醫學科研檔案管理文獻統計措施研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫學科研檔案內容復雜，是在醫學研究期間產生和使用的各種文檔和記錄，其中包括實驗記錄、數據分析報告及成果發表記錄等相關內容，是醫院內部寶貴的財富，對醫院的市場競爭能力有著直接影響。醫學統計科負責檔案管理和文獻統計工作，文獻資料來源為內部和外部兩個部分，均來自數據庫。為了推動科研檔案管理的標準化和科學化，有序開展文獻統計工作，確保文獻資料的可覆蓋性和可用性，對醫學科研檔案管理和文獻統計措施展開研究。

一、醫學科研文獻統計措施

1.數據庫分布

醫學科研文獻資料來源于知識數據庫、醫療數據庫，涉及數據庫類型包括中國知網、維普、PubMed、WebofScience和Scopus等，每個數據庫中的文獻資料分布差異較大，內容不同。其中，文獻數量和比例最大的數據庫為知網數據庫，知網數據庫中的科研文獻覆蓋率較大，模糊檢索所得樣本文獻數量達到118篇。統計所負責本院發表的醫學科研文獻和可借鑒的科研文獻。統計知網數據庫中文獻數量和占比的實際情況，具體結果如圖1所示。

在。因而數據庫統計結果側面印證了醫學科研檔案管理中的問題，即檔案資料來源單一，科研檔案文獻研究領域集中，未能得到廣泛關注。

2.學科分布

醫學科研檔案中的文獻資料統計，按照數據庫中對學科的劃分，共計將其分為9類內容。分別為政策與法律法規、檔案及博物館、醫學教育、科學研究管理、高等教育、基礎醫學、圖書情報、疾病類和文化經濟。各學科分布情況存在明顯的差異性，具體統計結果如圖2所示。

由圖1可知，在已發表的文獻資料中，來自學術期刊網絡的文獻數量達到 90% 以上，來自特色期刊、會議和報紙等數據庫的文獻資料總占比為 9% 。醫學科研檔案主要集中在期刊，博士、碩士類型的科研成果基本上不存

由圖2可知，在數據庫的樣本文獻中，涉及醫藥方針政策的文獻數量達到 45% 以上，檔案館、博物館文獻數量達到 37% 以上，其余學科的分布數量均比較少。在樣本數據中發現存在文獻資料學科交叉的情況，主要表現在主題研究和內容研究的同質性方面，交叉數量大致在8篇左右。統計結果表明，醫學科研檔案中的文獻資料學科分布并不均勻，存在研究內容同質性、研究成果轉化不足的情況。很多文獻統計內容分為主題性內容和理論性內容。

3.年度

按照年限統計文獻資料，統計每年發表的醫學科研文獻數量和主題，識別出哪些領域正在快速發展或成為研究熱點，有助于研究人員和機構調整研究方向及資源分配。每年政府及相關部門均會發布新的政策和計劃，臨床實踐研究成果會發生快速變化，通常年限越近的資料越貼近社會發展，研究成果創新性越強。樣本數據來自2000年至2023年間發布的科研文獻資料，具體科研文獻資料統計結果，如圖3所示。

由圖3可知，自2000年至2023年，醫院累計發布醫學科研資料118篇，整體發表數量呈現出先增后減的趨勢，其中發表數量的最大差異為7篇。2007年發表數量最多為9篇，最少為2篇。從年限變化上能夠看出文獻檔案資料的持續性和系統性等方面的不足。

4.研究層次

研究層次是指研究文獻的深度和廣度。在醫學科研檔案管理研究中，研究層次可以分為基礎研究、轉化研究和應用研究等內容。按照研究層次，可涉及理論研究、方法論研究、實證研究、應用研究和標準研究等層面。理論研究偏向于檔案管理的基本原理、概念框架和模型發展等內容。方法學研究偏向于信息分類、數據存儲和檢索系統設計等內容。實證研究大都基于具體案例或經驗數據，分析檔案管理實踐中的問題和挑戰。應用研究則關注在特定領域、特定機構中的檔案管理實踐方法研究。標準研究則以醫學科研檔案管理的法律法規、行業標準和政策導向內容為依據，提出檔案管理標準化的建議。

