高校檔案工作中的數字化轉型與人工智能融合發展研究

數字化時代，信息技術給各個行業都帶來了很大的改變，特別是高校檔案工作，數字化改革是必經之路。隨著人工智能技術發展得越來越快，智能化管理已經成為提高高校檔案管理質量的關鍵方法。將人工智能與數字技術結合起來，高校就可以提高檔案工作效率，使資源分配得更好。1然而，當前高校檔案工作的數字化轉型還存在很多問題，特別是剛開始啟用人工智能技術，需要更多研究和創新。

一、數字化轉型與人工智能融合的意義

（一） 提升檔案管理效率

數字化不用紙張保存檔案，使得存取和查找檔案的速度變得更快。將人工智能用于數據分類、自動打標簽和智能搜索等，減少了人為操作中的錯誤和遺漏情況，使信息處理更完善。不僅使檔案更便于有效查找，還能讓檔案數據被用在很多不同的方面。比如，人工智能用算法技術快速分析整理大量檔案數據，減少了重復工作，提高了檔案管理的正確率和速度。智能管理使檔案系統能夠自動處理更多事宜，可以根據需求變化自動改變管理檔案的方法。

（二）增強檔案安全性

隨著檔案管理越來越數字化，信息存儲方式從以前的紙質變成電子化，數據量越來越大，檔案安全問題也越來越嚴重。數字化轉型不僅提高了檔案管理效率，還通過人工智能技術，使檔案的數據保護能力更強。人工智能能夠對檔案數據進行智能加密保護，保證敏感信息的安全。同時，AI技術能實時監測分析數據異常，可以提前發現安全問題，減少數據丟失、被篡改或泄露的風險。利用人工智能的自適應安全策略，系統可以根據不同的安全需求自己調整，使檔案管理變得更靈活可靠。

（三）推動智慧化檔案管理

人工智能與數字技術的深度結合使檔案管理有了智能化轉型的可能。人工智能的數據分析和預測模型能夠從大量檔案中快速找到有用的信息，為管理者提供準確的決策依據。這種依靠數據管理的方式不僅減少了人工介入的需求，還能夠提高檔案數據的使用效率和正確性。隨著人工智能算法的日益靈活，檔案管理可以根據數據變化趨勢進行預測和靈活管理，使流程更加高效。另外，智能化的檔案管理還能加強數據之間的聯系和可視化效果，為管理者提供更完整的分析角度，從而幫助檔案管理朝著更高效和準確的方向發展。[2]

（四）促進檔案資源共享與開放

數字化轉型讓檔案存儲和管理變得更有效率，人工智能技術讓檔案信息的流通和共享變得更好。借助智能數據匹配和自動分發功能，人工智能可以將不同的系統連在一起，促進檔案資源的共享和開放。這種改變能夠破解過去檔案管理中存在的信息不流通問題，使檔案數據可以更自由地流動和交換，提高檔案資源的社會價值和利用效果。資源共享不僅讓管理方式變高效，還能為社會需求提供方便的信息服務，推動了知識分享和公共服務長期發展，使不同用戶的各種需求都能夠被滿足。

二、高校檔案工作的現狀

（一） 數字化轉型緩慢

雖然高校檔案管理數字化轉型是必然方向，但在實際操作中，轉型速度并不快。當前，高校檔案管理存在資金不夠、技術也跟不上的情況，導致很多學校在推進數字化的過程中資源保障不夠。傳統的檔案管理都是通過紙張和手工操作，長期以來的習慣已經形成，數字化轉型十分艱難，很多人習慣于舊有的工作方式，不愿意接受新技術。[3另外，部分高校對數字化轉型的認識不夠深，缺乏對數字化轉型必要性的全面理解，必要的基礎設施和技術人才都不足。所有因素加在一起，導致數字化轉型未能全面鋪開，檔案管理效率和質量均受到影響。因此，檔案管理工作的數字化進程仍然停滯不前，未能真正實現智能化和自動化。

