高校紙電一體化智慧財務報銷的研究與應用

【摘 要】 數字經濟的強勁發展為高校財務無紙化轉型帶來了新的契機，國家一系列政策文件的發布和電子發票的廣泛應用都推動著財務無紙化發展的進程。“紙電混合型”報銷模式將持續一段時期，高校應以此為契機搭建“紙電一體化”的智慧財務報銷平臺，以電子會計憑證全周期管理為目標，圍繞電子發票采集、智能報銷、經費線上審核、業財融合、電子會計檔案、財務數據監管和利用六個關鍵路徑優化流程，建設面向未來的財務數智化架構。文章在分析高校財務無紙化、數智化意義的基礎上，提出高校財務“紙電一體化”背景下的財務管理趨勢，研究智慧財務建設路徑，并以D大學探索實踐為例，提出優化措施和實施建議，對促進高校財務電子化、無紙化、智能化有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】 高校財務； 無紙化報銷； 電子會計檔案； 數智化財務

【中圖分類號】 G475；C931.6" 【文獻標識碼】 A" 【文章編號】 1004-5937（2025）13-0064-06

當前數字經濟蓬勃發展，新一輪科技革命和產業變革悄然而至，電子發票的改革和推進為高校會計數智化帶來挑戰，記賬、發票、檔案各鏈條均向電子化趨勢發展，因電子發票獲取和使用方便，在報銷領域“以電代紙”的呼聲日漸強烈。國務院辦公廳《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》（國辦發〔2021〕32號）中“科研經費無紙化報銷試點”被首次提出，高校作為科研創新發展的重要單位，如何設計、開發無紙化報銷流程，做到精細化財務管理、提供全流程無紙化服務，讓科研人員增強“獲得感”，已經成為各大高?？蒲泄芾淼闹匾n題[1]。2023年3月，國家檔案局、財政部等四部門印發了《電子發票全流程電子化管理指南》[2]，該指南規范了單位電子發票開具、報銷、入賬、歸檔的標準規范，為財務無紙化提供了指導性。2025年《關于推廣應用電子憑證會計數據標準的通知》提出，在全國范圍推廣應用電子憑證會計數據標準。高校財務要與時俱進，探索、創新、打造無紙化數智財務，助力數字教育事業的發展。隨著電子發票不斷推廣和應用，電子發票的使用已經日常化，但鑒于電子發票收集和歸檔問題，會計電子憑證的數據標準仍在推廣階段。在實際應用中，紙質與電子會計憑證往往共同存在，“紙電一體化”應運而生，巧妙地將兩者融合起來，并逐步向全面電子化、無紙化、智能化報銷過渡?！凹堧娨惑w化”智慧財務報銷是指將傳統的紙質報銷方式與現代化的電子化報銷方式相結合，通過使用智能化的財務軟件和設備，實現財務報銷流程的自動化和數智化。高校“紙電一體化”智慧財務建設具有深遠意義，為發展數字教育、推動教育數字化轉型奠定基礎，是大勢所趨、發展所需、改革所向。

一、高校財務無紙化、數智化的意義

財務無紙化是在收集、整合、處理、存儲、輸出會計數據和信息的過程中，以電子數據的形式在存儲介質上、網絡上存取，而非傳統紙質會計憑證作為會計數據載體的新會計方式[3]。財務數智化為財務無紙化應用提供技術支撐，財務無紙化是促進財務數智化發展的重要環節，高校財務無紙化、數智化建設具有重要意義。

（一）降低高校成本，符合綠色發展理念

國務院發布的《新時代的中國綠色發展》白皮書中提出要“堅定不移走綠色發展之路”。在綠色發展理念下，高校多年來在探索無紙化辦公的路徑上積累了一定的經驗，基本實現一般事項的申請、審批無紙化。但財務報銷一直因紙質原始憑證、數據標準等原因尚未全面形成無紙化的局面，大量會計憑證的粘貼、裝訂、歸檔等也增加了高校的時間和資金成本。隨著高校的發展和電子發票改革的不斷深入，電子會計憑證報銷、入賬、歸檔的規范不斷完善，會計無紙化的推行更符合高校未來的發展趨勢，可降低成本、減少紙質消耗，符合綠色發展理念。

