智慧校園視野下高校檔案管理數字化的實踐探索

“智慧校園”實際上是融合了云計算、大數據、物聯網、人工智能等先進技術的管理模式，旨在利用移動互聯網等基礎設施，創建資源集成、共享平臺，打破校內“信息孤島”，實現各部門、各系統間的互聯互通，從而實現信息資源共享，最大化檔案信息價值。“智慧校園”視野下的檔案管理建設要趨向網絡化、集成化、數據化、智能化，在云計算、大數據等技術支持下的檔案服務變革也將引發管理模式、協作關系等多方面的變化，對傳統的以紙質檔案為主的管理模式提出了不少的挑戰。

一、智慧校園視野下高校檔案管理數字化的時代之需

在傳統校園基礎上構建一個數字空間，實現從環境信息（包括教室、實驗室等）資源信息（如圖書、講義、課件等）到應用信息（包括教學、管理、服務、辦公等）等全部數字化，從而為資源和服務共享提供有效支撐，這種做法即稱之為數字校園（digitcampus）。智慧校園是數字校園的進一步發展和提升，是教育信息化的更高級形態。智慧校園建設是信息時代的產物，是各級院校順應時代發展潮流、響應社會各行各業新需求的重要舉措。尤其是在我國經濟社會高速發展的背景下，教育信息化也逐漸成為國家教育發展的重要戰略方向。

從《教育強國建設規劃綱要（2024一2035年）》到《中國教育現代化 2035?? 《教育信息化2.0行動計劃》，國家相繼出臺一系列政策文件，為各級院校的智慧校園建設指出了明確的方向，強調要全面提升教育信息化水平，推動教育現代化的深度融合，形成以信息技術為支撐的教育新生態。在智慧校園建設的具體措施方面，《全國教育信息化發展行動計劃（2014-2020）》指出，各級院校要在教育信息化基礎設施建設方面做出重要突破，要加快云計算、大數據、物聯網等新興技術在教育領域的應用，推動信息技術與教育教學的深度融合，最終促進教育教學各方面工作取得質的飛躍。[2]

（一）符合檔案管理工作高效化發展的需求

現階段，大數據、云計算、人工智能等新興技術不斷成熟，傳統檔案管理工作的方式方法中存在的問題日益凸顯。作為高校管理體系中的重要組成部分，檔案管理工作發展的核心就在于，要更加高效地完成檔案的存儲、管理以及利用。然而，傳統的紙質檔案管理方式存在存儲空間受限、查找效率低、數據容易丟失等一系列問題，因此，尤其需要借助數字化手段進行優化。數字化的檔案管理能夠使用信息技術手段，將大量檔案資料存儲為數字化信息，降低紙質檔案的存儲需求，進而提升檔案管理工作效率。3部分高校引入的企業化管理方案，即云存儲方案，已經實現了對檔案資料的遠程訪問，在此基礎上，使用大數據技術對信息進行智能化的篩選和分析，更有助于從海量資源中篩選出具有價值的信息，從而為本校的研學管理工作提供更加有力的支持。

（二）符合檔案管理工作安全化發展的需求

從現實情況來看，高校所保留的檔案包含學生個人資料、教師職務信息、學術成果等大量敏感信息。這些信息一旦泄露，將會對高校聲譽、師生個人隱私乃至國家安全造成極大的不良影響。因此，基于安全性考量，高校檔案管理工作也需要借助數字化建設打造穩固的信息安全方向，減少傳統紙質檔案管理工作可能由于自然災害損壞、人為篡改盜竊等諸多因素所遭遇的風險。進一步而言，數字化技術的安全性遠遠不止如此，經過區塊鏈技術加密后的檔案信息支持高校構建更加安全的訪問權限控制機制，確保只有授權人員才能訪問特定檔案，并實時記錄訪問日志。一旦發生安全隱患就能快速篩選出目標訪問者，確保師生信息安全無虞。

