新技術驅動國企檔案管理：數字化轉型的破局之道

摘要：隨著信息技術的蓬勃發展和數字化經濟的浪潮迭起，國企正加速推進數字化轉型。檔案作為企業的記憶庫與資產庫，其管理方式的革新至關重要。本文首先簡述國企檔案管理工作數字化轉型現狀和新技術應用情況，隨后分析其在轉型過程中存在的困難，最后探討新技術如何助力國企檔案管理實現數字化轉型，挖掘檔案價值，賦能企業創新發展。

關鍵詞：國企轉型；檔案管理；數字化革新

中圖分類號：F27"""""" 文獻標識碼：A""""" doi：10.19311/j.cnki.16723198.2025.13.034

0 引言

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要應用人工智能等新一代信息技術助力檔案管理工作轉型升級。近日，國務院國資委舉行發展人工智能相關會議表示，要更好推動中央企業用好人工智能技術、發展人工智能產業，加快培育壯大新質生產力，塑造高質量發展新優勢[1]。

在網絡化、數字化、智能化為特點的大數據時代背景下，鑒于數字化轉型的迫切需求，國有企業應將檔案工作數字化升級作為核心策略，以全面提升其管理與服務效能。具體而言，國有企業須應對高質量數據治理所帶來的挑戰，通過引入前沿技術深入挖掘檔案數據的潛在價值。同時，國有企業也應把握創新驅動發展的歷史機遇，通過變革管理方式，進一步激發內部的創新活力。然而，在推進檔案工作數字化轉型的過程中，國有企業仍須克服諸多困難和挑戰。本文旨在深入分析國有企業檔案工作數字化轉型的現狀，系統梳理其面臨的困難與挑戰，并著重探討如何利用新技術有效推進國有企業檔案工作的數字化轉型進程。

1 檔案管理數字化轉型現狀

1.1 國內研究動態

近年來，隨著信息技術的迅猛發展和數字化轉型的深入推進，國內檔案界對檔案數字化轉型的研究日益增多，形成了豐富的研究成果，涉及理論框架、實踐路徑、技術應用等多個方面。理論研究層面，楊智勇、桑夢瑤等基于TOED理論框架，指出技術創新、組織變革等因素是推動檔案數字化轉型的重要力量[3]；虎楊針對“十四五”時期企業檔案工作的數字化轉型策略進行了探究，提出了加強檔案工作數字化標準建設等針對性的建議[4]；胡玉貴等提出了數字化轉型背景下檔案工作的新定位和發展思路[5]。實踐探索層面，制造業、電力等多領域企業，通過構建數字檔案系統、實現跨平臺信息集成、優化文件管理模式[68]等方式，推進檔案工作與實際業務融合。技術應用層面，增強現實、圖像增強、數據科學可視化和區塊鏈等技術，為檔案文化遺產保護、人事檔案數字化轉換、檔案數字化安全管理及檔案信息化管理提供了新手段[912]。

1.2 國企新技術應用情況

目前，大模型、網絡安全、算力網絡、操作系統、AI框架、多模態、具身智能等技術已逐步被應用到檔案管理工作中，許多央國企已建立了一定規模的電子檔案系統，并通過引用新技術實現了部分檔案的數字化流程管理。中國石油天然氣集團公司結合多種技術實現了數字檔案信息的集中化管理、便捷檢索和安全存儲[13]。上海農商銀行通過系統集成和增強檢索技術實現了銀行業務檔案的跨平臺信息集成服務和共享，提高了檢索的全面性和精準性[14]。中國電子科技集團第十五研究所探索構建全業務協同數字檔案系統，并將各類檔案建立關聯關系形成檔案數據圖譜，利用智能技術挖掘數據內在聯系[15]。福清核電將機器人技術引入檔案管理領域，打造“文檔管理、綜合利用、數據分析”的智慧型機器人以服務檔案數據采集、數據管理、數據分析。國家電網將機器學習和深度學習等技術引入公司電力文檔編制業務中，實現電力文檔智能組稿和撰稿[16]。

長期來看，數字化技術不僅是推動變革的手段，更是實現轉型的終極目標。如何切實執行《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，把握數字化、智能化技術興起的契機，強化信息資源的深度開發與高效利用，充分挖掘數據要素的內在價值，以促進國有企業檔案工作實現質的飛躍是當前亟待解決的關鍵問題。