（二）解決科研人員“報銷繁”，落實“放管服”要求

傳統的報銷流程中經辦人需將要報銷的票據分類、統計和粘貼，并在網報系統上填入發票、費用項、支付信息等，報銷人將審批后的報銷單和相關材料拿到財務部門報銷。在報銷過程中的票據粘貼、錄入、審批等環節浪費大量時間成本，普遍反映報銷體驗感不佳，科研經費“報銷繁”問題一直存在。建設“紙電一體化”智慧財務可以有效解決科研人員經費報銷周期長、錄入繁、材料雜等問題。隨著數電發票的全面推廣，不貼票、不填單、不見面、不墊資的報銷模式必將提升科研人員報銷的獲得感，提升財務服務水平和工作效率[4]。

（三）加大發票監管力度，提高數據治理能力

電子發票的推廣使用有利于構建完善的財務數據標準體系，充分發揮會計數據要素的價值。目前電子發票還存在“一票多用”“濫用發票”等現象，近年來稅務、審計、紀委等部門通過大數據分析技術加大監管力度。高校作為被監管對象在積極配合上級監管的活動中逐漸發現傳統發票管理模式的弊端，因紙質發票查找難、發票要素存儲不全等原因，發票查詢效率較低，增加了財務人員的負擔。加強數智化財務建設，將發票中結構化的會計數據要素進行提取、存儲、調用，使得會計工作實現數字化轉型，發揮財務價值創造功能，可以提高高校的數據治理和財務監管能力[5]。

（四）提高檔案管理效率，符合未來會計檔案的管理趨勢

財務無紙化離不開會計檔案無紙化，《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》《會計信息化工作規范》等明確了電子會計憑證的定義和范圍，承認了電子發票的法律效力，發布了電子發票全流程電子化管理指南[6]，規范了電子會計檔案管理。這意味著來源合法、符合標準的電子發票作為電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力，同時要素合規的電子會計檔案可以替代傳統載體檔案，僅以電子形式歸檔保存和使用，為整個會計信息鏈帶來了升級。相信未來，耗用大量空間資源的紙質檔案會逐漸被電子會計檔案所替代，既節約了成本，也提高了檔案查閱的效率。

（五）促進業財融合，解決跨部門系統間數據交叉問題

會計原始憑證可能來源于多個業務領域，電子化原始憑證可能來源于多個業務系統，以財務無紙化為契機，基于業務流程實現不同業務系統的信息流整合，設計多元交互的數據傳輸通道，通過建設標準化的接口傳輸數據和電子文件，如通過財務報銷系統與合同系統、OA系統、科研系統、銀行回單系統等的互聯互通，解決各業務流上跨系統的數據交叉問題。最終，讓一切業務以數據化、流程化、標準化形式展現，促進高校整體的數據治理和服務能力。

（六）充分利用大數據，輔助財務決策

財務大數據是高校數據中心建設中重要的一環，智慧財務的建設可以有效通過對業財大數據的抽取、清洗、加工、利用、挖掘，將零散的、非結構化的會計數據轉變為聚合的、結構化的會計數據要素，發揮財務數據決策價值，有效優化高校收入支出分析能力，洞察管理風險，輔助戰略決策，升級價值創造，賦能高校發展。

二、“紙電一體化”背景下高校財務管理趨勢

“紙電一體化”智慧財務報銷能夠簡化報銷流程，減少人工操作和時間成本，提高報銷的效率和速度。師生可以通過電子化的方式提交報銷申請，財務部門可以實時審批和處理賬務，大大縮短了整個報銷周期。在“紙電一體化”的背景下，高校財務管理趨勢主要有以下四個方面：

（一）數智化報銷

數智化報銷是指借助圖像識別或數據提取等手段，利用大數據分析、云計算等新技術，實現發票等會計要素的自動處理、計算和核對，避免人工操作的錯誤，提高報銷的精準度?！凹堧娨惑w化”下高效率地收集、管理和利用財務數據，有利于提高財務管理效能。

