信息化時代背景下科技館檔案歸檔與利用研究

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

科技館作為展示科技成就、傳播科學知識的重要平臺，其檔案管理工作不僅承載著記錄歷史、保存記憶的重任，還在推動科普教育、服務社會公眾方面發揮著不可替代的作用。然而傳統的檔案管理模式已難以滿足信息化時代的需求，紙質檔案的保存、查詢與利用均受到諸多限制，而電子檔案的出現則為科技館檔案管理工作帶來了新的契機。由于信息技術的應用，不僅實現了檔案資源的數字化、網絡化存儲，還極大地提高了檔案信息的檢索效率與利用價值。因此，如何在信息化時代背景下，優化科技館檔案的歸檔與利用策略，成為一個亟待解決的問題。

一、信息化時代科技館檔案的轉變

在信息化時代背景下，很多科技館的文書檔案載體、檔案資源及檔案管理模式等都發生了轉變。例如，文書檔案載體逐步實現電子化，檔案資源更加豐富、檔案管理逐漸實現信息化。

1.文書檔案載體逐步電子化

傳統文書檔案歸檔流程煩瑣、整合利用復雜，導致文書檔案管理工作難度大。信息化時代的到來，很多信息技術、數字技術都與文書檔案融合，使文書檔案載體逐步由紙質化向電子化演變。此外，信息技術的發展和計算機網絡的應用，還能提高檔案信息資料的溝通效率和傳遞速度，在短時間內自動記錄和保存重要信息，并逐步生成電子檔案，實現檔案信息資料數字化加工和處理。

2.檔案資源更加豐富

信息時代，科技館檔案需要歸檔整理的內容更加豐富，收集對象范圍更加廣泛。隨著電子檔案的普及和發展，檔案整理和歸檔的內容不再局限于一些文字資料和書面材料，而是可以實現對視頻、音頻和圖片等多元化內容的歸檔存儲，檔案來源更全面。

3.檔案管理逐漸實現信息化

在信息化時代背景下，科技館必定會走向信息化發展道路，而加強檔案管理信息化建設則是促進科技館信息化發展的主要途徑。因此，“檔案管理逐漸實現信息化”是信息化時代背景下科技館檔案的新轉變。

二、信息化時代科技館檔案歸檔利用工作中存在的問題

信息化時代，很多科技館的檔案管理水平都得到了大幅度提高，對科技館的管理、改革及發展等都有著積極的促進作用。但實際的科技館檔案歸檔利用工作中依然存在很多問題，如檔案歸檔制度及流程不完善、檔案管理人員信息素養及服務意識較弱、檔案管理方式缺乏創新以及檔案信息化建設投入不足等，都在不同程度上影響了科技館檔案歸檔利用的效率。

1.重視度不高且檔案歸檔制度及流程不完善

有些科技館的檔案管理者并沒有意識到檔案歸檔和利用的重要性，對很多細節的歸檔工作也存在片面性認識的問題，認為歸檔就只是對文件材料記錄和保存，并沒有將檔案歸檔及利用與整個單位發展和運行關聯起來，在實際歸檔及利用過程中有的部門不能很好地配合檔案管理部門的工作，導致上交的各類信息資料出現了不完整等問題，影響后期檔案信息資料的有效整合和利用。通過調查還發現，部分科技館在檔案歸檔方面尚未形成完善的制度體系，導致歸檔流程不明確、責任劃分不清晰、檔案格式混亂以及檔案內容不完整等問題頻發，不僅增加了后續檔案利用的難度，還影響了科技館整體管理的規范化與科學化水平。

2.檔案管理人員信息素養及服務意識較弱

檔案管理人員是科技館檔案管理工作的主要執行者，其專業能力、服務意識和信息素養等不僅影響科技館檔案管理工作質量及效率，還影響科技館檔案信息化建設。簡單來說，就是檔案管理人員專業能力、服務意識及信息素養越高，科技館檔案管理工作質量及信息化水平越高，反之則越低。然而部分科技館檔案管理人員在信息化建設、檔案歸檔服務等方面的意識還比較薄弱，有的甚至還不能熟練掌握信息化檔案管理技術，檔案管理人員在信息素養方面的短板，使得他們很難適應信息化檔案管理的新要求。還有不少檔案管理人員只是被動地歸檔整理文件材料，沒有對文件材料展開有效地梳理和補充，使得存檔的信息資料的質量難以保證，導致檔案資源得不到有效開發與利用。

