事業單位會計檔案管理的內涵與優化路徑探究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

新時代，我國社會各領域均邁入前所未有的發展階段，科技、經濟、文化及政治等領域都取得了顯著成就，要求各行各業必須積極融人信息時代。事業單位開展會計檔案管理能夠保障公共財政透明與效率，其管理模式的信息化轉型尤為迫切。深入探討事業單位會計檔案管理的深刻內涵及其在新時代的優化路徑，通過理論與實踐的結合，為提高檔案管理質量與效率，促進國家治理體系和治理能力現代化貢獻力量。

一、事業單位會計檔案管理的內涵

1.會計檔案的定義與分類

會計檔案作為財務管理活動的核心記錄載體，包括會計憑證、會計賬簿與會計報表等基礎要素，還深藏單位經濟活動的全貌與脈絡。會計憑證分為原始憑證與記賬憑證兩大類，前者是經濟業務發生時的最初書面證明，如發票、收據等，直接反映交易的真實性與合法性。后者則是會計人員根據原始憑證編制的，用于指導記賬的指令性文件，確保會計信息的準確分類與記錄。會計賬簿則細分為總賬、明細賬與日記賬，系統地匯總、分類與序時記錄了會計要素的增減變動，是會計分析與決策的基石。至于會計報表，作為會計周期的總結性文件，包含月度、季度及年度報表，以表格形式綜合展現單位的財務狀況、經營成果與現金流量，為內外部利益相關者提供決策依據。此外，會計檔案還廣泛涉及其他會計核算資料，如銀行對賬單、納稅申報表等，共同構成單位經濟活動全面、連續和系統的歷史記錄。

2.會計檔案的特點

事業單位會計檔案的管理，就普遍性而言，所有單位無論性質、規模如何，其會計核算方法均遵循統一的會計準則與制度框架，工作程序標準化，所形成的會計核算材料，如訂本式賬簿與活頁式賬簿，文字與表格形式的財務報告等，均展現出高度的一致性與可比性，為跨單位、跨行業的財務分析與監管提供了基礎。會計檔案作為經濟活動的歷史鏡像，其特殊性在于其不可替代的信息價值與法律地位，是企事業單位內部自我審視、查漏補缺的重要工具，也是外部審計、稅務檢查及司法訴訟中判定責任歸屬、評估經濟行為合規性的關鍵證據。在事業單位會計檔案管理中，深刻把握這些特點，對于提升管理效能、保障信息安全具有重要意義。

二、當前事業單位會計檔案管理存在的問題

1.會計檔案管理制度不夠完善

會計檔案管理制度不完備性在《會計檔案管理辦法》于2016年引人“電子會計檔案”概念后尤為凸顯。電子會計檔案的引人，標志著會計檔案管理向數字化、無紙化邁進，促進了資源節約與空間優化，但其有效運作與價值的最大化實現，卻需要健全而精細的制度體系作為支撐。當前事業單位在會計檔案管理的制度構建上尚顯滯后，未能充分適應信息化轉型的需求。具體而言，計算機已成為會計檔案管理的核心工具，并與人工控制相結合，形成了獨特的管理模式，但這種模式在缺乏完善制度保障的情況下潛藏著風險。一旦電子會計檔案管理系統遭遇程序錯誤、數據篡改或系統故障，可能導致會計信息的失真與混亂，還可能對事業單位的運營決策造成影響。因而構建既符合信息化時代特征，又能有效保障會計檔案真實性、完整性的管理制度體系，需深入剖析信息化背景下會計檔案管理的特殊性與復雜性，明確管理責任、優化管理流程以及強化風險控制，以確保會計檔案在數字環境中得到妥善保存與高效利用。

2.管理人員的能力有待提高

在事業單位會計檔案管理經歷從傳統模式向電子化、智能化深度轉型的過程中，管理人員的能力與素質的不足，制約了會計檔案管理水平的提高。盡管電子會計檔案管理高度依賴計算機系統，但仍然需要人工操作的配合與管理。由于我國會計電算化的起步較晚，導致部分檔案管理人員在電算化知識與實踐技能上存在明顯短板，難以勝任高效、規范的電子會計檔案管理任務。此外，會計檔案信息化管理對管理人員的專業素養提出更高要求，要求管理者具備扎實的會計檔案管理知識，掌握現代信息技術，能夠熟練運用各類檔案管理軟件與系統。在現實情況中，部分事業單位對會計檔案管理的重視程度不足，導致管理人員配置不合理，往往由非專業人員兼任，其綜合能力難以滿足信息化管理的需求。這種人員結構的不合理，影響了會計檔案管理的效率與質量，也制約了會計檔案作為重要信息資源在事業單位決策支持中的作用發揮。

3.會計檔案管理信息化存在安全隱患

在當前會計檔案管理向信息化轉型的進程中，盡管信息技術的應用提高了檔案管理的便捷性與效率，但伴隨而來的安全風險不容忽視，成為制約事業單位會計檔案管理質量提升的重要阻礙。