（二）流程自動化

預算控制、數據錄入、線上審批、智能憑證、自動支付等流程的自動化處理是未來財務報銷的趨勢，由于ChatGPT等人工智能和機器自主學習技術的興起，將標準化審核機制融入會計管理中，利用“智能報銷+智能審核”系統實現標準流程自動化，既能提高流程的效率和準確性，也能降低人工成本和規避違規行為。

（三）內控風險管理

隨著高校財務業務的復雜化，內控風險管理變得愈發重要，“紙電一體化”應用為財務數據稽核帶來了更高的準確性、更快的處理速度、更好的可追溯性和更方便的數據共享和協作，這些優勢使得數據稽核工作更加高效和可靠。高校財務部門通過建立健全的風險管理制度、內部控制體系、績效評價等手段加強對財務風險的識別、分析和防范。

（四）數據分析和預測

隨著高校財務管理系統逐漸實現了電子化和網絡化，通過對大量財務數據的挖掘、利用、分析和展示，可以發現一些隱藏的規律，預測未來財務狀況和趨勢，為高校的財務決策提供科學依據，幫助高校合理規劃財務預算、優化資源配置，提前預警可能出現的財務問題。

三、高?！凹堧娨惑w化”智慧財務建設路徑研究——以D大學為例

高校紙電一體化智慧財務建設要以電子會計憑證全周期管理為目標，梳理優化電子發票無紙化報銷基本流程，如圖1所示，需要經過電子票據采集、申請報銷單、經費線上審核、電子憑證入賬、電子會計檔案歸檔等關鍵路徑，各類會計信息鏈要經過財務多個系統的流轉，最后歸集到電子會計檔案系統中。具體流程如下：首先，報銷系統接收電子票據原文件并驗證其真實性、重復性、完整性，無誤后經辦人申請報銷單并關聯電子票據，同時上傳或調取其他電子附件，報銷單經審批后形成電子報銷單。其次，電子報銷單及業務系統數據轉入會計核算系統，經記賬、審核后生成電子記賬憑證。出納人員點擊支付系統付款，第二日獲取銀行電子回單并回綁憑證到會計核算系統。最后，電子會計檔案系統集中從會計核算系統獲取電子會計憑證，經過準確性、完整性、可用性、安全性檢查后進行加密、分類、歸檔、保存。

D大學根據電子憑證全周期管理流程改造現有綜合財務管理平臺，優化報銷流程，根據實踐經驗進行總結，高校可以從電子發票采集優化、智能報銷優化、經費線上審核優化、業財融合報銷優化、電子會計檔案優化、財務數據監管和利用優化六方面建設“紙電一體化”智慧財務，提升數智化應用能力。

（一）電子發票采集優化

電子發票報銷“歸集難、取數難、驗真難”的問題一直困擾著財務人員，一是從多個平臺或渠道收集和整理發票復雜且耗時；二是在使用電子發票時提取和分析數據的難度；三是對不同種類電子發票驗真的難度，電子發票的開票種類包含數電票、增值稅電子發票等等，有些發票有特殊的格式，這些都加大了財務部門驗證電子發票的難度。目前部分高校和企業采用發票卡包、郵箱推送、手工上傳等方式獲取企業發票，報銷人員仍然需要從多種渠道獲取電子發票，發票收集難的問題仍未解決。

電子票據歸集問題究其根源，最好的方式是加強票據平臺的統一和整合，打通稅企協作電子發票采集通道，因為稅務機關掌握所有電子發票信息，可以提供全面、標準、針對性的電子發票文件，如圖2所示。以浙江省稅務局在2021年數字化改革中牽頭建設的“浙里辦票”平臺為例，該平臺可提供接口實現電子版式文件和結構化數據的查詢和下載服務，為企事業單位實現財務報銷、會計核算和檔案管理電子化提供支撐，為后續的技術支持和推廣打下了基礎，撬動了政府、經濟、社會全方位數字化改革，值得推廣。