（二）檔案工作者數字化素養不夠

當前，很多高校檔案工作者的數字化能力不高，特別是在使用和適應信息技術方面存在明顯不足。由于長期習慣使用紙質的檔案管理方法，檔案人員在接受和運用新技術方面明顯滯后，缺少對數字化工具和智能系統的深入理解和操作能力。這使得檔案管理在向數字化轉型時，工作人員不能很好地利用現有的技術資源，影響了檔案數據處理的效率和質量。同時，很多檔案工作者缺少繼續學習的機會和技術的更新，進一步加重了數字化能力不匹配的問題，影響了檔案管理的現代化發展。檔案工作者的數字化素養不僅影響工作效率，也直接影響著檔案數據的準確性和管理系統的穩定性。

（三）管理與技術融合不足

目前，高校檔案管理主要還是依靠手工管理的老辦法，技術手段相對單一，沒有很好地與現代信息技術結合起來。雖然也有一定程度的數字化，但關鍵環節還是需要很多人工，使得管理效率較低，數據處理和存儲過程既麻煩又容易出錯。很多系統功能過于單一，沒有充分發揮大數據、人工智能等新技術的優勢，檔案信息價值沒有被充分挖掘。管理與技術沒有有效結合，導致了資源浪費和技術應用不足，影響了檔案管理智能化的發展，也拖慢了全面數字化轉型的進度，無法真正推動檔案管理的智能化與高效化。

（四）更新維護成本過高

在高校檔案進行數字化改革時，硬件設備和技術系統的初期投入成本較高，如果遇到技術更新或系統換代，維護和升級成本更會快速上漲。高昂的成本給部分高校帶來了不小的經濟壓力，很難長期維持。特別是在技術發展飛速的情況下，更新換代更加頻繁，高校的財務壓力更大。很多高校由于維護費用太高，檔案系統停止更新或速度很慢，跟不上科技的發展，影響了檔案管理向現代化和智能化的轉變。4此外，缺乏長遠規劃的高校容易陷入重復投資的困境，從而加劇了成本壓力。

三、高校檔案工作中數字化轉型與人工智能融合的策略

（一）建立跨部門協作機制

在進行高校檔案數字化升級時，檔案部門與信息部門能否好好配合顯得十分重要。當前，很多高校在檔案工作數字轉型中，各部門之間溝通不足，技術部門與檔案部門經常各自為政，導致數字化方案與實際需要總有出入。因此，高校需要建立良好的跨部門合作機制，使檔案管理需求與技術開發能夠更好地銜接，促進數字化與人工智能技術更好地結合。

首先，經常進行跨部門交流特別重要。可以定期開會或成立幾個項目組，讓檔案管理人員和技術人員能夠隨時交流工作情況和各自的需要。比如，檔案管理人員可以將實際需求和遇到的問題告訴技術部門，技術那邊就可以想辦法解決。這樣的配合能夠讓系統更準確、實用，不致出現開發時亂來或用錯技術的情況；其次，兩個部門要一起進行數字化轉型的所有步驟，從最開始的需求分析到選技術，再到具體實施和后期維護，要一直保持合作。技術部門需要先弄明白檔案管理是怎么運作的，確保技術方案能夠符合他們的需要，檔案部門也要多學習新技術知識，才能提出更專業的建議；最后，部門協作不能光是嘴上說說，還需要制定實際的獎勵辦法。要明確各個部門在數字化轉型中該干什么和已經干了什么，讓大家愿意一起合作，共同推動學校檔案工作的智能化和自動化。通過上述措施，高校可以更好地實現檔案管理的數字化轉型，同時，推動人工智能技術與檔案管理的深度融合，提高檔案管理效率和智能化水平，推動整體管理水平的提升。只有實現了更好的跨部門協作，才能確保數字化轉型的成功，進而提升整個檔案管理體系的功能和服務質量。