（三）符合檔案管理工作服務化發展的需求

隨著社會的不斷發展，教育信息化已經逐漸成為推動高校發展的核心動力。從高校整體發展的角度來看，檔案管理的數字化是提升內部管理效能的現實需要，也是帶動檔案管理工作服務化發展，為本校研學工作提供更多支持的關鍵渠道。經歷了數字化改造的檔案管理工作具備更加強大的外延屬性，數字化檔案資源將推動不同院系、部門之間產生聯動，帶動高校內外信息的流動性大幅提升，產生極為可觀的協同效應。5在數字化檔案資源的支持下，信息傳遞效率將大幅提升，本校師生的學術交流、科研合作將不再受到資源形式的限制，企業也將更加方便地掌握學校的研究進度，為后續的校企合作創造基礎條件，為高校教學、科研領域的創新發展提供更加可靠的支撐。

二、高校檔案數字化管理存在的現實問題

當前，許多高校的檔案管理工作面臨著基礎設施落后、信息安全不足等一系列問題，盡管部分高校已投入資金進行數字化建設，但由于資金、技術、人力資源的不足，檔案管理系統的硬件設施及軟件架構仍顯滯后，數字化過程中的兼容性問題，存儲、傳輸障礙時有發生，嚴重影響了檔案管理的效率與質量。

（一）基礎設施落后，信息安全不足

許多高校盡管在檔案數字化方面有所投入，但囿于資金、技術、人力物力等資源的缺乏，導致本校數字化基礎設施的發展水平較為落后，硬件設施并不完善，并且欠缺成體系的數字化系統架構。其中最為關鍵的缺陷就在于，支持檔案管理系統數字化建設的儲存設備、網絡基礎設施升級滯后，或軟件系統并未進行更新，導致數字化信息存儲、傳輸時常存在“一步多檻”的問題，動輒出現兼容性問題。《教育信息化2.0行動計劃》指出，高校的檔案數字化管理系統一定要具備強大的信息集成能力。但從現實情況來看，不少高校現有的系統架構無法滿足這一要求，導致數字化檔案管理較為分散，非但不能有效提高管理效能，反而給正常的檔案管理工作帶來了不小的負擔。[6]

信息安全是檔案管理工作領域老生常談的問題。雖然傳統紙質檔案會囿于物理條件的影響存在諸多限制，數字化檔案管理能夠較好地解決存儲、檢索方面的應用難題，但現階段數字化檔案管理工作的安全性仍得不到有力的保障，容易受到網絡攻擊、病毒入侵等外部威脅，甚至存在數字檔案信息安全不如傳統紙質檔案管理的問題，這種隱患使得檔案管理的數字化建設進度遲遲得不到推進。根據《中華人民共和國網絡安全法》《中華人民共和國數據安全法》的相關規定，檔案信息保管工作需要采取必要的技術措施、管理制度來確保數據的保密性。然而，現階段許多高校在檔案數字化管理中未能有效落實相關法規要求，要么缺乏足夠的資金用于信息安全防護建設，導致系統防護能力薄弱，常常出現信息泄露；要么缺乏完善的權限管理體系，學校對檔案的訪問權限管理不嚴格，校外人員竟然能夠憑借插件使用 遠程訪問本校數據庫，導致檔案數據安全容易受到人為影響。

（二）管理人才不足，體系建設緩慢

一方面，檔案管理工作屬于技術問題；另一方面，其效率與質量也需要人的主觀能動性予以保障。數字化管理既對數字技術的應用程度作出了硬性要求，同樣也對管理人員的專業能力提出了更高的要求。現階段，我國“信息校園”建設初具成效，許多高校已經開始有意識地使用數字化檔案管理系統，對檔案管理工作相關人員進行了培訓，但從業人員的整體素養仍然跟不上技術的應用速度，與理想條件存在較大的差距。