在信息化環境下，信息傳輸的即時性為檔案管理帶來了便利的同時，也加劇了信息被泄露的風險，尤其是會計檔案作為事業單位的核心敏感數據，其保密性要求極高。當前部分事業單位在會計檔案信息化管理過程中，保密意識尚顯薄弱，缺乏有效的安全防護機制與應急響應措施，一旦遭遇斷電、系統故障、黑客攻擊或病毒感染等突發事件，極易導致會計檔案信息被泄露或損毀，對單位運營安全構成嚴重威脅。會計檔案管理軟件的專業化保障了會計檔案信息化管理的水平，但市場上現有的系統往往存在功能單一、通用性差的問題，難以精準對接事業單位復雜多變的會計檔案管理需求。這種不匹配降低了檔案管理的效率與準確性，還可能導致電子會計檔案歸檔不及時、信息孤島現象嚴重，進而削弱了會計檔案作為決策支持資源的作用。

4.會計檔案利用不足

會計檔案作為記錄單位經濟活動、反映財務狀況的重要歷史資料，其潛在價值巨大，能夠為單位的決策制定、風險防控及未來發展提供有力支撐。然而目前許多事業單位對會計檔案的利用停留于表面，未能深入挖掘其內在價值。部分事業單位仍將會計檔案管理視為簡單的資料保管工作，忽視了其在信息資源開發與利用方面的重要作用，缺乏主動服務的意識與行動。檔案檢索與利用機制的不完善也限制了會計檔案價值的發揮。部分事業單位的檔案檢索系統較為落后，難以滿足快速、準確獲取檔案信息的需求，加之檔案利用流程煩瑣、權限設置不合理，進一步降低了檔案資源的可及性與利用率。檔案管理沒有開展有效整理、分類與編研，限制了檔案信息的深度挖掘與廣泛傳播。

三、事業單位會計檔案管理的優化路徑

1.完善事業單位會計檔案的管理制度

完善其管理制度需根植于現狀的深刻剖析，堅持腳踏實地、實事求是的原則，確保制度建設的科學性與實用性。制度設計應緊密圍繞《會計檔案管理辦法》展開，確保各項條款與規定既符合法律要求，又能精準對接事業單位會計檔案管理的實際需求。通過加大對該管理辦法的宣傳教育力度，提高全員檔案管理意識，營造依法管檔、科學用檔的良好氛圍。強化會計檔案管理人員的責任體系要求，明確界定管理人員的崗位職責，建立健全內部控制機制，確保會計檔案從收集、整理、歸檔到利用、銷毀的每一個環節都有章可循、有據可查。國家檔案局及事業單位主管部門應發揮宏觀指導作用，通過制定指導性文件、開展業務培訓等方式，提升管理團隊的專業素養與實操能力，為制度的有效執行打下基礎。事業單位內部需構建嚴格執行會計檔案管理制度的體系，包括明確各崗位間的協同機制，確保會計檔案在流轉過程中的安全與高效。建立定期審查與評估機制，跟蹤與反饋制度的執行情況，及時發現并糾正偏差。加強信息技術在檔案管理中的應用，利用數字化手段提高檔案檢索效率與利用的便捷性，進一步挖掘會計檔案的價值潛力，不斷推動會計檔案管理向規范化、科學化和高效化邁進。

2.加強人才隊伍建設

人才作為驅動事業單位會計檔案管理的核心要素，我國堅定實施人才強國戰略，深刻認識到人才是構筑競爭優勢的基石，因而加強事業單位會計檔案管理的人才隊伍建設，是適應信息化發展需求的必然選擇，也是提升檔案管理效能、實現檔案價值最大化的關鍵路徑。構建高素質的會計檔案管理人才隊伍，需從能力與思想兩個維度同步推進。在能力層面，應注重專業知識與技能的深化與拓展，包括會計學、檔案學和信息技術等領域的交叉融合，使管理人員能夠熟練運用現代信息技術手段，提高檔案收集、整理、保管和利用等環節的效率與質量。同時，鼓勵創新思維與實踐，探索會計檔案管理的新模式、新方法，以應對信息化時代帶來的新挑戰。在思想層面，需強化職業認同與責任感，通過參與學習培訓、思想教育活動以及深入學習社會主義核心價值觀等方式，激發管理人員對會計檔案管理事業的熱愛與奉獻精神。認識是行動的先導，正確的思想觀念能夠引領檔案管理人員以更加嚴謹的態度、更加飽滿的熱情投入到工作中，形成嚴于律己、敬業奉獻的良好風尚。此外，還應注重培養管理人員的團隊協作意識與溝通能力，促進檔案管理部門與其他部門之間的有效協作，共同推動事業單位整體管理水平的提高。