2 新技術帶來的轉型機遇

隨著新一代數字技術的迅猛推進，檔案領域的數字化變革已悄然鋪展，為檔案管理工作的收集、管理、存儲及利用等各個環節帶來了前所未有的新機遇。這一變革不僅為企業新型生產力的成長注入了新的活力，還推動了檔案管理工作由傳統的人工模式向數智化模式的轉型，主要表現為以下幾點。

（1）數智驅動，效率躍升：在檔案管理系統中融入“AI+RPA”技術，實現檔案的自動化收集、精準分類、高效著錄、快速索引、智能歸檔及安全備份，有利于降低人因錯誤，提升工作的效率與效益。此舉也使檔案管理人員從那些規則清晰、重復性強且數量龐大的工作中抽身，將更多精力投入到創造性工作中，不斷創新工作形式和內容。此外，檔案工作正逐步由傳統的紙質文件管理模式向“單套制”或“單軌制”管理模式轉型，這一轉變將進一步節約時間成本與人力資源。

（2）業檔融合，信息共享：檔案數字化管理不僅實現了檔案信息的集中化存儲與便捷化共享，而且通過文檔一體化系統的構建成功打破了傳統檔案管理模式的壁壘。這一變革優化了檔案管理流程，促進了各部門間的緊密協同。在統一的平臺上完成文件審批、報告生成、數據歸檔等流程加快了業務處理速度，為企業的降本增效提供了有力支持。業檔融合的實踐，不僅提升了檔案管理的效率與質量，更使得檔案服務更加貼近用戶需求。

（3）技術護航，數據安全：新施行的《檔案法》從法律層面明確了電子檔案的法律效力，檔案數字化管理將數字摘要、數字簽名、區塊鏈等新技術應用于檔案的加密、封裝、移交等環節，可以有效保證電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性（簡稱“四性”），防范信息篡改、泄露和損壞的風險。

（4）數據賦能，精準預判：檔案數字化不僅局限于數據的簡單存儲，更涵蓋了檔案的背景信息、內容細節、結構特征以及貫穿整個管理流程的元數據。通過融合知識圖譜與大語言模型技術，對這些數據進行深度分析與挖掘，能夠揭示數據間潛在的關聯與規律，從而幫助企業更全面、深入地了解自身運營狀況，精準把握市場與行業的發展方向。這一過程為企業的業務決策與管理提供了堅實的數據支撐與科學依據，助力企業在復雜多變的市場環境中做出更為明智、前瞻的戰略選擇。

3 檔案管理數字化轉型的挑戰

3.1 數據標準與管理體系不完善

當前，國家已頒布一系列關于電子文件與電子檔案管理的法律法規，但仍缺少針對人工智能在檔案領域應用的政策支持和監管機制，這可能導致在應用技術時缺乏指導和規范。從數據標準角度看，數字化技術標準尚未實現全面統一，導致不同地區、不同部門間的檔案管理系統可能存在兼容障礙，進而影響數據的互聯互通。從數據安全角度看，電子檔案的存儲介質易受溫度、濕度及磁場等環境影響，需要建立健全數字檔案館管理標準；電子檔案在網絡環境中傳輸和存儲時，易受到網絡攻擊、病毒感染等威脅，需要采取防火墻、入侵檢測、漏洞掃描等技術手段進行防范同時還要考慮盡量減少因為防范而帶來的數據查詢和利用上的阻礙。從數據監管角度看，檔案數字化涉及大量的敏感數據，電子化的數據傳送效率遠遠高于紙質文檔，目前的制度主要側重在數據歸檔、移交和長期存儲方面的四性檢測和容災備份，電子數據使用監管體系建設相對滯后，還未形成統一高效的數字化監管網絡和技術防范手段，可能導致數據泄露等安全問題。

3.2 資源建設與新技術適應性不足

人工智能等前沿技術的持續發展深度依賴于高質量且規模龐大的數據集作為訓練基礎。然而，由于歷史遺留問題或管理上的疏忽，大量原始檔案數據存在質量參差不齊、完整性缺失等問題。在數字化背景下，檔案數據的來源渠道愈發廣泛，數量更是呈現出爆炸式的增長，涵蓋了從傳統紙質檔案、各類電子文件以及社交媒體平臺上海量數據等多方面。同時，不同部門、不同系統間所產生的檔案數據在格式和標準上各不相同，這給后續的數據清洗、預處理以及整合工作帶來了困難。這些情況阻礙了新技術與檔案工作高效融合的進程，導致人工智能技術在應用時面臨數據瓶頸，難以發揮出應有的效能和準確性。同時也存在人工智能技術和檔案工作需求尚未深度融合的問題，難以將新技術優勢與檔案工作所需要的能力之間不完全匹配。