（二）智能報銷優化

傳統投遞報銷對電子發票的處理流程比較煩瑣，首先經辦人將電子發票上傳并驗簽，然后在網上填寫報銷單的過程中關聯已經驗簽的電子發票，如果一次報銷的原始憑證既有電子發票又有紙質發票，則需要將電子發票打印連同紙質發票一同統計、分類和填報。近年，已經有電子發票解析技術和圖像識別技術（OCR，光學字符識別）推動會計“紙電一體化”變革，可有效解決科研人員經費報銷周期長、錄入難、材料復雜等問題。相比傳統財務報銷流程，通過搭建智能報銷系統有效解決發票一次上傳并自動完成驗簽、關聯、填寫、分類統計所有環節，同時解決了紙質票據結構化數據提取困難和填報煩瑣的難題。經辦人只需上傳電子發票或紙質發票影像，就可以自動完成票據信息的錄入和關聯，免去師生發票驗簽、票據分類、計算加總、錄入匯款信息等步驟，全部為電子發票、電子合同等附件的報銷單通過線上審核，還可以免去打印、投遞步驟，進而實現電子憑證的歸檔、存儲和管理。

D大學在會計無紙化報銷的實踐中首先對傳統報銷系統進行改造，改造了4個系統16個關鍵節點，同時搭建了智能報銷系統，打通了電子憑證接收、報銷、入賬、歸檔的電子化全流程處理。在實踐中對比發現，智能報銷系統在電子憑證的接收、驗簽、報銷填報等方面都要優于傳統報銷系統，實現報銷填報的“減法”，做實加強監管的“加法”，做足優化服務的“乘法”目標。

（三）經費線上審核優化

經費線上的審批是保障會計電子化憑證可以無紙化流轉的關鍵步驟，如果仍沿用線下審批報銷的模式，則所有的會計電子憑證均需要打印成紙質文檔進行傳遞，勢必影響無紙化報銷改革的進程。一個完善的審批系統可以搭建電子憑證和電子檔案的橋梁，又在一定程度上解決報銷單簽批延誤影響報銷進度的問題。經費審批負責人對財務支出行為的合法性、合規性、合理性、真實性、安全性和使用效益負責，網上簽批系統必須非常準確地將審批事項推送到簽批人待辦列表中，這就要求在系統設計初期就設定好關鍵性審批流程、節點和屬性。

D大學已推行財務報銷網上簽批服務，建設前對經費審批流程進行全面梳理，將經費項目負責人設為必選審批節點，根據項目特點增設授權審批和主管部門審批兩個節點，同時啟用驗收證明人和協同審批人兩個靈活度較高的審批節點，保證整個財務報銷流程的審批流轉正確性。除此之外，D大學創新地應用“短信驗證碼+電子簽名”的雙重保障模式，為教職工的經費提供更安全保障，又保證了電子檔案的法律公信力。線上審核上線以來，D大學在各類報銷業務上實現了“線上辦、移動化、不見面、不打印、零跑腿”的業務鏈條，創新性的財務服務深受師生的歡迎。這種線上報銷的模式每年免去了約5萬人次的師生跑腿，在一定程度上解決了“報銷繁”的問題。

（四）業財融合報銷優化

隨著業務創新發展和新技術的迭代，高校跨部門的業財融合需求更加迫切，“智慧校園”建設讓各業務系統統一了數據標準，初步實現了業務系統的有效對接，會計無紙化對跨系統數據和文本傳遞有更高的標準，在需求分析階段考慮打通“業財資稅”電子憑證一體化的環節，追根溯源電子原始憑證的發起部門，通過數據和文件的流轉，實現會計無紙化的全流程路徑建設。以差旅費為例，高校的差旅費報銷多年來一直是事后管控，即出差人先自行墊付資金，出差后收集整理發票、填寫報銷單、簽字審批等，占用了出差人大量時間精力。長期以來，這種管理方式造成了差旅行為與預算管控脫節、業務活動無序難以監管、報銷憑證不合規或重復報銷等情況，而這一系列問題最后都集中到財務部門，既給財務工作人員帶來了審核工作量，又給經辦人造成了困擾，而財務報銷管控的質量也未見顯著提高。為解決以上問題，可以考慮引入差旅費在線平臺，實現差旅費的申請、購票、報銷、審批等功能，提高財務管控質量。

