基層事業單位檔案管理中電子信息化建設的實踐分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理是基層事業單位日常運作中不可或缺的環節，隨著數字化時代的到來，電子信息化在檔案管理中的作用愈發突出。傳統的紙質檔案管理模式由于效率低下、查詢復雜和安全性不足，已經無法滿足現代單位對信息化管理的需求。電子信息化的引人不僅改變了檔案的存儲方式，還極大地提升了管理的整體效能。但在實際推進過程中，仍然存在諸多問題，如硬件和基礎設施滯后、信息安全漏洞以及檔案數據標準化缺失，嚴重阻礙了電子信息化建設的進程。

一、電子信息化建設在基層事業單位檔案管理中的重要性分析

1.提高檔案的管理效率

在基層事業單位檔案管理工作中，通過信息技術對檔案自動編碼和標識，系統能夠在極短時間內完成資料的分類和存儲，使得數據的錄人和更新變得高效而精準。以基層事業單位常見的人事檔案管理為例，紙質檔案管理模式下的文件調閱往往需要數小時甚至數天，而在信息化系統中，短短幾秒鐘便可通過關鍵詞或編碼將需要的文件精準定位。檔案的存儲不再是堆積如山的紙張，而是被轉化為可供系統隨時調用的數字資源，這種轉變在操作時間上帶來質的飛躍，更重要的是改變了檔案管理的空間依賴，徹底擺脫了實體介質對管理的束縛。

系統化的管理流程還進一步提高了檔案管理的透明度和可追溯性。在傳統的檔案調閱過程中，文件的錯放、遺漏常常是效率低下的主要原因，而信息化系統的應用讓所有的檔案管理行為都可追溯，每一個操作步驟、權限調動都被精確記錄。在基層單位，檔案管理人員經常需要面對臨時文件調取或緊急任務等突發狀況，信息化系統賦予其快速反應的能力，能夠有效化解這一類突發狀況。這種效率的提升并不局限于局部功能的改善，而是對整個檔案管理邏輯實行了一次徹底的重構，使其更加符合現代管理需求，提高了管理效率。同時，也為基層事業單位的整體管理能力的提高提供了更廣闊的空間和更多可能性。

2.增強信息存儲與安全性

在技術層面，構建穩固的信息存儲架構不只是單純地依賴云存儲技術或本地服務器的選擇，還在于如何利用多層級的存儲備份系統來抵御潛在風險。具體來說，通過數據分布式存儲技術，將重要檔案數據同時保存于多個存儲節點上，即便單一節點出現故障，其他節點仍能保證數據的完整性和可用性，提升數據的存儲穩定性和檔案的安全性，避免了因單點故障導致數據全部丟失的風險。此外，冗余存儲技術通過數據備份與冗余設計，確保信息在遭遇意外事故時能夠迅速被恢復，避免了檔案的永久損毀。

在電子信息化檔案管理中，安全不僅是物理層面的防范，還是數據層面的多重加密處理。現代加密算法，如非對稱加密和哈希算法，能夠確保檔案數據在傳輸、存儲過程中不被篡改或惡意竊取，這類技術在提高數據保密性的同時，確保了檔案數據在調取和傳遞中的真實性和不可更改性。特別是在與不同部門、人員檔案共享時，通過權限管理和數據加密，能夠有效避免內部人員的惡意操作或泄露數據，形成嚴密的檔案使用保護機制。

然而，基層事業單位在推進電子信息化建設時，單靠技術難以保證檔案安全，必須結合嚴格的檔案管理流程，如定期的數據備份、權限審核和安全日志監控等操作，以實現系統性的數據安全管理。數據備份是一種對檔案完整性和歷史記錄的長期保障。通過定期自動備份，能夠確保數據版本的多樣化，從而有效應對檔案數據的意外丟失或損壞。

3.優化檔案共享與利用

2.制定規范化管理標準

在基層事業單位檔案管理的電子信息化建設中，各類檔案數據不再孤立存儲于各部門的內部服務器或文件柜中，而是通過統一的電子檔案系統有序整合。所有信息在存儲時都被賦予獨特的編碼和分類標識，用戶能夠根據需求在最短的時間內調取所需檔案，避免了傳統模式下的多次申請、層層審批與跨部門溝通的煩瑣過程。通過跨平臺的數據對接和整合，檔案信息可以在單位各部門之間無縫傳遞，如當人事部門需要調用財務檔案時，無需再通過層級復雜的書面申請流程，而是直接通過系統請求授權訪問，不僅大幅提高了數據調用的效率，還減少了人為操作帶來的誤差與滯后。

優化檔案的共享與利用，并不意味著所有人都能夠無差別地訪問任何信息。相反，如何在共享的同時保證信息的安全性與使用的合法性，是電子信息化建設的一大挑戰。通過基于角色的權限控制（Role-BasedAccessControl，RBAC），檔案管理系統可以為不同崗位設定不同的權限等級。這樣，每個用戶根據其崗位職責，只能訪問與其工作內容相關的檔案信息。系統不僅能夠限定訪問權限，還能記錄每一次的檔案調閱和修改操作，確保每一份文件的使用過程都能追溯，有效避免內部信息被泄露或濫用的風險。比如，在檔案管理系統，財務人員只能調閱與財務相關的文件，無法訪問人事檔案，這一調閱行為會被記錄和監控，從而保障了信息在共享中的安全性。

