論如何推進事業單位檔案管理工作的規范化與標準化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業單位檔案承載著機構運行的歷史軌跡與決策依據，但在實際管理中檔案部門常被邊緣化。多數單位存在檔案收集范圍模糊的問題，重要會議紀要與項目文件遺漏歸檔現象頻發，保管條件不達標，加劇了資料損毀的風險，潮濕庫房導致紙質檔案霉變案例時有發生。信息化建設投人不足制約了服務效能，手工檢索方式效率低下，群眾查檔滿意度長期徘徊在及格線。這些管理短板不僅影響行政效率，還可能引發法律糾紛。推進規范化與標準化建設，既是提高內部治理水平的必然要求，也是實現公共服務提質增效的關鍵舉措。本研究聚焦制度完善、技術升級和人才培育三個維度，探索切實可行的改進路徑。

一、事業單位檔案管理工作的現實挑戰

1.管理意識薄弱

事業單位檔案管理長期面臨重視程度不足的突出間題，這種認知偏差貫穿于決策層到執行層的各個層面。在領導決策環節，檔案工作往往被視作后勤保障的附屬事務，年度工作計劃中檔案管理相關內容占比不足 5% ，資源分配存在明顯傾斜。某單位近三年檔案室設備更新預算累計不足10萬元，遠低于信息化部門同期的投入規模。業務部門存在“重業務，輕歸檔”的普遍傾向，項目結項文件移交拖延現象嚴重，超過四成部門存在跨年度補交檔案的情況。基層員工對檔案價值的認知存在誤區，安全防護意識薄弱導致管理漏洞頻發，部分單位未設置獨立檔案室，將人事檔案與普通文件混存于辦公區域，涉密檔案未采取分級加密措施，電子檔案系統登錄密碼長期不更新現象普遍存在。對設備設施的維護投入不足加劇安全風險，超過五成單位檔案室除濕設備超期服役，三成單位未配置防火防磁專用柜，近年已發生多起因設備故障導致的檔案損毀事故。

2.制度規范缺失

現行管理制度體系存在系統性缺陷，難以覆蓋檔案管理全流程需求。收集環節缺乏明確的操作指引，歸檔范圍界定模糊容易導致重要文件遺漏。某單位審計發現近三年缺失招投標文件二十余份，項目驗收材料完整性不足六成。整理標準參差不齊問題突出，不同部門采用差異化的分類編碼方式，跨年度檔案檢索時常出現“同物異號”現象。保管環節技術規范缺失造成存儲條件不達標，溫濕度監控設備安裝率不足四成，紙質檔案直接堆疊存放現象普遍存在。借閱利用制度執行流于形式，超過五成借閱登記表缺失借用人聯系方式，三成審批記錄未按規定保存。銷毀機制形同虛設的問題尤為嚴重，10年以上未調用檔案占比超七成，部分單位庫存檔案已超出設計容量的兩倍以上。制度更新滯后于實踐發展，近五年來僅有不足三成單位修訂過檔案管理制度，現有規范中涉及電子檔案管理的條款占比不足 15% 。監督問責機制不健全導致制度空轉，七成單位未建立定期檢查制度，違規操作追責率不足 10% ，這種管理缺位直接影響了制度的權威性與執行力。

3.技術手段滯后

事業單位檔案管理技術升級面臨多重障礙，傳統作業模式與現代管理需求矛盾突出。硬件設備更新滯后問題顯著，超過六成單位仍在使用十年前購置的掃描儀，設備分辨率不足導致數字化圖像清晰度不達標。某單位歷史檔案掃描后文字識別錯誤率高達四成。軟件系統建設碎片化嚴重，不同部門采用獨立開發的檔案模塊，數據接口不兼容造成信息孤島，跨部門調閱常需人工導出再導入，處理跨系統檔案請求平均耗時超過五個工作日。數字化進程緩慢，紙質檔案轉化率不足行業標準的一半，重要檔案當年數字化率低于三成，大量新生成文件仍以紙質形式堆積。安全保障技術存在明顯漏洞，電子檔案防篡改措施覆蓋率不足兩成，超過五成單位未建立數據備份機制，近年已發生多起因系統故障導致的數據丟失事故。新興技術應用能力薄弱，區塊鏈存證、智能檢索等先進手段僅在個別試點單位探索，九成以上檔案管理員不具備基礎數據分析技能。技術培訓投入嚴重不足，年度信息化培訓預算占比低于總經費的 5% ，設備操作手冊更新速度跟不上技術迭代，某單位新購置的高速掃描儀，因員工缺乏操作技能，閑置已達半年之久。