3.檔案管理方式缺乏創新

在信息化時代背景下，很多高新技術被應用到各領域，推動各領域信息化發展。在該形勢下我國科技館檔案管理領域也走向了信息化發展的道路，科技館檔案管理理念及方式等發生了轉變，為適應信息化時代發展的新要求，必須不斷創新檔案管理方式。但是部分科技館為節省時間及成本，依然繼續使用較為傳統的檔案管理方式，很難滿足檔案數量及類型都不斷增加的歸檔及管理需求，導致檔案歸檔、利用及管理等工作效率難以提升。

4.檔案信息化建設投入不足

檔案信息化建設是科技館檔案管理實現信息化發展的必經之路，也是推動科技館數字化及信息化發展的關鍵環節。但通過調查發現有至少 15% 的科技館會由于資金、技術等方面的限制，導致檔案信息化建設的軟硬件投入不足。例如，人工智能技術投人不足、數字平臺搭建資金投入不足等，導致檔案歸檔工作難以高效、有序地開展。

三、信息技術在科技館檔案歸檔中的應用

1.電子檔案系統的建立

科技館需要明確電子檔案系統建立的目標與需求，包括實現檔案信息的數字化存儲與管理，提高檔案檢索與利用的效率等。通過深入調研與分析，科技館應形成一套科學、合理的系統建設方案。科技館需依托現代信息技術，構建電子檔案系統的整體框架與功能模塊。根據用戶的不同需求與偏好，提供定制化的檔案信息服務。例如，為科研人員提供專題檔案匯編服務，為公眾提供科普教育檔案資源等。建立完善的用戶支持體系，及時解決用戶在使用過程中遇到的問題與困難。建立健全電子檔案系統的管理機制與維護體系，通過持續的系統優化與升級，為科技館的科普教育與學術研究提供有力支撐。

2.檔案資源的豐富與多元化

科技館應主動拓展檔案資源的采集渠道，不只限于內部生成的檔案資料，還應積極從外部機構、個人乃至互聯網上收集相關資源。通過合作共建、捐贈接收等多種方式，不斷豐富檔案館藏。在采集過程中，應特別注重檔案資源的多元化類型。除了傳統的紙質文檔、照片和實物等，還應積極收集電子文檔、音頻及視頻等新型檔案資源。對現有的紙質檔案、照片等實體資料實施數字化處理，將其轉化為電子格式并存儲于電子檔案系統中。打破傳統學科領域的界限，對科技館內外的檔案資源展開跨領域整合。通過跨學科、跨機構的合作與交流，實現檔案資源的互聯互通。制定檔案資源共享的相關政策與規范，明確共享的范圍、方式及權益保障等事項。通過建立共享平臺或參與數字平臺建設等方式，推動檔案資源在更廣泛的范圍內得到傳播。

3.檔案保密與公開關系的處理

科技館應對檔案資源實行全面梳理，根據檔案內容的敏感性、重要性及涉密程度，明確檔案的保密等級。結合相關法律法規和政策要求，劃定檔案的公開范圍。對于涉及國家秘密、商業秘密或個人隱私的檔案，應嚴格限制其傳播范圍；對于可公開的檔案，則應積極向社會公眾提供查閱和利用服務。為確保檔案保密工作的有效實施，科技館應建立健全檔案保密制度。加強對檔案保密工作的監督與檢查，確保各項保密措施得到有效執行。科技館應充分利用加密技術、防火墻和隔離卡等先進技術手段，對電子檔案系統實施全面防護。建立檔案保密與公開的反饋機制。通過設立投訴舉報渠道等方式，收集社會公眾對檔案保密與公開工作的意見和建議。對反饋的問題和建議展開認真分析和研究，及時采取有效措施加以改進和完善。

