疾控中心檔案管理工作的優(yōu)化策略研究

中圖分類號：R197.21；G271 文獻標識碼：A

疾控中心的檔案具有種類多、內(nèi)容多、范圍廣、周期長以及不可復得性等特點，做好檔案管理工作，有利于提高檔案的利用率，促進疾病的監(jiān)控、防治工作的順利開展。各級疾控中心應認識到檔案管理的重要性，積極開展檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，進一步提高我國醫(yī)療事業(yè)的檔案管理水平。

一、疾控中心檔案管理工作優(yōu)化的必要性

1.疾控檔案具備重要的研究價值

疾控中心檔案往往具有重要的研究價值。隨著時代的進步，疾控中心需緊跟時代步伐，通過信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作。其一，在疾控中心的檔案中有大量我國衛(wèi)生防疫控制工作的發(fā)展歷史，這些歷史記錄著我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要信息。在醫(yī)療事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，疾控中心需不斷提升檔案的研究價值，將我國已得到控制的各種疾病等相關(guān)信息詳細記錄并妥善保存，為醫(yī)療學術(shù)界的發(fā)展做出有效貢獻。其二，疾控中心是地方突發(fā)疾病的一線陣地，累積了大量歷史疾病控制資料，對日后出現(xiàn)危害公共衛(wèi)生的疾病具有重要的研究價值。疾控中心存放著我國出現(xiàn)的各種與疾病對抗的歷史數(shù)據(jù)，是我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的珍貴數(shù)據(jù)檔案，具有重要的研究價值。因而在當下發(fā)展的背景下，疾控中心的檔案管理工作已經(jīng)成為保證疾控中心長遠發(fā)展的關(guān)鍵，疾控中心要不斷做好傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理之間的轉(zhuǎn)型優(yōu)化工作，推動疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化和全方位開展。

2.疾控檔案是業(yè)務成果的直觀體現(xiàn)

加強檔案管理優(yōu)化工作至關(guān)重要，疾控中心的檔案記錄了我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展歷程。疾控中心的檔案是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要憑證，完整的資料檔案決定了疾控中心的檔案頒布、起草等工作業(yè)務，完善的疾控檔案對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。疾控中心業(yè)務大多涉及暴發(fā)性的傳染病與非傳染病，大多是關(guān)乎民生健康及安全的問題，意味著疾控中心對維護社會公共衛(wèi)生具有重大的社會責任。此外，疾控中心加強檔案管理為城市的發(fā)展提供了關(guān)鍵的數(shù)據(jù)支撐，通過建設(shè)現(xiàn)代化信息檔案管理可以保證疾控中心在工作中以全方位、信息化的方式開展檔案管理業(yè)務，提升檔案管理的工作質(zhì)效，以此推動我國醫(yī)療事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

二、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

疾控中心的檔案管理工作隨著社會時代的發(fā)展業(yè)務量越來越繁重，嚴重阻礙疾控中心當前的工作發(fā)展。鑒于我國醫(yī)療事業(yè)正處于蓬勃發(fā)展的階段，疾控中心肩負著搜集衛(wèi)生數(shù)據(jù)的關(guān)鍵職責，因而疾控中心在開展檔案管理工作時，需積極優(yōu)化當前存在的各項問題，以更好地適應信息技術(shù)時代的發(fā)展要求。

1.缺少專業(yè)人才

從實踐層面分析，多數(shù)地區(qū)的疾控中心檔案管理工作亟待引進更為專業(yè)的信息技術(shù)人才，以實現(xiàn)檔案管理工作的改進與優(yōu)化。但是，當下大多地區(qū)疾控中心的檔案工作人員信息技術(shù)水平不夠，導致檔案管理工作質(zhì)量達不到時代的發(fā)展要求。在大數(shù)據(jù)時代，加強疾控中心檔案管理人員的信息化專業(yè)技術(shù)能力，可以避免檔案管理不科學造成的連發(fā)性事故，減少疾控中心在運行過程中出現(xiàn)的意外。例如，在面對大規(guī)模疾病事件爆發(fā)之際，如果疾控中心檔案管理人員的工作能力與信息化水平不足，就無法為醫(yī)療工作者及時提供有效的數(shù)據(jù)歷史研究，從而會降低對重大醫(yī)療衛(wèi)生問題的解決能力。