D大學通過建設智能差旅平臺有效加強學校差旅業務及財務的內部控制，提升對差旅活動的申請、審批、執行、報銷、核算的管控力度和財務監督透明度，激發科研創新活力，構建“線上申請+無墊資訂票+一鍵報銷+智能審批+委托打印”的差旅服務鏈，簡化差旅報銷流程，實現快捷、便利、安全的閉環式差旅報銷服務新跨越。在差旅平臺設計時，要求全流程線上一體化（如圖3所示），通過系統聯通實現事前控制，對接“一網通辦”平臺、會計核算系統、第三方商旅平臺、電子簽名系統、智能報銷系統等，通過信息化技術做到了如下控制：一是根據項目的類型設計因公出差審批差異化流程，只有出差審批后才能在平臺項目支付購票；二是在出差訂票前核驗差旅費預算的余額，并對需要預支的費用進行凍結以避免出現超額超支的情況；三是根據項目類型、出差地、人員級別等判斷差旅費報銷標準，系統自動根據出差人員類型等計算差旅標準、補貼等，進一步過濾了不合規定的支出；四是出差后一鍵生成報銷單，系統獲取出行電子發票，避免取票、上傳、填寫等操作的煩瑣；五是財務根據平臺訂單自動結算和支付，減少會計人員工作量。

（五）電子會計檔案優化

電子會計檔案系統是“無紙化”報銷的最后一環，相比傳統紙質檔案具有數據管理效率高、提升財務分析能力、保障財務安全、減少人為失誤等優點。因為電子會計檔案具有無形性、脆弱性、技術依賴性等特點，應進行規范化的保存和利用。首先，電子會計檔案應遵循高校檔案部門電子檔案管理制度要求進行管理，確保電子會計檔案歸檔、整理、移交、接收、保管、利用等管理過程符合規定。其次，電子會計檔案要求嚴格檢查檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，確保電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”。最后，要充分考慮電子檔案的存儲安全，將電子檔案存放到符合要求的存放環境，通過防火墻等安全方式提高網絡安全防護，避免數據丟失和信息泄露等安全隱患。

D大學搭建了電子會計檔案和會計檔案影像化系統來應對“紙電一體化”階段電子會計檔案管理和查詢。其中符合電子憑證會計數據標準的會計檔案保存到電子會計檔案系統中，對憑證信息、相關電子文件及元數據、相關XML在檔案全生命周期貫徹“四性”（即真實性、完整性、可用性、安全性）檢測，并采用分布式存儲策略安全存儲。對不符合電子憑證會計數據標準的會計檔案使用會計檔案影像化系統拍攝電子影像，以滿足各類審計、檢查對紙質檔案影像查詢的需求。

（六）財務數據監管和利用優化

電子發票解析和圖像識別技術使得會計標準化數據（如發票、合同等關鍵數據）更容易獲取，形成高校財務大數據區塊鏈，將內控流程融入報銷全過程，可以加強財會監督的數據追溯能力，提升財務事前、事中、事后風險防御能力。首先對報銷數據進行分析，通過數據比對及抽查，從中發現風險。通過風險管控模型的建立，可啟用風險前置控制，對頻繁交易、關聯交易、敏感詞匯等在填寫報銷單和制單時預警提示，以減少各類高風險報銷。不斷做好模型優化，對稽核中發現的問題總結提煉，將稽核過程、問題清單、退單原因等再次轉化為大數據分析源，豐富稽核手段，降低退單率，提高財會監督質量[7]。