根據《高等教育檔案管理工作條例》的有關要求，高校檔案管理應當符合標準化、規范化、信息化的發展趨勢。但從目前情況來看，高校檔案管理人員的培訓體系不夠完善，部分檔案管理人員仍舊“抱殘守缺”，更加傾向于使用紙質檔案管理，難以接受新興的數字化技術，也欠缺主動學習新技術的主觀能動性。即便有部分年輕管理人員愿意接觸新技術，也會因為缺乏對新型數字技術的理解而粗淺地認為其與過去的某些軟件應用并無太大差距，全然意識不到自己對數字化檔案管理體系缺乏認知，進而在實際操作中時常與其他部門的工作產生沖突。

（三）部門權責混亂，資源整合困難

檔案管理工作涉及的部門、院系、學科過多，例如，學術成果信息與各院系乃至各教師個人的關聯較大，學生選課、檔案信息與學生及教師都有關聯。不同檔案所涉及的主體存在較大的不同，因此，檔案管理工作極為復雜。面對不同的需求，高校每個部門的處理方法亦存在差距，這些基于本部門需求所開發的檔案管理系統各自獨立，導致信息資源“不同軌”的現象普遍存在。

《國家教育事業發展“十三五”規劃》明確要求，教育信息化要注重資源共享、系統協同。而現實中，各高校往往未能打破部門壁壘，缺乏統一的檔案管理標準。即使在同一所高校內部，不同院系之間的檔案數據也很難互相整合，這進一步加劇了檔案管理的難度。同時，由于紙質資料的錄入年份不同，資源口徑、對接渠道也存在差異，導致檔案管理缺乏統一口徑，容易引發傳輸、存儲等方面的諸多問題，導致檔案管理效率和質量大打折扣。

三、智慧校園視野下高校檔案管理數字化的實踐路徑

高校要加強檔案管理數字化體系的基礎設施建設，合理整合資源，切中實際需求，完成系統選型及人才培養工作。同時，推行統一的管理機制，促進跨部門協作，形成信息共享、資源整合的工作模式，提高檔案數據的利用效率，保障“智慧校園”建設的順利進行。

（一） 完善設施建設，培養優秀人才

第一，為推動“智慧校園”建設，高校應將相關資源有效整合，專門投入檔案管理數字化體系建設。檔案數字化管理的深入發展依賴先進技術的支持，尤其是在設備配置方面，檔案管理人員需要配備更多的數字化掃描、打印、存儲設備，以實現檔案信息的高效存儲，為全面實現數字化管理打下堅實的基礎；第二，在系統選型方面，高校應優先選擇功能全面、操作簡便、安全防護能力強的系統，堅持安全優先的第一原則。為實現這一目標，高校可以與高端軟件公司、科研機構展開合作，共同研發適應“智慧校園”需求的檔案管理系統，進一步提升檔案的操作便捷性和存儲安全性；第三，建設高素質的人才隊伍是確保檔案數字化管理順利推進的關鍵。優秀的人力資源是“智慧校園”建設的基礎保障，管理人員的職業素養將直接影響檔案管理數字化的實際成效。高校要切實提升人才培養、引進工作的實際效果，組建一支既具有豐富工作經驗又掌握先進計算機技術的檔案管理隊伍。

（二）堅持集中統一，理順部門關系

在“智慧校園”建設背景下，檔案管理系統種類繁多，載體、形式復雜，尤其是電子檔案的不穩定性，導致如果缺乏統一管理，檔案就容易分散在各部門的子系統中，造成信息數據的不一致。因此，檔案管理部門應積極推行一體化管理，避免人工將文件資源隨意劃分，以確保檔案管理的完整性和安全性。這與“智慧校園”的目標也是一致的。從實際效果來看，檔案的“一元化”管理非但沒有被削弱，反而在當前環境下得到了更大的強化。根據“文件管理的核心邏輯”理論，檔案管理的起點是信息的價值判斷，因此，在處理傳統文件的同時，也應充分利用其價值鑒別功能，確保電子文件長期收納、歸檔工作的實際效果。