2.檔案管理不規(guī)范

疾控中心開展檔案管理工作往往需要更為科學、健全的檔案管理體制與工作管理制度，但從現(xiàn)狀來看，我國基層醫(yī)療疾控中心的檔案管理工作尚缺乏完善性和科學性，導致工作管理不夠嚴謹?shù)默F(xiàn)象時有發(fā)生。基層疾控中心是我國基層地區(qū)醫(yī)療事業(yè)的重要組成單位，基層管理人員在制度管理方面的意識薄弱，將導致我國總體醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，甚至引發(fā)系統(tǒng)癱瘓的風險。目前，我國已經(jīng)相繼頒布了各種檔案相關(guān)法律法規(guī)，但是部分檔案管理人員沒有按照法律法規(guī)的要求開展檔案管理工作，導致檔案管理條例落實形式化。此外，疾控中心在檔案管理方面尚未建立有效的監(jiān)督管理體系，致使基層管理人員難以對檔案工作實施有效的建設(shè)。從目前我國基層疾控中心檔案管理工作實踐內(nèi)容來看，檔案管理人員的工作還需要充分利用信息技術(shù)，進一步規(guī)范化地開展信息化檔案管理。同時，還要加強信息化檔案管理過程中的數(shù)據(jù)安全建設(shè)，避免出現(xiàn)核心數(shù)據(jù)被泄露等問題，影響疾控中心的整體工作開展。

3.檔案管理形式落后

我國疾控中心的檔案管理工作模式仍具有廣闊的發(fā)展?jié)摿ΑＳ捎诩部刂行臋n案管理工作起步較晚且發(fā)展相對滯后，我國許多地區(qū)的疾控中心仍在沿用最傳統(tǒng)的檔案管理模式，導致其難以有效助力醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展。此外，有些地區(qū)的信息化建設(shè)相對落后，當?shù)氐募部刂行臋n案管理工作存在管理體制不嚴謹?shù)默F(xiàn)象，導致基層醫(yī)療問題難以達到大眾的期望水平。

三、疾控中心檔案管理工作優(yōu)化策略

1.完善人才引進和培養(yǎng)

疾控中心的檔案管理工作應積極推進信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型，以圓滿完成時代賦予的使命。

首先，不斷優(yōu)化人才隊伍建設(shè)，積極引進和培養(yǎng)優(yōu)秀的信息技術(shù)檔案管理人員，以此解決疾控中心檔案管理工作在人才技術(shù)方面的問題。基于此，各地疾控中心領(lǐng)導應轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想，打造一支綜合能力較強的專業(yè)檔案管理團隊，以此推動檔案管理水平的全面提升。疾控中心要充分了解當前檔案管理的工作模式與工作現(xiàn)狀，并充分分析發(fā)展現(xiàn)狀，找到檔案管理工作中阻礙發(fā)展的難題，并從實際的角度出發(fā)，不斷做好檔案管理工作優(yōu)化升級。

其次，檔案管理隊伍建設(shè)需持續(xù)強化現(xiàn)有在職人員的基本職業(yè)素養(yǎng)，針對檔案工作人員開展計算機及信息技術(shù)的系統(tǒng)培訓，從而有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。培養(yǎng)具備專業(yè)能力的檔案管理人才，可以通過讓經(jīng)驗豐富的員工指導信息技術(shù)相對薄弱的同事，從而在組織內(nèi)部形成良好的學習與發(fā)展機制。同時，還可以與人力資源部門協(xié)作，引進或聘請信息技術(shù)能力突出的人員，共同開展疾控中心檔案管理人員的信息技術(shù)能力提升培訓工作。