四、信息化時代背景下科技館檔案利用的策略

1.提升檔案管理人員素質

科技館應定期組織檔案管理人員參加專業培訓，拓寬檔案管理人員的知識視野，使他們能夠緊跟時代步伐，掌握最新的檔案管理理念與技術手段。鼓勵檔案管理人員積極學習信息技術知識，掌握電子檔案管理系統、網絡安全防護等技能。通過實踐操作與案例分析，提高他們的技術應用能力，使之能夠熟練運用信息技術手段開展檔案的收集、整理、保存、檢索與利用。加強對檔案管理人員服務意識的培養，引導他們樹立以用戶為中心的服務理念。鼓勵檔案管理人員勇于嘗試新方法、新技術，積極探索檔案資源開發利用的新途徑、新模式。同時，注重培養檔案管理人員的團隊合作精神與溝通能力，通過團隊建設活動、工作例會等方式加強團隊成員之間的交流與協作。

2.主動服務與信息挖掘

科技館檔案管理部門應通過問卷調查、用戶訪談等方式，精準把握用戶的信息需求與偏好，構建個性化的檔案服務體系。在信息技術的加持下，科技館檔案管理部門應充分利用大數據、人工智能等先進技術，對檔案資源深人挖掘與分析。注重將挖掘結果以可視化、互動化的形式呈現給用戶，提升用戶體驗與滿意度。通過共享資源、協同工作等方式，拓展檔案利用的渠道與空間。例如，與科技展覽部門合作舉辦檔案展覽，與教育機構合作開展檔案教育課程，與科研機構合作開展檔案研究與開發等。在提供主動服務與實施信息挖掘的過程中，科技館檔案管理部門應加強與用戶的溝通與互動，增強用戶的參與感與歸屬感，構建良好的用戶關系與口碑。

3.異地共享與知識傳播

科技館應積極“擁抱”云計算技術，構建安全、高效的檔案資源云平臺。通過該平臺，不僅能夠實現檔案資源的數字化存儲與集中管理，還能打破地域限制，使得全國各地的用戶能便捷地訪問科技館的珍貴檔案。為了實現檔案資源的異地共享，科技館必須注重優化訪問接口的設計。通過簡潔明了的導航結構、智能化的搜索功能以及友好的用戶界面設計，降低用戶獲取檔案資源的門檻，提升用戶體驗。通過舉辦線上展覽、開設網絡課堂等形式，將檔案資源知識以生動有趣的方式呈現給公眾。科技館應加強與各類機構與平臺的合作與交流。通過與其他科技館、博物館等文化機構的合作，實現檔案資源的互通有無與共同開發。這種合作與交流的方式，有助于拓展知識傳播的渠道與空間，形成全社會共同參與的良好氛圍。

4.提升檔案服務質量與效率

深入剖析當前檔案服務流程中的瓶頸與冗余環節，通過流程再造與技術創新，減少不必要的環節，提升整體流程的流暢度與效率。引入智能化服務系統，如自助查詢終端等，實現用戶與檔案資源之間的無縫對接，讓用戶在享受便捷服務的同時，感受科技的溫暖與力量。在信息化時代，用戶的需求日益多元化與個性化。為了更好地滿足用戶的特定需求，應當充分利用大數據分析技術，深入挖掘用戶的興趣偏好與行為模式，為用戶提供個性化的檔案推薦與定制服務。這種以用戶為中心的服務模式，不僅能夠提升用戶的滿意度與忠誠度，還能夠進一步挖掘檔案資源的潛在價值。

五、結束語

在信息化時代的大潮中，科技館檔案的歸檔與利用工作正經歷著深刻的變革與重塑。從紙質檔案的單一形態到電子檔案的多元化呈現，從傳統的封閉管理到現代的開放共享，科技館檔案管理模式的每一次創新，都是科技進步與時代發展的必然產物。未來，隨著大數據、云計算等技術的不斷成熟與應用，科技館檔案的歸檔與利用工作將迎來更加廣闊的發展空間。期待看到更多的創新實踐涌現出來，推動科技館檔案管理工作的智能化、高效化和人性化發展。希望社會各界能夠給予更多的關注與支持，共同推動科技館檔案事業的繁榮發展。

總之，信息化時代為科技館檔案的歸檔與利用帶來了前所未有的機遇與挑戰。相信，在全體檔案管理人員的共同努力下，科技館檔案資源必將煥發出更加璀璨的光芒，為構建學習型社會、提升全民科學素質作出更大的貢獻。

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作者單位：單縣科技館