二、醫學科研檔案管理發展措施

1.標準化分類管理制度

醫學科研檔案文獻管理應做好標準化的分類工作，即管理人員在管理實踐中對醫學科研檔案科學分類和編碼，以便于檢索和管理，研究期間根據研究主題、項目類型和研究層次等分類，使得文獻檔案的可訪問性和利用效率得到極大程度的提升，信息資料的完整性和一致性也得以保障。

管理人員應建立統一的分類體系，使得檔案管理更加系統化。一個有效的分類體系需要依據研究的性質、內容和階段等因素設計。對于醫學科研檔案，按照研究類型（基礎研究、臨床試驗、流行病學）、項目階段（立項、實施、總結）以及信息載體（文本、圖像、視頻）分類。這種多維度的分類方式有助于研究人員快速定位所需檔案，減少查找時間，提高工作效率。同時，統一的分類標準還能促進不同科研團隊之間的協作，便于跨機構的數據共享和交流。科研檔案在整個科研生命周期中會經歷多次更新與修改，通過標準化的分類和編號，可以清晰記錄檔案的變更歷史，有效避免版本混淆。此外，在標準化分類的管理制度中，涉及對檔案命名、格式和存儲要求的規范，要求檔案在不同存儲介質和系統之間保持一致性，防止信息丟失或損壞。在數字化管理環境下，管理人員可借助信息技術手段，利用數據庫管理系統和電子檔案管理軟件，實現對檔案的自動化分類和更新，進一步提高管理效率和準確性。

2.數字化檢索系統構建

在醫學科研檔案管理中，數字化檢索模式的構建是提高信息獲取效率和質量的重要手段。管理人員在檔案管理和文獻統計期間，應建立標準化的文獻數據庫，提供關鍵詞檢索功能。數據庫的建立是數字化檢索的基礎。一個功能強大的數據庫系統需要具備良好的數據存儲和管理能力，以支持海量醫學科研檔案的高效存取。數據庫應采用結構化設計，將檔案信息分為多個數據表，根據檔案的屬性（作者、研究主題及發表時間等）分類。在數據庫中為每個檔案添加詳細的元數據信息，包括標題、作者、關鍵詞和摘要等。元數據的設置有助于提高檢索的精準度和效率。

在數字化科研檔案文獻檢索系統構建過程中，應重構關鍵詞。關鍵詞檢索是實現快速、精準信息獲取的關鍵，也是快速響應用戶需求的重要內容。選擇能夠準確反映檔案內容的關鍵詞是實現高效檢索的前提。關鍵詞應涵蓋檔案的核心主題、研究方法和結果等重要信息?？梢酝ㄟ^分析文本頻率和專家建議來確定關鍵詞。信息檢索則需要運用智能算法，提升檢索的準確性和靈活性。在檢索算法中，結合語義分析技術，可進一步理解用戶查詢的意圖，提供更準確的檢索結果。

3.建立標準化的維護更新制度

在醫學科研檔案管理中，標準化維護和更新制度對于確保檔案信息的準確性、完整性和可用性至關重要。研究文獻統計工作，涉及日常的更新和維護，新型的文獻資料錄人系統后，應采用標準化的維護和更新措施，避免檔案文獻信息混淆、存儲混亂的情況。在維護更新期間，所有新入庫的檔案應嚴格遵循既定的分類和編碼標準。定期審核現有的檔案資料，確保其符合最新的分類標準。管理人員也應定義數據錄入的標準格式，包括日期格式、文本格式和數值單位等，確保所有相關元數據字段（作者、日期、關鍵詞）均被正確填寫。技術人員也應定期展開數據清理和校驗，發現并糾正錯誤或遺漏的數據。在每季度開展一次全面的數據審計工作，確保檔案內容的完整性。在數據庫系統中，任何更新操作都需要經過審批流程，以確保更新的必要性和準確性。管理人員應保留歷史版本以備查驗，并確保重要信息不會因更新而丟失。標準化維護更新制度落實，能夠促進檔案管理的準確性和全面性。

