信息化賦能高校檔案管理和信息服務研究

中圖分類號：G472 文獻標志碼：A

0 引言

隨著大數據、云計算、人工智能等信息技術的快速發展和廣泛應用，檔案管理和信息服務具有廣闊的可為空間，信息化已成為社會發展的重要推動力量。信息化賦能高校檔案管理和信息服務是指在信息技術的支持下，通過優化檔案資源配置、改善檔案工作流程、提升高校檔案管理和信息服務能力等方式，增強高校檔案管理和信息服務工作效率和服務質量。信息化賦能意味著利用現代信息技術改造傳統檔案管理模式，實現檔案資源的數字化、網絡化和智能化，從而提供更加高效、便捷的信息服務。

高校作為文化傳承、知識傳播和科學研究的重要基地，其檔案管理和信息服務的效率和質量直接關系到教育教學、科研管理、社會服務等多個方面。傳統的檔案管理和信息服務方式已難以滿足日益增長的信息服務需求，亟須通過信息化手段進行改革和升級。國外關于高校檔案管理和信息化服務方面的研究起步較早，形成了一套較為成熟的理論體系和實踐經驗。例如，歐美國家已經基本實現檔案管理的數字化存儲、檢索和共享的信息化管理。國內學者也對高校檔案管理和信息服務進行了深入研究，提出了多種信息化解決方案，但在實際應用中仍存在諸多不足，如系統集成度不高、服務模式單一等問題。因此，研究信息化推動高校檔案管理和信息服務對于提高檔案工作的科學化、規范化水平，促進高校信息化建設具有重要的理論和實踐意義。

1高校檔案管理和信息服務現狀分析

當前，我國高校普遍開展了檔案的收集和接收工作，檔案館藏數量成倍增長，檔案門類也在不斷增加和豐富，為工作查考、領導決策、教學科研等提供服務。傳統的高校檔案管理模式以紙質檔案為主，在高校檔案管理和信息服務方面存在管理效率低下、檢索工具落后、查詢繁瑣等問題，難以滿足高校日益增長的檔案管理和信息服務需求。

1.1基礎設施相對薄弱

隨著黨和國家對檔案工作的重視，高校檔案管理和信息服務工作呈現突飛猛進的發展勢頭，絕大多數高校已經建立專門的檔案管理機構如檔案館或檔案室，并且建立了涵蓋檔案收集、歸檔、統計、鑒定、保密、借閱、銷毀等工作的一系列制度，高校已經具備了基本的檔案管理和高校檔案管理和信息服務體系，檔案基礎業務正在向規范化、科學化逐步邁進。隨著高校教育教學、科學研究、社會服務職能的不斷深化，檔案的利用和服務工作日益得到重視，高校檔案管理和信息服務已經成為高校檔案管理工作的重要內容。圍繞學校的中心工作，部分高校在編研活動、檢索工具、網絡互動等服務途徑和服務方式等方面展開探索。但檔案管理機構在高校作為教輔或附屬部門，普遍得不到重視。目前多數高校的檔案管理服務還停留在手工作坊的傳統方式，檔案管理及信息服務方面缺乏先進的掃描設施設備、數字媒體技術、網絡服務體系[1]。同時，高校檔案管理和信息服務需要專業的信息技術人才作支撐，目前許多高校在檔案管理信息化建設中面臨人才短缺的問題，制約了信息化建設的推進。相對于高校發展的日新月異，高校檔案管理和信息服務薄弱的基礎會影響高校檔案管理和信息服務工作的整體發展水平，導致高校檔案管理和信息服務工作無法滿足當前師生對檔案的信息服務需求。高校檔案管理和信息服務工作信息化的主要特點是技術取向，以數據技術、人工智能等為核心的現代信息技術應用，是高校檔案管理和信息服務工作賦能能力的關鍵[2]

1.2服務意識相對落后

目前，高校檔案管理和信息服務部門作為教輔機構或者附屬機構，普遍得不到領導的重視。各級領導在工作中認為高校的核心工作是教育教學、科學研究和社會服務，沒有意識到檔案管理和信息服務對學校中心工作的促進作用，致使高校的檔案工作不被了解，廣大師生甚至不清楚高校檔案管理和信息服務的性質、任務、職能和作用。

一方面，各級領導層存在“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作作風[3]，導致學校師生員工的檔案意識淡薄，加之在基層部門文件材料立卷歸檔過程中，有的部門認為檔案材料在自己手中使用方便，致使學校的檔案收集、整理等工作受到影響，甚至部分檔案材料因保管不善而殘缺不全。這種檔案意識淡薄形成的主要原因是檔案價值具有潛在性和滯后性的特點。學校檔案工作作為學校歷史風貌的價值憑證，其價值實現只有在檔案的信息服務過程中才能被動實現。另一方面，檔案管理和信息服務作為學校核心工作的輔助，學校檔案管理工作人員的配備得不到重視，整體人員素質較低；同時，檔案工作者雖然在自我完善、自身素質提升等方面不斷提升，但檔案工作往往拘泥于收集、整理等傳統的檔案事務工作，普遍缺乏利用新技術、新觀念進行創新、改革的意識，不能利用檔案管理的優勢，不能充分開發檔案信息資源，很多檔案管理工作者沒有認識到自身工作的重要性，在基礎設施不完善的條件下，不能利用自身優勢主動作為。