D大學在智能報銷系統需求分析時就將財務數據監管和利用部分考慮在內，一是針對不同的報銷類型設計了不同的交易模型，比如差旅報銷時如果出現發票行程不完整、發票過期、住宿費超標等情況，系統會自動識別并提示，在填報過程中就杜絕了違規行為。二是定期對報銷數據進行分析，發現頻繁交易的單位，分析原因，嚴重違規者立即將其設置為黑名單，進一步杜絕了人工識別的紕漏。三是充分利用報銷數據，整理問題清單，在報銷頁面中進行要件提示，降低退單率。

四、高校“紙電一體化”報銷實施建議

（一）加強財務信息化頂層設計和系統建設保障

高校財務無紙化的發展需要信息化的支撐，從電子文件接收到會計電子檔案存儲的每個鏈條都需要軟硬件的支持，這無疑加大了高校信息化建設的投入，尤其對財務部門的信息化構建有很高的要求。從傳統的紙質報銷到無紙化報銷需要高校內部多部門配合，推行數智化報銷需要高校領導支持和重視，才能做好高校信息化頂層設計和系統協同，建設標準統一、數據流轉的信息化平臺，對財務軟硬件服務商的開發、運維能力也提出了更高的要求。

（二）做好信息化網絡安全性保障

網絡時代會計數據的網絡安全保障難度加大，電子發票可能會感染病毒導致網絡感染，數據在傳輸、存儲的各個環節都存在泄露、篡改、毀損的風險，網絡安全是高校財務無紙化、數智化要高度重視的環節，必須采取切實有效的措施來防范風險，形成立體安全保障體系。一是明確安全管理目標、操作管理風險、人員責任劃分等相關內容，設置安全專職人員定期巡查系統風險點和漏洞，開展安全教育培訓，防范網絡攻擊、數據泄露、惡意篡改等風險，形成安全閉環管理。二是全面保障機制，對所有財務數據及時、多地數據備份，強化訪問控制，采用防火墻、信息加密、防毒軟件等安全保護技術，打造預防、跟蹤、處理網絡風險的三重防護網。三是做好安全風險評估，按數據價值、密級、成本等維度形成檔案分級歸檔體系，確保過渡期檔案保管的安全與穩定[8]。

（三）修訂會計檔案制度，完善財會數據監控機制

目前高校財務部門正在經歷從紙質檔案逐步向電子化方向過渡的階段，從傳統紙質化會計檔案管理到無紙化的電子檔案管理，高校面臨著管理對象和方法的轉變，將長期同時管理紙質發票與電子發票。高校應及時根據財政部、國家檔案局等部門的要求修訂會計檔案管理制度，明確電子會計檔案建立和管理要求，提供權責明確、可執行的制度指引。電子會計檔案管理制度應涵蓋歸檔范圍、數據傳遞、保管標準、存儲備份、崗位職責權限、審批權限等。制度應充分考慮數據傳輸、存儲、調用關鍵環節風險點，確保電子會計檔案真實完整。紙質與電子檔案轉換需要一定過渡期，制度修訂應循序漸進[9]，同一憑證涉及不同檔案類型的，應明確采集和存儲方式，為兩種不同檔案管理模式更迭提供幫助和指引。

（四）精簡報銷材料，做好宣傳工作

高校財務部門應該打造高素質的服務隊伍，加強新業務的宣傳，編制操作手冊和使用規范，通過多種途徑擴大宣傳力度，讓更多師生轉變思路，逐漸全面推行無紙化辦公。只有各部門通力協作、貫徹、宣傳、培訓，提升全員數智化理念，提高對電子發票、移動報銷、線上審批、電子簽章、電子開票、電子合同等無紙化財務手段的接受度，才能從根本上避免紙質材料，推進財務無紙化、數智化的進程。

（五）智財人才培養

數智化大背景對高校財務人員提出了較高的要求，高校要立足長遠發展培養推動數智化財務發展的復合型人才，即財務人員不僅能掌握基本的財務核算能力，還需要充分提升其數據分析、電子化管理技能等綜合能力。高校應加大信息化培訓力度，提升財務人員處理復雜信息的能力?！?/p>

【參考文獻】

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