4.專業能力不足

檔案管理隊伍存在結構性能力缺陷，嚴重制約服務水平的提升。人才結構失衡問題突出，具有檔案專業背景人員的占比不足三成，45歲以上員工占隊伍總人數六成以上，某館近五年僅招聘了兩名檔案專業畢業生。繼續教育機制形同虛設，年均參加外部培訓人員不足兩成，內部培訓多流于形式，超過五成員工反映培訓內容與實際工作脫節。技術應用能力嚴重滯后，六成檔案員無法獨立操作數字化加工設備，八成人員未接受過電子檔案管理系統操作培訓，某單位數字化轉型項目因員工操作失誤，已三次延期上線。職業發展通道狹窄問題顯著，檔案管理崗位普升機會不足其他行政崗位的三分之一，職稱評定中檔案業務成果占比低于 20% ，導致青年人才流失率常年高于行業平均水平。服務意識與創新思維欠缺，超過七成查檔服務停留在被動響應層面，主動編研開發檔案資源的人員不足一成，某館珍貴歷史檔案開發利用程度不足 5% 。跨領域協作能力薄弱，既熟悉檔案管理又掌握信息技術的復合型人才稀缺，項目推進中常出現業務理解偏差，某單位電子檔案管理系統因需求調研不充分，導致七成功能閑置。績效考核機制激勵作用失效，九成單位仍采用定性評價方式，缺乏服務質量量化指標，某館實施量化考核后，員工工作效能提高四成，印證了機制改革的必要性。

二、規范化與標準化建設實施路徑

1.增強全員管理意識

推進檔案管理規范化建設需要從思想根源入手，重點解決認知偏差問題。針對領導層重視程度不足的現狀，應將檔案管理工作納人單位年度考核指標體系，明確分管領導季度巡查責任，建立檔案工作專項述職制度，通過壓力傳導機制提升決策層的關注度。對于業務部門歸檔意識薄弱問題，需要開展常態化培訓教育，每季度組織學習相關檔案法律法規，并結合典型案例分析檔案丟失引發的法律糾紛，強化全員檔案責任意識。建立檔案管理激勵機制同樣重要，可以設置年度“歸檔標兵”評選，對按時完整移交檔案的部門給予績效考核加分，形成正向引導。在基層員工層面，需要創新宣傳載體，制作檔案利用價值可視化報告，通過內部辦公系統展示檔案支撐決策的成功案例，讓員工直觀感受檔案工作的價值。某單位實施全員檔案培訓后，文件歸檔完整率提升四成，查檔申請處理時效縮短五成，證明了意識提升能夠有效提高管理效能。

2.健全制度體系

制度規范化建設需要覆蓋檔案全生命周期管理流程，重點解決標準缺失與執行不力問題。在收集環節，應當制定《檔案分類與歸檔范圍細則》，明確不同部門文件材料的歸檔范圍與保管期限，建立業務文件生成與歸檔聯動機制，確保應歸盡歸。整理環節需編制《檔案整理操作手冊》，統一檔案裝訂格式與編號規則，規范電子檔案元數據著錄標準，確保不同時期、不同部門檔案的可檢索性與一致性。保管環節要完善《檔案庫房管理規范》，細化溫濕度控制標準與巡檢頻率，建立特殊載體檔案專庫保管制度，對照片、錄音錄像等特殊材料實施分級保護。利用環節需重構《檔案借閱管理辦法》，實行分級審批與電子留痕制度，重要檔案借閱需經分管領導審批，普通檔案實施部門負責人雙簽制。銷毀環節要建立《檔案鑒定銷毀規程》，組建由檔案、法務和業務部門組成的聯合鑒定小組，采用“初篩一復核一審批”三級銷毀流程，避免誤銷風險。某單位實施新制度后，檔案利用糾紛發生率下降七成，證明制度體系建設對規范管理具有根本性作用。

3.推進技術手段升級

檔案管理技術革新需要聚焦數字化轉型與系統整合，重點解決效率低下與信息孤島問題。針對紙質檔案占比過高現狀，應當優先配置高速智能掃描設備，建立數字化加工中心，對年度形成的重要文件實施當年掃描歸檔，這樣可以將紙質檔案轉化率提高至行業平均水平。在系統建設方面，需要部署集成化檔案管理系統，實現電子目錄檢索、在線借閱審批和自動到期提醒等核心功能，通過系統對接打通部門數據壁壘，某單位上線新系統后，跨部門調閱時效縮短七成。安全保障體系建設同樣關鍵，應當采用電子水印技術防止文件被篡改，對敏感檔案實施分級加密管理，定期開展數據備份與恢復演練，能夠將數據安全風險降低五成以上。物理庫房智能化改造不可忽視，需要安裝環境監測終端實時采集溫濕度數據，配置自動滅火裝置與防磁存儲柜，通過物聯網技術實現異常情況自動預警，某館改造后檔案保管事故發生率下降八成。技術升級需要注重實用性，避免盲目追求前沿科技，重點選擇成熟穩定且易操作的解決方案，確保技術人員能夠快速掌握運用。