1.3開發利用工作停滯不前

作為檔案工作的目的和重點，高校檔案管理和信息服務工作迫切要求加強檔案資源信息化開發與建設。這不僅是檔案工作與時俱進、匹配學校各項業務發展的要求，更是檔案工作的價值實現途徑。傳統檔案工作的手工勞作和信息服務的“你查我調式”被動服務，很難滿足信息時代人們對檔案信息的索取和利用。學校的信息化發展要求檔案信息的科技化，一方面要求檔案信息數量豐富、全面。學校檔案一般包括學生記錄、教職工信息、課程資料、行政文件等。這些檔案不僅數量多，而且涵蓋面廣，要求檔案管理者對檔案信息進行技術處理，實現檔案信息多樣化、系統化。例如，學生檔案不僅要包括學生成績，還可以包括課外活動記錄、健康信息等內容，因此，檔案信息需要更多的數據來源，利用技術手段進行校內多部門數據收集和數字化管理等，以便豐富檔案的內涵并開發其中有價值的內容4；另一方面要對檔案信息交互的渠道、方式進行信息化改造，確保檔案信息的關聯性和完整性，提高檔案管理效率。利用信息化技術手段建立全面的檔案分類體系，確保各類信息全覆蓋。學校檔案部門普遍存在封閉保守、傳統落后的問題，傳統的檔案工作者往往把檔案保密和信息開放對立起來，對高校檔案管理和信息服務的開放及宣傳力度不夠，制約了高校檔案管理和信息服務的信息化發展。例如，高校檔案工作普遍存在無法滿足用戶遠程訪問需求、服務模式單一、缺乏個性化和主動推送服務的問題。

2信息化賦能高校檔案管理和信息服務的路徑

國際上，許多高校已經實現了高校檔案管理和信息服務的高度信息化。例如，美國的一些大學通過建立全面的數字化檔案庫，實現了檔案的全球訪問[5]。在國內，隨著“互聯網 + ”戰略的實施，越來越多的高校開始重視檔案的信息化建設，通過引入云計算、大數據等技術推動了檔案服務的創新和發展。新興技術既是檔案管理服務治理的手段，其深入應用也是開展管理服務實現智慧服務的動因[6。通過信息化賦能高校檔案管理和信息服務，提升高校檔案管理和信息服務的效率與質量，讓高校檔案管理和信息服務為高校的教學、科研、管理提供有力支撐，已經迫在眉睫。

2.1對基礎設施的信息化改造

檔案信息化建設納入了“十四五”全國檔案事業發展規劃。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出：新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級[7]。檔案管理的信息化改造是一個涉及數字化、網絡化、智能化的系統工程，而且需要檔案管理流程和制度的配套改革。

信息化賦能高校檔案管理和信息服務的實踐基礎主要包括技術、管理和人才3個方面。技術方面，要求高校檔案管理具備實施信息化所需的硬件設施和軟件系統；管理方面，要求高校檔案管理有明確的檔案信息化戰略規劃和完善的管理流程[8]；人才方面，要求高校檔案工作擁有一支既懂檔案管理又懂信息技術的專業人才隊伍。只有在這3個方面都有堅實的基礎，信息化賦能高校檔案管理和信息服務才能在信息服務中發揮出應有的作用。檔案信息化建設需要遵循一定的標準和規范，確保檔案的規范性和互操作性。2020年《檔案信息化標準體系建設指南（研究報告）》提出了針對檔案信息化標準跨行業、跨領域、跨專業的特點，立足國內需求，兼顧國際標準體系，建立涵蓋基礎共性、資源建設、信息服務、信息保障和應用五部分的檔案信息化標準體系[9]。因此，對檔案管理基礎設施的信息化改造需要綜合考慮技術、管理、安全、標準和人才等多方面因素，以實現我國高校檔案信息化建設全面、協調、可持續發展。

2.2更新觀念，樹立新的檔案管理服務意識

更新觀念，樹立新的檔案管理服務意識，首先需要明確檔案工作的重要性和其服務性質。學校的檔案不僅承載著學校的歷史文化發展，也是重要的信息資源，其價值在于利用，檔案利用是檔案工作的最重要環節，也是檔案價值實現的重要途徑。檔案工作者必須提升服務意識，明確服務方向，端正服務態度，提高服務效率，提升服務質量，同時，應將服務意識放在首位，以用戶需求為導向，提供主動、熱情、高質量、高效率的服務。