（二）加強檔案工作者的數字化培訓

當前，高校檔案工作者的數字素養和技術應用存在不足，嚴重阻礙了檔案管理數字化轉型的速度。為解決這一問題，高校需要從多個方面努力，如加強檔案人員的數字技能培訓，提高其專業水平，使其能夠跟上技術環境的不斷變化。[5]

首先，高校需要制訂數字化培訓計劃。將數字化轉型的內容和人工智能應用知識都放入培訓課程。培訓內容不光要教授如何使用數字工具和系統，還要包括數據管理、信息安全以及智能檔案處理等知識。通過不同的培訓方法，如線上課程、講座和實際操作練習，讓檔案工作者在實踐中學習，慢慢掌握新技術，不斷提高實際操作能力和對技術的認知深度，進而更好地應用于日常工作；其次，定期組織有針對性的培訓活動，使檔案人員能夠跟上技術發展的腳步，不斷學習和更新知識。比如，邀請人工智能和大數據專家來授課，幫助檔案工作者了解如何將新技術應用于檔案管理。同時，運用模擬場景和案例，幫助檔案人員解決實際工作中可能遇到的技術問題，提高他們解決實際問題的能力；最后，培養檔案工作者的創新思維和跨部門合作能力也很重要。通過跨部門的學習和合作，檔案工作者可以更好地理解技術如何優化管理流程，也能學會與信息技術團隊合作，共同推動項目的成功。通過系統的培訓和實踐，高校可以提升檔案人員的數字素養，增強他們應用新技術的能力，為檔案管理數字化轉型打下堅實的基礎。同時，推動整個檔案管理工作更高效、更智能。

（三）優化技術平臺和系統架構

為了更好地推進檔案管理工作的數字化轉型，高校需要重點優化檔案管理平臺的技術結構，使其在信息技術快速發展的情況下能夠更高效靈活地運行。一個靈活、擴展性好的系統結構能夠適應各種檔案管理的需要，也能夠不斷適應技術和用戶需求的變化。

首先，技術平臺的優化核心是將架構分成不同模塊。這種分成模塊的結構使每個功能都能單獨升級或被替換，省去了整個系統升級的費用和麻煩。使用模塊化的設計方法，檔案管理平臺就能根據實際需要隨便擴展，使系統可以更容易地處理不同數量檔案數據的保存、管理和分析工作。比如，當檔案數據變多時，平臺就能馬上增加新的存儲或分析功能塊，來滿足業務需要變多的情況；其次，人工智能技術的應用是讓系統變聰明的重點。依靠人工智能算法，系統可以對檔案數據進行智能分析并做出決定。比如，利用機器學習或自然語言技術，系統可以自動識別檔案數據并分門別類，準確推薦相關檔案信息，使工作效率提高。此外，人工智能技術還能隨時查看系統運行情況，自動發出故障警報并進行調整優化，保證系統運行得又快又穩，提高工作效率；最后，檔案管理平臺還要注意數據安全和隱私保護。要把信息加密存好，做好備份和找回方法。隨著數據越來越多，系統結構必須做好備份和出問題后快速恢復的準備，確保檔案信息在出現意外時也能安全找回。通過優化檔案管理平臺的技術架構與智能化功能，高校可以顯著提高檔案管理系統的效率和靈活性，為日益復雜的檔案管理需求提供堅實的技術保障。