4.優化科研檔案管理流程

標準化的檔案管理流程是保障檔案管理工作效率的關鍵。在整個檔案管理流程中，涉及對研究數據和文件的系統化保存、檢索和利用等相關內容。在完善的檔案管理流程中，檔案的收集和整理是整個管理流程的起點。在研究項目開始時，相關文件和數據，如研究計劃、實驗設計及倫理審批文件等需要被系統地收集。該階段要求研究人員明確哪些文件需要歸檔，并按照預先設定的標準格式整理。為了提高效率，技術人員可以使用電子表格或檔案管理軟件來記錄和追蹤這些文件。在檔案的存儲與保護中，檔案可以物理形式（紙質文件）和數字形式（電子文件）存儲。對于紙質檔案，需要選擇適宜的存儲環境，保障檔案的安全和完整，防止損壞或丟失。對于數字檔案，則需要使用安全的數據庫系統或云存儲服務保存，并對檔案定期備份，防止數據丟失。無論是哪種形式的檔案，都需要建立訪問權限管理機制，確保只有授權人員才能訪問相應檔案。

在研究過程中，檔案會隨著項目的進展而不斷更新。管理人員應建立嚴格的更新流程和版本控制機制，以確保檔案的最新性和準確性。對于不再需要的檔案，尤其是含有敏感信息的文件，應遵循規定的流程安全銷毀，以防止信息被泄露。

5.嚴格落實科研檔案管理職責

嚴格落實科研檔案管理職責是保障檔案完整性、安全性和可用性的關鍵。管理人員應明確各角色的具體職責，檔案管理員、科研人員和技術支持人員等均應承擔相應的職責。檔案管理員負責檔案的分類、編號、存儲和維護，確保檔案按照標準化流程管理；管理員需要定期檢查檔案的完整性，更新檔案目錄，并記錄和監督檔案的借閱和歸檔行為。科研人員在項目開展過程中，負責及時、準確地收集和整理相關文件和數據，并按照規定提交給檔案管理員。在工作中，應確保提交材料的真實性和完整性，并配合檔案員對文件補充和修改。此外，技術支持人員負責維護檔案管理系統的正常運行，確保數據的安全存儲和備份，防范潛在的數據被泄露和丟失風險。管理制度應涵蓋檔案生命周期的各階段，從創建、存儲、使用到銷毀，確保每個環節都有據可循。同時，需設立監督機制，定期審核和評估檔案管理的各項工作，發現問題及時整改。此外，為了增強責任意識，管理部門可引入績效考核制度，將檔案管理的成果納入個人或團隊的績效評估范圍。

三、醫學科研檔案管理文獻統計未來展望

1.全流程數字化

未來的科研檔案管理將會呈現出全流程數字化的發展趨勢。全流程數字化是指將檔案管理的所有環節全面轉變為數字化操作。在檔案管理中，從檔案的創建、收集到存儲、檢索和更新的全過程，均使用電子檔案系統管理，紙質文件被掃描和轉換為電子格式。同時，技術人員將利用云存儲技術，實現檔案的遠程訪問和共享，研究人員能夠隨時獲取所需數據。數據錄人和處理中也使用自動化技術，減少人為錯誤。

2.全流程標準化

全流程標準化涉及制定并實施統一的檔案管理規范，以確保操作的一致性和高效性。在未來的科研檔案管理中，將會建立詳細的檔案分類標準、編碼規則和存儲格式，使每個環節都有明確的操作指南，切實提高檔案的準確性和完整性，減少因操作不當導致的信息丟失或錯誤。

3.全分類細致化

全分類細致化是基于檔案的特性和用途精細分類，以提高組織和檢索效率。在細致化的分類體系建設過程中，管理人員將充分考慮檔案的類型、來源和研究階段以及關聯學科等因素。按照項目類別（臨床試驗、基礎研究）、時間（如年度、季度）或主題關鍵詞分類。細致分類使檔案管理系統能夠更加精準地索引和提供搜索結果，幫助研究人員快速找到所需信息。

四、結論

綜上所述，醫學科研檔案管理工作具有復雜性、系統性的特點。檔案管理人員的檔案管理和文獻統計工作，應順應未來的發展要求，融合數字化技術和信息技術，推動科研檔案管理的標準化、流程化。未來的科研檔案將會呈現更加細致的分類，在檢索、下載和應用等方面將會更加便捷，技術人員將能夠快速查詢和提取需要的科研文獻資料。

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作者單位：日照市人民醫院