4.加強人才隊伍建設

專業化人才培育應當構建全方位的培養體系，重點解決能力斷層與職業倦怠問題。在人才引進環節，需要設立檔案管理崗位準入標準，明確專業技術資格與學歷要求，通過校園招聘與社會招聘雙渠道吸納復合型人才。在職培訓方面，應當制三年輪訓計劃，每季度開展檔案法律法規、數字化技能和服務禮儀等專題培訓，組織年度業務技能比武活動，通過以賽促學提升實戰能力，某單位實施培訓后員工操作失誤率下降六成。職業發展通道需要優化，建立職稱評審綠色通道，對取得專業資格證書人員給予崗位津貼，將檔案管理業績納入職稱評定指標體系，能夠將人才留任率提高四成。績效考核機制改革勢在必行，應當建立服務質量量化指標，包括查檔響應速度、用戶滿意度和檔案完整率等核心數據，實行月度績效公示制度，某館改革后員工工作積極性提升五成。跨領域交流項目值得推廣，定期選派骨干人員到信息化部門輪崗，組織行業標桿單位考察學習，通過知識融合培養既懂檔案管理又熟悉信息技術的復合型人才。

三、長效運行保障機制

1.組織保障

建立系統化組織保障體系是推進規范管理的根本支撐，需要從決策層到執行層形成完整的責任鏈條。成立檔案管理專項領導小組，由單位主要負責人擔任組長，分管領導牽頭，制訂三年行動計劃，將檔案工作納入領導班子年度述職內容，能夠提升決策層的重視程度。組建跨部門協作專班，明確業務部門檔案聯絡員職責，建立月度聯席會議制度，重點解決歸檔延遲與數據共享難題，某單位實施專班機制后跨部門協作效率提升四成。完善崗位責任體系，細化檔案管理員、數字化專員和安全巡檢員等崗位說明書，實行AB角工作制，確保關鍵崗位不斷檔。建立人才儲備機制，通過內部輪崗培養復合型人才，定期選派骨干參加行業交流，某館實施輪崗計劃后人才流失率下降五成。強化考核問責力度，將檔案管理納人部門績效考核指標，對重大檔案事故實行一票否決，通過壓力傳導確保制度執行到位。

2.資金保障

穩定、可持續的資金投入是維持管理效能的關鍵要素，需要構建多元化經費保障體系。在預算編制環節，應當單列檔案管理專項經費科目，確保年度預算增幅不低于行政經費平均增速，重點保障數字化設備更新與系統運維成本，某館專項預算占比提高三成后，完成核心檔案數字化轉換。拓寬資金來源渠道，探索檔案數據合規的開發模式，通過提供專題編研服務、歷史文化產品定制等方式實現創收反哺，某單位檔案衍生品年收益突破百萬。完善資金監管機制，實行項目制經費管理，建立設備采購論證小組與績效評估制度，重點監控大額資金的使用效益，某單位通過設備共享機制降低重復采購支出五成。設立應急儲備資金，用于應對突發性檔案搶救與安全事件處置。

3.監督保障

構建多維立體監督體系是確保制度落地的重要抓手，需要實現全過程動態監管。引人第三方質量評估機制，聘請檔案專家團隊開展年度審計，重點檢查制度執行合規性與檔案保管的安全性，評估結果與部門績效考核掛鉤，某單位整改達標率提升六成。建立動態監測平臺，實時采集檔案利用數據與設備運行狀態，設置借閱超期、環境超標等12項預警指標，自動生成管理效能分析報告，某館通過預警系統減少檔案遺失事故七成。完善內部督查機制，組建由紀檢部門牽頭的專項督查組，每季度開展交叉檢查，并建立整改臺賬，約談、問責重復性問題責任人，某單位督查通報制度實施后問題復發率下降五成。暢通社會監督渠道。在公共服務場所設置檔案服務評價終端，收集群眾滿意度數據并納人考核體系，某館開通監督熱線后投訴處理時效縮短三成。建立獎懲分明的激勵機制，對創新管理成果給予專項獎勵，對失職行為嚴格追責，通過正向引導與反向約束保障管理體系持續優化。

四、結語

事業單位檔案管理規范化與標準化建設是提高治理能力的基礎工作，需要構建制度、技術及人才協同推進的立體化體系。針對管理意識薄弱與制度缺失問題，通過將檔案工作納入績效考核、建立全流程操作規范等措施，能夠有效提升管理效能，某試點單位實施后檔案利用率提升四成，印證了制度建設的必要性。面對技術滯后與人才短板，推進數字化攻堅與隊伍專業化培育成為破局關鍵，重點在于部署實用型管理系統與建立持證上崗制度，這既是應對信息時代挑戰的現實選擇，也是實現檔案價值深度開發的重要路徑。長效保障機制建設需注重組織協同與資源整合，通過專項領導小組統籌、多元化資金保障和第三方評估監督形成閉環管理。未來應建立動態優化機制，定期開展標準適用性評估，重點強化電子檔案安全管理與跨領域人才培養，推動檔案管理從被動保管向主動服務轉型，為事業單位改革創新提供堅實的信息支撐。

參考文獻：

[1]彭賀.新時期推進單位檔案管理工作規范化標準化的研究[J].辦公自動化，2025，30（02）：61-63.

[2]魏偉，王麗娜，阿麗瑪，等.事業單位規范化與標準化地開展檔案管理工作的研究[J].蘭臺內外，2025（01）：64-66.

[3]盧安桃.推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化探究[J].辦公室業務，2024（23）：111-113.

作者單位：濰坊工程職業學院