3.加強信息化會計檔案的安全建設

安全意識確保了檔案管理流程順利運行。理論研究表明，信息安全是技術層面的防護，更是管理層與員工共同遵循的價值觀與行為準則。提高事業單位檔案管理人員的安全保密意識，是對崗位職責的基本要求，更是對國家財產安全、個人隱私保護的高度負責。具體而言，檔案管理人員需深化對安全保密理論的學習，將理論與實踐緊密結合，形成行之有效的安全操作規范。包括物理環境的安全控制、網絡安全的防范策略以及檔案數據的加密存儲與訪問權限管理等。還應建立健全應急預案，以應對潛在的安全威脅與突發事件，確保會計檔案在面臨風險時能夠得到及時有效的保護。國家層面亦需加大對事業單位會計檔案管理的重視與支持，通過立法、政策引導及資金投入等多維度措施，為會計檔案的信息化管理營造一個安全穩定的環境。特別是在檔案管理系統的升級與優化方面，國家應鼓勵技術創新，推動專業化、通用性強的會計檔案管理軟件的開發與應用。這些軟件應兼顧數據處理的效率與安全性，能夠滿足事業單位多樣化的管理需求，提高檔案管理工作的智能化、自動化水平。加強與國際先進管理經驗和技術的交流合作，引入成熟的信息化管理理念與技術手段，也是提高我國事業單位會計檔案管理安全性的重要途徑。通過不斷學習與創新，構建既符合國情又具有國際競爭力的會計檔案管理體系，為事業單位的健康發展提供堅實的信息支撐與安全保障。

4.提高檔案利用的效率

紙質檔案的數字化處理是提高檔案利用效率這一目標的關鍵步驟，數字化轉型是對傳統檔案管理模式的變革，也是信息技術在檔案管理領域應用的必然趨勢。通過將紙質檔案轉化為電子格式，能夠有效解決紙質檔案易損、難保存、檢索效率低等問題，還能極大地拓寬檔案的利用范圍與深度。在數字化處理過程中，需遵循檔案學的基本原理與原則，確保檔案信息的真實性、完整性和可用性。應采用先進的掃描技術、OCR識別技術及數據加密技術等手段，高精度、高效率地轉換與存儲紙質檔案。建立科學的分類體系與索引機制，便于用戶通過關鍵詞、時間范圍或項目名稱等多種方式快速檢索與定位，極大地提高了檔案的利用效率與用戶體驗。在此基礎上，借助互聯網技術，構建會計檔案的網絡查詢與利用的服務平臺，提高檔案使用價值。該平臺應集成用戶認證、權限管理、在線預覽及下載打印等功能模塊，實現檔案資源的遠程訪問與共享。通過打破時間與空間的限制，用戶可隨時隨地獲取所需檔案的信息，為單位的決策支持、審計監督及財務管理等工作提供有力支撐。注重檔案數據的深度挖掘與分析，運用大數據、人工智能等先進技術，智能化地處理與利用檔案信息。通過對檔案數據的統計分析、趨勢預測及關聯性分析等，揭示隱藏在數據背后的有價值信息，為事業單位的戰略規劃、風險評估及績效管理等提供科學依據。

5.定期清理和整理檔案

定期清理與整理檔案以維護檔案完整性、提高管理效率與確保信息價值得以長期保存，這是對傳統檔案管理實踐的深化，更是融人現代檔案管理理論與方法的具體體現。制訂詳盡的檔案清理與整理計劃，基于檔案生命周期管理理論，明確各階段的目標、任務、時間節點及責任主體，確保清理與整理工作的系統性與有序性。通過科學規劃，可以合理安排資源，避免工作的盲自性與重復性，提升整體管理效能。實施定期排查機制能夠保障計劃的有效執行，通過定期（如每季度或每年）排查會計檔案，可以及時發現并解決檔案存儲、分類和標識等方面的問題，防止檔案遺失、損壞或信息混亂。在排查過程中，應運用檔案鑒定理論與方法，評估檔案的價值，區分需永久保存、定期保存及可銷毀的檔案，為后續整理工作提供依據。在清理與整理過程中，加強檔案存儲環境的管理，依據檔案保護學原理，應嚴格控制存儲環境的溫濕度、光照及防塵、防蟲等條件，為會計檔案創造一個安全、穩定的保存環境。還應采用先進的檔案裝具與存儲設備，如防磁、防潮、防火的檔案盒與密集架，以提高檔案的物理防護能力，確保檔案能夠長期保存而不受損。整合清理與整理成果，優化檔案檢索與利用體系，通過完善檔案目錄、索引與數據庫建設，實現會計檔案的快速定位與精準查詢。

四、總結

事業單位應深刻認識檔案管理工作的重要性，將其置于戰略高度予以重視，通過審視并革新傳統工作模式，引入現代管理理念與技術手段，加大人力資源和物質資源的投入，組建專業化的管理團隊，同時投入資金用于信息化基礎設施和軟件系統的全面升級。通過數字化發展路徑，事業單位能夠實現會計檔案的高效存儲、檢索與利用，促進信息資源的深度挖掘與智能分析，為單位的科學決策與精細化管理提供有力支撐。

參考文獻：

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作者單位：包頭市人力資源服務中心