最后，隨著時代的不斷發(fā)展，疾控中心檔案管理人員必須具有較強的信息管理素養(yǎng)與工作能力，才能提升管理工作的績效。這意味著疾控中心檔案管理人員要加快突破傳統(tǒng)檔案管理的工作思維，避免檔案管理工作的單一性。同時，引進信息技術(shù)培訓，實現(xiàn)以文化建設(shè)為主的疾控中心檔案管理模式。除此之外，疾控中心檔案管理人員應轉(zhuǎn)變自身工作理念，制定更加明確的檔案管理工作細則，積極推行多樣化的檔案管理方式，在潛移默化中推動檔案管理服務水平的提高。在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，疾控中心的檔案管理工作要積極做好人才建設(shè)，更加重視高素質(zhì)人才的引進與檔案管理相關(guān)人才的培訓工作，以此來保證工作人員的職業(yè)技能和綜合能力符合時代的要求，并積極實現(xiàn)自我監(jiān)督管理，不斷推動疾控中心檔案管理工作的優(yōu)化升級。

2.建設(shè)科學的檔案管理制度

疾控中心持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作，應構(gòu)建科學的檔案管理制度，以提升檔案管理的質(zhì)量。這要求檔案管理人員應具備全面、科學及系統(tǒng)的檔案管理工作意識。在日常工作開展中根據(jù)現(xiàn)實的工作情況，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作制度，保證檔案管理工作能夠促進疾控中心的平穩(wěn)運行。完善檔案管理制度可以提高疾控中心對突發(fā)疾病的防控能力與防控水平，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時代的背景下，疾控中心檔案管理部門應積極構(gòu)建健全的工作管理制度，以便為后續(xù)疾控中心的各項工作提供有力支撐，進而有效推動各項工作的有序開展。

首先，檔案管理人員須嚴格恪守檔案管理工作的嚴謹性與保密性要求，這是我國基層疾控中心檔案管理工作的根本要求。隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，我國疾控中心的檔案管理制度必須與時俱進，不斷完善規(guī)章制度的保密工作，以此持續(xù)提升檔案管理的科學性和規(guī)范性。

其次，鑒于構(gòu)建科學的檔案管理制度旨在提升檔案管理的安全性與系統(tǒng)性，因而該制度必須具備健全的管理流程。為了保證日常檔案工作的安全與嚴謹，疾控中心應建立健全檔案的管理、移交及收集等一系列規(guī)章制度。在此過程中，基層疾控中心的檔案管理工作需明確權(quán)責劃分，并建立健全監(jiān)督管理制度，以促進檔案管理工作的規(guī)范化運行。

再次，疾控中心在建立檔案監(jiān)督管理體系之后，還要進一步落實追責制度。在我國疾控事業(yè)的發(fā)展過程中，任何微小的差錯都可能導致嚴重的社會危害。為此，疾控中心檔案管理的追責制度必須明確權(quán)責界限，力求最大限度地確保檔案的安全性。在實際工作中，檔案管理人員需對檔案的采集、查閱及周轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)開展細致跟進，明確責任到人，以確保一旦出現(xiàn)工作失誤，能夠第一時間鎖定責任人，從而保障我國公共衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)定運行。

最后，檔案管理工作制度是提高檔案管理工作質(zhì)效與綜合水平的根本，必須加強疾控中心檔案管理的安全性建設(shè)。在具體實踐工作中，需對各類檔案開展有針對性的分類和裝訂，并開展制度化的完善管理，以便相關(guān)人員能夠快速、清晰地調(diào)閱檔案。在檔案整理管理方面，疾控中心必須建立健全規(guī)章制度，從而不斷推動基層疾控中心檔案管理事業(yè)的發(fā)展，提高疾控中心的管理水平。

3.提高檔案管理信息化水平

疾控中心必須緊跟時代步伐，優(yōu)化當前檔案管理策略，構(gòu)建高水平、信息化的檔案管理工作模式，以打造更科學的檔案管理平臺，實現(xiàn)我國各級疾控中心的信息資源共享。未來，疾控中心的發(fā)展必將呈現(xiàn)開放、共享及創(chuàng)新的新發(fā)展格局，疾控檔案管理工作也要不斷跟隨時代的發(fā)展，做好信息化管理工作，進一步加強檔案管理信息化建設(shè)，從根本上保證疾控檔案管理的工作質(zhì)效。

