保檔案分類的準確性和一致性，為后續的檢索和利用奠定堅實基礎。

（2）強化檔案整理工作

由于檔案整理作為檔案管理流程中的關鍵環節，其質量直接影響檔案的利用效果。因此，必須嚴格按照檔案整理規范執行，確保每一個環節都達到專業標準。編目工作是檔案整理的首要任務，它要求全面、準確地記錄檔案的基本信息，包括但不限于檔案標題、形成時間、責任者和關鍵詞等，這些信息構成了檔案檢索系統的基石，為用戶提供了快速定位所需檔案的途徑。排架工作則是檔案物理存儲的布局規劃，它依據已建立的分類體系，合理安排檔案的存放位置，旨在實現檔案的有序排列和高效管理。通過科學的排架設計，不僅便于檔案管理人員日常維護和檢索，還大幅提高了用戶對檔案的訪問效率。此外，定期的檔案整理和維護工作，如除塵、防蟲與溫濕度調控等，也是保障檔案長期保存狀態良好、提升檔案可利用性的重要措施。

4.強化安全防護與檢查

（1）完善檔案基礎設備設施

檔案基礎設備設施作為檔案安全管理的基石，其完善程度直接關系到檔案能否得到長期、有效地保護。為確保檔案的物理安全，應設立專門的檔案室，該檔案室需滿足一系列嚴格的安全標準。具體而言，檔案室應配備溫濕度控制系統，以維持一個穩定適宜的存儲環境，防止檔案因溫濕度變化而受損。同時，防火防盜系統的安裝也是必不可少的，包括但不限于煙霧探測器、自動噴水滅火系統、防盜門窗及監控攝像頭等，以應對潛在的火災和盜竊風險。此外，防塵防蟲系統的設置同樣關鍵，通過定期清潔、使用防蟲劑等手段，有效防止檔案因塵埃積聚和蟲害侵蝕而受損。在數字化時代背景下，電子檔案的存儲需求日益凸顯，因而檔案基礎設備設施的完善還應涵蓋數字化存儲方面的考量。高性能的服務器和存儲設備是電子檔案存儲的核心，應具備足夠的存儲容量和高效的數據處理能力，以確保電子檔案的長期保存和快速訪問。同時，網絡安全設備設施的配置也是不可或缺的，包括防火墻、入侵檢測系統和數據加密技術等，這些措施共同構建起一道堅固的信息安全防線，有效抵御來自網絡空間的威脅。

（2）定期組織安全檢查

安全檢查作為預防檔案安全事故的重要手段，其定期性和全面性至關重要。應建立一套完善的安全檢查制度，明確檢查周期、檢查內容、檢查方法以及問題整改流程。檢查周期應根據檔案安全風險的等級和變化情況實施合理設定，確保檢查的及時性和有效性。檢查內容則應涵蓋物理安全、信息安全和管理安全等多個維度，包括但不限于檔案室的溫濕度控制、門禁管理、消防設備狀態、網絡安全配置以及數據備份恢復策略等，以實現對檔案安全狀況的全面評估。在檢查過程中，應采用多種檢查方法相結合的方式，如現場勘查、設備測試和數據審計等，以確保檢查結果的準確性和客觀性。對于發現的安全問題，應立即啟動整改程序，明確責任人和整改期限，跟蹤整改進度，直至問題得到徹底解決。通過定期組織安全檢查，可以及時發現并消除各類安全隱患，構建動態的安全監控機制，為檔案的安全保管和利用提供有力保障。

三、結語

“三合一”管理體系為機關檔案工作提供了全新的管理思路和框架，對于提升檔案工作管理成效具有顯著作用。通過健全管理機制、加強信息化建設、優化檔案分類與整理以及強化安全防護與檢查等策略，機關單位可以全面提升檔案工作的規范化、智能化和安全化水平。未來，隨著信息技術的不斷發展和“三合一”管理體系的持續完善，機關檔案工作將迎來更多創新機遇，為機關單位的科學決策和高效運行提供更加堅實的信息支撐。

參考文獻：

[1]劉穎.三合一管理體系下如何做好檔案管理工作[J].卷宗，2020（18）：54-54.

[2]胡誠，王協舟，陳星.《機關檔案工作條例》修訂的原則思路與具體建議[J].檔案學研究，2022（03）：21-27.

[3]孫煥英，齊永紅.試論如何以“三合一”制度促進機關檔案工作科學發展[J].黑龍江檔案，2024（01）：165-167.

[4]吳志虹，鄧琳對“三合一”制度背景下的事業單位登記管理檔案工作中幾個問題的探討[J].云南檔案，2024（01）：38-39.

[5]陳曉娟，薛晶.陜西省檔案“三合一”制度編制探索和思考[J].陜西檔案，2024（01）：25-26.

[6]黃新榮，劉亞寧.推進檔案整理“三合一”工作[J]檔案與建設，2022（10）：56-59.

[7]仝莉，藍嵐.三合一制度背景下幾個檔案整理業務問題的探討[J].云南檔案，2023（05）：61-63.

[8]王齊雨.推進檔案“三合一”工作的實踐與思考[J].蘭臺內外，2024（07）：49-51.

作者單位：山東省未成年人救助保護中心