二、基層事業單位檔案管理電子信息化的實施策略

1.加強檔案管理系統建設

檔案管理系統建設的首要任務是確保它能夠適應檔案管理需求的變化，而不是局限于現有功能，這就要求系統具有高度的靈活性和可擴展性。傳統的檔案管理系統往往設計僵化，難以應對未來業務擴展時產生的新增需求，導致系統無法跟上實際管理的步伐。而模塊化設計則提供了一種有效的解決方案。通過將系統劃分為獨立但相互協作的模塊，基層單位可以根據需要逐步擴展系統功能，無須重構整個架構。

此外，基層事業單位的檔案管理并非獨立存在，通常需要與其他業務系統，如人事、財務系統協同工作。如果檔案系統缺乏與其他系統的有效對接能力，信息孤島現象將不可避免。為了避免這一困境，檔案管理系統應在建設初期就考慮與其他業務系統的對接需求，確保數據能夠在不同系統間順暢流通，不僅提高了信息的利用率，還能實現業務協同，提高單位整體運作效率。通過開放的API接口和標準化的數據協議，檔案系統能夠自動從其他系統中獲取所需數據，同時也能向外部系統提供檔案信息，形成高效的數據共享環境。

由于基層單位的檔案信息種類繁多，涉及人事、財務以及項目管理等領域，不同部門對檔案管理的要求各不相同，導致數據格式混亂，系統難以兼容各類檔案。在標準化過程中，必須針對不同類型的檔案設立具體的管理細則，明確每一類檔案的格式要求。

例如，人事檔案電子化存儲應統一為特定的文件類型，如PDF或DOC格式，并且需要按照特定的字段分類和命名。這樣的數據結構統一有利于系統的檢索和調用，還能確保不同部門之間信息共享的順暢。此外，檔案的元數據，如創建日期、修改歷史及訪問權限等，也應被嚴格記錄并規范化，以便追蹤每一個檔案的全生命周期，這些細節的標準化為未來的數據交換、審核和監管奠定了堅實的基礎。

在電子信息化的環境中，標準化管理應當規定不同崗位或職級的檔案訪問權限，還應明確檔案在不同階段的安全級別和訪問條件。例如，某些涉及敏感信息的檔案只允許特定權限的人員訪問，系統應通過設置精確的權限控制和審核機制，確保檔案的調用記錄可追溯，并且所有變動都有據可查。各類檔案應根據其敏感程度被賦予相應的安全級別，并采取相應的加密措施。這一切需在制定規范化標準時詳盡規定，以確保系統的每一個操作流程均處于可控和可預見的范圍內。

3.加強檔案管理人員培訓

在基層事業單位推行電子信息化檔案管理過程中，再先進的系統，若缺乏掌握系統操作的人員，其效用都將大打折扣。對于檔案管理人員而言，傳統的紙質檔案管理思想根深蒂固，轉變為電子化管理不僅是對操作技能的挑戰，還是對檔案管理理念的深度重塑。因而技術培訓必須覆蓋檔案管理系統的全流程操作，從數據錄入、存儲以及查詢到權限管理等，確保每一個管理環節都能被熟練掌握。技術培訓不能只是簡單地教授如何使用系統界面，而是應著重培養檔案人員的技術應對能力和問題解決能力，要求培訓內容讓檔案管理人員能夠獨立處理系統運行中的突發狀況，培養其故障識別和排查能力。例如，在檔案數據出現異常或系統崩潰的情況下，檔案管理人員需要能夠快速判斷問題根源，并采取適當的補救措施，而不是被動地等待技術人員的處理。

培訓還應特別強調檔案管理理念的更新。電子信息化管理的核心在于數據的流通與共享，而這一點與傳統的檔案“保密性優先”理念存在一定沖突，所以，管理人員需要在培訓中學習如何在信息開放與保密之間尋求平衡，并合理運用權限管理和數據加密技術，確保檔案既能在必要時高效共享，又不泄露敏感信息。通過理論與實際操作結合的方式，檔案管理人員可以更加深刻地理解電子信息化時代檔案管理的多維度要求，進而提高他們在實際工作中的應變能力和決策水平。

三、電子信息化檔案管理面臨的挑戰與應對措施

1.硬件和基礎設施不足

許多基層單位在信息化轉型過程中，往往缺乏足夠的資金投入與技術支持，導致現有的硬件設施無法滿足檔案管理的實際需求，這種不足不僅體現在設備設施的陳舊和性能落后上，還包括網絡帶寬的有限性、存儲空間的匱乏和數據傳輸速度的遲緩等方面的問題。尤其是在面對大規模數據存儲和高頻次的檔案調用時，硬件設施的局限性極易造成系統運行的瓶頸。檔案管理系統對存儲設備和服務器要求較高，普通的硬件配置無法承載高效的數據流動和存儲，最終影響管理效率和數據安全。