3.3 人才隊伍建設有待加強

檔案工作數字化轉型中人才建設上存在的不足主要包括專業人才缺乏、培訓機制不完善、人才流失嚴重以及人才結構不合理等方面。檔案作為歷史悠久的傳統學科，普遍存在人員技術背景單薄和年齡結構偏大的情況，檔案人員很少主動去接觸新技術，這使得在數字化轉型過程中這些人員無法快速適應新的工作方式和技術手段，并需要承擔包括數據整理、系統維護、安全保障等多方面的工作，容易感到力不從心。現有的檔案人員培訓體系中，針對新技術的培訓不夠，缺少引導如何把新技術與檔案場景有效結合的實例以激發檔案人員進行更多創新性的工作思考。

4 新技術助力轉型的路徑與方法

4.1 健全制度，完善標準

積極適應檔案數字化轉型的需求，根據國家檔案局近期發布的《檔案數字資源備份實施規范》等行業標準，持續開展電子檔案標準制定及研究工作，加強頂層規劃設計。建立更具合理性、針對性和體系性的數字化檔案制度體系，完善電子檔案格式標準、深化電子檔案分類與整理規范，以及建立涵蓋新型數據類型的數據管理標準。為相關業務電子文件歸檔與管理、檔案數字化、庫房建設、檔案展覽等工作提供參考，加速電子檔案雙軌制向單軌制的平穩過渡，并重點發展技術賦能的典型標準，將檔案工作與先進數字技術標準體系深度融合，針對不同應用場景，制定并推廣檔案與技術融合的標準規范體系。重視數據安全和隱私保護，健全電子檔案數據安全政策、操作準則和監管制度，實施全流程數據監督并及時進行風險干預，確保新技術利用過程中檔案數據的安全性，防止數據泄露和濫用。探索信息資源管理視角下的數據治理新范式，挖掘數智化轉型下的信息資源管理新路徑，促進信息共享和知識傳遞，以實現數字化轉型的整體效益。

4.2 技術融合，數據增值

檔案數據價值開發的對象是數據，因此檔案數據內容質量的高低決定了檔案數據價值的可信度。可以利用OCR圖像識別、自動語音識別和關鍵幀提取技術將文本、音頻和視頻檔案數據建立多模態影像檔案資源庫，探索建立跨模態檢索框架，通過綜合不同模態間的互補信息達到提高檢索準確率的目的，為檔案價值的挖掘與利用做好基礎工作。

在大語言模型基礎上打造核電文檔垂類大模型，通過知識增強服務框架，結合大型語言模型和知識圖譜的優勢，運用大模型提升知識圖譜的知識抽取和圖譜構建能力，并將知識圖譜作為大模型輸入素材，提升大模型對數據加工的專業性，提升大模型產生答案的可靠性。聚焦生成式人工智能發展潛力，為用戶提供更精準的信息檢索和內容推薦，產生知識聚合和知識拓展。基于組織知識文檔行為、崗位用戶畫像、業務場景需求，對文檔內容進行智能分析，讓知識能夠智能生成，輔助經營決策。通過加強行業合作和生態建設，匯聚行業智慧攻關難題，研究用戶需求并結合新技術，創新檔案利用服務方式，全力推動檔案數據產品開發和知識服務。

4.3 培訓共建，強化人才

持續加強檔案人才隊伍建設，全面落實人才發展協作原則。以科學評價為核心、以人才開發與使用為目標，建立健全科學化、規范化、專業化的檔案職業發展規劃和崗位認定工作。構建多層次的檔案人才隊伍，健全檔案人才技能培訓體系，開展檔案主管部門、高等學校、社會力量等多元主體協同參與檔案培訓共建共享行動。深入開展業務比武、崗位練兵活動，營造比學趕超的濃厚氛圍，鍛造作風過硬、戰斗力強的檔案專業隊伍。

5 結束語

新技術將推動國企檔案管理數字化建設邁向新臺階，促進國企改革與數字化經濟深度融合。面對挑戰與機遇并存的局面，國企需從完善制度體系、促進技術融合、優化人才培養等方面入手，探索檔案數字化轉型路徑，為企業發展創造更多經濟效益與社會效益。

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