在新形勢下，檔案工作服務創新的重要意義在于，它能夠推動檔案管理機制與管理體制的創新，提高檔案管理水平與服務效率，擴展檔案利用內涵，為決策和管理提供服務和支撐，為科學研究和知識普及提供智能化服務[10]。通過觀念更新，利用現代信息技術如數字化、網絡化、智能化等手段，提高檔案服務的便捷性和可訪問性，為廣大師生提供服務的同時，最大化實現檔案的價值。

2.3推進檔案信息開發利用工作

推進高校檔案信息開發利用對于促進高校檔案事業的發展、提升高效檔案信息的社會價值具有重要意義。推進高校檔案信息開發利用工作，需要結合當前的信息化發展趨勢，采取一系列措施來提升檔案工

作的效率和服務質量。

第一，加強檔案資源建設，豐富和優化館藏資源。檔案整理應提高整理質量[]，確保檔案信息的準確性和完整性，并依法定期接收進館范圍的檔案，不斷豐富館藏?？茖W分析和規劃館藏結構，加強對各類有參考和憑證價值檔案的收集。

第二，推進檔案信息化建設，提升數字化水平。傳統的手工檢索工具已無法為利用者提供準確、快速、高效的檔案信息檢索服務，只有把檔案信息及時、準確地進行信息化改造，通過計算機檢索才能實現。應逐步推進檔案自錄及全文信息采集。利用現代化信息技術手段，對館藏檔案進行數字化加工，提高檔案信息的可訪問性和可利用性。有針對性地開發含金量高的、應用性強的檔案信息，有的放矢地提供優質的信息服務。開發和應用統一規范的檔案信息管理系統，建立館藏檔案的規范化管理和利用平臺，實現檔案信息的快速檢索和高效利用[12]，構建數字檔案館。

第三，創新開發利用方式，拓展服務領域。檔案服務不僅要實現檔案借閱、檔案復制、檔案證明等傳統服務，還可以開展檔案展覽、檔案編研、檔案公布、熱點研討等多種形式的信息開發利用工作。多渠道、多方式，滿足不同層次、不同領域用戶的檔案需求。優化檔案利用流程，簡化審批手續，提高檔案利用效率和便捷性，并加強檔案利用效果的跟蹤和反饋，不斷改進服務方式和服務質量。

第四，加強法規制度建設，保障信息安全。根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規的要求，建立健全檔案信息開發利用的法規制度體系。明確檔案信息的開放范圍、利用方式、審批權限等要求，確保檔案信息開發利用工作的合法性和規范性。同時，加強檔案信息安全保障工作，構建檔案信息安全保障體系和技術手段，確保檔案信息的真實性、完整性和保密性。

高校檔案管理和信息服務工作是涉及基礎設施、思想認識、開發利用等多方面、多層次的系統工作。為了滿足高校用戶日益多元化、高層次的檔案信息服務需求，需要完善檔案基礎設施的信息化改造，加強人才建設，推進檔案信息開發利用，開展服務模式創新。只有全面加強高校檔案管理和信息服務工作，才能更好地發揮高校檔案信息的服務功能和社會價值。

3結語

高校檔案管理和信息服務是一個復雜的開放系統，用信息化技術對高校檔案管理和信息化服務進行升級改造是社會發展的必然趨勢，也是高校檔案資源開發和服務的必然選擇。信息化賦能高校檔案管理和信息服務可能面臨基礎設施薄弱、服務意識相對落后、開發利用工作停滯不前等障礙，針對這些障礙需要以用戶需求和高校檔案資源價值最大化為動力，通過對基礎設施進行信息化改造、提供主動服務、推進檔案信息開發利用等舉措，實現信息化賦能高校檔案管理和信息服務。

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（編輯 張碧雪）

Research on enhancing the quality of archive management and information services in universities through information technology

JI Tao1，HE Shuxia2 （1.Office of Guizhou University of Finance and Economics， Guiyang 55oo25， China; 2.School of Management Science and Engineering，Guizhou University of Finance and Economics，Guiyang ， China）

Abstract：With therapid advancement of modern information technology，the archive management and information service work inuniversities areconfronted with significant transformational oportunities andchallnges.Currently，the archive management and informationservice work in universities faces isses such as inadequate infrastructure， relativelyoutdated serviceawareness，and stagnant developmentand utilization eforts.Toadress thesechallnges，it is imperative to empower thearchive management and information services of universityarchives through the digital transformationof archive infrastructure，therenewal of serviceconcepts，the establishment of proactive archive service awareness，and thepromotion of archive information development and utilization．Bydeeply applying advanced technology to optimize service processes and creating specific serviceconcepts from the perspectiveof user needs，we strive to maximize the value of university archives resources.

Key Words：informatization；universityarchives；service optimization;informationservices；technology application