硬件設施的滯后還可能導致電子化檔案管理在最基本的存儲和調用環節出現嚴重問題。例如，基層事業單位的網絡環境通常較為落后，帶寬不夠、信號不穩定，導致用戶在訪問檔案系統時頻繁遇到卡頓、系統崩潰或數據丟失的問題。尤其是在檔案信息量龐大、訪問需求高的情況下，低性能的服務器根本無法負擔實時數據的處理，容易產生長時間的響應延遲。此外，硬件基礎設施不足還會影響檔案數據的備份和安全保障。缺乏高質量的服務器和存儲設備，檔案數據的冗余備份無法高效處理，導致數據丟失或損壞的風險增大。尤其是在突發斷電、網絡中斷等不可控情況下，傳統基礎設施更難以快速恢復數據，進一步加劇了電子化檔案管理的脆弱性。

2.信息安全隱患

在基層事業單位的檔案管理電子化進程中，電子檔案的存儲、傳輸和管理相較于傳統的紙質檔案管理，更容易面臨數據被泄露、篡改和丟失的風險。特別是在信息化基礎較為薄弱的基層單位，信息安全意識薄弱，防護措施存在缺陷，為網絡攻擊、內部濫用等多種威脅提供了可乘之機。因而如何加強電子檔案管理的安全保障，成為推動檔案信息化的核心挑戰之一。

此外，由于檔案系統需要通過網絡實現跨部門、跨地域的共享和調用，數據在傳輸過程中容易受到外部攻擊，如黑客人侵、惡意軟件植人等。尤其是在網絡防護薄弱的情況下，人事檔案、財務報告等敏感信息可能被惡意獲取或篡改。這類風險并不局限于外部攻擊，內部人員的濫用同樣可能導致嚴重后果。檔案管理系統若沒有嚴格的權限控制，任何未經授權的人員都可以輕易訪問或修改關鍵數據，導致信息被泄露或濫用。即便是合法的檔案使用者，在處理檔案時，也可能因操作失誤、系統漏洞等問題，導致數據意外丟失或損壞。

面對這些信息安全隱患，檔案管理系統需要加強網絡層的防護，通過設置防火墻、入侵檢測系統以及定期的網絡安全審計，最大限度地減少外部攻擊的可能性。數據加密技術也應作為必備手段，確保即使數據在傳輸過程中被截獲，攻擊者也無法解讀其中的內容。另外，內部權限管理機制必須得到細化和強化，通過身份驗證、操作日志追蹤等方式，確保每一個操作環節都可被追溯，責任明確，防止內部濫用和意外損失。

3.檔案數據的標準化問題

在基層事業單位的檔案管理電子信息化過程中，標準化不僅影響檔案信息的存儲、分類和檢索效率，還深刻決定著跨部門數據共享的可操作性與準確性。在實際工作中，因各部門使用不同的數據格式、命名規則以及存儲結構，導致信息傳遞困難，檔案系統難以兼容這些不同格式的數據，阻礙了檔案管理的高效運作，不僅影響了檔案的利用效率，還增加了檔案信息的整理和維護成本。數據標準化的缺失，直接導致信息無法在多部門、多系統之間順暢流動，形成了信息孤島的局面，最終與電子信息化的初衷背道而馳。

要解決檔案數據的標準化問題，不同類別的檔案文件應當有明確的格式要求，文件格式、元數據內容（創建時間、修改時間、檔案類型）等都應遵循統一的規范。以人事檔案為例，涉及個人信息的文件應按統一格式存儲，信息字段必須涵蓋姓名、出生日期和崗位信息等核心數據，避免同一類信息以不同格式存儲，導致查詢效率降低。同時，檔案系統應引入通用的文檔格式標準，如PDF/A格式，以保證文檔長期存儲的穩定性和可讀性，避免未來系統更新或遷移時出現格式兼容問題。

四、結語

綜上所述，開展電子信息化檔案管理無疑是基層事業單位現代化的必由之路，不僅提高了工作效率，還為信息的安全與共享提供了更優的解決方案。然而，電子化建設并非一蹴而就，其背后涉及技術、管理以及人員培訓等多方面因素，決定了其實施的成敗。只有通過完善硬件設施、強化系統安全防護以及推進檔案數據的標準化建設，基層事業單位才能真正實現檔案管理的高效化、智能化。

參考文獻：

[1]張云蘭.事業單位檔案管理信息化建設中的問題和對策探究[J].蘭臺內外，2024（26）：22-24.

[2]劉延河.“互聯網 + ”時代背景下行政事業單位檔案管理信息化建設的策略[J].四川勞動保障，2024（07）：8-9.

[3]鮑群濤.信息化建設在機關事業單位檔案管理中的作用及策略分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2024，40（02）：52-55.

[4]孫雅媛.基層事業單位檔案管理中電子信息化建設的實踐分析[J].數字通信世界，2023（01）：179-181.

作者單位：德州軍用飲食供應站