（四）降低數字化轉型成本

高校在推動檔案管理數字化轉型的過程中，成本問題常常成為影響進展的重要因素。為了減少剛開始建設和后期維護的費用，高校可以與科技公司積極合作，共同開發適合自己需要的數字化檔案系統。與專業公司合作，既可以帶來新的技術和經驗，又能根據高校的實際情況來設計系統功能，避免開發沒用的功能，節約整個系統的建設成本。通過合作，高校在技術開發方面能夠找到更實用、更合適的方案，使系統更好用也更方便以后維護。云計算和大數據技術的應用，還能夠節省硬件設備的購買和維護費用。云平臺本身就有很強的數據存儲和計算能力，學校就不用自己建很大的機房或購買昂貴的設備了。將檔案存儲在云端，可以遠程管理數據，大幅節省硬件升級和維護的費用。云服務還能根據使用情況靈活調整，不會像舊系統那樣出現資源浪費或不夠的情況，使資源分配更加合理。同時，云計算還能進行分布式計算和數據備份，使檔案數據既安全又不容易丟失。技術人員不用到現場就能遠程維護系統，隨時查看運行情況，有問題馬上解決或升級系統，這樣也能節省維護人手，降低維護費用。隨著云平臺技術的不斷進步，遠程管理效率也將進一步提升，使得高校檔案系統的維護變得更加智能和高效。通過與科技公司合作、采用云計算和大數據技術，高校能夠有效降低數字化轉型過程中所需的資金投入，減輕長期的財務壓力，同時，提高系統運行效率，確保數字化轉型的可持續發展，為高校檔案管理提供堅實的技術支撐。

（五）加強檔案數據的安全性管理

隨著檔案管理逐漸轉向數字化，數據安全問題變得特別重要。在管理檔案數據時，為了防止數據泄露、篡改等危險，可以將人工智能與區塊鏈技術結合起來使用。當下，技術發展得越來越快，檔案數據遇到安全問題越來越頻繁，因此，必須使用新技術來有效解決這些問題。[6]

人工智能技術能夠通過智能監控和異常檢查的方法實時跟蹤檔案數據的使用情況，及時找到可能存在的安全問題。通過AI算法對用戶的行為和數據訪問模式進行分析，系統可以自行發現不正常的活動并發出警報，防止有人未經允許進入或錯誤操作。另外，人工智能還能利用深度學習技術，對數據訪問記錄進行即時分析，及時發現可能存在的安全漏洞或被攻擊的情況，提前做好防護工作，減少數據泄露的可能。AI技術還可以從系統中智能識別常見的安全危險模式并迅速做出反應，提高系統防護能力。區塊鏈技術還為檔案數據安全提供了很大幫助。通過區塊鏈的去中心化存儲方式和加密技術，可以讓檔案數據在存儲和傳輸的過程中不被修改或破壞。每次數據更新或訪問，系統都會生成時間戳和數字簽名，這樣就能查到數據的歷史記錄，避免被篡改或造假。同時，區塊鏈的分布式存儲方式也讓數據備份更加安全可靠，不會因為某個地方出問題就全部損壞。將人工智能與區塊鏈技術結合運用，檔案數據安全就能得到全面的保護。這不僅提高了檔案信息的可信度，還確保了數據在長期存儲過程中的完整性與安全性，進一步提升了檔案管理的智能化水平。

四、結束語

高校在檔案管理工作中將數字化與人工智能有機結合，不僅能夠提高管理效率，增強數據安全性，還能夠促進檔案管理的智能化和資源共享。但是，轉型中也存在很多問題，如資金、技術以及工作人員的數字化水平等。通過建立部門之間的協作機制、加強培訓、優化技術平臺和系統結構、降低成本，以及加強數據安全管理，高校能夠逐一解決這些困難，實現檔案管理的現代化和智能化，為高校提升管理效率、信息資源利用和安全保障提供有力支撐。

參考文獻：

[1]高世奇.人工智能技術融入高校檔案信息管理路徑研究[J].遼寧高職學報，2024，26（11）：91-95.

[2]李丹.淺析人工智能在高校檔案信息管理工作中的應用[J].辦公室業務，2024（14）：41-43.

[3]李秀華.論人工智能賦能高校檔案工作的應用路徑及其優化策略［J].檔案管理，2024（04）：106-110.

[4] 胡程.高校檔案工作數字化轉型與大數據分析的融合應用研究[J].辦公自動化，2023，28（17）：36-38.

[5]陳瑾.高校檔案管理數字化轉型優化路徑探析[J].蘭臺內外，2023（19）：25-27.

[6]朱麗紅.數智驅動下高等院校檔案工作的數字化轉型探究[J].辦公自動化，2023，28（22）：43-46+32.