進一步而言，無論是檔案館、綜合檔案室，還是檔案（數據）中心，都應盡早與數據信息管理部門及其他業務部門密切聯系，形成多方參與的“智慧校園”管理機制，實現檔案資源的共建、共管、共享。以往各個部門獨立工作的局面應當得到改變，取而代之的是跨部門協作。

（三）強化資源意識，完成數據集成

檔案管理終歸是一項復雜的系統性工作，離不開穩固的資源支持。在此背景下，檔案資源主要分為兩個重要方面：一方面是檔案工作的核心目標一每年各類檔案的積累。這些檔案資源是檔案管理得以持續運行的基礎；另一方面，涉及人力、財力、物力、管理制度等各方面的資源。這些資源負責為檔案工作的實施提供保障。在“智慧校園”背景下，檔案管理所需的資源和需求正在悄然發生變化，因此，檔案管理人員需要樹立強烈的資源意識，摒棄傳統的被動管理模式，主動適應“智慧校園”發展趨勢，對新興平臺中產生的檔案資源進行有效整理。同時，積極擁抱科技進步，充分利用現代化技術手段，獲取并妥善管理所需資源，以確保檔案資源的高效管理。

第一，驅動傳統紙質檔案數字化歸檔。檔案部門應將傳統的紙質檔案轉化為數字格式，常見方式主要有兩種：一是外包給專業公司處理。這種方式能夠快速完成任務，但可能存在數據泄露等安全隱患；二是由檔案部門自主操作，使用掃描儀及相關軟件按照《DA/T31-2017紙質檔案數字化規范》要求進行掃描錄入。這種方式能夠盡可能地節約成本，同時提升本校檔案管理人員的專業技能。盡管自主處理可能會遇到資源不足的問題，但如果學校能力不足，仍建議選擇合格的第三方公司進行錄入，同時，加強監督以確保檔案的安全性。

第二，建立完善的規范體系。為實現各部門之間的信息高效流通，必須制定完善的電子文件歸檔規范，確保各部門的資料能夠無縫對接。電子文件歸檔規范應涵蓋文件的歸檔范圍、格式要求、對接方式、系統接口等方面，目標是通過標準化管理減少人為錯誤、提升工作效率。規范實施也必須考慮到不同部門系統的兼容性，對于需要二次開發的商業系統，應將文件歸檔規范嵌入系統設計，并與檔案管理系統順暢對接，實現信息系統的高效整合。

第三，優化檔案管理流程。以往“坐地收租”的檔案管理模式已經無法適應現代化管理需求，聯網辦公的大范圍普及極大地提升了檔案存檔的便捷性。檔案人員需要摒棄傳統的重復性勞動，迅速轉變為自主學習、在線操作的工作模式，減少對外部人員的依賴。

四、結束語

對于高校檔案管理工作數字化而言，“智慧校園”的實施帶來了不小的挑戰，同時也帶來了新的機遇。檔案管理部門及工作人員需要及時響應變革，積極運用先進的技術手段，勇于創新，緊跟時代步伐，不斷提升檔案管理工作的質量。針對基礎設施落后，信息安全不足；管理人才不足，體系建設緩慢；部門權責混亂，資源整合困難等各方面問題，要堅持完善設施建設，培養優秀人才；堅持集中統一，理順部門關系；強化資源意識，完成數據集成。將檔案資源有效整合進“智慧校園”平臺中，為“智慧校園”的建設和發展打下堅實的基礎。

參考文獻：

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[4] 秦珍.智慧校園建設背景下高校檔案信息資源管理研究[J].蘭臺內外，2022（16）：30-32.

[5] 宋麗娜.智慧校園下數字化辦公平臺和高校電子檔案管理工作路徑[J].黑龍江畫報，2021（23）：95-97.

[6]陳曉敏.新時代高校大學生黨員檔案數字化管理的現實意義、發展困境及實踐進路[J].湖北開放職業學院學報，2023，36（13）：154-156.

[7]邱曉青，施秀平.智慧校園下高校檔案信息開發共享策略研究[J].赤峰學院學報（自然科學版），2022，38（08：70-73