其一，疾控中心必須根據(jù)當下發(fā)展的情況，不斷提高檔案管理工作信息化水平，統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建信息高度共享的信息化檔案管理平臺，不僅是不同地區(qū)疾控中心實現(xiàn)信息資源共享的重要方式，還是提高我國疾控中心檔案管理工作效率的重要手段。加快疾控中心與各醫(yī)療事業(yè)單位之間的信息溝通速度，能夠提高檔案的利用效率，從而促進疾控中心事業(yè)的發(fā)展。

其二，構(gòu)建高水平的信息化檔案管理模式。疾控中心應不斷加強與外界的溝通交流，從而實現(xiàn)高效的信息共享，做好各地區(qū)疾控系統(tǒng)內(nèi)檔案的整理和規(guī)劃工作，為有需求的單位或用戶組織提供更高效率的信息檢索能力，實現(xiàn)逐步優(yōu)化疾控中心的運行，幫助疾控中心提高工作能力。

4.健全檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

提升疾控中心檔案管理工作質(zhì)效必須健全檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。在實際工作過程中，檔案管理信息化建設(shè)是一項專業(yè)度較高、時間跨度較大的系統(tǒng)工程，疾控中心需持續(xù)增加成本預算，以對檔案管理部門的軟件技術(shù)開展有效革新，為檔案管理部門購買先進的管理與實驗設(shè)備，從而加快檔案管理信息化的進程，增強檔案管理存儲的完整性與系統(tǒng)性。由于新時代的檔案管理必須依托互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的進步，提高檔案管理水平，重點構(gòu)建數(shù)字化、微縮化的檔案管理模式。因此，檔案管理工作人員亟須配備完善的掃描儀、計算機等多種信息化處理設(shè)備，以便將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為便于存儲的電子檔案，這一過程離不開先進科學儀器的支持。電子檔案具有存量大、體量小的存儲優(yōu)勢，更利于各種影像的存儲。當前，檔案管理信息化普遍采用大量電子光盤用于檔案的存儲管理。然而，這些存儲設(shè)備對環(huán)境條件有特定要求。如果存儲環(huán)境建設(shè)不達標，就可能導致電子檔案損壞，進而影響后續(xù)使用。為了提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效果，疾控中心要加強自動化辦公室設(shè)備的引進，在保證工作人員管理效率的同時，強化對檔案存儲設(shè)備設(shè)施的管理，如對庫房溫度、濕度等設(shè)備的控制。與此同時，疾控中心檔案管理部門還要避免出現(xiàn)電子檔案被竊取的情況，把人才建設(shè)放在首要位置，以此保障電子檔案的安全可靠性，促進基層疾控中心的穩(wěn)定發(fā)展。

四、結(jié)束語

疾控中心的檔案管理部門本質(zhì)上屬于公共服務的組成部分，疾控中心檔案管理的安全性與人民群眾的生活息息相關(guān)。在大數(shù)據(jù)時代的影響下，疾控檔案管理要不斷抓住時代發(fā)展的機遇，進一步對當前檔案管理方式實施優(yōu)化革新，做好現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的高度融合，確保疾控檔案為我國公共衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供堅實保障。

參考文獻：

[1]姚清華，劉玉偉，高玲，等.疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)[J].蘭臺內(nèi)外，2024（18）：67-69.

[2]李娟.新形勢下疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)[J]辦公室業(yè)務，2024（10）：81-83.

[3]孔帥蕾，蘆宏偉，馬稱.探索“四有”工作法做好主題教育專題檔案管理[J].秘書之友，2024（03）：41-42.

[4]陽靜.“互聯(lián)網(wǎng) + ”時代疾控中心綜合檔案管理創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務，2024（01）：53-55.

[5]陳麗.疾控體系改革中進一步優(yōu)化檔案工作管理機制的方法研究[J].辦公室業(yè)務，2023（22）：134-136.

[6]趙愛萍.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及其解決措施[J].蘭臺內(nèi)外，2024（20）：46-48.

作者單位：天水市疾病預防控制中心